Uno de los aspectos más cruciales de la gestión de una empresa exitosa es establecer horarios de trabajo para los empleados. Ser capaz de preparar un horario de trabajo es importante tanto para los empleados como para la empresa y requiere destreza multitarea y resolución creativa de problemas. La programación de los empleados se puede hacer manualmente cada semana con lápiz y papel, o automáticamente con un software de programación, según las necesidades de su negocio. Los gerentes pueden usar esta guía para conocer los diferentes tipos de horarios de trabajo semanales que pueden promulgar o modificar. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es un Horario de Trabajo?
Los horarios de trabajo les dicen a los trabajadores cuándo y qué días deben hacer su trabajo. El horario de trabajo de un empleado puede afectar sus responsabilidades, salario, beneficios y cumplimiento de las leyes federales y estatales.
Tipos de horarios de trabajo
#1. El creador de horarios de trabajo a tiempo completo
Trabajar de 37 a 40 horas a la semana generalmente se considera tiempo completo. Las ocupaciones de tiempo completo generalmente tienen paquetes de beneficios de tiempo completo debido a las largas horas requeridas. Las vacaciones y el tiempo por enfermedad, el seguro médico y una variedad de planes de ahorro para la jubilación son todos posibles beneficios.
Los empleados de tiempo completo a menudo trabajan en el mismo horario de trabajo semanal, aunque esto varía según el empleador. La semana laboral típica de tiempo completo consta de 40 horas, distribuidas de lunes a viernes de 9:00 am a 5:00 pm. Por lo general, los trabajadores de tiempo completo trabajan de 35 a 40 horas a la semana en el mismo lugar en el mismo turno. Sin embargo, en algunas industrias, como la venta al por menor, los turnos pueden variar.
#2. Creador de horarios de trabajo a tiempo parcial
Un trabajador a tiempo parcial es aquel que trabaja menos de 40 horas por semana. Puede usar el tiempo libre como quiera, para que pueda cuidar de su familia y otras obligaciones fuera del trabajo.
El horario de los trabajadores a tiempo parcial puede cambiar mucho de una semana a otra y es posible que no puedan obtener los mismos beneficios que los trabajadores a tiempo completo. Una semana típica de trabajo a tiempo parcial consistiría en trabajar de lunes a miércoles de 7:00 a. m. a 11:00 a. m. y luego nuevamente de 11:00 a. m. a 7:00 p. m. los sábados y domingos.
#3. El Creador de Horarios de Trabajo Fijo
Las horas de trabajo y el número de días por semana en un horario regular son consistentes cada semana. Una vez que el empleador y el empleado acuerdan un horario fijo, como la cantidad de horas por semana y los días de la semana, es más probable que el horario se mantenga estable. Una semana laboral regular puede consistir de 8:30 am a 5:00 pm, de lunes a viernes, o de 3:00 pm a 11:00 pm, de jueves a domingo, respectivamente.
#4. El creador de horarios de trabajo flexibles
En comparación con un horario fijo, uno flexible es más relajado. El trabajador y el jefe hablan sobre cómo se organizará la semana laboral del trabajador. Dependiendo de la política de la empresa, es posible que los empleados tengan que trabajar una cierta cantidad de horas cada semana o venir a trabajar a una hora determinada todos los días. Sin embargo, los empleados a menudo tienen la flexibilidad de intercambiar turnos con sus compañeros de trabajo para adaptarse a las necesidades comerciales y personales de sus respectivos empleadores.
Los horarios de trabajo infinitamente variables pueden verse así: de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 12:30 p. m., de martes a viernes, de 11:00 a. m. a 4:00 p. m., sábado y domingo, de 2:00 p. m. al cierre.
#5. Creador de horarios de trabajo por turnos rotativos
Por lo general, los trabajadores estarán programados para trabajar en varios turnos a lo largo de la semana, como día, turno y noche. Este ciclo ayuda a equilibrar los turnos para que a ningún trabajador se le asignen constantemente las horas menos deseables. Aunque el trabajo por turnos está menos extendido, todavía está presente en numerosas industrias, incluidas las militares, la construcción, las obras viales, las centrales eléctricas y la atención médica. Dependiendo de la naturaleza de la tarea, estos turnos pueden repetirse cada semana o cada tres meses.
Puede ser difícil para muchos trabajadores adaptarse a la nueva rutina. Las rutinas regulares del empleado, incluso cuando comen, duermen e interactúan con familiares y amigos, pueden verse interrumpidas por el movimiento constante de su horario.
¿Cómo determina el mejor horario de trabajo para su negocio?
