La nómina se refiere a los beneficios que una empresa está obligada a entregar a sus empleados por un tiempo predeterminado o en un día específico. A menudo, el departamento de contabilidad o de recursos humanos de una empresa está a cargo de ello. Las nóminas para pequeñas empresas pueden ser administradas directamente por el propietario o un colega. El procesamiento de nóminas, las ventajas para los empleados, los seguros y las tareas contables, como la retención de impuestos, se subcontratan cada vez más a empresas especializadas. Con los servicios creativos habilitados por tecnología que necesitan las economías de los conciertos y la subcontratación, estas soluciones ofrecen pagos más rápidos y convenientes a los empleados, así como la provisión de documentación digital relacionada con la nómina. Voy a discutir la deducción de la nómina, el cumplimiento de la nómina y la aplicación de la nómina en este artículo. ¿Por qué no sentarse y disfrutar del viaje conmigo?
¿Qué es la nómina?
El proceso de pago de los empleados en una empresa se conoce como nómina. Este proceso implica realizar un seguimiento del tiempo dedicado por cada empleado, determinar su pago y desembolsar el pago ya sea mediante cheque o depósito directo en sus cuentas bancarias. Las empresas también deben realizar el registro de la nómina, los impuestos deducidos, las bonificaciones, el pago de horas extras, el pago por enfermedad y la compensación por vacaciones. La suma que las empresas deben reservar y registrar para Medicare, el Seguro Social y los impuestos de desempleo con el gobierno.
Para la gestión de nóminas, muchas empresas emplean soluciones de software. El empleado utiliza una API para enviar sus horas, después de lo cual su pago se procesa y se transfiere a sus cuentas bancarias.
Para facilitar el proceso, muchas empresas medianas y grandes contratan proveedores de nómina externos. Las empresas realizan un seguimiento de cuántas horas dedica cada empleado y proporcionan estos datos al servicio de nómina. El servicio de nómina determina la compensación bruta del empleado el día de pago multiplicando el total de horas trabajadas por su tarifa por hora multiplicada por el número de semanas trabajadas en el período de pago. Después de deducir los impuestos y otras retenciones de las ganancias de los empleados, el servicio les paga.
Comprender la nómina
No debe subestimar la rapidez con la que pueden ocurrir errores de nómina. Considere por un momento a los empleados cuya única fuente de ingresos es su salario mensual. ¿Qué pasaría si el salario no se pagara correctamente o se liberara tarde? Tales inconsistencias pueden afectar negativamente la moral de los empleados y, como resultado, la productividad de la empresa.
Cumplir con las numerosas leyes y reglamentos, como la legislación laboral, PF, PT y otros cumplimientos legales, es igualmente crucial para garantizar el pago correcto y oportuno de los salarios. Estas leyes conllevan importantes repercusiones legales y financieras por violaciones.
Debe tener una comprensión profunda de lo que es la nómina y cómo manejar la nómina de manera eficiente si desea asegurarse de que sus empleados estén contentos y que esté operando dentro de la ley. Lo esencial de la nómina se cubrirá primero.
¿Qué es el impuesto sobre la nómina?
Los impuestos sobre sueldos, propinas y salarios que pagan tanto los empleados como los empleadores se denominan impuestos sobre la nómina. Los empleadores deducen impuestos de los cheques de pago de los empleados y envían el dinero al gobierno. Estos gravámenes consisten en las contribuciones de los empleados a los impuestos del Seguro Social y Medicare, así como los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales (FICA). Los empleadores son responsables de los impuestos de desempleo federales y estatales, así como de su contribución FICA proporcional.
Los pagos al Seguro Social y Medicare están cubiertos por los impuestos federales sobre la nómina, que en conjunto conforman el impuesto FICA en los Estados Unidos. En los talones de pago, estos se designan como FICA y MedFICA. Las retenciones del impuesto federal sobre la renta de los salarios de los empleados también van al presupuesto general del Tesoro.
Los impuestos sobre la renta son recaudados por la mayoría de los estados, así como por algunas ciudades, condados y localidades, y el dinero recaudado va directamente a sus arcas. Los empleadores son responsables de cubrir la parte de las primas del seguro federal de desempleo que les corresponde a sus trabajadores, mientras que los empleados están exentos de este costo.
