Ya sea usted un individuo o un empresario que dirige un negocio, no siempre puede estar disponible para contestar el teléfono cuando suena. Y lo hará, ya sea de clientes existentes o de clientes potenciales que buscan un acuerdo comercial. Es por eso que necesita configurar saludos de correo de voz en su línea comercial, para que actúe como un proxy que interactúe con los clientes cuando llaman.
Los saludos por correo de voz son vitales para su estrategia de comunicación. Pueden aumentar el compromiso con sus clientes, crear una buena relación y dejar una buena primera impresión cuando no esté disponible para contestar el teléfono. Con ellos, puede convertir la frustración que sienten sus clientes cuando lo extrañan en deleite con un saludo de correo de voz interesante y de alto valor. Puede explicar brevemente por qué no puede atender su llamada y qué deben hacer a continuación.
Sin embargo, existe una marcada diferencia entre conocer la importancia de los saludos del correo de voz y saber cuál es el mensaje correcto que se debe dejar. Si lo hace mal o lo descarta por completo, corre el riesgo de dañar sus relaciones comerciales en su ausencia.
Sin embargo, con las palabras adecuadas podrás fidelizar a tus clientes incluso sin estar presentes.
Puntos clave
- Un buen saludo de correo de voz es breve y profesional.
- Les permite a las personas saber que usted se comunicará con ellas e invita a las personas que llaman a continuar interactuando con un llamado a la acción.
- Un saludo de correo de voz profesional no sólo puede lograr que los clientes dejen un mensaje, sino que también puede allanar el camino para una mejor experiencia de servicio al cliente.
¿Qué es un saludo de correo de voz profesional?
Un saludo de correo de voz profesional es una grabación que informa a clientes, colegas y socios comerciales que no está disponible para recibir sus llamadas. Es una parte esencial de cualquier estrategia de comunicación empresarial eficaz, especialmente si se dedica al sector de ventas. Le ayuda a conseguir acuerdos con clientes potenciales y clientes incluso cuando no puede hablar con ellos de inmediato.
Decirles a los clientes que estará encantado de devolverles la llamada si proporcionan su nombre, número y mensaje los anima a confiar en usted y en su profesionalismo y competencia.
Un saludo de correo de voz profesional debería dejar una impresión positiva desde el principio. Un saludo bien elaborado puede ayudarle a establecer una buena relación con los clientes brindándoles un excelente servicio al cliente. Al mismo tiempo, establece una sensación de profesionalismo y confianza en su empresa.
Incluso si no puede hablar con quienes llaman en ese momento, su correo de voz puede marcar una gran diferencia.
Qué decir en un saludo de correo de voz
Esto es lo que debes decir en un saludo de correo de voz profesional:
- Un saludo
- Su nombre
- Tu compañía
- Una explicación sencilla por la pérdida de la llamada (por ejemplo, no puede hablar por teléfono o está de vacaciones)
- Una estimación aproximada de cuándo volverás con la persona.
- Una persona alternativa con quien comunicarse (si está fuera de la oficina)
- Un modo de comunicación alternativo (si prefiere correo electrónico o mensaje de texto)
- Un llamado a la acción como "Deje un mensaje" o "Envíeme un correo electrónico a [email protected]"
Esa es la estructura simple de un saludo de correo de voz. En general, su saludo debe ser profesional, pero la redacción puede variar según la situación.
Consejos para crear un saludo de correo de voz profesional
Un saludo de correo de voz profesional es como su ventana para compensar su ausencia y atender la consulta de su cliente. Muestra el espíritu adecuado de ventas y servicio al cliente. Por este motivo, el saludo profesional del buzón de voz debe estar estructurado de forma adecuada.
Para ayudarle, he enumerado algunos consejos para saludar el correo de voz empresarial:
- Es importante validar el interés de su cliente en comunicarse con usted primero. Esto se puede hacer comenzando con un "Gracias por comunicarse con nosotros" y expresando además su pesar por causarles molestias.
- Mantenerlo breve y simple funciona mejor cuando se brinda atención al cliente. En el caso de que la asistencia ya se haya retrasado, un saludo de voz profesional prolongado no ayudará en absoluto. Idealmente, en el servicio de atención al cliente, un saludo de correo de voz profesional que los usuarios escucharán y responderán debería durar entre 10 y 30 segundos.
- Si el cliente desea más información, siempre puedes ofrecer opciones en saludos de correo de voz profesionales, como la próxima disponibilidad de tu representante.
