¿Estás listo para ahorrar costos mientras aumentas la productividad en tu empresa? Adapte su flujo de trabajo para incorporar técnicas de optimización de la fuerza laboral.
Cuando mejora la forma en que funciona la fuerza laboral de su empresa, está trabajando de manera más inteligente en lugar de esforzarse para lograr los mismos objetivos. Esto puede tener un impacto significativo y de gran alcance en el desempeño de su empresa.
En esta publicación, le presentaremos el potencial de la optimización de la fuerza laboral y le mostraremos cómo utilizarlo en su empresa.
¿Qué es la Optimización de la Fuerza Laboral?
En esencia, la optimización de la fuerza laboral (WFO) es un método para aumentar la eficiencia general de una empresa. El aumento de la productividad del personal, el aumento de la satisfacción del cliente y la simplificación de los procedimientos organizativos son parte de esto.
Las empresas utilizan muchas herramientas y enfoques para optimizar los procesos subyacentes con el fin de aprovechar al máximo sus recursos, eliminar errores y mejorar los resultados. El objetivo final es mejorar los resultados utilizando los recursos existentes.
Se requiere un estudio de desempeño exhaustivo para la optimización de la fuerza laboral. La revisión integral revela fallas que se pueden remediar y brinda información sobre cómo tratarlas. Las siguientes son algunas de las áreas cubiertas por el proceso:
- Administración de la fuerza laboral
- Programación y planificación
- Administración presupuestaria
- Control de calidad
- Customer Relationship Management (CRM).
En esencia, WFO es un término general que engloba prácticamente todas las actividades de la empresa.
El proceso de optimización aumenta la eficiencia de la fuerza laboral de la organización, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Dadas las tendencias del mercado en constante cambio y el aumento de la competencia, las empresas deben utilizar las últimas tecnologías y enfoques para ayudarse a subir la escalera.
Y el primer paso para lograr ese objetivo es optimizar el rendimiento y los procesos.
¿Por qué es importante la optimización de la fuerza laboral?
Ahora, la pregunta del millón: ¿por qué la optimización de la fuerza laboral es vital o debería hacerlo? Aquí hay algunos ejemplos que deberían ayudarlo a comprender por qué la optimización de la fuerza laboral es tan importante:
- La única forma de avanzar es evaluar constantemente el desempeño, descubrir fallas y hacer cambios para mejorar. La optimización de la fuerza laboral requiere un examen exhaustivo de cada proceso, que brinde información sobre cada parte de la organización. Una vez que comprenda el sistema subyacente de optimización de la fuerza laboral, puede hacer ajustes para optimizar los procedimientos de la forma que considere adecuada.
- El desempeño de los empleados está directamente relacionado con la satisfacción del cliente. El trabajo de alta calidad resulta de la optimización operativa, lo que complace a los consumidores (y, eventualmente, a usted).
Uno de los aspectos más significativos es que una mano de obra calificada está constantemente preparada para resolver los desafíos. Como resultado, incluso si enfrenta un problema, puede solucionarlo rápidamente. Puede prepararse para lo inevitable con una preparación y un programa cuidadosos. - Las empresas que se aferran al aumento de las ventas a menudo ignoran el placer de los empleados, ignorando el bienestar de los empleados. Las buenas empresas, por otro lado, intentan aumentar su rendimiento sin provocar fatiga en el personal.
- WFO, afortunadamente, se ocupa del bienestar mental y físico de sus empleados. Aumenta la productividad y la eficiencia sin introducir el riesgo de horas extra o esfuerzo adicional. La optimización del desempeño de los empleados de esta manera mejora sus habilidades y los hace más felices y satisfechos. Esto ciertamente incluye el uso de la aplicación de optimización de la fuerza laboral adecuada.
Como puede ver, WFO es una herramienta importante para optimizar las operaciones y hacer crecer un negocio. Nuestra próxima parte le proporcionará un resumen completo de cómo puede mejorar el desempeño de sus empleados. Echemos un vistazo más de cerca al procedimiento de optimización.
