Las órdenes de trabajo son la fuerza impulsora detrás de su operación de mantenimiento. Brindan energía a su equipo y facilitan el movimiento del trabajo del punto A al punto B. Por lo tanto, este artículo le enseñará cómo dominar la orden de trabajo de mantenimiento, conocer el formato para escribirla y también el proceso y los procedimientos involucrados para que su negocio funciona sin problemas.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo es un documento que contiene todos los detalles sobre una tarea de mantenimiento y describe el proceso para completarla. Puede incluir información como quién aprueba el trabajo, el alcance, quién está a cargo y el plan de trabajo.
Las órdenes de trabajo son fundamentales para el funcionamiento de un mantenimiento de la empresa Departamento. Ayudan a todos, desde gerentes de mantenimiento hasta técnicos, a organizar, asignar, priorizar, rastrear y completar tareas críticas. Cuando se hace correctamente, le permite recopilar información, compartirla y usarla para completar tareas de la manera más efectiva posible.
Aunque una orden de trabajo y una solicitud de trabajo suenan idénticas, existen algunas diferencias clave entre ellas. El personal que no es de mantenimiento utiliza una solicitud de trabajo para notificar al equipo de mantenimiento sobre una tarea. Cuando el equipo falla, el operador de una máquina, por ejemplo, puede enviar una solicitud de trabajo. Un gerente de mantenimiento revisa la solicitud de trabajo y agrega detalles adicionales, programa la asignación y se la asigna a un técnico. La solicitud de trabajo se ha transformado en una orden de trabajo.
Así que aprenderemos el procedimiento/proceso de crear un formato de orden de palabras en seis pasos.
Procedimiento/Proceso de orden de trabajo
Cualquier orden de trabajo de mantenimiento tiene un ciclo de vida que consta de tres fases principales: desarrollo, finalización y registro. Podemos dividir estas etapas en varios pasos. Comprender cada paso y proporcionar un proceso/procedimiento de orden de trabajo sólido evita que los proyectos se estanquen en una fase y se conviertan en un retraso.
Paso #1: Identificar la misión.
Las actividades de mantenimiento se dividen en dos categorías: mantenimiento programado y mantenimiento no planificado. El mantenimiento anticipado incluye todos los trabajos que conoce de antemano, como las comprobaciones periódicas, y el mantenimiento no planificado incluye todas las cosas que no puede predecir, como una avería imprevista.
Paso n.º 2: realice un envío de reparación.
Aquí, compila las descripciones de trabajo y las envía al equipo de mantenimiento para que tomen medidas adicionales. Si una computadora falla, por ejemplo, un operador genera una solicitud de trabajo y la envía a mantenimiento. Cuando se programa un trabajo, se genera una orden de trabajo y se activa en el momento adecuado.
Paso #3: Priorice y planifique la orden de trabajo.
Muy a menudo, algunas ocupaciones necesitan más tiempo que otras. Es posible que una bombilla quemada no necesite reparación inmediata, pero una cinta transportadora dañada sí. Es por eso que debe priorizar cada orden de trabajo que se presente en su escritorio.
Ahora es el momento de planificar después de priorizar. Puede coordinarse en función de una fecha fija, activadores de mantenimiento esperados o bloques de tiempo dedicados. Establecer una fecha límite responsabiliza a todos y también mantiene a todos actualizados, asegurando que nada se escape.
Paso 4: Delega y completa el trabajo
Ahora es el momento de poner esas palabras en papel en realidad. Se asigna un técnico a la orden de trabajo y completa la misión. Por lo tanto, esto puede ser tan simple como una revisión del equipo de cinco minutos o tan complicado como un trabajo de reparación de varios días.
Paso #5: Cierre y documente la orden de trabajo.
La orden de trabajo se cerrará hasta que se hayan cumplido todos sus términos. Es posible que se requiera que los gerentes lo aprueben para cumplir con los criterios de aplicación. Cuando se completa una orden de trabajo, se guarda. Un registro de órdenes de trabajo bien organizado es esencial para crear historiales de activos, evaluar soluciones anteriores, planificar auditorías y otras tareas.
Paso #6: Se revisa la orden de trabajo
Revisar las órdenes de trabajo proporciona detalles útiles. Proporcionarán información sobre sus procesos y sistemas que se pueden utilizar para mejorar su empresa. El registro también ayuda a los técnicos a identificar fácilmente cualquier paso faltante o soluciones alternativas si el problema vuelve a ocurrir.
Información para un formato de orden de trabajo
Generalmente, las órdenes de trabajo, como cualquier otra cosa producida por su fábrica, deben estar bien hechas y sin defectos. Si un paso del proceso no funciona, puede tener un impacto en toda la línea. Entonces, ¿qué información constituye un excelente formato de orden de trabajo?
- activos: ¿Qué equipo requiere reparación?
- Descripción del problema: ¿Cuál es exactamente el problema? ¿Qué escuchó, vio, olió o sintió en el momento de la falla o en los días anteriores?
- Ámbito de trabajo: ¿Qué mano de obra necesita para completar el trabajo? ¿Qué habilidades se requieren?
