FLUJO DE TRABAJO: definición, herramientas y beneficios

El flujo de trabajo se refiere a los pasos que toma un trabajo para completar un proceso comercial, así como también cómo se puede completar y automatizar cada fase de acuerdo con un conjunto de estándares de procedimiento. Un flujo de trabajo es una herramienta utilizada por las organizaciones para administrar tareas, aumentar la productividad, aumentar la capacidad de respuesta y aumentar la rentabilidad. Los flujos de trabajo pueden ser secuenciales, donde cada paso depende del anterior, o paralelos, donde ocurren varios procesos a la vez. En esta publicación, analizaremos la gestión del flujo de trabajo y sus herramientas, y el flujo de gráficos automatizado.

Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es un método para organizar tareas y operaciones rutinarias que se llevan a cabo en un orden específico. Son los medios por los cuales los individuos y las organizaciones llevan a cabo sus tareas, ya sea que impliquen la producción de bienes, la prestación de servicios, el procesamiento de datos o cualquier otra actividad de creación de valor. Un proceso empresarial, que consta de varios flujos de trabajo, sistemas de información, datos, personas y patrones de actividad, se considera más complicado en el contexto de la gestión de procesos empresariales y puede describirse como una serie simple de tareas discretas. Un flujo de trabajo se puede visualizar mediante un diagrama o una lista de verificación y se distingue por su simplicidad y repetibilidad.

El software para administrar flujos de trabajo ayuda a optimizar y simplificar el proceso comercial de una organización. Logra esto principalmente a través de la orquestación de interacciones entre varias partes o entre personas y sistemas de información.

Gestión de flujo de trabajo

Durante más de un siglo, las empresas de éxito han utilizado la disciplina de la gestión del flujo de trabajo para gestionar su flujo de trabajo de forma eficaz. Sin embargo, ha llamado más la atención recientemente como resultado de la difusión de tecnologías creativas que simplifican la automatización de procesos para las empresas. Durante más de un siglo, las empresas de éxito han utilizado la disciplina de la gestión del flujo de trabajo para gestionar su flujo de trabajo de forma eficaz. Sin embargo, ha llamado más la atención recientemente como resultado de la difusión de tecnologías creativas que simplifican la automatización de procesos para las empresas.

Los beneficios de la gestión del flujo de trabajo

La gestión del flujo de trabajo proporciona a las empresas de todos los sectores una amplia gama de ventajas, tales como:

#1. Mayor cooperación

Se establecen rutas de comunicación claras a través de la gestión del flujo de trabajo. Los empleados saben dónde acudir para obtener información. Un sistema de gestión del flujo de trabajo también hace posible que los empleados se comuniquen y accedan a los datos en tiempo real, lo que fomenta una mayor colaboración en el trabajo y mejora el servicio al cliente.

#2. Mayor Cumplimiento

Hay muchas piezas en movimiento en un flujo de trabajo. Mantener el cumplimiento puede ser difícil para las empresas que continúan utilizando procesos manuales. Las organizaciones pueden aumentar el cumplimiento a través de la gestión del flujo de trabajo al automatizar los procedimientos, optimizar los flujos de trabajo y disminuir el error humano.

#3. Mayor Apertura

Los empleados que tienen acceso a los flujos de trabajo pueden comprender mejor las tareas que componen un proceso, quién está a cargo de ejecutarlas y qué sigue después. Este grado de apertura eleva el ánimo y la felicidad en el trabajo, lo que también puede aumentar la producción.

# 4. Costos mas bajos

El control de los flujos de trabajo es crucial para reducir costes. A través de una planificación cuidadosa, las empresas pueden utilizar la tecnología de automatización para aumentar la flexibilidad operativa y optimizar los procesos de trabajo.

Herramientas de gestión del flujo de trabajo

Las herramientas de gestión del flujo de trabajo son herramientas que permiten a los usuarios realizar actividades como la planificación, el seguimiento, etc. Sin embargo, las herramientas de gestión del flujo de trabajo son las siguientes:

#1. lunes.com

El flujo de trabajo de cualquier proyecto se puede administrar a través de Monday.com. Puede asignar tareas, realizar un seguimiento de ellas y seguir procedimientos en equipos y proyectos. Proporciona chat, sincronización de calendario, alertas de fecha de vencimiento, seguimiento de tiempo, gráficos e información, y funciones de formularios.

