El stock de seguridad es una precaución contra circunstancias imprevistas. Básicamente, los cálculos precisos del stock de seguridad son fundamentales para evitar pérdidas de ventas causadas por desabastecimientos o interrupciones en la cadena de suministro. Pero no existe una fórmula única para todas las organizaciones, por lo que deberá elegir el mejor método para la suya. Como resultado, en este artículo le brindaremos la información básica pero importante que debe conocer sobre el stock de seguridad.
¿Qué es un stock de seguridad?
El stock de seguridad son los bienes adicionales que tiene a mano en caso de una emergencia o una falla en la cadena de suministro que resulte en una disponibilidad de inventario inferior a lo normal. Por lo general, las empresas intentan pronosticar las ventas futuras y luego administrar el inventario y los gastos según ese pronóstico.
Este sería un proceso bastante sencillo si las ventas fueran estables y los plazos de entrega de los pedidos nunca fueran un problema. Sin embargo, no todo en los negocios es predecible y la cadena de suministro minorista puede sufrir retrasos.
Si su predicción de inventario no es perfecta, puede mantener un stock de seguridad para asegurarse de no quedarse sin suministros. Puede calcular cuánto stock de seguridad necesita utilizando un método sencillo.
La importancia de las existencias de seguridad
Quedarse sin stock es más fácil si disponemos de stock de seguridad. Si tiene suficiente stock de seguridad, no necesitará depender de las entregas rápidas de sus proveedores ni rechazar clientes debido a los bajos niveles de stock. Usted está cubierto por stock de seguridad hasta que llegue su próximo envío de stock ordenado. Examinemos el valor del stock de seguridad para su empresa:
#1. Salvaguardias contra picos de demanda
Su stock de seguridad lo protege de picos repentinos de demanda y predicciones de mercado incorrectas que pueden ocurrir durante una temporada ocupada o festiva. Actúa como amortiguador cuando los artículos pedidos llegan a su almacén más tarde de lo previsto. Garantiza que su empresa no se quede sin productos en demanda y le permite cumplir con las solicitudes constantemente.
#2. Abastecerse para prepararse para plazos de entrega más prolongados
Incluso si su proveedor realiza constantemente entregas a tiempo y usted nunca ha experimentado un retraso en el suministro, es posible que esto no siempre sea cierto. Es posible que sus productos lleguen a usted más tarde de lo previsto debido a retrasos imprevistos en la producción o el envío, como un cuello de botella por parte de su proveedor o un retraso en la entrega provocado por el mal tiempo. En estas circunstancias, el stock de seguridad sirve como protección contra un posible escenario de desabastecimiento y ayuda a cumplir con el pedido mientras espera que llegue el stock solicitado.
#3. Mitigación de las fluctuaciones de precios
El precio de sus productos puede aumentar inesperadamente debido a cambios en el mercado. Esto podría deberse a una escasez repentina de recursos crudos, un aumento en el precio de las materias primas, picos imprevistos de la demanda del mercado, nuevos rivales o nuevas regulaciones gubernamentales. Puede ayudarle a evitar el gasto de comprar acciones a precios más altos sin sacrificar las ventas si tiene suficientes existencias de respaldo durante estos eventos imprevistos.
¿Por qué es importante el stock de seguridad en las empresas?
Tener muy poco inventario es un problema costoso para las empresas de todo el mundo. Según una investigación del Grupo IHL, los desabastecimientos causan 984 mil millones de dólares en ventas perdidas a nivel mundial, y sólo las empresas norteamericanas sufren una pérdida de 144.9 mil millones de dólares. Las empresas deben tener a mano existencias de seguridad por varias razones, ya que pueden demostrar rápidamente su valor cuando ocurre lo inesperado. Las principales justificaciones para tener este inventario extra se enumeran a continuación.
Diez razones para mantener existencias de seguridad
#1. Restringir el envío apresurado
Si bien una escasez de inventario puede provocar pérdidas de ventas, no es el único gasto que enfrentan las empresas. También es probable que haya gastos adicionales de nómina para la administración y el almacén, así como la posibilidad de que los proveedores cobren más por la entrega acelerada. Si el desabastecimiento se debe a una mayor demanda que se prevé que persistirá, estos gastos podrían no ser un problema importante. Sin embargo, es posible que el costo no se recupere, o incluso que no se recupere en absoluto, en el caso de desabastecimientos provocados por interrupciones u otros problemas.