- Para abordar la inquietud del cliente, debe asegurarse de que su saludo profesional de correo de voz solicite tantos detalles como sea posible cuando graben el correo de voz. Los detalles también deben incluir un momento adecuado para contactar al cliente.
Consejos adicionales para saludos de correo de voz
También deberías considerar estos consejos que te ayudarán a crear un buen saludo de correo de voz:
- Sea específico. Incluya detalles precisos en su mensaje de correo de voz para crear una impresión positiva y ayudar a la persona que llama a comprender qué esperar de usted. Por ejemplo, puedes incluir tu zona horaria, horario laboral o los mejores momentos para hablar por teléfono.
- Crea saludos temporales. Graba nuevos saludos para usarlos temporalmente, por ejemplo, si estás de vacaciones o de licencia parental. Incluya cuándo prevé regresar al trabajo y con quién pueden comunicarse mientras tanto. Esto ayuda a crear una buena experiencia de comunicación para los clientes y evita brechas.
- Lidera con tu información. Comience su mensaje con su nombre para confirmarle a la persona que llama que llamó a la persona correcta. Siga esto solicitando la información necesaria para devolver la llamada, como su número de teléfono y horario de trabajo.
- Mantenlo profesional. Evite usar el humor o ser demasiado casual en su saludo. Si bien es importante crear un mensaje cortés, contar chistes en el saludo puede crear una impresión equivocada, parecer poco profesional u ofender a la persona que llama.
- Practica tu mensaje. Prueba a dejar tu saludo en distintos momentos, y graba y escucha las versiones. Esto puede ayudarle a sentirse cómodo con un tono más natural e identificar formas de mejorar su mensaje para crear un excelente saludo de correo de voz.
- Recuerda quién está escuchando. Piense en quién es su audiencia al grabar su mensaje de correo de voz y utilícelo para influir en lo que dice en su mensaje y cómo lo dice. Si bien depende de su trabajo, es probable que colegas, gerentes, clientes potenciales y más escuchen su saludo, por lo que es esencial que sea apropiado para todas las personas.
- Utilice un guión. Prepare un guión o esquema de toda la información necesaria que desea incluir en su mensaje. Utilízalo como guía para grabar tu saludo y así asegurarte de no perderte ningún punto esencial.
Plantillas de saludo de correo de voz
A continuación se adjunta una plantilla de 20 mensajes que le ayudarán a dejar un mensaje de voz o un saludo de ventas útil, breve y práctico. Si bien las palabras en cada área deben servir a su propósito, le recomiendo que modifique la copia para que coincida mejor con su entrega y su negocio.
Ciertas palabras en cada plantilla están entre paréntesis; Complete estos marcadores de posición con su información y la de su organización para dejar el mejor mensaje.
Recuerde mantener el documento abierto durante sus llamadas de ventas si necesita dejar un mensaje de voz.
Plantillas de correo de voz de BusinessYield
Ejemplos de saludos de correo de voz
He recopilado algunos de los mejores saludos de correo de voz que puedes usar para prácticamente cualquier situación con la que te encuentres. Aquí hay algunos ejemplos para revisar:
Saludos de correo de voz
- Ejemplo de saludo breve de correo de voz: Hola, soy [tu nombre]. Estoy atendiendo una llamada o lejos de mi escritorio. Por favor deje su nombre, número y un breve mensaje y me comunicaré con usted. Gracias.
- Ejemplo de saludo de correo de voz del trabajo: Hola, te comunicaste con [tu nombre] en [tu empresa]. No estoy disponible en este momento; probablemente estoy ayudando a [tipo de empresa] a obtener [X resultados, por ejemplo, 'duplicar sus clientes potenciales en 60 días', 'contratar a los mejores y más brillantes ingenieros', 'convertir un 40 % más de clientes'].
- Ejemplo de saludo de correo de voz empresarial: Hola, te comunicaste con [X empresa]. No podemos atender su llamada en este momento, pero deje su nombre, información de contacto y motivo de la comunicación, y uno de los miembros de nuestro equipo se comunicará con usted dentro de las 24 horas.
- Ejemplo de saludo divertido de correo de voz: Este es Bob Esponja. Vale, en realidad soy [tu nombre]. Me comunicaré contigo tan pronto como termine de hacer Krabby Patties, lo que probablemente será mañana a más tardar. Que tenga un buen día.
- Ejemplo de saludo de correo de voz para días festivos: Hola, te comunicaste con [tu nombre, la oficina de la empresa X]. El equipo está actualmente fuera de la oficina, pero regresaremos el [fecha] llenos de buena comida y ansiosos por hablar con usted.
