Las herramientas de administración y seguimiento de empleados son esenciales en el clima empresarial acelerado y de alto riesgo actual, y el software del sistema de administración total de la fuerza laboral proporciona precisamente eso. Los trabajadores de diversas industrias, incluidos el comercio minorista, el servicio de alimentos, la asistencia técnica de guardia y otras, están acostumbrados a trabajar en horarios impredecibles. Esta irregularidad también está comenzando a extenderse al sector de 9 a 5, particularmente cuando el trabajo adicional, el trabajo remoto y los viajes por trabajo se están volviendo más comunes y se está desarrollando un plan de trabajo para los empleados para que sepan cuándo y cuándo. dónde trabajarán puede parecer una tarea sencilla. Las necesidades de gestión de la fuerza laboral van mucho más allá de las funciones básicas de programación. Los elementos más efectivos del software del sistema de gestión de la fuerza laboral móvil facilitan la realización de una amplia gama de actividades relacionadas con los recursos humanos.
En este artículo, se desglosan los entresijos del software del sistema de gestión de la fuerza laboral y se brindan sugerencias sobre cómo elegir una solución que satisfaga los requisitos de su negocio.
¿Qué es un sistema de gestión total de la fuerza laboral TWMS?
En su nivel más fundamental, la gestión de la fuerza laboral se ocupa de todas las actividades que deben llevarse a cabo para garantizar que la fuerza laboral opere de la mejor manera posible.
El objetivo principal es asegurar que su empresa, ahora y en el futuro, tenga acceso a una cantidad adecuada de capital humano para llevar a cabo sus operaciones.
Esto incluye evaluar muchas piezas en movimiento, lo que puede ser difícil si no tiene las herramientas adecuadas.
Debido a esta tendencia, cada vez más empresas invierten en software de gestión de personal.
Cuando tiene las características correctas del software de administración de la fuerza laboral, es simple evaluar los objetivos comerciales a largo plazo de su empresa y asegurarse de que su personal esté bien preparado para alcanzarlos.
Debido a que un número creciente de empresas ahora permite que los trabajadores trabajen desde casa, ya sea a tiempo completo o con un horario flexible, la importancia de estas funcionalidades ha aumentado significativamente.
Cómo elegir el sistema de gestión de la fuerza laboral
El campo del software de recursos humanos ofrece una gran cantidad de opciones para satisfacer una amplia gama de requisitos.
Algunos, como el software de nómina o una solución de gestión de aprendizaje, están orientados específicamente a completar una actividad de recursos humanos en particular. Aún así, también pueden incluir funciones adicionales que se adaptan a uno o dos requisitos adicionales.
Otros sistemas, como un sistema de información de recursos humanos (HRIS), también brindarán módulos para cumplir con sus requisitos de recursos humanos.
Las soluciones para la gestión de la fuerza laboral podrían ubicarse en algún lugar de esta área gris entre las dos categorías.
Antes de comenzar su búsqueda, le conviene identificar las áreas de su empresa que le están causando más problemas y determinar si las características del software de administración de la fuerza laboral podrán cumplir con sus requisitos.
A continuación, encontrará una lista de algunas de las capacidades más comunes para administrar una fuerza laboral.
Puede comenzar revisando la lista y analizando cómo cada una de estas características puede mejorar las operaciones de su empresa.
Las características que decida priorizar se convertirán en una guía de requisitos que podrá utilizar cuando evalúe a los proveedores que están en su lista de preseleccionados.
¿Cuáles son los tipos de software del sistema de gestión de la fuerza laboral?
El software del sistema de gestión de la fuerza laboral viene en una variedad de formas. Algunos de estos elementos son independientes, ya que brindan solo una de las características a continuación, mientras que otros brindan una respuesta integral.
- Software de programación
- Software de asistencia
- software de seguimiento de tiempo
- Soluciones de gestión de ausencias
- Software de nómina
- Herramientas de participación de los empleados
- Herramientas de gestión de relaciones con el cliente
- Soluciones de ticketing de soporte y atención al cliente
- Software de seguimiento de incidentes de seguridad en el lugar de trabajo.
Características del software del sistema de gestión de la fuerza laboral
Las siguientes son algunas de las características más populares que se ven en el software de administración de la fuerza laboral:
Continúe leyendo para obtener más información sobre lo que pueden hacer estas capacidades y cómo pueden ayudar a mejorar sus procesos para administrar su personal.
#1. Programación de empleados
Una de las funciones más importantes del software del sistema de gestión de la fuerza laboral de Total es la programación.
Crear un horario básico es un componente de esto. Aún así, una de las ventajas de usar esta función es obtener información sobre su empresa, lo que le permite construir la mayor programación posible.
