En teoría, la programación eficaz de los empleados es sencilla: cree horarios de trabajo ideales para que nunca tenga exceso o escasez de personal. Afortunadamente, hay algunas noticias positivas. En esta publicación, aprenderá cuáles son las claves para una programación efectiva, así como también cómo programar a los empleados de manera efectiva en pasos simples en el software de programación. Considere las claves para programar eficientemente su trabajo como base para hacer un plan. Además, también miramos el horario de trabajo del empleado.
Los fundamentos de la programación eficaz del trabajo de los empleados
La creación de un horario de trabajo eficaz para los empleados requiere un cuidadoso equilibrio entre las necesidades del personal y de la empresa. La moral y el desempeño de los empleados se verán afectados si, por ejemplo, se enfoca únicamente en las necesidades comerciales, como tener una combinación de los turnos correctos, sin tener en cuenta que algunos empleados no disfrutarán de un turno en particular.
#1. Requisitos del empleado
Los requisitos de programación de trabajo de sus empleados pueden variar según su puesto de trabajo. Requieren aviso previo para administrar sus vidas. Los constantes avisos de cambios de última hora generarán resentimiento e insatisfacción.
Tener cambios que se adapten a su horario de trabajo. Un turno de noche, por ejemplo, es poco probable que sea ideal para un empleado con familia. Alguien que es soltero o se graduó recientemente de la universidad, por otro lado, puede estar más feliz con este formulario de cambio.
Saber en qué consiste su empleo para que sepan qué se espera de ellos. Ser capaz de autogestionar las solicitudes de tiempo libre, lo que el software de programación de trabajo de los empleados les permite hacer fácilmente.
#2. Requisitos comerciales
Las necesidades de programación de su empresa pueden diferir según los departamentos en los que trabaje. Estos incluyen:
La mejor combinación de turnos para tu negocio. Algunos tipos de turnos son más apropiados para su empresa que otros. Para operaciones de 24 horas, los turnos rotativos, por ejemplo, funcionan bien. Los horarios de trabajo fijos, por otro lado, son adecuados para empresas que en su mayoría contratan empleados de carrera.
El deseo de horarios de trabajo efectivos asegura que siempre tenga la cantidad adecuada de personal en el trabajo. Esto le ayuda a mantener los costos de mano de obra bajo control.
Ser capaz de manejar las tasas de rotación de empleados de manera más efectiva, lo cual es particularmente importante si posee un restaurante donde las tasas de rotación son notoriamente altas. Tener acceso al software de programación que se integra a la perfección con su sistema POS para reducir el tiempo dedicado a crear y administrar los horarios de trabajo.
Cómo programar empleados de manera efectiva
Ahora que comprende la importancia de integrar las necesidades de la empresa y del personal en sus horarios de trabajo, echemos un vistazo a un método claro de 9 pasos para programar empleados de manera efectiva (se incluyen ejemplos). Programación de recursos de Wallchart puede ser una herramienta útil para comprobar
Paso 1: determine sus estándares de productividad laboral
Este es un procedimiento de dos pasos:
Determine cuánto trabajo requiere que un empleado haga un trabajo en particular en una determinada cantidad de horas. Dependiendo de la industria, "cuánto trabajo" se puede calcular de varias maneras. Por ejemplo, si es dueño de un restaurante, puede monitorear cuántas cubiertas y cubiertos completa un mesero en un período de tiempo determinado. Repita esta fase para cada puesto de trabajo en su negocio.
Especificar las responsabilidades de cada puesto de trabajo. Nuevamente, dependiendo de su empresa, estas tareas variarán. Siguiendo con el ejemplo del restaurante, el personal de cocina será responsable de preparar la comida, preparar la comida para los clientes y limpiar sus estaciones al final del turno.
Paso 2: Dibuje un gráfico de los niveles de actividad actuales.
Si entendió las expectativas de producción de trabajo, es hora de evaluar los niveles de actividad actuales: qué tan ocupado está en ciertos días y en ciertos momentos del día.
Este informe lo ayudará a determinar la cantidad correcta de empleados que debe programar durante sus horas de trabajo. Aunque puede tener la tentación de tomar decisiones de contratación basadas en la intuición (después de todo, usted conoce a su empresa mejor que nadie), resista la tentación. Sus instintos pueden ser incorrectos, lo que resulta en horarios menos que ideales que lo dejan con poco personal o con poco personal.
Analizar los datos de mercado de los informes laborales y de ingresos para asesorar el proceso de programación del trabajo es una estrategia más eficiente. Por ejemplo, los informes de ventas les dirán a los restauradores cuántas tapas están haciendo en algunos días, cuáles son los períodos más ocupados y qué meses están más ocupados que otros. Estos datos ayudarán a identificar turnos específicos que necesitan más trabajadores y viceversa.
