Saber cómo hacer un análisis de costo-beneficio antes de invertir tiempo y recursos organizacionales en un nuevo proyecto o idea de negocio puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Un análisis de costo-beneficio (ACB) determina qué proyectos o inversiones son más viables, factibles y útiles para una empresa en un momento determinado. Aquí discutiremos qué es un análisis de costo-beneficio y por qué es importante.
¿Qué es el análisis costo-beneficio?
Un análisis de costo-beneficio es un proceso metódico que utilizan las corporaciones para decidir qué decisiones tomar y cuáles evitar. El analista de costo-beneficio suma las recompensas potenciales de un escenario o acción y luego resta los gastos generales involucrados en llevar a cabo esa acción. Algunos consultores o analistas también crean modelos para asignar un valor monetario a elementos intangibles, como los beneficios y gastos de vivir en un área específica.
Análisis Costo-Beneficio en la Gestión de Proyectos
Un análisis de costo-beneficio en la gestión de proyectos es un método para sopesar los costos y ventajas de un proyecto importante o una propuesta comercial. Es un método realista, basado en datos, para guiar a las organizaciones y a los gerentes en la toma de decisiones de inversión acertadas. Ayuda a determinar si un proyecto o inversión es financieramente viable y útil para la empresa.
Un ACB formal analiza y cuantifica todos los gastos y beneficios del proyecto antes de calcular el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (TIR), el valor actual neto (VAN) y el período de recuperación proyectados. Luego se calcula la diferencia entre los costos y las ventajas de continuar con el proyecto.
Los siguientes costos pueden incluirse en un convenio colectivo:
- Gastos directos: aquellos que están directamente ligados al proyecto o inversión planificado, como materiales, mano de obra y equipos.
- Costos indirectos: son gastos fijos asociados que contribuyen a hacer realidad el proyecto o la inversión, como gastos generales, administrativos o de capacitación.
- Costos de oportunidad: las recompensas u oportunidades que se pierden cuando una empresa elige una iniciativa u oportunidad sobre otra. Para evaluar los costos de oportunidad, se deben sopesar los beneficios potenciales de las opciones disponibles.
- Costos futuros: Son costos que pueden surgir más adelante en el proyecto. Estos costos dependen de que ocurran ciertos eventos, como los costos de mitigar peligros potenciales.
El análisis de costo-beneficio permite un enfoque estructurado de gestión de costos, ayudando a los gerentes de proyectos y líderes de empresas a priorizar proyectos y asignar recursos de manera efectiva para cumplir los principales objetivos de la organización.
Los beneficios pueden incluir:
- Beneficios tangibles: son efectos cuantitativos que pueden cuantificarse fácilmente en términos monetarios, como mayores ingresos o menores costos.
- Beneficios intangibles: estos beneficios son difíciles de cuantificar en términos monetarios. Son resultados indirectos o cualitativos, como una mayor satisfacción del cliente o una mayor moral de los empleados.
Cuantificar los beneficios intangibles
Los beneficios intangibles se pueden valorar utilizando mediciones cualitativas en un ACB. Por ejemplo, se puede utilizar una encuesta o un grupo focal para recopilar información sobre la satisfacción del cliente o la moral de los empleados. Luego, los hallazgos se utilizan para proporcionar estimaciones del valor de estas ventajas intangibles.
En algunas circunstancias, el valor de un beneficio intangible puede estimarse en función de su impacto en otros beneficios tangibles, como una mayor productividad o menores gastos. Aunque las ventajas intangibles son más subjetivas y menos precisas que los beneficios tangibles, omitirlas en su análisis de costo-beneficio puede resultar en una visión inadecuada del impacto total de un proyecto propuesto.
¿Por qué es importante un análisis costo-beneficio?
He aquí por qué es importante un análisis de costo-beneficio:
#1. Determinar los gastos y beneficios del proyecto.
Un análisis de costo-beneficio del proyecto garantiza que todos los costos y beneficios relacionados con un proyecto sean identificados y medidos. Esto reduce la probabilidad de que se produzcan costos ocultos y obstáculos o pérdidas futuras, que tal vez sólo se hagan evidentes después de un examen exhaustivo del proyecto.
#2. Proporcionar un marco para el análisis.
Un ACB proporciona un marco formal para examinar los costos y beneficios de un proyecto potencial. Esto garantiza que se evalúen todas las consideraciones y se tome la mejor decisión comercial.
#3. Tome decisiones más informadas
Un análisis de costo-beneficio ayuda a los tomadores de decisiones a determinar si un proyecto o inversión propuesta es beneficiosa. Los tomadores de decisiones toman decisiones mejor informadas y utilizan los recursos organizacionales de manera más efectiva cuando comparan los costos y beneficios del proyecto.
#4. Aumentar la transparencia
Un ACB fomenta la transparencia al hacer visibles y cuantificados los costos y beneficios de cada nuevo proyecto. Esto puede ayudar a garantizar que la toma de decisiones sea objetiva y que todos los interesados tengan una comprensión profunda de las posibles implicaciones del proyecto.