Ejemplos de optimización de la fuerza laboral
Aquí hay algunos ejemplos de cómo se ve WFO en la práctica:
# 1. Planificación
Este es un software que realiza un seguimiento de la asistencia de los empleados, las estadísticas de rendimiento y otros indicadores para crear un horario de empleados. No solo puede controlar las horas extra y el agotamiento, sino que también puede determinar si necesita contratar a más personas. Esto también está relacionado con los trabajadores temporales, ya que los procesos pueden influir en la carga de trabajo.
Por ejemplo, durante los períodos pico de ventas, como Navidad, es posible que deba instalar un nuevo sistema de fuerza laboral, contratar personal temporal o contratar empleados adicionales, según una variedad de circunstancias. Muchas cadenas de suministro, almacenes y empresas minoristas están preocupadas por esto.
WFO fue utilizado por "Book People", una librería con sede en el Reino Unido, para administrar su fuerza laboral, que incluye pronósticos, administración diaria, programación, procesamiento de vacaciones e informes en tiempo real. Como resultado, los niveles de servicio al cliente aumentaron un 5%.
#2. Gestión del tiempo
Siempre puede comprender lo que sucede con el seguimiento del tiempo o el software de asistencia. Proporciona respuestas a preguntas como si los empleados llegan tarde o temprano. O si hay 'fichas de entrada falsas', que ocurren cuando los empleados marcan la entrada de sus compañeros. Sin embargo, no es una medida punitiva. Más bien, permite que una empresa examine la programación y verifique que estén cubiertos en todo momento, en todas las geografías, horarios comerciales, horas pico y festivos/fines de semana.
Ingenico, por ejemplo, utilizó WFO para reducir los gastos de horas extra en un 25 % y el tiempo dedicado a la obtención de recursos en un 87 %, manteniendo los mismos niveles de servicio.
#3. Gestión del rendimiento
WFO se utiliza con frecuencia en la gestión del rendimiento para optimizar el rendimiento de los empleados y garantizar que estén mejor posicionados para tener éxito en sus funciones. Al medir y ayudar al desempeño, el uso de una plataforma de seguimiento de tareas como Asana o Trello suele ser una herramienta beneficiosa. Estas tecnologías permiten que el personal atraviese el "ruido" y se concentre en lo que es crítico y urgente. A nivel individual, ayuda en la gestión de tareas. Ayuda a las organizaciones a cambiar el trabajo en la dirección mejor y más eficiente.
Beneficios de la optimización de la fuerza laboral
#1. Mayor eficiencia y producción.
Tenga siempre a mano la cantidad adecuada de personal. Las organizaciones pueden obtener una vista integral de la asistencia del personal y el tiempo total. Como resultado, pueden manejar eficientemente las necesidades de los clientes. Durante las temporadas altas, WFO permite a las empresas determinar si necesitan contratar trabajadores temporales o implementar tecnología para ayudarlos a lidiar con la mayor demanda de mano de obra.
#2. Menores costes y mayores ahorros
Puede evitar tanto el exceso como la escasez de personal, lo que daría lugar a la pérdida de ingresos debido a un servicio al cliente deficiente. No solo reduce los costos, sino que también abre el potencial para la venta cruzada y la venta adicional. WFO que incorpora automatización brinda recomendaciones en tiempo real e información procesable para las perspectivas de ingresos.
#3. Mejor servicio al cliente y retención
Los clientes reciben asistencia y sus preguntas son respondidas de manera rápida y eficiente. Esto se traduce en una experiencia positiva para el consumidor. WFO lo ayuda a analizar la comunicación con el cliente, comprender las causas principales del comportamiento del consumidor e implementar tácticas de retención de clientes.
El software WFO permite a las empresas obtener una mejor comprensión de los hábitos de sus clientes y su capacidad para satisfacer sus demandas. Permite que una empresa responda a las inquietudes de los consumidores con mayor rapidez, actúe con mayor rapidez y, por lo tanto, mejore la satisfacción del cliente. Un cliente satisfecho es más probable que regrese.
#4. Nuevas oportunidades
A medida que se generan nuevas oportunidades y productos, WFO fomenta la migración profesional interna. Permite que las personas se desempeñen al máximo, impulsando la posibilidad de un avance vertical u horizontal dentro de la empresa. La satisfacción del cliente aumenta a la par que la satisfacción de los empleados.