#2. jira

Puede crear y administrar flujos de trabajo individualizados con Jira que pueden representar el ciclo de vida completo de su proyecto. Los procesos pueden proporcionar a su equipo acceso completo a un proyecto, asegurando que todos estén en la misma página. Jira también hace posible que su equipo obtenga información vital que puede usarse para mejorar la eficiencia a través de informes listos para usar.

#3. Gestión de servicios de Jira

El personal de TI puede utilizar Jira como plataforma para la gestión de cambios y la respuesta rápida a incidentes. Sin embargo, sobresale en la configuración de flujos de trabajo de aprobación. Las pautas de los consejos asesores, el tipo de cambio en sí y el riesgo relacionado se pueden tener en cuenta durante la configuración. Además, Jira es un marco fantástico para implementar las mejores funciones de ITSM.

#4. hacer clic

Una herramienta de gestión de proyectos todo en uno, ClickUp incluye funciones de gestión de tiempo, tareas y procesos. Puede planificar proyectos, tareas y otras cosas con la ayuda de sus mapas mentales. Tiene una función de lista de verificación que le permite hacer listas de tareas, anidar elementos, agregar subelementos, etc. Aún mejor, puede asignar listas de verificación.

#5. ayuda del sistema

SysAid tiene la capacidad de digitalizar procedimientos manuales, lo que simplifica enormemente la tarea de gestionar flujos de trabajo. En otras palabras, SysAid puede digitalizar automáticamente sus flujos de trabajo manuales en todos los departamentos. Con un diseñador de flujo de trabajo integrado, los usuarios también tienen la oportunidad de desarrollar, compartir y mejorar los procesos digitalizados. Este diseñador de flujos de trabajo simplifica la creación y modificación de flujos de trabajo. No se requiere absolutamente ninguna experiencia en codificación o secuencias de comandos. Además, el software tiene una interfaz de usuario de arrastrar y soltar, lo que simplifica aún más la creación de flujos de trabajo desde cero.

#6. siguiente asunto

¿Busca un método más efectivo para hacer negocios? Puede crear e implementar herramientas de operaciones personalizadas, procesos, integraciones y más con Next Matter más rápido que nunca. Ya sea para operaciones comerciales, marketing, cumplimiento y almacenamiento, servicio de campo u operaciones de clientes, Next Matter es una plataforma modular todo en uno que se puede adaptar para satisfacer las necesidades precisas de las operaciones de su empresa. Cree y libere herramientas de operaciones rápidamente y administre todo desde una única plataforma integrada.

# 7. Freshservice

Freshservice ofrece todas las capacidades y funcionalidades necesarias para la gestión proactiva de servicios de TI. Ofrece una fuerte automatización, lo que reducirá los costos y el trabajo manual. Puede automatizar los procedimientos internos utilizando Workflow Automator. Proporciona funciones para asignar automáticamente agentes a las solicitudes. Workflow Automator se puede utilizar para diseñar flujos de trabajo de aprobación para usted. Puede usar el programa para automatizar completamente el flujo de trabajo de aprobación de la mesa de servicio para todos los módulos.

Diagrama de flujo de trabajo

Un gráfico de flujo de trabajo ofrece una descripción gráfica de un sistema o proceso empresarial. Por lo general, cuando haya terminado las fases preliminares de investigación y planificación del proyecto, utilizará estos diagramas para visualizar tareas complejas. Obtendrá una perspectiva detallada de las tareas y dependencias de alto nivel en función del cronograma y los objetivos generales del proyecto una vez que haya construido un diagrama de proceso.

Cuándo usar un gráfico de flujo de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo es una imagen de un proceso, ya sea uno nuevo que esté diseñando o uno antiguo que esté cambiando. Por ejemplo:

Un método para acelerar el viaje del cliente de comercio electrónico.
Un programa para aumentar el placer y la retención del cliente.
Un método para automatizar y mejorar los procesos relacionados con los datos de los clientes humanos.