- Ejemplo de saludo de correo de voz de vacaciones: Hola, te comunicaste con [tu nombre]. Estoy fuera de [fecha] a [fecha]. Si necesita ayuda con [X] antes de esa fecha, comuníquese con [nombre] al [número de teléfono].
Saludos de correo de voz profesionales para teléfonos móviles.
Si utiliza un número de teléfono celular independiente para fines comerciales, configurar un correo de voz de saludo profesional es vital, especialmente cuando está fuera de servicio. Eche un vistazo a algunos de los ejemplos de saludos de correo de voz profesionales para saludar a los clientes en el teléfono móvil de su empresa:
- “Hola, te comunicaste con (tu nombre) de (departamento) en (nombre de la empresa). Lo siento mucho. No puedo atender tu llamada ahora. Deje su nombre, número de contacto y el propósito de la llamada para que pueda comunicarme con usted. Si es demasiado urgente, envíame un mensaje de texto a este número para una respuesta más rápida”
- “Hola, te comunicaste con (tu nombre) de (nombre de la empresa). Estoy atendiendo a un cliente en este momento. Si pudiera dejar su nombre, datos de contacto y mensaje, me aseguraré de devolverle la llamada”.
- “Hola, has llegado al correo de voz de (tu nombre) de (nombre de la empresa). Estoy en otra llamada o en una reunión ahora mismo. Por favor comparte tus datos y el motivo de tu llamada. Te devolveré la llamada lo antes posible. ¡Gracias!"
Saludos divertidos de correo de voz
Una advertencia antes de utilizar un mensaje de voz divertido como saludo de correo de voz profesional: utilícelo sólo siempre que no ofenda a su persona objetivo y coincida con la voz de su marca. Los saludos divertidos de correo de voz están destinados a ser alegres y entretenidos y, a menudo, se utilizan para inyectar algo de personalidad a su saludo de correo de voz.
Aquí hay algunos ejemplos ingeniosos y divertidos de saludos de correo de voz profesionales que puedes considerar usar:
- "¡Houston, tenemos un problema! No puedo atender tu llamada en este momento. Por favor deje su nombre, contacto y el motivo de su llamada. ¡Me comunicaré contigo pronto!
- “Hola, te comunicaste con (tu nombre). Estoy teniendo un día muy ocupado. Pero no te preocupes. ¡Te encontraré y te mataré! Vaya, lo siento, quise decir llamarte. ¡Por favor deje sus datos y mensaje!
- “Hola, te comunicaste con (tu nombre). No estoy en mi escritorio ahora mismo. Por favor deja tu nombre y mensaje. Adelante, alegra mi día. Dime lo que quieras decir. ¡Y no olvides pasar un buen día!
- ¡Ey! Es tu nombre). ¿Quieres escuchar un chiste? ¡TOC Toc! ¿Quién está ahí? ¡Yo no, así que deja un mensaje y me comunicaré contigo lo antes posible!
Saludos de correo de voz para atención al cliente
El departamento de atención al cliente suele ser el primer y único punto de contacto para muchas empresas. Esto hace que sea necesario grabar un saludo de VM profesional adecuado aprovechando ejemplos de mensajes de texto profesionales para su departamento de atención al cliente.
Los saludos de correo de voz profesionales para atención al cliente son una oportunidad para brindar una experiencia profesional y útil a la persona que llama, incluso si no puede responder su llamada.
Aquí hay algunos ejemplos de saludos de correo de voz profesionales para saludar a los clientes que vienen con sus consultas:
- “Hola, te has comunicado con el departamento de Atención al Cliente de (nombre de la empresa). No podemos atender su llamada en este momento. Mientras tanto, deje su nombre, número de contacto y los horarios preferidos durante los cuales podemos comunicarnos con usted”.
- “Hola, soy el departamento de atención al cliente de (nombre de la empresa). Nos complace ayudarlo con su consulta, pero no puedo atender su llamada ahora. Por favor deje su nombre, número de contacto y el propósito de la llamada. Nos aseguraremos de devolverle la llamada lo antes posible”.
Saludos de correo de voz fuera de la oficina
Cuando no esté disponible temporalmente desde su punto de conexión durante un tiempo predefinido, es una buena práctica grabar un saludo profesional de VM fuera de la oficina.
En su saludo de correo de voz fuera de la oficina, es importante ser claro y conciso y brindarle a la persona que llama una forma de comunicarse con otra persona en caso de una emergencia o un asunto urgente. Esto es para quienes se comunican con usted, incluidos colegas y clientes.