¿Qué es el software de optimización de la fuerza laboral?
Las empresas más grandes se beneficiarían del software de optimización de la fuerza laboral porque el análisis y la mejora manuales serían inviables. El software WFO es una solución que permite la optimización de varias áreas de eficiencia en el lugar de trabajo. Puede, por ejemplo, examinar los requisitos comerciales, como el recuento de personal, los períodos pico, la disponibilidad, el presupuesto, las habilidades, la legislación laboral y los compromisos contractuales. Luego puede evaluar, programar, pronosticar y optimizar la fuerza laboral en función de esta información.
Existen numerosos proveedores de software de optimización de la fuerza laboral. Lo más importante es que deberían:
- Tener una buena interfaz de usuario – Debido a que las decisiones se toman en tiempo real, debe ser un software intuitivo. Una interfaz complicada solo confundirá las decisiones. Debe ser visualmente atractivo y moderno, y proporcionar actualizaciones en tiempo real.
- Escalable – Es fundamental que la solución de optimización de la fuerza laboral sea escalable en toda la organización, en todos los departamentos y en diferentes tipos de trabajo.
- Integraciones – Probablemente el factor más esencial. Debe comunicarse con los sistemas internos de una organización e interactuar con los programas comunes de recursos humanos (por ejemplo, SAP, Sage, BambooHR, etc.).
- Valor – El software WFO suele ser costoso, así que al elegir uno, asegúrese de que incluya todos los controles que necesita, así como otras bonificaciones (p. ej., un servicio al cliente sólido, una aplicación móvil y lanzamientos de nuevas versiones).
Los ejemplos de software WFO incluyen Kronos Workforce Management, SAP Workforce Management, Monet Live WFO, When I Work, BambooHR y Oracle Workforce Management, aunque hay muchos disponibles.
Mejores prácticas para la optimización de la fuerza laboral
#1. Involucrar a los empleados, gerentes y propietarios.
La optimización de la fuerza laboral solo es efectiva cuando todos en su organización, desde empleados hasta gerentes y propietarios, están involucrados en la implementación del proceso.
La optimización de la fuerza laboral puede adoptar numerosas formas, según su modelo operativo específico. Debido a que las soluciones que implementa tienen un impacto directo en su equipo, no querrá tomar una decisión al más alto nivel solo para molestar o engañar a su personal.
#2. Implemente una solución de programación.
Usar las mejores herramientas para agilizar y optimizar su programación es un elemento crucial para administrar su fuerza laboral (y mejorarla).
Crear el mejor horario posible le permite hacer coincidir las habilidades de los miembros de su equipo con las responsabilidades específicas de su empresa. Cuando esto ocurre, sus empleados están satisfechos, sus clientes están satisfechos y todo va bien.
#3. Mantener el enfoque de los miembros del equipo a través de asignaciones de tareas
Uno de los métodos más efectivos para mejorar la forma en que trabaja su equipo es ayudarlos a mantenerse enfocados en sus tareas.
Cualquier software de optimización de la fuerza laboral debe incluir una "Lista de tareas pendientes" que los gerentes y el personal pueden usar para identificar qué tareas deben completarse a continuación.
#4. Implementar software de tiempo y asistencia
Las hojas de horas en papel, el robo de horas e incluso las terminales fijas de entrada y salida son cosa del pasado.
El software moderno de tiempo y asistencia ahora está disponible en la nube para que todos los miembros de su equipo lo usen donde y cuando lo necesiten.
#5. Mejorar la comunicación
La comunicación es crucial para el proceso de optimización de la fuerza laboral. Necesita un sistema de comunicación ya sea que hable con los miembros de su equipo en persona, envíe comunicaciones por correo electrónico o envíe mensajes instantáneos con actualizaciones y cambios de política.
Si no se comunica bien de manera regular, tendrá dificultades para brindar conocimiento a las personas que más lo necesitan.
#6. Introducir la gestión de tareas del equipo.