El mapa de procesos comerciales, que construirá antes de que comience el proyecto, y la automatización de procesos comerciales, que utilizará para optimizar y simplificar las operaciones, están separados por un diagrama de flujo de trabajo. Esto se debe al hecho de que su mapa ofrece los pasos de proceso específicos que requieren las partes interesadas para comenzar a trabajar, mientras que un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de alto nivel que puede ayudar a aclarar objetivos generales a lo largo del proceso.

Cómo crear un gráfico de flujo de trabajo

Comience reuniendo los elementos clave de su proceso antes de dibujar un gráfico de flujo de trabajo. Reúna sus entradas, salidas, transformaciones y entregables de procesos clave para lograrlo.

#1. Elija el tipo de flujo de trabajo que desee.

Piense en las funciones necesarias para su proceso antes de elegir el tipo de flujo de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades. Aunque puede cambiar su proceso sobre la marcha, es más sencillo elegir el tipo de flujo de trabajo por adelantado. Entonces podrá medir la complejidad o la simplicidad de su flujo de trabajo.

#2. Seleccione sus puntos de partida y llegada.

A continuación, elija los puntos de inicio y finalización de su flujo de trabajo. Piense en los puntos inicial y final de su proceso mientras determina estos puntos. ¿Hay algún evento que inicie el proceso? ¿Hay algún paso o acción que lleve el proceso a una conclusión? La comunicación exitosa del inicio y el final del proceso se verá favorecida por estos puntos de datos.

#3. Recopilar los Datos Relevantes.

Conéctese con las partes interesadas para comprender cada paso del proceso con el fin de adquirir información. Esto podría implicar la celebración de una reunión inicial con representantes de varios departamentos y ejecutivos para recopilar la información y las aprobaciones necesarias para comenzar a crear su gráfico de flujo de trabajo.

#4. Ponga las ineficiencias a descansar

Antes de crear su proceso visual, el último paso es pensar y deshacerse de cualquier ineficiencia potencial. Antes de crear su flujo de trabajo, asegúrese de evaluar las ineficiencias para que pueda evitar cualquier problema en lugar de tener que lidiar con ellos de inmediato.

#5. Crear un flujo de trabajo

Por último, comience a crear su flujo de trabajo. Mapee los datos de la unidad, los puntos de datos y la eficiencia en el diagrama que decidió en el paso uno. El suyo probablemente será único en su diseño porque cada procedimiento es diferente y cada diagrama está hecho de una manera diferente.

Flujo de trabajo automatizado

El flujo de trabajo automatizado es el proceso de usar software para llevar a cabo ciertas operaciones sin requerir intervención humana. Es una herramienta para acelerar, simplificar y estandarizar el trabajo. El flujo de trabajo automatizado ayuda a las empresas a reducir el trabajo humano y los procedimientos repetitivos. Como resultado, los procesos se vuelven más efectivos y los empleados pasan más tiempo en tareas que aportan valor. La orquestación de procesos también depende en gran medida del flujo de trabajo automatizado.

Ejemplos de flujo de trabajo automatizado

Veamos algunos ejemplos ahora que está familiarizado con lo que es la automatización del flujo de trabajo. Cada flujo de trabajo tiene algunas tareas o actividades automatizables, sin embargo, existen diferentes niveles de automatización. Aquí hay algunos ejemplos de tareas que el software de automatización de flujo de trabajo generalmente maneja:

Las solicitudes de servicio se crean a partir de correos electrónicos y envíos de formularios.
Se realizan y envían invitaciones y eventos de calendario.
Distribución de la carga de trabajo en función del volumen, el tiempo u otros factores.
La persona adecuada se asigna o enruta a los elementos de trabajo.
Cuando los elementos de trabajo cambian de estado, se emiten correos electrónicos o alertas, etc.

Cómo automatizar los flujos de trabajo

Para automatizar un flujo de trabajo, primero debe comprender todos los factores que afectan el resultado. Se construirá un diagrama de flujo de trabajo, ya sea un diagrama formal con símbolos de diagrama de flujo o una lista, una vez que se hayan recopilado los comentarios del equipo para identificar el potencial de automatización del flujo de trabajo. A continuación se proporciona un proceso para automatizar los flujos de trabajo:

#1. Especificar el Proceso

Debe comprender los puntos de inicio y finalización del flujo de trabajo antes de poder automatizarlo. ¿Qué inicia el proceso? ¿Cuándo termina el flujo de trabajo? Su proceso debería dar como resultado una salida distinta y contable.