Para ayudarle, aquí hay algunos ejemplos de saludos de correo de voz profesionales para cuando esté OOO:
- “Hola, te comunicaste con (tu nombre). Estaré fuera de la oficina hasta (fecha y hora). Por favor déjeme un mensaje y le devolveré la llamada a mi regreso. Gracias por llamar."
- “Hola, has llegado al buzón de voz de (tu nombre). Tenga en cuenta que puede omitir este mensaje en cualquier momento presionando 0. Estoy fuera de la oficina de vacaciones hasta (fecha). Si necesita ayuda inmediata, presione 1 para que la recepcionista redirija su llamada”.
Saludos de correo de voz para vacaciones o negocios
Si estará fuera de la oficina durante las vacaciones, debe informar a sus clientes. Además, puede aprovechar esta oportunidad para desear felicitaciones navideñas a los clientes.
Un saludo de correo de voz de vacaciones o negocios es una forma de informarle a la persona que llama que usted no está disponible y brindarle la información o instrucciones necesarias.
A continuación se muestran algunos ejemplos de saludos de correo de voz profesionales para saludos navideños:
- “Hola, gracias por llamar a (nombre de la empresa). Nuestra oficina está cerrada por (festival/día festivo) hasta el (fecha). Deje su nombre y mensaje y nos comunicaremos con usted tan pronto como estemos disponibles. Ten unas buenas vacaciones)!"
- ” Hola, te comunicaste con (nombre de la empresa). Estamos cerrados del (fecha) al (fecha) por celebraciones (días festivos). Deje su nombre y mensaje para que podamos comunicarnos con usted lo antes posible. Si es demasiado urgente, puede enviar un mensaje de texto a (nombre del miembro del equipo) al (número). ¡Gracias y que tenga una gran semana!"
- “Gracias por llamar a (nombre de la empresa). No estamos disponibles para atender su llamada en este momento. Pero queremos hablar contigo. Por favor deje su nombre, número de contacto, dirección de correo electrónico y mensaje. Nos comunicaremos con usted tan pronto como volvamos a abrir”.
Mensaje de correo de voz de contacto alternativo
“Oye, este es [tu nombre]. Si llama por [X motivo], por favor [comuníquese con fulano de tal] o [vaya a nuestro sitio web, envíeme un correo electrónico]. Para cualquier otra consulta, deje su nombre y un breve mensaje y le devolveré la llamada dentro de [uno, dos, tres] días hábiles”.
Recibir llamadas constantes en nombre de otra persona o para consultas de rutina puede suponer una gran pérdida de tiempo. Con este script de correo de voz, puede brindar alternativas a la persona que llama, especialmente si recibe llamadas por un motivo común del que no es responsable.
Ejemplo de correo de voz con opción de correo electrónico
“Hola, te comunicaste con [nombre] en [empresa]. Si necesita una respuesta rápida, envíeme un correo electrónico a [insertar dirección de correo electrónico] y mañana me comunicaré con EOD. Si no es urgente déjame un mensaje con tu nombre y número. Qué tengas un lindo día."
¿Prefieres que te contactemos por correo electrónico? Déjelo claro en su nota de voz para que los oyentes se comuniquen con usted a través de su correo electrónico. Este script de correo de voz en particular hace que el correo electrónico sea aún más deseable al implicar que es un modo de comunicación más rápido.
Ejemplo de correo de voz de resultados de ventas
“Hola, te comunicaste con [tu nombre] en [tu empresa]. No estoy disponible en este momento, probablemente ayudando a [tipo de empresa] a obtener [X resultados, por ejemplo, 'duplicar sus clientes potenciales en 60 días', 'contratar a los mejores y más brillantes ingenieros', 'convertir un 40% más de clientes']. Deje su nombre y número, y discutiremos cómo su empresa puede obtener resultados similares”.
Si es vendedor, puede continuar con su proceso de fomento de clientes potenciales a través de su correo de voz. En este script de correo de voz, tiene la opción de incluir una breve descripción de lo que ayuda a hacer a los clientes, para que quienes llaman no olviden su propuesta de valor. E incluso si no se trata de un prospecto de ventas, puede ayudar a las personas que llaman equivocadamente a saber si han contactado a la persona adecuada.
Últimas palabras sobre los saludos del correo de voz
Los saludos profesionales del correo de voz desempeñan el papel de un operador automático, especialmente cuando no hay nadie para contestar el enorme volumen de llamadas. Dependiendo de la situación, la voz de su marca y el ICP, querrá enmarcar sus saludos de correo de voz de manera que atraigan a los clientes.
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Referencias