Paso 3: Predicción de los niveles de actividad futuros
Pronostique los niveles de actividad futuros utilizando los niveles de actividad actuales. Considere los ciclos de ventas sobre una base diaria, mensual, trimestral y anual. Si sus datos muestran que ciertos momentos del día o del año están constantemente más ocupados que otros, puede predecir con cierta certeza que este patrón se repetirá y planificar en consecuencia.
También puede marcar esto si necesita trazar la gestión del tiempo de su empleado e incluso si desea programa tu trabajo.
Paso 4: Calcule el número exacto de empleados necesarios
Nuevamente, resista la tentación de seguir su instinto e intente calcular cuántas personas necesitará. Reste el número de clientes de los estándares de producción. Por ejemplo, si administra un restaurante que tiene un promedio de 150 cubiertos los martes y un mesero puede servir 30 cubiertos en un turno de 8 horas, probablemente necesitará 5 servidores.
Es importante recordar que algunos empleados son más productivos que otros. Si bien no desea sobrecargar de trabajo a estos empleados, es posible que pueda programar a menos personas cuando están en un turno. Finalmente, use sus instintos para verificar dos veces sus resultados y haga los ajustes finales que se sientan correctos.
Paso 5: considere los requisitos de personal (y otras consideraciones)
El próximo paso es lograr un equilibrio entre la necesidad de un horario de trabajo efectivo y las necesidades de los empleados. Esto implica que debe asegurarse de que usted:
- Los cambios en el horario de trabajo deben comunicarse a los empleados con anticipación.
- Coincidencia de turnos con el personal adecuado.
- Asignar un número razonable de turnos por empleado.
- Para evitar malentendidos, describa claramente las funciones.
- Facilite que los trabajadores cambien de turno.
- Permita que los trabajadores manejen sus propias solicitudes de tiempo libre.
No olvide planificar el ausentismo y los cambios de turno en el último minuto. Finalmente, trabaje en estrecha colaboración con su departamento de recursos humanos para verificar que no está violando ninguna regulación laboral, o infórmese sobre las regulaciones en su área para asegurarse de seguir cumpliendo.
Paso 6: Decida sobre un método de programación de turnos
Ahora es el momento de hacer un horario de trabajo para sus empleados. Hay tres métodos para hacer un horario: lápiz y papel, hojas de cálculo de Google o Excel y software de programación de empleados. Para elegir el mejor método para su empresa, sopese los beneficios y los inconvenientes de cada uno:
Hacer horarios en tablones de anuncios con lápiz y papel es el método más rentable, pero también el que consume más tiempo.
El software de programación de empleados es el más costoso, pero le ahorra tiempo al hacer y mantener los horarios, sin mencionar el dinero a largo plazo.
Excel, aunque es más sofisticado que el lápiz y el papel, aún requiere una inversión de tiempo para hacer horarios y no le permite automatizar el proceso de programación como lo hace el software.
Si usted es propietario de un restaurante que usa o tiene la intención de usar Excel para programar empleados, a continuación se proporciona un ejemplo de cómo programar empleados con una plantilla de cambio de horario de empleados de restaurante.
Ejemplo de creación de un horario de turnos de restaurante
Para hacer un horario de restaurante en Excel, siga estos seis pasos:
A) Obtenga su plantilla de Excel
Los modelos de Microsoft Excel están disponibles para crear horarios de trabajo, pero a menudo son genéricos y no están diseñados para restaurantes. Afortunadamente, si tienes un restaurante, puedes descargar uno que sea específico para tus necesidades:
B) Abra la hoja de cálculo de Excel.
C) Determina el día en el que quieres que comience tu horario.
D) Ingrese los nombres de los empleados.
Ingrese su nombre en la celda etiquetada como "Empleado 1". Haz lo mismo con el resto del personal.
Elimine las filas que no necesita y agregue las que necesita. Simplemente haga clic con el botón derecho en la celda correspondiente y elija "Eliminar" o "Insertar".
E) Revisión de turnos y funciones
En la parte inferior de la hoja de cálculo, haga clic en la pestaña "Turnos".
Luego, inserte un turno o rol:
Cuando cambia las horas de inicio y finalización de un turno, la columna de turno se actualiza automáticamente. Tener cambios adicionales después de la primera (9 am a 5 pm) y antes de la final (9 am a 5 pm) (7 pm a BD – Business Decline)
Incluya un nuevo rol después del primero y antes del último elemento en la lista de roles.
F) Crear un horario de trabajo.
Vaya a la hoja de cálculo "Horario". Seleccione una celda al lado del nombre de un empleado (bajo un día en particular). Elija una posición adecuada y cambie. Recuerda que cada celda tiene dos menús desplegables: uno para roles y otro para cambios.
Cambiar:
El siguiente es mi rol:
Rep este procedimiento para todo el personal y días antes de que termine. También puede personalizar aún más su horario ingresando el "nombre del establecimiento" y la "semana de".
Cuando haya terminado, haga clic en "guardar como", asigne un nombre a su horario y guárdelo en una ubicación conveniente. Si realiza ajustes en el cronograma de una semana a la siguiente, guarde la hoja de Excel con un nuevo nombre de archivo (considere nombrarlo por fecha).
