¿Qué tan bien versado estás en la oferta y la demanda? Incluso si no te especializaste en economía, probablemente hayas escuchado estos argumentos antes. Aunque la oferta y la demanda son importantes en la gestión de la capacidad, son solo un aspecto del rompecabezas. Comprender adecuadamente la gestión de la capacidad y por qué es crucial para el éxito de proyectos y negocios requiere mucho más conocimiento. En esta guía, arrojaremos luz sobre las operaciones de gestión de capacidad en Itil y sus herramientas.
¿Qué es la gestión de la capacidad?
La gestión de la capacidad consiste en maximizar las actividades potenciales y la producción de una empresa, en todo momento y en todas las circunstancias. La capacidad de una empresa es una medida de cuánto puede lograr, producir o vender en un período determinado.
Comprensión de la gestión de la capacidad
Las empresas deben permanecer lo suficientemente ágiles para satisfacer constantemente las expectativas de manera rentable, ya que la capacidad puede cambiar como resultado de condiciones cambiantes o influencias externas, como la demanda estacional, cambios en la industria y eventos macroeconómicos imprevistos. Por ejemplo, según la demanda y el volumen de inventario que la empresa tiene disponible actualmente, es posible que sea necesario modificar los recursos de materia prima.
Trabajar horas extras, subcontratar operaciones corporativas, invertir en más equipos y arrendar o vender bienes inmuebles son ejemplos de estrategias de gestión de la capacidad.
Las empresas con malas prácticas de gestión de la capacidad pueden experimentar una disminución de las ventas como resultado de los pedidos no satisfechos, el desgaste de los clientes y la pérdida de cuota de mercado. Como resultado, una empresa que presenta un nuevo producto novedoso con un esfuerzo de marketing activo necesita planificar un aumento inesperado de la demanda. Es malo para el negocio cuando no puede reabastecer rápidamente las existencias de un socio minorista.
Estrategias de gestión de la capacidad
Los gerentes industriales han desarrollado algunas tácticas para mejorar los resultados y aumentar la capacidad de producción de la empresa. A continuación se enumeran algunas de las estrategias de gestión de la capacidad más utilizadas:
#1. estrategia de retraso
Un gerente determina la capacidad usando este método conservador, luego espera un crecimiento constante y genuino en la demanda. Luego, el gerente aumenta la capacidad de producción para satisfacer la demanda del mercado.
#2. Estrategia de plomo
Este método es sustancialmente más agresivo y arriesgado que la estrategia de retraso. La empresa decide aumentar la capacidad antes de que haya una necesidad porque cree que será adecuada si aumenta la demanda. Se emplea cuando un negocio crece o cuando la demanda de un producto o servicio aumenta rápidamente. Por lo tanto, las pequeñas empresas suelen evitar este tipo de estrategia.
#3. estrategia dinámica
Este enfoque basado en pronósticos se enfoca en usar las tendencias del mercado como un medio para aumentar la capacidad. El gerente evalúa la demanda real y los datos de predicción de ventas antes de ajustar la producción por adelantado.
Es una de las estrategias más seguras ya que los gerentes tienen información de pronóstico precisa para respaldar sus objetivos de capacidad. Además, disminuye la posibilidad de escasez o desperdicio de inventario.
#4. estrategia de partido
Esta estrategia combina estrategias de adelanto y retraso. Utiliza expansiones pequeñas pero significativas de la capacidad de la empresa prestando atención a la demanda del mercado. Cuando es obvio que la demanda aumentará, la empresa aumenta gradualmente la producción.
Herramientas de gestión de capacidad
¿Cómo puede saber cuál de las muchas herramientas de gestión de capacidad disponibles es ideal para usted? Estas herramientas se pueden utilizar para resolver un problema en particular o para brindar soluciones de gestión de capacidad de varias maneras. Estas son las principales herramientas de gestión de la capacidad que hay ahora en el mercado, lo que las hace tan geniales y cómo los gerentes de proyectos pueden usarlas de inmediato.
#1. Alternar plan
Toggl Plan es otra herramienta de gestión de capacidad muy apreciada, que permite a los usuarios evaluar el rendimiento de varios equipos en tiempo real. La suite Toggl, que también contiene un programa de seguimiento del tiempo, incluye Toggl Plan.
#2. En equipo
Teamup ofrece a los planificadores de capacidad una ventaja en lo que respecta a la gestión de recursos. Es una herramienta sencilla, pero que se adapta bien a los equipos pequeños. En esencia, Teamup es un calendario compartido al que pueden acceder todos los miembros del equipo. Puede organizar reuniones de equipo, sesiones informativas e hitos del proyecto como fechas cruciales a lo largo del camino en el calendario.
#3. Flotar
Float es una gran herramienta de gestión y planificación de la capacidad, pero también brinda visibilidad y conocimiento a los equipos y las personas que trabajan en proyectos.
Para que los proyectos sean visibles para todos los departamentos, se pueden otorgar títulos y deberes a los equipos y miembros del equipo. Además, puede ajustar la disponibilidad de las personas y establecer horas de trabajo predeterminadas, lo que mejora la comprensión de todas las partes interesadas del proyecto.
#4. Gurú de recursos
Resource Guru ofrece diferentes niveles de planes pagos para ayudar en la gestión de recursos humanos y otras reservas. Ayuda a brindarle visibilidad sobre las personas en demanda o los miembros del equipo infrautilizados.