- Piezas y equipos necesarios: ¿Hay piezas que deban ser reemplazadas o herramientas especiales que deban usarse?
- Notas sobre salud y seguridad: ¿Qué protocolos y equipos de seguridad necesitas? ¿Han ocurrido accidentes o cuasi accidentes mientras trabajaba en un problema o activo similar?
- Fecha solicitada: ¿Cuándo se produjo y envió la orden de trabajo, según lo solicitado?
- Nombre/departamento/contacto del solicitante: ¿Quién creó y envió el trabajo?
- Fecha prevista de finalización: ¿Cuándo debería estar terminado este trabajo?
- Fecha de finalización real: ¿Cuándo se terminó y cerró la obra?
- Horas de trabajo previstas: ¿Cuánto tiempo debe tomar para completar el trabajo?
- Horas de trabajo reales: ¿Cuánto tiempo tomó completar la orden de trabajo?
- Lista de tareas: ¿Hay una guía paso a paso para completar el trabajo requerido?
- Prioridad: ¿Cuál es el significado de este trabajo? ¿Cuál es: alto, medio o bajo?
- Asignado a: ¿Quién estará haciendo el trabajo? ¿Es necesario tener más de una persona? ¿Es necesario contratar a un contratista externo?
- Documentos asociados: ¿Existen registros que ayudarán a que la orden de trabajo se realice de manera más efectiva, como SOP, manuales, diagramas, videos, historial de activos, órdenes de compra o imágenes?
Gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento
Crear un fantástico formato de orden de trabajo no garantiza resultados. Un formato sólido para manejar el ciclo de vida de una orden de trabajo garantiza que se mueva sin problemas de una etapa a la siguiente. Este formato le permite escapar de una variedad de problemas en una orden de trabajo, como la falta de transparencia, los altos costos, el aumento del tiempo de inactividad y una acumulación agobiante. Entonces, echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de algunos sistemas de gestión de órdenes de trabajo y cómo se comparan.
Pluma y papel
Pros:
Las órdenes de trabajo se han gestionado con papel y lápiz desde la invención del papel y lápiz. Las órdenes de trabajo escritas son tanto económicas como familiares. Además, el papel es un método con el que todo el mundo está familiarizado. Requiere muy poca preparación, los costos iniciales son relativamente bajos y hay un registro en papel para cuando necesite revisar el trabajo anterior.
Contras:
Este sistema, sin embargo, tiene algunos defectos graves. Los archivos en papel se archivan, extravían o destruyen con facilidad. Requieren mucho tiempo para encontrar, recuperar y clasificar. Dado que los informes que presentamos a menudo son posteriores a un evento, es más probable que la información imprecisa llegue a una orden de trabajo. La pluma y el papel también se manejan más lentamente. Estos factores, cuando se combinan, hacen que el trabajo sea ineficiente y pueden costarle mucho dinero a largo plazo.
Uso de pizarras
Pros:
Otro viejo recurso para los departamentos de mantenimiento son las pizarras. El costo de los materiales no excede el presupuesto, y ciertamente es conveniente tener todas las órdenes de trabajo disponibles para ver y actualizar en una ubicación central.
Contras:
Las pizarras, como el lápiz y el papel, tienen importantes limitaciones. Mantener registros es un dolor enorme, y también extraer información de cualquier registro que pueda lograr obtener es increíblemente difícil. Esto hace que la creación de historiales de activos, la preparación para auditorías y la creación de informes de órdenes de trabajo sean casi imposibles. El proceso de administración a menudo se ralentiza porque los operadores y técnicos deben viajar a una ubicación central para enviar o mostrar las órdenes de trabajo.
Hojas de cálculo de Excel
Para Agencias y Operadores
Las hojas de cálculo de Excel son una mejora sobre el lápiz y el papel y las pizarras. Convierte los documentos en papel a formato digital, lo que hace que sea menos probable que se destruyan o se pierdan. A menudo es más sencillo buscar información y generar informes basados en esa información.
Desventajas
Sin embargo, aunque las hojas de cálculo elevan ligeramente el listón, algunos factores las convierten en una base inestable para su manejo. Algunas hojas de cálculo están bloqueadas en una sola pantalla, lo que hace imposible ver los detalles más recientes de una orden de trabajo.
Las hojas de cálculo, aunque estén basadas en la nube, carecen de la capacidad de activar automáticamente las órdenes de trabajo, lo que hace que el mantenimiento preventivo sea increíblemente difícil de lograr. El ingreso de datos y la elaboración de informes requieren largos períodos de tiempo frente a una computadora, así como también conocimientos. También hay una limitación en el seguimiento del progreso de las órdenes de trabajo, lo que lo retrasa.
CMMS (Sistema de gestión de la construcción) Software
Pros:
El uso de tecnologías móviles y en la nube es una de las ventajas más significativas de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS). Este tipo de software de órdenes de trabajo de mantenimiento permite que cualquier persona en mantenimiento construya, monitoree, complete y evalúe tareas en tiempo real, desde cualquier lugar, ya sea en la escena de una avería o en una playa de Hawái.