#5. Facilita la comunicacion
Un análisis de costo-beneficio en la gestión de proyectos fomenta la confianza y sienta las bases para la comunicación entre múltiples partes interesadas al ofrecer un lenguaje y una estructura comunes para examinar un posible proyecto. Esto garantiza que todas las partes interesadas estén en sintonía y que las decisiones se tomen de forma colectiva y de acuerdo con las metas y objetivos comerciales.
Cómo realizar un análisis costo-beneficio de un proyecto
Un análisis de costo-beneficio del proyecto es una técnica simple. Para comenzar, siga los cuatro pasos del análisis costo-beneficio que se indican a continuación.
#1. Establecer metas y objetivos del proyecto.
La primera etapa para realizar un análisis de costo-beneficio es establecer el alcance y los objetivos del proyecto. Esto incluye identificar lo siguiente:
- El tema que la iniciativa busca abordar
- Los objetivos del proyecto
- Los resultados esperados
La definición de las metas y objetivos del proyecto proporciona una base firme para que el ACB sea lo más preciso posible. Las metas establecen una estructura y parámetros que el proyecto debe seguir para tener éxito.
Una vez que lo hayas determinado, escribe los objetivos de tu proyecto en un caso de negocio o propuesta de proyecto. Esto será útil para seleccionar las medidas que utilizará para analizar y comparar los costos y beneficios, así como para interpretar los resultados del ACB.
#2. Determinar los gastos y beneficios.
La siguiente etapa es identificar y enumerar todos los costos y beneficios esperados asociados con el proyecto propuesto.
Haga dos listas: una para todos los gastos previstos y otra para los beneficios esperados. Incluya costos directos, indirectos, de oportunidad y futuros. Después de determinar los costos individuales, evalúe las posibles ventajas del proyecto. Incluya todos los beneficios concretos e intangibles, incluso aquellos que son más difíciles de definir.
#3. Recopilar todos los posibles costos y ventajas.
Una vez que haya compilado su lista de gastos y beneficios, agregue cifras monetarias actuales y realistas a cada uno y totalice ambos lados. Utilice fuentes de datos confiables. Por ejemplo, puede adquirir información de informes financieros, estudios de mercado y comentarios de expertos.
Además, realizar un análisis de costos del proyecto y estimar el calendario de gastos y beneficios. Algunas pueden surgir rápidamente, mientras que otras pueden aparecer más tarde. Al predecir con precisión el momento de los gastos y beneficios del proyecto, puede establecer su valor actual y evaluar la viabilidad financiera del proyecto.
#4. Evaluar los resultados proyectados
Después de resumir ambos lados de su estudio, podrá calcular el costo y beneficio total del proyecto propuesto. Si las ventajas superan los gastos, puede que valga la pena continuar con el proyecto. Si los gastos superan las ventajas, lo mejor será reconsiderar invertir en él.
Sin embargo, comparar los dos totales no es el final. En este nivel, evaluar las metas y objetivos del proyecto descritos en el primer paso del ACB es beneficioso para determinar si el análisis indica que se pueden alcanzar las metas establecidas. Haga preguntas como,
- “¿Puede su organización reunir los fondos necesarios para cubrir todos los costos?”
- ¿Los beneficios llegarán a tiempo para mantener las operaciones corporativas funcionando sin problemas?
Luego, para verificar la solidez de los resultados del CBA, realice un análisis de sensibilidad. Esto puede requerir modificar los supuestos sobre costos, beneficios y tasas de descuento para evaluar qué tan sensibles son las conclusiones del análisis a los cambios.
Finalmente, evalúe los resultados del ACB y comuníqueselos a las partes interesadas para que puedan tomar decisiones informadas sobre el proyecto. Al evaluar el análisis de costo-beneficio del proyecto, tenga en cuenta que los gastos deben ser inferiores al 50% de los beneficios y el período de recuperación no debe exceder un año.
Muestra de análisis costo-beneficio
A continuación se muestra un ejemplo de un análisis de costo-beneficio realizado por una empresa de software que desea actualizar su actual sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Las dos alternativas que se están explorando son:
Opción A: actualice a un sistema CRM más potente con funciones y capacidades ampliadas y una curva de aprendizaje fluida.
Opción B: Mantener el sistema CRM actual e invertir en mayor capacitación de los empleados para maximizar su uso.
A continuación se presenta un análisis costo-beneficio simplificado para cada opción:
Opción A: actualice a un sistema CRM más complejo.
Beneficios:
- Capacidades mejoradas de servicio al cliente y gestión de relaciones: $150,000 por año
- Mayor eficiencia y productividad: 100,000 dólares al año
- Capacidad para analizar datos de clientes y generar conocimientos: 75,000 dólares al año
- Beneficio anual total estimado: $325,000
Costos:
- Un nuevo sistema cuesta al principio 150,000 dólares.
- $50,000 para implementación y capacitación
- Costos anuales de mantenimiento y soporte $75,000
- Costo total anual: $275,000
- $50,000 en beneficio anual neto
Opción B: Invertir en más capacitación en sistemas CRM.