Los requisitos actuales para el personal están determinados por el software del sistema de gestión de la fuerza laboral móvil mediante el análisis de los datos históricos de rendimiento y otros aspectos relevantes.
Esta función automática elimina la necesidad de conjeturas con respecto a la programación, ya que proporciona herramientas para calcular el personal necesario para un determinado proyecto y cualquier brecha de personal.
- Optimización de horarios
- Definir Puestos y Departamentos
- Soporte multisitio
- programación automática
#2. Pronóstico
El propósito de una función de pronóstico es hacer suposiciones sobre el futuro con base en datos pasados, tendencias actuales y el camino deseado de la empresa.
Los hábitos de tiempo y asistencia de los empleados se pueden analizar a través de la función de análisis de tendencias, lo que proporciona información útil para la programación o los cambios de política.
Por ejemplo, basándose en datos históricos, los gerentes pueden asignar recursos para un próximo proyecto o temporada alta con la ayuda de pronósticos.
Una amplia variedad de soluciones permite a los usuarios aportar nuevas variables a las simulaciones, permitiéndole ver los requisitos del cliente desde todos los puntos de vista.
- Pronóstico basado en la historia
- Motor de pronóstico controlado por el usuario
- Algoritmos predictivos
#3. Gestión del rendimiento
Los aspectos de gestión del desempeño controlan los logros de los trabajadores individuales y de la organización en su conjunto.
Esta investigación arroja luz sobre los procesos seguidos por la organización e identifica patrones emergentes.
El comportamiento de los empleados en ciertos trabajos, ubicaciones y períodos de trabajo se puede evaluar utilizando herramientas de gestión del desempeño, que luego se pueden vincular a la gestión de la fuerza laboral.
Con esta información, los gerentes pueden programar adecuadamente a los empleados.
- Evaluación del desempeño
- Seguimiento de KPI
- Análisis de la fuerza laboral
# 4. Reportando
Quienes utilizan el software del sistema de gestión de la fuerza laboral móvil tienen acceso a una función de generación de informes que se puede utilizar para crear presentaciones de datos visualmente atractivas e informativas.
El formato del informe simplifica la lectura y distribución de la información.
Independientemente de su competencia en análisis o familiaridad con los datos subyacentes, todas las partes interesadas pueden obtener la información requerida utilizando un informe.
- Extracción de datos de terceros
- Hojas de horas
- Informes de planificación de vacaciones
- Informes de nómina
- Informes de programación
#5. Gestión de la Movilidad de la Fuerza Laboral
Esta capacidad es una de las más demandadas con respecto a la gestión de la fuerza laboral porque el trabajo móvil está ganando popularidad.
Puede ser fundamental para las empresas que descubren que su personal ya no está atado a un escritorio en el sentido tradicional.
Las capacidades móviles permiten a los usuarios acceder a su software de gestión laboral desde cualquier dispositivo que deseen.
Los empleados pueden usar el software para realizar su trabajo cuando van a diferentes oficinas, trabajan durante su viaje o en cualquier otra situación en la que no tienen acceso a una computadora de escritorio.
Esta función es muy útil para las organizaciones que tienen horarios que siempre cambian, como un restaurante o un centro de atención al cliente en el que el personal cambia de turno con frecuencia.
Un sistema de gestión de mano de obra móvil informará a todos los trabajadores de estas modificaciones.
Esto permitirá que la empresa se mantenga al tanto de su programación y evitará cualquier brecha en la cobertura que resulte de que los empleados desconozcan los cambios.
#6. Seguimiento del tiempo
Las funciones de seguimiento de tiempo brindan instrumentos para monitorear y tomar asistencia, como marcar la entrada y la salida en un reloj.
Estos sistemas básicos brindan una capa adicional de protección al incluir más componentes de vanguardia, como biometría y controles de cumplimiento.
Los propietarios de negocios pueden obtener una imagen precisa de las horas de los empleados mediante el uso de instrumentos que miden el paso del tiempo, incluidas las herramientas que rastrean la asistencia.
El estudio de estos datos ofrecerá a los decisores la información necesaria para adaptar la política de la empresa en materia de gestión de personal a los requerimientos de su negocio.
#7. integraciones
La capacidad del software de gestión de la fuerza laboral para interactuar con otros sistemas de gestión de recursos humanos permite una amplia colección de funcionalidades.
Conectar el software de gestión de recursos humanos de su empresa a plataformas de terceros garantiza que su funcionalidad esté siempre actualizada.
Puede agregar la integración de un sistema de administración de la fuerza laboral con un sistema HRM u otros tipos de software a una herramienta de administración de la fuerza laboral inicialmente independiente.
Este tipo de integración se conoce como integración adicional.
- Integración de gestión de recursos humanos
- Integración de software de tiempo y asistencia
- Integración de software de nómina
¿Cuáles son los beneficios del software del sistema de gestión de la fuerza laboral?