Paso 7: Obtenga la aprobación de la alta gerencia si es necesario.
La aprobación de la alta dirección puede o no ser necesaria. En cualquier caso, asegúrese de que el cronograma se analice en función de factores como los costos laborales, las demandas de los empleados y los requisitos de la empresa. Haz cualquier cambio que sea necesario.
Paso 8: Ponga el horario a disposición de los empleados
Una vez que esté satisfecho con el horario final, distribúyalo a sus empleados para que sepan cuándo están trabajando, qué se espera de ellos y cómo ser responsables. Si usa Excel, puede enviarlo por correo electrónico o hacerlo disponible a través de la nube.
Si está utilizando tablones de anuncios o pizarras, notifique a los empleados cuando el nuevo horario esté listo y recuérdeles que lo revisen con frecuencia para ver si hay cambios. También puede celebrar reuniones diarias para discutir los cambios de horario.
Si está utilizando un software de programación, publique el horario en la plataforma y los empleados recibirán una notificación instantánea en su dispositivo móvil sobre el nuevo horario, así como cualquier cambio futuro. Debido a este proceso de entrega, habría menos reuniones en persona y menos comentarios de los gerentes.
Paso 9: revise su cronograma y proceso regularmente
Su trabajo no termina hasta que haya construido su horario. Debe revisar el cronograma y los procesos de programación periódicamente para identificar desafíos y encontrar formas de mejorar.
¿Qué es el teletrabajo?
El teletrabajo es un tipo de acuerdo de trabajo flexible en el que un empleado trabaja desde un lugar remoto, como su casa, en lugar de ir a la oficina.
¿Cuáles son los beneficios del teletrabajo?
El teletrabajo puede proporcionar varios beneficios, incluido un horario más flexible, menos tiempo y gastos de viaje y un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
¿Puedo solicitar teletrabajo?
Sí, puedes solicitar teletrabajar. Sin embargo, en última instancia, depende de las políticas de su empresa y de la naturaleza de su trabajo.
¿Qué es un horario de trabajo a tiempo parcial?
Un horario de trabajo a tiempo parcial es un horario que implica trabajar menos horas que un horario de tiempo completo. Los horarios a tiempo parcial pueden variar, pero generalmente implican trabajar de 20 a 30 horas por semana.
¿Cuáles son los beneficios de un horario de medio tiempo?
Los horarios de tiempo parcial pueden proporcionar varios beneficios, incluido un horario más flexible, menos estrés relacionado con el trabajo y la capacidad de equilibrar el trabajo y las responsabilidades personales.
¿Puedo solicitar un horario de medio tiempo?
Sí, puedes solicitar un horario a tiempo parcial. Sin embargo, en última instancia, depende de las políticas de su empresa y la disponibilidad de sus compañeros de trabajo.
Conclusión
La programación de los empleados puede ser una tarea difícil que en realidad nunca termina. Debe lidiar con la elección de los mejores formularios de turnos para su empresa, así como con el manejo de las demandas de los empleados de tiempo libre e incluso ajustes de turnos de última hora.
La programación de los empleados, afortunadamente, no tiene por qué ser difícil si integra las necesidades de los empleados y de la empresa en sus horarios y adopta un plan de nueve pasos para una programación magistral.
Si a pesar de hacer todo lo anterior, el horario de trabajo continúa siendo una operación que consume mucho tiempo, perdiendo el tiempo haciendo, administrando y distribuyendo horarios, podría ser el momento de ajustar su proceso o encontrar un nuevo sistema de programación.
¿Por qué es importante tener un horario de trabajo?
Proporciona estructura.
Se asegura de que complete sus responsabilidades en el tiempo asignado. Por supuesto. Habrá ocasiones en las que terminará antes de tiempo o tendrá que hacer horas extra. Pero, tener un horario de trabajo constante alienta personas para hacer su trabajo de manera eficaz y eficiente
¿Cómo se crea un horario de trabajo?
6 pasos para programaciones exitosas
- Paso 1: Definir las actividades del cronograma. …
- Paso 2: Secuenciar las actividades. …
- Paso 3: Estime los recursos necesarios para la actividad. …
- Paso 4: Estimación de la Duración de Cada una de las Actividades. …
- Paso 5: Desarrollo del cronograma. …
- Paso 6: Monitoreo y control del cronograma.
¿Cuáles son los tipos de horario de trabajo?
10 ejemplos de horarios de trabajo de los empleados
- Horarios de tiempo completo. ...
- Horarios a tiempo parcial. ...
- Horarios fijos. ...
- Horarios flexibles. ...
- Horarios de turnos rotativos. ...
- Horarios de turnos divididos. ...
- Horarios de guardia. ...
- Horarios estacionales.
¿Cuántos tipos de horarios hay?
El tres tipos de horario se conocen como Programación de capacidad, Programación de recursos y Programación de servicios. En cierto modo, se superponen en lo que pueden hacer y, para algunas aplicaciones, funcionará más de una.
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