Beneficios:
- Mayor competencia y productividad de los empleados: 50,000 dólares al año
- Capacidades mejoradas de servicio al cliente y gestión de relaciones: $75,000 por año
- Se prevé que el beneficio anual total será de $125,000.
Costos:
- $25,000 para capacitación adicional de los empleados
- Tiempo y recursos de capacitación: $10,000
- Pérdida potencial de productividad durante todo el período de capacitación: $15,000
- Costo total anual: $50,000
- Beneficio anual: $75,000
Con base en este análisis de costo-beneficio, puede parecer que la opción B es preferible en el corto plazo ya que ofrece un beneficio anual neto mayor de $75,000 50,000 en comparación con la opción A, que solo proporciona un beneficio neto anual de $XNUMX XNUMX. También cuesta menos.
Sin embargo, desde una perspectiva a largo plazo, la opción A es preferible, a pesar de tener una ganancia anual neta inicial más baja y costos más altos. Los beneficios compuestos a largo plazo de la opción A son significativamente mayores que los de la opción B y darán como resultado un mayor retorno de la inversión con el tiempo.
Pros y contras del análisis costo-beneficio
Existen numerosas ventajas al utilizar el análisis de costo-beneficio como parte del proceso de toma de decisiones de una empresa u organización. Antes de depender únicamente de un análisis de costo-beneficio, conviene examinar varios posibles inconvenientes y límites.
Para Agencias y Operadores
#1. Un enfoque basado en datos
Un análisis de costo-beneficio permite a un individuo u organización examinar una elección o proyecto propuesto sin prejuicios. Como tal, proporciona una revisión imparcial y basada en evidencia de sus opciones, lo que puede ayudar a su empresa a volverse más lógica y basada en datos.
#2. Facilita las decisiones
Las decisiones empresariales suelen ser de naturaleza compleja. El análisis de costo-beneficio ayuda a simplificar este dilema al reducir la decisión a costos versus beneficios.
El análisis de costo-beneficio requiere que usted explique todos los costos y beneficios imaginables asociados con un proyecto, lo que puede revelar aspectos menos obvios, como gastos indirectos o intangibles.
Desventajas
#1. Es difícil predecir todas las variables.
Si bien el análisis de costo-beneficio puede ayudarlo a describir los costos y ventajas previstos de una elección comercial, es difícil pronosticar todos los elementos que pueden influir en el resultado. Los cambios en la demanda del mercado, los costos de los materiales y el clima empresarial global son todos impredecibles, especialmente en el largo plazo.
#2. Los datos incorrectos pueden distorsionar los resultados.
Si confía en datos incompletos o erróneos para completar su análisis de costo-beneficio, los resultados lo reflejarán.
#3. Mejor adecuado para proyectos de corta y media duración.
Para proyectos u opciones comerciales con escalas de tiempo más largas, el análisis de costo-beneficio tiene un mayor riesgo de fallar por una variedad de razones. Por un lado, hacer predicciones precisas se vuelve cada vez más difícil a medida que uno avanza hacia el futuro. Las proyecciones a largo plazo también pueden no tener en cuenta elementos como la inflación, lo que reduce la precisión general de la investigación.
#4. Elimina el elemento humano
Si bien la mayoría de las empresas están motivadas por el deseo de obtener ganancias, existen otras razones no monetarias por las que una organización puede decidir llevar a cabo un proyecto o tomar una decisión. En estas situaciones, puede resultar difícil conciliar consideraciones morales o “humanas” con el argumento empresarial.
¿Cuáles son los cinco pasos del análisis costo-beneficio?
El método básico para el análisis costo-beneficio es establecer el plan de análisis, determinar sus gastos, determinar sus beneficios, analizar tanto los costos como los beneficios y llegar a una conclusión final. Estos pasos pueden diferir de un método a otro.
¿Cuáles son los dos tipos de análisis costo-beneficio?
Los dos métodos más frecuentes para realizar un análisis costo-beneficio son el valor actual neto y la relación beneficio-costo. El modelo VAN selecciona el proyecto con el VAN más alto. El modelo de relación costo-beneficio selecciona el proyecto con la relación costo-beneficio más alta.
¿Cuáles son los dos tipos principales de costos?
Hay dos tipos de costos: fijos y variables. Los costos fijos y variables tienen efectos diferentes en la empresa, pero ambos son necesarios para la rentabilidad.
¿Cuál es un ejemplo de costo beneficio?
Un análisis simple de costo-beneficio implicaría que un inversionista decidiera si comprar bienes raíces o acciones. Cada uno tiene sus propias fortalezas y desventajas, y necesitarían analizar su entorno único para determinar cuál tiene el mejor costo-beneficio (es decir, beneficios por dólar).
En conclusión,
Algunas situaciones difíciles requieren un estudio más profundo, y una corporación puede utilizar un análisis de costo-beneficio cuando no está claro si continuar o no con un proyecto. Un análisis de costo-beneficio puede ayudar a una corporación a simplificar su proceso de toma de decisiones al evaluar los gastos e identificar qué sería beneficioso.
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Referencias