El software Workforce Management System facilita que la administración simplifique la programación, administre la asistencia y el seguimiento del tiempo, optimice la administración del desempeño y promueva la seguridad de los empleados.
La solución correcta de gestión de la fuerza laboral, cuando se pone en práctica y se usa de manera eficiente, puede ayudar a las empresas de varias maneras, incluidas las siguientes:
- Ahorre tiempo, elimine los cuellos de botella y reduzca los errores mediante la automatización de procesos que antes eran laboriosos.
- Tome mejores decisiones basadas en análisis de datos en tiempo real e información precisa y actualizada sobre su personal.
- Aumente la precisión de la nómina mediante el uso de software que reconcilie automáticamente el seguimiento del tiempo, el tiempo libre pagado, las horas extra documentadas, etc. Esto ayudará a reducir la cantidad de instancias de error humano que pueden ocurrir como resultado de ingresar datos manualmente y hacer cálculos.
- Consulte datos sobre la programación en tiempo real de su personal y realice los ajustes necesarios para evitar problemas como la falta de personal. Señale y aborde proactivamente los posibles conflictos de programación antes de que surjan. El mejor software de fuerza laboral permite a los gerentes crear horarios inteligentes al filtrar las tareas según el departamento, el proyecto, el trabajo o la región.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de la fuerza laboral?
Los tipos de software del sistema de gestión de la fuerza laboral incluyen:
- Software de programación
- Software de asistencia
- software de seguimiento de tiempo
- Soluciones de gestión de ausencias
- Software de nómina
- Herramientas de participación de los empleados
- Herramientas de gestión de relaciones con el cliente
- Soluciones de ticketing de soporte y atención al cliente
¿Cuál es la diferencia entre WFM y WFO?
Mientras que WFM se ocupa principalmente de la gestión del personal del centro de llamadas, los sistemas WFO proporcionan los administradores de respaldo necesarios para tomar decisiones basadas en datos reales.
¿Qué es la gestión eficaz de la fuerza laboral?
El término "gestión eficaz de la fuerza laboral" (WFM) se refiere al enfoque sistematizado de una organización para impulsar la producción de los trabajadores.
WFM implica estimar con precisión la cantidad de trabajadores necesarios para completar un proyecto y luego diseñar e implementar un programa de trabajo que maximice la eficiencia y la eficacia del equipo.
¿Cómo se crea la gestión de la fuerza laboral?
Los siguientes son los pasos para crear un software de sistema de gestión de fuerza laboral móvil:
- Se están estandarizando procesos y regulaciones.
- Los registros de tiempo y asistencia están siendo computarizados.
- Automatización de las funciones de programación de empleados.
- Revise las opciones de autoservicio para empleados.
- Implantación de procedimientos de gestión proactiva de ausencias.
¿Cómo se implementa la gestión de la fuerza laboral?
Siga estos pasos descritos para implementar completamente el software del sistema de gestión de la fuerza laboral total:
- Los objetivos comerciales y los requisitos de contratación deben estar sincronizados.
- Examinar y pronosticar los requisitos futuros de talento y habilidades
- Realice un análisis de brechas de habilidades y evalúe la oferta actual de talento
- Prepárate para diferentes resultados
- Crear e implementar un plan
- Supervisar el progreso y evaluar el Resultado
¿Cuáles son los principios fundamentales de la planificación de la fuerza laboral?
Los siguientes son los principios fundamentales de la planificación de la fuerza laboral:
- Planificación estratégica
- analizar el plan
- Desarrollar y activar el plan.
- Implementar el plan
- Supervisar, evaluar y revisar el plan.
Conclusión
En conclusión, el software del sistema de gestión de la fuerza laboral para administrar empleados es fundamental para las operaciones que hacen que las empresas sean exitosas.
Las capacidades fundamentales de estos sistemas se centran en la programación, la planificación y el control posterior de la asistencia.
Las herramientas para administrar el desempeño de los empleados pueden ayudarlo a identificar a los grandes triunfadores y llenar los vacíos de habilidades en su personal.
El último software de análisis puede analizar datos y proporcionar información valiosa, lo que permite una toma de decisiones más prudente.
Los extras como la instalación y el despliegue seguros garantizan una experiencia sin problemas con el sistema.
Comprender los requisitos de su empresa y el estado de su entorno actual son pasos cruciales en el desarrollo de un sistema de gestión laboral.
Las empresas que ya cuentan con un sistema de gestión de recursos humanos encontrarán que esto es especialmente cierto.
Hay una variedad de plataformas de gestión de recursos humanos que incorporan funciones de gestión de la fuerza laboral; saber dónde se encuentra en términos de los procesos existentes es el primer paso para encontrar el adecuado para su negocio.
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Referencias