Piense en lo que está buscando, cuándo está más activo y cuánto tiempo le lleva hacer las tareas regulares. Algunas empresas prosperan con cierto tipo de cronograma, y otras lo hacen mejor con uno diferente. Decida un modelo de horario y pruébelo. Avise al personal con suficiente anticipación si necesita hacer ajustes, como implementar un horario de guardia.
¿Cuáles son algunas de las mejores formas de establecer y actualizar los horarios de trabajo?
Numerosas empresas utilizan una de las muchas aplicaciones de programación accesibles para fines internos. Les permite mantenerse al día con la información más reciente, establecer recordatorios regulares y marcar fechas significativas para actividades puntuales. Abundan el software y las aplicaciones que facilitan la presentación de solicitudes de vacaciones de los empleados y el envío de recordatorios en caso de que necesite ayuda para llenar un día. También puede usar un calendario o una hoja de cálculo.
La importancia de un creador de horarios de trabajo
Hay varias técnicas importantes de programación de trabajo para los empleados, más allá de simplemente asegurarse de que todos los turnos y tareas estén en orden.
#1. Ahorrando tiempo
Si utiliza métodos de programación efectivos, tendrá más tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas. deberes de liderazgo y menos tiempo que perder en modificaciones menores y logística.
#2. Garantizar el cumplimiento legal
Además de asegurarse de que cada empleado trabaje la cantidad adecuada de horas por semana, las buenas prácticas de programación de empleados lo ayudan a cumplir con las obligaciones legales de los trabajadores a tiempo completo frente a los trabajadores por horas.
#3. Estableciendo Consistencia
Hacer horarios de trabajo semanales con cierta previsión le dará una idea sólida de quién trabajará cada semana, lo que lo ayudará a administrar mejor a su personal. También es fácil asignar responsabilidades de programación a los supervisores u otros miembros del personal.
#4. Determinación de los costos laborales
La programación inadecuada puede dejar a su empresa con escasez de personal o generar costos salariales innecesarios por parte del personal con exceso de trabajo. Pueden mitigar los costos de reemplazar a un trabajador que se va a través de una programación estratégica.
#5. Aumento de la satisfacción del cliente
Los horarios de trabajo son importantes porque ayudan a garantizar que los clientes reciban un mejor servicio.
Motivar y retener a los trabajadores es otro beneficio de crear horarios de trabajo efectivos. Un empleado puede sentirse ignorado e insatisfecho si su gerente constantemente hace horarios de trabajo de última hora o los asigna a turnos para los que no están disponibles. Los horarios simples y adaptables desarrollan respeto y excepcionalidad. gestión del tiempo.
¿Cómo funcionan las aplicaciones para el creador de horarios de trabajo?
La mayoría de los programas que crean horarios de trabajo comparten algunas características en común. Por lo general, este software permite a los gerentes y propietarios de negocios crear y modificar horarios, así como asignar turnos a los empleados, con todos los detalles importantes conectados, como ubicaciones, fechas, horas, tareas y cualquier tipo de archivo. Las aplicaciones para los horarios de trabajo que generan horarios para los trabajadores también pueden contener relojes para controlar las horas trabajadas por el personal. Las hojas de tiempo son un medio para rastrear las horas de los empleados y calcular el pago de los supervisores.
En estos días, es común que las aplicaciones para el trabajo creen horarios para que los trabajadores vengan en versiones de escritorio y móviles. Este último es para trabajadores remotos.
Aplicaciones para horarios de trabajo
Profundicemos más en las aplicaciones para los horarios de trabajo que pueden simplificar los cambios de horario de última hora.
#1. Tiempo de escritorio
DeskTime es una solución de programación y seguimiento del tiempo con todo incluido para empresas. Los horarios de trabajo se pueden adaptar a ciertos grupos o individuos. Los gerentes pueden incluir cosas como el total de horas de trabajo y las horas mínimas requeridas al hacer los horarios. Todos los empleados tienen acceso completo y visibilidad en el tablero. Las funciones adicionales de Desk Time incluyen el control del tiempo, el análisis de la productividad y la oportunidad de generar informes de eficiencia y productividad.
#2. Cuando trabajo
When I Work es un conveniente programa de programación de empleados que le permite crear y modificar horarios de trabajo en cuestión de minutos. La interfaz de usuario intuitiva facilita que los trabajadores intercambien turnos entre sí. Ni siquiera se requiere la firma del supervisor.
