Las máquinas de fax son dispositivos electrónicos que se utilizan para enviar documentos electrónicamente. Se utilizaron antes de que Internet fuera muy popular. Las máquinas de fax no se usan mucho hoy en día porque las personas optan por usar correos electrónicos cuando envían mensajes. Pero antes eran un elemento básico de la oficina, especialmente durante los años 80 y 90. Era una tecnología de punta en la que la comunicación y el envío de documentos se hacían en un instante.
El envío de faxes en línea es una forma evolucionada de enviar mensajes de fax, como la evolución del correo electrónico a partir del correo postal. Es una tecnología adoptada en la que ahora se pueden enviar y recibir mensajes a través de correo electrónico u otras aplicaciones. Al igual que una máquina de fax, un fax en línea envía un documento exactamente igual al que envió.
También se usa como una alternativa a las máquinas de fax porque las máquinas de fax pueden ser inconvenientes y confusas de usar. La máquina de fax tradicional también es voluminosa y puede ocupar demasiado espacio en su oficina. El envío de faxes en línea también tiene muchas ventajas, especialmente si tiene un negocio.
Aquí hay cinco razones para usar el fax en línea para su negocio:
Seguridad y privacidad mejoradas
En esta era, la seguridad cibernética ahora representa una amenaza para los usuarios de Internet. La ciberseguridad se define como el proceso de proteger o proteger información importante contra filtraciones. Se logra agregando medidas de seguridad a teléfonos móviles, tabletas, computadoras portátiles, computadoras de escritorio y servidores.
El fax en línea ofrece un sistema de seguridad cibernética mejorado en el que sus documentos confidenciales estarían protegidos contra piratería y fugas. Emails ahora están demasiado expuestos y la privacidad se ve comprometida. Hoy en día, también son demasiado riesgosos de usar debido a la amenaza potencial de piratería. Las playas de seguridad están en todas partes, incluso en los sitios web gubernamentales y bancarios, y no le gustaría que eso sucediera en su negocio.
El uso del fax en línea es más seguro y privado porque la información del fax permanece entre usted y el remitente, por lo tanto, es menos propenso a ser pirateado. También utiliza el cifrado Secure Sockets Layer (SSL), que es una tecnología avanzada que evita que los piratas cibernéticos accedan, modifiquen o filtren cualquier información que usted envíe. El envío de faxes en línea también está encriptado en el dispositivo, lo que significa que la información permanece en los dispositivos utilizados y no puede acceder a ella nadie fuera de la transacción, que es el mismo nivel de seguridad que se usa cuando paga con tarjetas de crédito.
Mejor organización y eficiencia
En comparación con la antigua máquina de fax, el fax en línea ofrece una mejor organización de los documentos. Es sin papel y más basado en la tecnología. Ya no tendrás que ordenar papeles y ponerlos en carpetas porque todo se hace digitalmente. Los archivos no se mezclarán porque ahora puede categorizar digitalmente sus documentos en carpetas.
Una mejor organización también significa una mayor eficiencia y productividad en el trabajo. Se dedica menos tiempo a buscar documentos esenciales y los empleados pueden concentrarse en otras tareas importantes. Por ejemplo, ya no necesitan levantarse de sus asientos y revisar cada fax en la máquina.
El envío de faxes en línea también es más ventajoso para aquellos en las industrias de bienes raíces, leyes y finanzas. En estas líneas de trabajo, se necesitan muchas firmas y hay documentos que deben enviarse por fax y escanearse. Tampoco es recomendable usar correos electrónicos para documentos más confidenciales y cruciales, como casos judiciales y estados financieros.
Accesibilidad
Se puede acceder al fax en línea a través de cualquier dispositivo. Incluso si no está en la oficina, aún puede ver los documentos que se le envían. Esta tecnología se puede ver, editar y básicamente acceder a través de su teléfono móvil. Puede visitar sitios como MyFax para obtener más información sobre cuán accesibles son estos servicios de fax en línea.
También puede enviar y adjuntar hasta diez documentos mediante el fax en línea, así como enviarlos a la máquina de fax de otra oficina, incluso si no usan un fax en línea.
Económico
Obtener un sistema de fax en línea sería costoso al principio, pero en realidad puede ahorrar dinero si lo usa a largo plazo.