Los impuestos sobre la nómina son una forma de impuesto recaudado por el gobierno federal y, a veces, por estados individuales en varias naciones, incluido Estados Unidos. El talón de pago de un empleado enumerará todas estas deducciones de impuestos sobre la nómina. La lista detallada especifica la cantidad deducida de los impuestos sobre la renta federales, estatales y locales, así como las sumas reunidas para las contribuciones de Medicare y del Seguro Social.
Los impuestos sobre la nómina brindan fondos para una serie de iniciativas gubernamentales, como el Seguro Social, la atención médica y la compensación para trabajadores. Con el fin de preservar y mejorar la infraestructura y los servicios del vecindario, como los equipos de respuesta a emergencias, el mantenimiento de caminos y los parques, los gobiernos locales pueden imponer un impuesto sobre la nómina menor.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina
Depende de su empresa y de la legislación local sobre cómo calcula los impuestos sobre la nómina. No obstante, QuickBooks ha ofrecido algunos principios generales a continuación. Calcular la remuneración bruta de tus empleados es el primer paso.
#1. Calcule el salario bruto de sus empleados
Usando su tasa de pago y sus períodos de pago regulares, puede calcular la compensación bruta de un empleado. La mayoría de las empresas pagan a los empleados semanal, quincenal o mensualmente. Aumente la cantidad de horas trabajadas durante el período de pago según la tarifa de pago por hora para determinar el salario bruto de un empleado. La ecuación dice lo siguiente:
Tarifa por hora x total de horas trabajadas en el período de pago = salario bruto
Divide el salario anual por el número de períodos de pago en el año para determinar la compensación bruta de un empleado asalariado. Esta es la fórmula:
Número/salario anual de períodos de pago en un año = salario bruto
#2. Saque las deducciones antes de impuestos
Debe factorizar las deducciones después de calcular la compensación bruta. Puede haber otras deducciones antes de impuestos además de estas deducciones fiscales. Las deducciones antes de impuestos consisten en:
- Planes de jubilación, incluidos los 401(k)
- Planes de seguro de salud
- Cuentas de gastos flexibles (FSA) o cuentas de ahorro para la salud
- Contribuciones a una cuenta (FSA)
- Algunas pólizas de seguro de vida
#3. Deducir Impuestos (FICA, Desempleo e Impuestos sobre la Renta)
El saldo de su compensación se grava después de que se hayan realizado las deducciones antes de impuestos. 7.65% es la tasa de impuestos FICA, que consiste en 6.2% para impuestos de Seguro Social y 1.45% para Medicare. La legislación federal, estatal o municipal, así como el formulario W-4 de su empleado, decidirán las otras tasas impositivas. Use las tablas de impuestos del IRS para determinar sus impuestos federales sobre la renta. A menudo pagará impuestos federales junto con los impuestos del Seguro Social y Medicare. Complete el Formulario 941 del IRS para informar todos los pagos.
De la remuneración bruta del trabajador restar el 7.65% del impuesto FICA. Los aportes realizados por cada empleado deben ser igualados por ustedes, la empresa. La corporación paga el Seguro Social y Medicare en nombre del empleado, así como en nombre de la empresa.
#4. Cualquier deducción voluntaria debe tomarse de los salarios restantes
Pueden consistir en:
- Aportes a pólizas de seguro de vida Roth 401(k)
- Planes de seguro de invalidez a largo plazo
- embargos de salario
- cuotas sindicales
- La cantidad que sobra después de impuestos y otras retenciones es lo que el empleado recibe como salario neto.
¿Qué es la deducción de nómina?
Cuando el cheque de pago de un empleado está sujeto a deducción de nómina, una parte de su salario se reserva para cubrir una variedad de obligaciones, incluidas las contribuciones a un plan de jubilación o las retenciones de impuestos. Las deducciones pueden ser obligatorias u opcionales. Las deducciones de nómina son realizadas por los empleadores para cubrir las obligaciones tributarias resultantes del pago del salario de un empleado. Los pagos de impuestos se pueden hacer por impuestos de seguridad social, impuestos médicos, etc.
El pago del empleador por los pagos de asistencia social de los empleados, como los planes de jubilación 401(k) patrocinados por el empleador, los planes de pensión, los planes de ahorro, los planes de atención médica y otras contribuciones voluntarias, constituyen la otra parte de las deducciones de nómina.