#2. Mejores relaciones con minoristas y proveedores
Con frecuencia es necesario realizar nuevos pedidos rápidamente cuando hay un desabastecimiento, pero a la mayoría de los proveedores no les gusta que los presionen porque podrían interrumpir su negocio y a sus clientes. El stock de seguridad elimina la necesidad de realizar pedidos de último momento y garantiza que los proveedores tengan una carga de trabajo constante. De manera similar, las empresas pueden mantener relaciones positivas con los minoristas manteniendo sus productos en stock.
#3. Asegúrese de que el cliente esté satisfecho
Uno de los mejores métodos para mantener la felicidad y la lealtad del cliente es a través del stock de seguridad. Los clientes que saben que una empresa siempre tendrá en stock lo que necesitan tienen más probabilidades de regresar y difundir comentarios positivos sobre la empresa. A largo plazo, esto resulta muy rentable y respalda la expansión de su empresa.
#4. Incertidumbre de compensación de la demanda
Las fluctuaciones de la demanda son una de las justificaciones fundamentales para mantener un suministro seguro. Los efectos estacionales, los cambios abruptos en las preferencias de los consumidores, las compras de pánico o la salida de un competidor son sólo algunas de las muchas variables que podrían afectar los picos de demanda. Las empresas tienen un amplio margen de maniobra con existencias de seguridad para reabastecerse y al mismo tiempo satisfacer el aumento de la demanda.
La pérdida de clientes, la participación de mercado y la incapacidad de satisfacer la demanda están frecuentemente relacionadas. Mantener la satisfacción del cliente y reducir la posibilidad de perder frente a los rivales depende en gran medida de mitigar el peligro de desabastecimiento.
#6. Reducir el personal y las horas administrativas
El stock de seguridad reduce el tiempo necesario para las tareas de comunicación, papeleo y almacenamiento y garantiza el funcionamiento perfecto de cada etapa de la cadena de suministro. Con un buffer adecuado, los gerentes de la cadena de suministro normalmente no necesitarán esforzarse para descubrir y reordenar existencias adicionales, evitando todas las llamadas, correos electrónicos, solicitudes urgentes y procesamiento de facturas que conllevan. Además, los trabajadores del almacén no vacían los camiones ni rellenan los estantes abruptamente, lo que podría interferir con otras tareas rutinarias del almacén.
#7. Prevenir desabastecimientos
El stock de seguridad puede ayudar a las empresas a reducir la posibilidad de quedarse sin un producto en particular y evitar que cesen las actividades mientras la empresa encuentra, compra y distribuye este inventario. El stock de seguridad es un puente vital que mantiene a la empresa en funcionamiento mientras se resuelve el desabastecimiento porque ese procedimiento puede llevar días o semanas.
#8. Reducir el impacto de las interrupciones del suministro
Las interrupciones inesperadas por parte de los proveedores, como la falta de materias primas, problemas de producción, acciones políticas o legislativas o cierres de empresas, pueden afectar significativamente sus niveles de inventario. Estos retrasos afectan significativamente al resto de la cadena de suministro, afectando los plazos de entrega a los clientes, las interrupciones en las tiendas y la finalización de otros componentes del producto. Hasta que pase la interrupción o la empresa haya conseguido un nuevo proveedor, el stock de seguridad ayuda a disminuir los efectos de las interrupciones de los proveedores y la incertidumbre sobre los plazos de entrega y mantiene la cadena de suministro en funcionamiento.
#9. Compensar pronósticos inexactos
Se garantiza la coherencia y los responsables de la toma de decisiones pueden crear estimaciones más precisas manteniendo un stock de seguridad adecuado. Las estimaciones de la demanda suelen ser correctas, pero cambios inesperados pueden hacer que sean erróneas. Las interrupciones en las existencias tienen un efecto agravante en otras estimaciones, como la dotación de personal de la cadena de suministro. Estos problemas son particularmente preocupantes cuando las alteraciones de las existencias resultan en una pérdida de ingresos o de clientes, ya que las ventas y otras proyecciones financieras se vuelven inútiles.
#10. Mejorar el rendimiento
Las operaciones pueden ser más productivas incluso cuando surgen problemas de suministro debido al stock de seguridad. Las entregas se realizan a tiempo, el personal del almacén no está sobrecargado de trabajo, los proveedores no tienen prisa y existen números de inventario confiables y consistentes para informar y pronosticar las necesidades.
Riesgos de una mala estrategia de stock de seguridad
Al gestionar el inventario, cada minorista opera dentro de un conjunto de reglas. Como resultado, cada tienda adopta un enfoque diferente para desarrollar una fórmula de nivel de inventario ideal.