Mantener a su personal al día es un aspecto importante de la optimización de la fuerza laboral. Aquí es donde entra en juego la gestión de tareas en equipo.
La gestión de tareas del equipo es el proceso de guiar, organizar y llevar a cabo proyectos pequeños y grandes hasta su finalización.
Esto frecuentemente implica:
- Planificación
- Pruebas
- Seguimiento
- Informes
- Establecer plazos
- Incluyendo dependencias de tareas
- Hacer prioridades
- Administrar el tiempo de la tarea
La gestión de tareas del equipo se parece a otras dos prácticas empresariales típicas: la lista de tareas pendientes simple y la gestión de proyectos. En realidad, sin embargo, las tres actividades son extremadamente diferentes.
Una lista de tareas pendientes es un enfoque simple para informar al personal sobre lo que se debe hacer en un día determinado, y sirve para mantener a todos, incluido usted mismo, organizados y al día.
La gestión de proyectos, por otro lado, se concentra en las fases de una empresa a gran escala y el esfuerzo del equipo detrás de ella.
La gestión de tareas del equipo se encuentra en algún punto intermedio. Se enfoca en tareas individuales que deben completarse para que el proyecto o negocio siga funcionando con éxito, en lugar de simplemente recordarle que rellene la fotocopiadora cuando se acabe el papel.
#7. Rastree la nómina y los beneficios en línea
Calcular y organizar manualmente la nómina y los beneficios es complicado y requiere mucho tiempo. Pero, en esta época de aplicaciones para ocasiones específicas, no tiene por qué ser así.
Muchas de las etapas requeridas en el proceso están automatizadas y optimizadas por el software de administración de la fuerza laboral, por lo que pagar a su personal requiere menos tiempo y esfuerzo que antes.
Las herramientas de software de WFO también le brindan más opciones cuando se trata de la velocidad con la que ejecuta su nómina y beneficios. Sling tiene características útiles, como pagos instantáneos al final del turno y la opción de sincronizar las hojas de tiempo con la nómina.
#8. Examine los datos para predecir las tendencias laborales
Como se dijo anteriormente, los gastos laborales son uno de los gastos más importantes a los que se enfrentará su empresa.
Además, debido a que no puede administrar lo que no supervisa, las herramientas de optimización de la fuerza laboral de Sling le permiten prever tendencias y optimizar los costos de personal.
La capacidad de examinar los gastos de mano de obra durante la programación lo ayuda a realizar un seguimiento de su presupuesto de mano de obra y facilita el logro de ahorros significativos, márgenes más amplios y mejores ganancias.
Incluso puede identificar y evitar posibles horas extra, así como ver la mano de obra como un porcentaje de las ventas, para saber con precisión a dónde va su dinero.
#9. Planifique con anticipación para obtener mejores resultados
Con el poder de pronóstico del software de optimización de la fuerza laboral, puede presupuestar de manera más adecuada sus gastos más grandes, como materias primas, nuevos equipos y tecnología.
Los datos recopilados por las herramientas WFO arrojan luz sobre las áreas oscuras de su empresa donde la gestión del capital puede haber sido impredecible.
Esto permite una elaboración de presupuestos más precisa, lo que le permite ahorrar y redirigir los ingresos a otras áreas de su organización.
Consideraciones Finales:
Cuando se hace correctamente, la optimización de la fuerza laboral puede brindar enormes beneficios a varios tipos de empresas. El uso de la tecnología para optimizar su fuerza laboral es fundamental para el éxito. WFO no ocurre durante la noche. Es un proceso gradual, con iteraciones y mejoras a medida que se implementan nuevos sistemas y tecnologías.
- Programación de empleados de Sling: ¿Qué es el software de programación de Sling, sus precios y más?
- SOFTWARE DE GESTIÓN DE LA FUERZA LABORAL: Cómo funciona [+10 selecciones principales]
- HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE LA FUERZA LABORAL: Las mejores herramientas de gestión de la fuerza laboral
- Sistema de gestión de la fuerza laboral: tipos, características y beneficios
- Horario de empleados: tipos y las 5 mejores aplicaciones de horario de trabajo de empleados
Referencias