Las tablas de deducción de nómina y las calculadoras en línea son útiles para la precisión y simplicidad de los cálculos. Las tablas de deducción de nómina son utilizadas con frecuencia por los empleadores para determinar con precisión los impuestos federales y otras cantidades de deducción. Al salario bruto se le resta la deducción voluntaria e involuntaria de la nómina para obtener el salario neto.
Deducción Voluntaria de Nómina
Las deducciones de nómina que necesitan la aprobación del empleado y en las que debe optar por participar caen dentro de esta categoría. Estos son lo que son:
- Prima de seguro médico
- Prima de seguro de vida
- Los planes de jubilación
- Gastos
Deducción Involuntaria de Nómina
Las deducciones de nómina que son legalmente obligatorias por ley para ser realizadas por los empleadores y reportadas a las autoridades fiscales se conocen como deducciones involuntarias. Las deducciones involuntarias de nómina son las siguientes:
- Impuesto Fica
- Impuestos federales
- Impuestos estatales y locales
- Embargos
¿Qué es el cumplimiento de la nómina?
Seguir todas las leyes federales, estatales y locales que controlan cómo se paga a los empleados se conoce como cumplimiento de la nómina. Si un empleador infringe una de estas reglamentaciones, corre el riesgo de enfrentarse a sanciones que podrían perjudicar los resultados de su organización o posiblemente forzarlos a cerrar el negocio. Sin embargo, si pueden averiguar el cumplimiento de la nómina, pueden ayudar a mantener contentos a los empleados y mantenerse alejados de los problemas fiscales. Para todos, recibir un pago seguro, preciso y puntual por su trabajo es esencial para la supervivencia de los empleados y sus familias.
En los términos más simples, cumplir con los requisitos de nómina implica:
- Calcular con precisión el pago, incluidas las horas extra
- Los impuestos sobre la nómina se retienen en la cantidad adecuada de los salarios correspondientes de cada impuesto sobre la nómina aplicable (por ejemplo, impuestos del Seguro Social)
- presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina a cada una de esas autoridades
¿Por qué es importante la legislación de cumplimiento de nómina?
Debido a las siguientes razones, los empleadores tienen la gran responsabilidad de seguir las normas de nómina:
- Garantiza que los trabajadores reciban una compensación justa por su trabajo.
- permite la financiación de programas de asistencia social como Medicare y desempleo
- reduce la posibilidad de multas y acciones legales
- aumenta la moral de los empleados
¿Qué es Adp Nómina?
Para empresas de todos los tamaños, Nómina ADP ofrece servicios, soluciones y software de nómina personalizados. Brindan integración de monitoreo de tiempo y asistencia con soluciones de depósito directo y nómina móvil. También brindan soporte experimentado para asegurarse de que cumpla con todas las leyes y regulaciones pertinentes, así como para calcular automáticamente las deducciones de impuestos y pagos de jubilación.
Nómina ADP ayuda a las empresas a administrar los impuestos sobre la nómina mediante la automatización de las deducciones salariales de los empleados y asegurando que se envíe la cantidad correcta de dinero al gobierno de acuerdo con las normas y reglamentos de impuestos sobre la nómina más recientes.
Con la ayuda de las soluciones móviles de nómina ADP, los empleados pueden acceder a sus beneficios y datos de nómina desde cualquier lugar. Pueden examinar sus talones de pago, administrar su tiempo y asistencia y enviar solicitudes de tiempo libre, entre otras cosas.
Cómo ejecutar la nómina
Las siguientes son formas de hacerlo funcionar:
#1. hacer la nómina a mano
Las opciones de nómina varían en el tiempo que consumen, pero esta es la menos costosa. Debe conocer los entresijos de la nómina. Los impuestos y otras deducciones deben calcularse a mano. Puede calcular la retención del impuesto sobre la renta federal utilizando las tablas de retención del impuesto sobre la renta proporcionadas por el IRS. Para obtener detalles sobre la retención de impuestos estatales sobre la renta, comuníquese con su estado. Mantenga registros completos y organizados en un lugar seguro. Para mostrar los ingresos brutos, los impuestos, las deducciones y el salario neto, por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo.