El envío de faxes en línea ofrece varios paquetes de suscripción, y debe elegir uno según sus necesidades. El precio oscila entre USD $8 y USD $35 aproximadamente. Esto es mucho más barato que comprar una máquina de fax voluminosa. Con esta suscripción en línea, puede enviar y recibir cientos de páginas sin gastar en papel adicional, así como en costos de mantenimiento y electricidad.
Eco-Friendly
La mayoría de las empresas están adoptando prácticas ecológicas al realizar sus operaciones diarias. Esta es otra razón por la que su empresa debería utilizar un servicio de fax en línea. Antes de la llegada de la tecnología moderna, las máquinas de fax consumían miles de millones de hojas de papel con regularidad. Esta situación resultó en la deforestación, o la tala de amplias áreas de árboles para producir hojas de papel.
Desafortunadamente, la deforestación puede tener efectos negativos en el medio ambiente, incluida la erosión del suelo, las emisiones de gases de efecto invernadero, las interrupciones del ciclo del agua y otros incidentes similares. Además, el uso de una máquina de fax también puede aumentar sus facturas de energía. Consume una gran cantidad de energía al enviar y recibir faxes durante las horas activas y no activas.
Debido a estos impactos ambientales, obtener un servicio de fax en línea puede ser una gran opción. No consume varias hojas de papel y una gran cantidad de energía en el envío y recepción de faxes. Esto se debe a que todas las transacciones relacionadas con el fax se realizan en línea, lo que convierte a su organización en una empresa ecológica de la que usted y sus clientes pueden estar orgullosos.
¿Qué sucede si no tengo acceso a Internet cuando necesito enviar un fax?
Esto puede depender del servicio de fax en línea específico que esté utilizando. Algunos servicios pueden permitirle programar un fax para que se envíe más tarde cuando tenga acceso a Internet, mientras que otros pueden no tener esta capacidad. En general, es importante asegurarse de tener un acceso confiable a Internet cuando utilice un servicio de fax en línea para evitar interrupciones en sus capacidades de envío de fax.
¿Puedo enviar un fax a varios destinatarios a la vez?
Sí, la mayoría de los servicios de fax en línea le permiten enviar un solo fax a varios destinatarios a la vez. Esta puede ser una forma eficiente y conveniente de comunicarse con varias personas a la vez, en lugar de enviar faxes individuales a cada persona.
¿Puedo enviar un fax a un número internacional?
Sí, muchos servicios de fax en línea le permiten enviar un fax a un número internacional. Sin embargo, puede haber cargos adicionales por enviar faxes internacionalmente, por lo que es mejor consultar con el servicio específico que está utilizando para confirmar.
¿Cuánto tiempo se tarda en enviar un fax en línea?
El tiempo que lleva enviar un fax en línea puede variar según una serie de factores, incluido el tamaño del fax, la velocidad de su conexión a Internet y el servicio que está utilizando. En general, el envío de faxes en línea suele ser más rápido que los métodos tradicionales de envío de faxes y puede llevar solo unos minutos enviar un fax.
¿Puedo imprimir un fax que recibí en línea?
Sí, la mayoría de los servicios de fax en línea le permiten imprimir un fax que ha recibido. Esta puede ser una manera conveniente de tener una copia impresa del fax para sus archivos.
¿Cuál es el tamaño máximo para un documento de fax?
El tamaño máximo de un documento de fax puede variar según el servicio de fax en línea específico que esté utilizando. Algunos servicios pueden tener límites en el tamaño de una sola transmisión de fax, mientras que otros no. Lo mejor es consultar con el servicio específico que está utilizando para confirmar su límite máximo de tamaño de fax.
Considere usar el fax en línea
El fax en línea puede ayudar a que su negocio sea más eficiente, especialmente a largo plazo. Hace la comunicación mucho más fácil y hace que sus documentos sean más seguros, privados y menos propensos a filtraciones, en comparación con el uso de otros métodos, como el correo electrónico.
Esta nueva tecnología se puede utilizar utilizando cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet. Le ofrece accesibilidad sin sacrificar la seguridad. También es más eficiente de usar porque puede enviar hasta diez archivos y archivos adjuntos sin ingresarlos manualmente en una máquina de fax real.
Una de las mejores características que tiene para ofrecer es su capacidad para enviar archivos a una máquina de fax real sin que usted tenga una. Si el receptor no tiene correo electrónico y requiere un fax, el remitente puede simplemente ingresar el número de fax o telefax del receptor y simplemente enviarlo. Garantizará que el receptor recibirá exactamente lo mismo que le enviaste.