Los técnicos pueden llevar órdenes de trabajo, historiales de activos, notas y fotografías dondequiera que vayan. Los informes también extraen los datos de las órdenes de trabajo de mantenimiento para métricas como el costo, la eficiencia y otras.
Enviar una solicitud de trabajo a través de un CMMS puede brindarles a quienes están fuera del mantenimiento un mayor sentido de propiedad sobre ese trabajo. También pueden realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes y duplicar órdenes de trabajo. Esta es una forma importante de aumentar el TPM en sus instalaciones y reduce la necesidad de actualizaciones o aclaraciones de tareas.
Contras:
Si bien el software CMMS es el camino hacia el futuro, es más costoso por adelantado, requiere una capacitación y una cultura excepcionales para tener éxito y, con frecuencia, requiere técnicas de mantenimiento más avanzadas. Aunque el software CMMS tiene fallas, los beneficios a largo plazo del sistema compensan con creces cualquier deficiencia inicial.
¿Cómo pueden las órdenes de trabajo ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones?
Las órdenes de trabajo pueden ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de las reglamentaciones al documentar la finalización de las tareas requeridas y las actividades de mantenimiento, y al proporcionar un registro de cumplimiento para las auditorías.
¿Cuál es el papel de un coordinador de órdenes de trabajo?
El rol de un coordinador de órdenes de trabajo es administrar la creación, asignación y finalización de las órdenes de trabajo, y garantizar que las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Cómo pueden las órdenes de trabajo ayudar a las empresas a mejorar el servicio al cliente?
Las órdenes de trabajo pueden ayudar a las empresas a mejorar el servicio al cliente al proporcionar un proceso claro y organizado para abordar las solicitudes de los clientes y realizar un seguimiento del progreso hacia la resolución.
¿Cómo pueden las órdenes de trabajo mejorar la comunicación entre departamentos?
Las órdenes de trabajo pueden mejorar la comunicación entre departamentos al proporcionar una plataforma centralizada para documentar tareas, asignar responsabilidades y realizar un seguimiento del progreso, lo que puede mejorar la colaboración y reducir los malentendidos.
¿Cómo pueden las órdenes de trabajo ayudar a las empresas con la programación y la asignación de recursos?
Las órdenes de trabajo pueden ayudar a las empresas con la programación y la asignación de recursos al proporcionar una visión clara del trabajo a realizar, los recursos necesarios y el cronograma de finalización, lo que permite una planificación y asignación de recursos más efectiva.
¿Cómo pueden las órdenes de trabajo ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora?
Las órdenes de trabajo pueden ayudar a las empresas a identificar áreas de mejora al proporcionar un registro de las tareas completadas y el tiempo y los recursos necesarios, que se pueden analizar para identificar ineficiencias y áreas de mejora.
Conclusión
Las órdenes de trabajo son la piedra angular de un excelente mantenimiento. Cuando se administran adecuadamente, brindan al equipo la consistencia y la estructura que requiere para tener éxito.
Un proceso/procedimiento de orden de trabajo de mantenimiento bien diseñado facilita el establecimiento de un programa de mantenimiento preventivo y la respuesta al mantenimiento no planificado. Por lo tanto, se han descrito los roles, se han mejorado los flujos de trabajo, se han monitoreado las tareas y se ha documentado bien la información.
La pieza final y más importante del rompecabezas es seleccionar los mejores métodos y procesos/procedimientos para administrar las órdenes de trabajo. Cuando todo se una, la operación podrá dominar los conceptos básicos de mantenimiento mientras busca nuevas formas de expandirse y prosperar.
Preguntas frecuentes sobre órdenes de trabajo
¿Qué es una orden de trabajo en ERP?
Una orden de trabajo es un documento entregado al taller de fabricación por el planificador de producción como una señal para fabricar una cierta cantidad de un determinado artículo. La orden de trabajo también ayuda a generar los requisitos de material (entrada de existencias) para que el artículo se produzca a partir de su lista de materiales.
¿Una orden de trabajo es una factura?
Una orden de trabajo es un documento que asigna un servicio a ser completado para un cliente. Una factura es un documento que proporciona una lista detallada de los servicios prestados y los cargos por cada uno.
¿Por qué generar una Orden de Trabajo?
El propósito de una orden de trabajo es para iniciar una tarea, aclarar lo que se debe hacer, especificar las fechas de finalización y dar instrucciones especiales según sea necesario. El software de gestión de órdenes de trabajo CMMS también ayuda a las organizaciones a gestionar y mantener datos sobre proyectos, así como sobre recursos, gastos y mano de obra.
¿Cómo se escribe una orden de trabajo?
En la parte superior de su orden de trabajo es donde escribirá lo siguiente: El nombre de la empresa. la dirección completa. Información de contacto esencial.
...
Una vez que haya escrito los datos de contacto de la empresa, incluya junto a ellos lo siguiente:
- Número de Orden de Trabajo.
- Número de empleo.
- Y la fecha inclusive.