Solo se necesitan dos clics para elegir trabajadores de la lista y darles turnos. Además, el uso del color para designar responsabilidades puede ayudar en la comunicación a medida que evolucionan los planes. When I Work también tiene funciones de análisis y seguimiento del tiempo que pueden ayudarlo a administrar su presupuesto de mano de obra con mayor precisión en función de las horas reales trabajadas. El programa es igualmente útil para fábricas, hoteles y otras empresas con personal en movimiento como para aquellas con configuraciones de oficina tradicionales. Estas aplicaciones para horarios de trabajo pueden aplicarse en un teléfono inteligente y tienen una función de chat integrada para que los miembros del equipo se comuniquen en línea.
#3. tablero de cambios
Cuando se trata de programar trabajadores en industrias clave, Shiftboard es una de las mejores herramientas disponibles. Los beneficios organizacionales se extienden a las industrias de servicios, como la atención médica y la hotelería, así como a las centradas en productos, como la fabricación y la petroquímica.
#4. Equipo de conexión
Connecteam sirve como un lugar de encuentro para equipos distribuidos. Este planificador de horarios de trabajo puede ser de particular interés para aquellos en las industrias minorista, hotelera, de seguridad o de la construcción. Puede programar turnos, delegar responsabilidades y controlar el tiempo de trabajo, todo desde la misma interfaz intuitiva. Este software ayuda a las empresas que emplean tanto trabajadores de escritorio como remotos a mantener líneas de comunicación efectivas. Las integraciones de la base de conocimientos y la mensajería en la aplicación de Connecteam son herramientas útiles para facilitar la incorporación del personal y la educación continua. También hay una herramienta para hacer encuestas para enviar a los trabajadores.
#5. Humanidad
Humanity es un programa que le permite planificar su horario de trabajo en su computadora, teléfono o tableta. Civilization puede ayudarte a deshacerte de hasta el 80 % de las tareas que tienes que hacer relacionadas con la programación. Por otro lado, evita errores en su programación al adaptar las plantillas a cada escenario individual e implementar criterios de disponibilidad.
La interfaz está diseñada para ser fácil de usar, por lo que incluso los equipos con poca experiencia técnica podrán usarla de manera efectiva para brindar un servicio al cliente superior. Con la aprobación de la gerencia, los trabajadores tienen la opción de solicitar un cambio o cancelación de turno. Con la civilización, los dueños de las empresas pueden reducir los costos asociados con la organización de turnos porque el proceso es más ágil.
#6. Base
En empresas que cobran a los clientes por hora, Homebase puede ser una herramienta invaluable. Esta herramienta le permite hacer más que solo administrar turnos; también puede incorporar personal nuevo, mantenerse en contacto con el equipo y controlar los gastos laborales. Homebase equipa a sus usuarios con herramientas únicas para estas tareas específicas.
Creador de Horarios de Trabajo Semanales
Los empleadores y los empleados se benefician de un plan de trabajo semanal que muestra quién trabajará en qué turnos y cuándo. Es un método de programar empleados para turnos específicos con el fin de satisfacer las demandas operativas. Les recuerda a los empleados cuándo y cuánto tiempo deben presentarse a trabajar. Puede ser un desafío lograr un equilibrio entre los deseos de la empresa y los de sus empleados. Debido a esto, es importante elaborar cuidadosamente horarios de trabajo semanales que se adapten a las necesidades de todos.
Los empleadores y los empleados pueden utilizar horarios de trabajo semanales para organizar quién trabajará en qué turnos. Ayuda a las empresas a satisfacer mejor las necesidades de los clientes al permitirles asignar a los trabajadores los turnos que mejor se adapten a sus horarios. También es una buena manera de recordar a los trabajadores sus horarios y días de turno específicos. Puede ser un desafío satisfacer tanto los deseos como las necesidades de la empresa y sus empleados. Debido a esto, es importante elaborar cuidadosamente horarios de trabajo semanales que se adapten a las necesidades de todos.
¿Es lo mismo un horario de trabajo semanal que un horario de rotación semanal?
En pocas palabras, seguro. Los horarios de trabajo y los horarios rotativos son sinónimos, ya que ambos especifican los días, las horas y las funciones de los empleados para la próxima semana. Una rotación puede parecer un reemplazo informal de un horario, pero en la práctica, tienen el mismo propósito.
¿Cómo estructuro mi día?
La mejor manera de planificar su día incluye;
- Haz una lista de cosas por hacer
- Cree un horario diario por adelantado.
- Crea un horario matutino.
- Cree planes de respaldo en caso de interrupciones.
- Utilice los momentos en los que es más productivo.
- Establecer un tiempo de descanso.
- reunir actividades similares en grupos.