A continuación se presentan cuatro riesgos típicos a los que hay que prestar atención al realizar valoraciones sobre el stock de seguridad:
#1. Reducir el stock de seguridad a 0
Establecer los niveles de existencias de seguridad en cero indica que el comerciante solo traerá la mercancía necesaria para llenar los estantes de la tienda. Esta decisión se toma con frecuencia para reducir los gastos iniciales, como la compra, el envío y el almacenamiento. También podrían intentar evitar el exceso de existencias, lo que da lugar a fuertes rebajas que reducen gravemente las ventas.
#2. Uso de la fórmula del stock de seguridad de un libro de texto
La demanda, los intervalos de reabastecimiento, el tamaño de los pedidos, los plazos de entrega de los proveedores y varias otras variables son únicos para cada vertical y minorista e impactan su cadena de suministro.
Un buen punto de partida es con formulaciones comunes de stock de seguridad. Ofrecen una breve descripción de la posición de su empresa.
Sin embargo, los comerciantes utilizan soluciones más sofisticadas, como software de análisis, para tener en cuenta los aspectos específicos de su negocio.
#3. Ignorar la función de los plazos de entrega
Debido a que los conceptos de plazo de entrega se malinterpretan, los profesionales de la cadena de suministro frecuentemente cometen este error. El stock de seguridad se establece para evitar desabastecimientos cuando la oferta y la demanda son muy variables.
Los cambios en los plazos de entrega de los fabricantes afectarán el stock de su bicicleta y el inventario que compre y asigne para satisfacer la demanda anticipada (el inventario en la tienda). Puede afectar o no inmediatamente el stock de seguridad.
#4. Fracaso en el manejo de las expectativas
Es un error común pensar que tener un stock de seguridad adecuado puede protegerlo de toda escasez de suministro. En realidad, las existencias de reserva sólo pueden evitar la mayoría de los desabastecimientos. Hay varias razones para esto, pero la clave es el vínculo entre el stock de seguridad y el nivel de servicio. Esto se debe a que la cantidad de existencias de seguridad aumentará exponencialmente a medida que los valores del nivel de servicio superen el 95% para satisfacer la demanda del cliente.
Cómo calcular el stock de seguridad y su fórmula
No te preocupes si calcular números no es tu fuerte. Ya sea que utilice software o una plantilla de hoja de inventario, la técnica para determinar la cantidad de existencias de seguridad que necesita es bastante sencilla.
Para tu tienda online, puedes determinar el stock de seguridad utilizando la siguiente fórmula:
#1. Para cada SKU, busque lo siguiente:
- Plazo de entrega máximo, Uso diario promedio y Uso diario máximo
- Plazo de entrega estándar
- Recuerde que puede utilizar el uso semanal máximo y promedio como guía.
Al calcular el stock de seguridad, si solo solicita productos nuevos una vez a la semana en lugar de todos los días (o cualquiera que sea su cronograma de pedidos).
El tiempo de entrega promedio y el uso diario promedio son simplemente eso: promedios. Mire su plazo de entrega y sus ventas de los trimestres más recientes y utilice el número promedio para hacer una suposición fundamentada.
Por ejemplo, 100 y 5 son los promedios o valores relevantes que debe ingresar en la fórmula si vende 100 unidades en promedio por día (según el historial de ventas) y le toma 5 días reemplazar ese stock de su proveedor.
Las mayores ventas que indican sus registros históricos y los plazos de entrega más largos que puede anticipar o haber tenido reflejan el uso diario máximo y los plazos de entrega máximos. Si su proveedor está ubicado en Asia, planifique los retrasos asociados con días festivos como el Año Nuevo chino.
#2. Determine su máximo (plazo de entrega máximo x uso diario máximo)
Esta es tu peor situación una vez más. ¿Qué pasaría si vendieras la misma cantidad de unidades que tu máximo histórico y tu proveedor tuviera el tiempo de espera más largo? Puede crear un colchón de existencias adicional lo suficientemente grande con la ayuda de este número.
#3. Calcule su promedio. (plazo de entrega promedio x uso diario promedio)
Ahora duplique el tiempo de entrega típico por el consumo diario típico. Dado que es lo que necesita para reponer el stock con la demanda regular de los clientes, esta es la cantidad que probablemente solicitaría en una orden de compra estándar.
#4. Saca a los dos
Para un cálculo exhaustivo del stock de seguridad, reste el número promedio del número máximo. El uso diario promedio dividido por el tiempo de entrega promedio es igual al uso diario máximo menos el tiempo de entrega máximo.