#2. Determinar cada participante en el flujo de trabajo.

Conecta los puntos entre los puntos inicial y final una vez que hayas determinado sus ubicaciones. ¿Quién participa en el proceso? Cualquier individuo que tenga acceso al material debe ser identificado, aunque sea solo para revisarlo o distribuirlo.

#3. Listar todos los programas, herramientas y sistemas.

Debe llamar la atención sobre los sistemas, herramientas y aplicaciones que tienen un impacto en la tarea además de las personas involucradas en el flujo de trabajo. Por ejemplo, herramientas colaborativas, bandejas de entrada compartidas, bases de datos o piezas antiguas como un ERP, CRM o HRIS. Asegúrese de tener en cuenta el impacto del flujo de trabajo si su equipo utiliza un sistema de automatización de código bajo u otro tipo de estrategia de participación.

#4. Observe todas las entradas posibles.

Los flujos de trabajo pueden depender de datos o información de diferentes fuentes. Estos pueden ser formularios que recopilan información de una aplicación o sistema, como solicitudes, correos electrónicos, mensajes, bots o datos.

#5. Cuidado con todos los traspasos.

Con frecuencia surgen problemas cuando se transfiere un elemento de flujo de trabajo o información. Esto podría provocar cuellos de botella, fallas en los seguimientos o estancamiento de los elementos, ya que no está claro quién debe manejar el elemento a continuación.

#6. Haga una lista de deseos para la automatización

Después de crear un plan detallado para su proceso, haga una lista de todas las tareas y actividades que desea automatizar.

#7. Cree el flujo de trabajo en su futura iteración.

Ahora está preparado para actualizar el flujo de trabajo utilizando su herramienta de automatización preferida. El uso de una herramienta de código bajo le permitirá crear el flujo de trabajo y configurar su automatización mediante una interfaz visual fácil de usar.

#8. Pruebe la iteración futura.

Tenga cuidado de probar el nuevo flujo de trabajo antes de presentárselo a su equipo para asegurarse de que la salida satisfaga el resultado deseado y que no haya problemas, como cuellos de botella, silos o fugas de datos.

#9. Educa a tus Clientes

Debe capacitar a sus empleados para que utilicen la nueva herramienta si el software de flujo de trabajo que utiliza no les resulta familiar. Si ya están acostumbrados a su sistema, verifique si conocen las etapas del flujo de trabajo optimizado y si se sienten cómodos llevándolo a cabo.

#10. Implementar, rastrear y mejorar

Usted comienza el proceso continuo de monitorear y, ocasionalmente, refinar el flujo de trabajo una vez que le da a su equipo el visto bueno para implementar el flujo de trabajo recientemente automatizado para garantizar su precisión, eficiencia y productividad.

¿Qué es el flujo de trabajo frente al flujo de trabajo?

El flujo es más eficaz que las reglas y los generadores de flujo de trabajo. Aunque las reglas de flujo de trabajo siempre se llevan a cabo en segundo plano, pueden ofrecer pantallas que nos guíen a través de nuestro proceso comercial. Los flujos no están restringidos a una determinada entidad.

¿Cuáles son las 5 etapas del flujo de trabajo?

Para gestionar nuestro trabajo, normalmente utilizamos un proceso de flujo de trabajo de cinco etapas. Cuando algo llama nuestra atención, (1) lo escribimos, (2) explicamos lo que significa y (3) organizamos los resultados. Luego (4) reflexionamos regularmente sobre los resultados para decidir con qué (5) nos involucramos a continuación.

¿Cuáles son los cuatro tipos de flujo de trabajo?

Cuatro puntos para diseñar un modelo de flujo de trabajo exitoso:

Comience haciendo una lluvia de ideas.
Desafíe los resultados de su lluvia de ideas.
Verifique si algún proceso puede ejecutarse simultáneamente.
Defina claramente los roles y responsabilidades.