- Establezca un horario para notificaciones y correos electrónicos
¿Cómo puedo facilitar la programación?
A continuación se presentan formas en que puede simplificar la programación de su negocio;
- Elimine el abuso de programación
- Los horarios deben ser accesibles en línea
- Comprenda su negocio
- Comunique efectivamente su horario.
- Reconozca a su personal.
Haz que sea sencillo cambiar tus planes.
Horarios de trabajo híbridos
El objetivo de un modelo de trabajo híbrido es crear una situación beneficiosa tanto para los empleadores como para los trabajadores. En esta configuración, los empleados pueden dividir su tiempo entre trabajar desde casa y venir a la oficina. Con este modelo, las ubicaciones de sus empleados no son el único factor limitante. Se considera cómo administran su día, completan su trabajo e informan sobre sus colegas.
¿Qué es un horario de trabajo 2 2 3?
Normalmente se necesitan cuatro equipos de trabajadores para el patrón de turnos 2-2-3 (a veces llamado horario de Panamá) para garantizar una cobertura suficiente las 24 horas. Cada grupo trabaja dos días seguidos durante el día, luego se toma dos días libres y finalmente trabaja tres días seguidos durante la noche. A lo largo del ciclo de 28 días, este proceso se repite. La duración estándar del turno de trabajo es de 12 horas, por lo que la semana laboral total de un empleado nunca varía en más de 48 horas (aunque sus días libres fluctúan a lo largo del ciclo).
¿Qué es el horario de trabajo 5 4 9?
Los empleados en un CWS 5-4/9 trabajan cuatro días de 9 horas y un día de 8 horas durante una semana laboral, y cuatro días de 9 horas y un día libre durante la otra semana, además del horario de almuerzo designado por la Oficina.
¿Qué es un horario de trabajo de 5'2 2 5?
Este podría ser ideal si está tratando de aprovechar al máximo su tiempo de vacaciones. Hay dos conjuntos de eventos planeados para este período de tiempo. Un equipo trabaja cinco días y cinco días de descanso cada dos semanas, y el otro trabaja dos días y dos días de descanso. El segundo grupo tiene un horario de 5 de encendido, 2 de descanso, 2 de encendido y 5 de descanso. Cada noche se vuelve a realizar este procedimiento, pero esta vez con dos cuadrillas adicionales. Es una excelente estrategia para tomar descansos prolongados con regularidad. Sin embargo, se requiere que los trabajadores trabajen cinco días de 12 horas en el transcurso de siete días, con solo un descanso de dos días en el medio.
¿Cuál es el mejor método de programación?
Estos son los mejores métodos de programación de proyectos para elegir;
- Análisis matemático.
- Compresión de duración
- Simulación
- Heurística de nivelación de recursos
- diagramas de Gantt
- Listas de tareas
- Calendario
¿Cómo maneja su horario de trabajo diario?
Aquí hay 10 consejos para dominar y administrar su trabajo diario;
- Organizarse
- Prioriza sabiamente.
- Evite la tentación de realizar varias tareas a la vez
- Elimina las distracciones.
- Averigua cómo estás gastando tu tiempo actualmente
- Aprende a decir no
- Asigne límites de tiempo a las tareas.
- Crea un horario diario y apégate a él
- Construir en búferes
- Agrupa tareas similares
- Construir en búferes
Conclusión
Un horario de trabajo a menudo se refiere a la cantidad de días a la semana y la cantidad de horas diarias que un empleado debe trabajar. Los horarios de trabajo se pueden dividir en algunas categorías distintas, cada una de las cuales depende de factores como la industria, el tamaño de la empresa y el nivel de los empleados. La temporada también puede tener un impacto en su horario.
Por lo tanto, antes de aceptar un trabajo, es importante averiguar qué tipo de horas se espera que trabaje. Al hacer esto, básicamente puede evitar sorpresas desagradables en el trabajo.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un horario de trabajo de 5 5 4?
La duración del ciclo en este sistema es de veinticinco días. En un programa de trabajo importante de turnos de muestra, el equipo A trabaja cinco días seguidos en los primeros turnos de 10 horas y luego se toma tres días libres.
¿Qué es un horario de trabajo de 2 2 1?
El horario 2-2-1 consta de turnos de dos noches, turnos de dos días y un turno de noche y también se conoce como programación en sentido contrario a las agujas del reloj.
¿Es mejor trabajar 4 días de 10 horas o 5 días de 8 horas?
Trabajar cinco turnos de ocho horas es lo mismo que trabajar cuatro turnos de 10 horas, por lo que es un trato justo.
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