Además, los estantes vacíos reducen la fidelidad de los clientes. Con frecuencia los clientes se ven obligados a migrar al rival más confiable, lo que resulta en una pérdida general de participación en el mercado, pero el problema no termina ahí. Los cambios en la demanda pueden tomar desprevenidos a los minoristas y obligarlos a apresurarse a reabastecer sus inventarios de último momento, lo que puede ser perjudicial para las relaciones con los proveedores.
Beneficios del stock de seguridad
Aquí hay tres beneficios de mantener una cantidad suficiente de stock de seguridad:
#1. Abordar los aumentos inesperados de la demanda de los clientes
Pueden ocurrir aumentos inesperados de la demanda. Un influencer podría, por ejemplo, iniciar una nueva tendencia de moda que aumente la demanda de determinadas prendas de vestir.
Tener existencias de “reserva” le permite aprovechar una mejor oportunidad de ventas y le impide rechazar a los consumidores debido a la escasez de suministro. Ganarle tiempo para realizar otro pedido de acciones.
#2. Mantiene el stock para prepararse para plazos de entrega más largos
El tiempo es clave en la industria minorista. No querrás perder oportunidades de ventas porque el cumplimiento del pedido del producto por parte del proveedor tomó demasiado tiempo. Puede tener en cuenta los plazos de entrega de los proveedores con el stock de reserva. Se puede realizar un pedido de reabastecimiento cuando el inventario en la tienda comienza a agotarse y, idealmente, tiene suficiente stock de reserva para sobrevivir hasta que ese pedido se complete sin experimentar falta de existencias.
#3. Proporciona defensa contra fluctuaciones imprevistas del mercado
Los costos más altos de lo normal pueden resultar de cambios imprevistos en la dinámica del mercado provocados por la escasez de materias primas específicas, el aumento de los precios del petróleo y las modificaciones de las leyes gubernamentales. Por lo tanto, es posible que los minoristas tengan que gastar más al solicitar nuevas existencias de productos a los fabricantes o fletes adicionales a los proveedores. Peor aún, es posible que algunas cosas simplemente estén agotadas.
El stock de seguridad lo protegerá de realizar dichas compras al evitar que pague precios inflados y desfavorables por el inventario.
¿Qué es un buen porcentaje de existencias de seguridad?
El porcentaje de inventario que debe mantenerse como stock de seguridad varía según la empresa. Un stock de seguridad suficiente es aproximadamente el 50% del inventario normal que consume durante el tiempo de entrega de pedidos para la mayoría de las empresas.
¿Con qué frecuencia se debe calcular el stock de seguridad?
Si sus artículos más estacionales solo reciben un aumento del 10 % en la demanda durante la temporada alta, una actualización trimestral de los inventarios de seguridad podría ser suficiente. Sin embargo, si su temporada alta es el doble que su temporada baja, debe visitarla una vez al mes. Si el pico es aún mayor, considere volver a calcular semanalmente.
¿Qué es el Stock Mínimo de Seguridad?
El valor mínimo del stock de seguridad especifica la cantidad más pequeña de stock de seguridad que desea tener disponible para material en cualquier momento. Es la menor cantidad de mercancía que debes tener siempre a mano en tu almacén para cubrir cualquier imprevisto.
¿Cuál es la diferencia entre stock de seguridad e inventario?
Si bien el inventario de existencias de ciclo se mantiene para cumplir con la mayoría de las ventas previstas, el inventario de existencias de seguridad se mantiene para abordar las oscilaciones de la demanda e involucra diversas variables, como cambios inesperados en el suministro o los plazos de entrega.
¿Cuál es la diferencia entre stock de seguridad y stock mínimo?
Stock mínimo: cantidad de cada producto que debe tener el almacén para dar respuesta a la demanda. Cada instalación debe mantener un stock de seguridad (también conocido como stock de reserva) para evitar desabastecimientos en caso de un aumento inesperado en la demanda.
¿Por qué el stock de seguridad es negativo?
Un stock de seguridad negativo indica que tiene pedidos pendientes o pedidos sin completar. Órdenes en espera de ser ejecutadas, posiblemente con un cheque listo para ser depositado en el banco, como en el caso de Boeing.
Conclusión
El stock de seguridad puede verse como una forma de seguro para las tiendas. Se asegura de que siempre tenga a la venta la mercancía que necesita. Los desabastecimientos pueden frustrar a su empresa y a sus clientes, por lo que es mejor tener inventario adicional disponible. Los desabastecimientos afectan a los minoristas ya que no pueden satisfacer la demanda de los clientes porque no tienen existencias. Al final, los desabastecimientos resultan en una oportunidad perdida, ya que la empresa pierde ventas que podría haber realizado si tuviera más inventario.
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Referencias