El IRS, así como las agencias estatales y municipales necesarias, deben recibir sus declaraciones y depósitos de impuestos. Para evitar multas por retraso y otras sanciones, configure recordatorios de calendario.
#2. Externalizar la nómina
La alternativa de nómina más costosa (aunque menos lenta) es la subcontratación. Aunque procesar la nómina manualmente le ahorra mucho tiempo, debe pensar si es factible financieramente. Puede usar una organización profesional de empleadores o un contador de nómina para manejar su nómina subcontratada (PEO). Por lo general, la persona o empresa a la que subcontratas la nómina se encarga de todo el proceso por ti, incluidos los cálculos y la distribución de salarios.
#3. Utilice el software de nómina
¿Busca un compromiso entre la externalización de la nómina y el procesamiento manual de la nómina? Si es así, el software de nómina puede ser la solución ideal para usted. El software de nómina suele ser asequible y fácil de usar. Entonces, ¿qué es exactamente el software de nómina? Una vez más, el software de nómina maneja los cálculos de salarios e impuestos. Por lo tanto, el uso de las tablas de retención de impuestos del IRS no es algo de lo que deba preocuparse.
Además, si elige un software de nómina de servicio completo, el sistema enviará y depositará sus impuestos por usted.
Ventajas y desventajas de usar servicios profesionales de nómina
Una ventaja clave de los servicios de nómina es su capacidad para generar una variedad de informes que simplifican los procesos contables y ayudan a las empresas a garantizar que cumplen con las obligaciones legales y de declaración de impuestos. El servicio de nómina también puede archivar la cantidad de vacaciones o tiempo personal que los empleados han utilizado.
Una desventaja de la subcontratación del sistema de nómina es que obliga a las empresas a depender de partes externas para una contabilidad correcta. En caso de error, los trabajadores de la empresa en el sitio deben tratar con los empleados descontentos. Si la agencia de nómina comete errores, las empresas podrían estar sujetas a multas fiscales.
El costo es más alto en comparación con el procesamiento de nómina interno, que es otro inconveniente de utilizar los servicios de nómina. Los servicios pueden tener un costo mensual fijo o tener varios planes de pago para varios niveles de servicio. Los servicios de nómina pueden no ser la opción más rentable para las pequeñas empresas con recursos operativos limitados debido a su alto costo.
¿Qué entiende por nómina?
La nómina es el proceso de pagar a los empleados de una organización. Implica realizar un seguimiento de las horas trabajadas, determinar los salarios de los empleados y desembolsar fondos mediante cheque o depósito directo en las cuentas bancarias de los empleados.
¿Cuáles son los tipos de nómina?
Los siguientes son los tipos;
- En casa
- Tenedores de libros/CPA gestionados
- Gestionado por agencia
- Gestionado por software
¿Qué son los recursos humanos y la nómina?
La responsabilidad principal de recursos humanos es manejar las relaciones con los empleados, mientras que la nómina es responsable de la compensación financiera de esa persona y el método por el cual se le paga. Aunque estos dos departamentos tienen roles separados dentro de una organización, hay algunos lugares donde sus funciones se superponen.
¿Qué es el proceso de nómina?
El procesamiento de nómina implica recompensar a los empleados por sus esfuerzos. Implica calcular los ingresos salariales totales, tomar deducciones, presentar impuestos sobre la nómina y desembolsar dinero.
¿Cuáles son las 4 partes de la nómina?
Aquí están las 4 partes:
- Salario bruto.
- Sueldo neto.
- Pago ad-hoc.
- Beneficios
¿Cuáles son los 5 pasos de la nómina?
Los siguientes son los 5 pasos;
- Establece tu número de identificación patronal
- Recopilar información fiscal relevante de los empleados
- Elija un horario de nómina
- Calcular sueldo bruto
- Determinar las deducciones de cada empleado.
Consideraciones Finales:
El cumplimiento de las estrictas leyes y reglamentos federales y estatales es necesario para la tarea difícil y lenta de procesar la nómina. Requiere un mantenimiento de registros meticuloso y se centra en la letra pequeña. Las pequeñas empresas suelen utilizar herramientas basadas en la nube para gestionar su propia nómina. Otras empresas deciden subcontratar sus operaciones de nómina o gastar dinero en un sistema ERP integrado que controla tanto la contabilidad como la nómina.
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Referencias