#5. Mavenlink
La planificación de la capacidad se simplifica y no presenta complicaciones gracias a la conexión, la eficiencia y el análisis de Mavenlink. Se presenta como un software innovador que está actualizado y responde a las necesidades de los gerentes de proyectos de hoy.
#6. Salvador
Al igual que muchas otras herramientas de gestión de capacidad, Saviom describe el uso de recursos en tiempo real y en el futuro para permitir una mejor planificación. Los usuarios pueden ver la demanda de ciertos recursos, reservar recursos según sea necesario y desarrollar planes de contingencia para situaciones en las que no se puede acceder a los recursos.
Gestión de Capacidad en Itil
La gestión de capacidad es una práctica de gestión de servicios de TI dentro del marco de ITIL. Los diseños, estrategias y procedimientos de servicio que garantizan que su organización de TI tenga la cantidad adecuada de recursos en el momento adecuado y al costo adecuado para mantener las operaciones se incluyen en la gestión de capacidad de ITIL.
Los especialistas en TI asumen una gran parte de la responsabilidad de garantizar que las empresas se mantengan flexibles y adaptables a las nuevas tecnologías y procesos en un momento en que la tecnología se desarrolla más rápido que nunca. TI es responsable de llevar a cabo la investigación, la planificación, el diseño, la compra, el seguimiento y la gestión necesarios de la implementación de nuevas tecnologías, asegurando los estándares de hardware y software, e implementando nuevos procedimientos y regulaciones.
Al utilizar los recursos de manera efectiva, los profesionales de TI pueden prepararse y mantenerse al día con los cambios con la ayuda de la gestión de capacidad de ITIL.
Propósito de la gestión de la capacidad de ITIL
La rentabilidad y los altos niveles de calidad del servicio son prioridades en la gestión de la capacidad. Los deberes de un administrador de capacidad incluyen determinar cuánta capacidad se requiere para brindar servicios presentes y futuros de manera rápida, efectiva y dentro de un presupuesto predeterminado. Después de eso, vigilan los procedimientos que se han implementado para evaluar su eficiencia, rapidez y confiabilidad y determinar dónde se pueden realizar mejoras.
Beneficios de la gestión de la capacidad de ITIL
La tecnología está en constante evolución. La ventaja de la gestión de la capacidad es que puede mantenerlo a la vanguardia mientras intenta mantener la estandarización del hardware y el software en toda su organización.
No debería ser demasiado difícil mantenerse al día con los cambios en las empresas más pequeñas. Para proporcionar a los reclutas equipo y software estandarizados durante la incorporación, su empresa probablemente tenga un presupuesto y procedimientos establecidos.
Para que las empresas más grandes mantengan a todo el personal actualizado con equipos estandarizados, se requiere una mayor planificación y procesos claramente definidos. Puede prepararse para las actualizaciones de hardware y software requeridas con la ayuda de un diseño de servicio de administración de capacidad, con poca interrupción de las operaciones comerciales.
En lugar de distribuir a todos a la vez, podría, por ejemplo, crear una estrategia para actualizar el sistema operativo para toda la organización, un departamento a la vez. Al hacer esto, los administradores de capacidad pueden vigilar, evaluar y aprender de cada implementación para que las posteriores se realicen de manera rápida y sin problemas con la menor cantidad de tiempo de inactividad posible.
La gestión de la capacidad tiene varias ventajas clave en su organización de TI, que incluyen:
- Funcionalidad mejorada
- Eliminación de tareas innecesarias.
- Ahorro de costos de adquisiciones planificadas de hardware y software en lugar de adquisiciones apresuradas
- Mayor satisfacción y confianza entre TI y las unidades de negocio
- El desperdicio se elimina cuando la capacidad se adapta a las necesidades comerciales.
- Informes regulares para comprender el gasto total de las actualizaciones de hardware y software
- Tomar decisiones informadas sobre los requisitos de capacidad y el crecimiento futuro
Operaciones de gestión de capacidad
La planificación, coordinación y regulación de los recursos necesarios para generar bienes y servicios es el proceso de gestión de operaciones de capacidad. Para establecer cuánta capacidad se necesita para satisfacer la demanda anticipada, la planificación de la capacidad es un componente crucial de la gestión de operaciones.
Garantizar que hay espacio para el crecimiento futuro, potencia aún más las operaciones de la organización. También permite a la empresa evitar el exceso de capacidad y los costos que conlleva, como los recursos inactivos y la capacidad infrautilizada. Existen diferentes técnicas de gestión de operaciones de capacidad, pero todas buscan dar respuesta a un mismo problema.
Tipos de gestión de operaciones de capacidad
La capacidad de producción requerida por una empresa para satisfacer la demanda cambiante de los consumidores de sus bienes o servicios se determina mediante la planificación de la capacidad. Asegurarse de que los recursos adecuados estén disponibles cuando se necesiten es el objetivo de la planificación de la capacidad.
Hay cuatro tipos de gestión de operaciones de capacidad:
- Planificación de capacidad de recursos
- Planificación de la capacidad del proyecto
- Planificación de la capacidad del equipo
- Planificación de la capacidad de recursos humanos
¿Cómo ayuda la planificación de la capacidad en la gestión de operaciones?
Uno de los aspectos más importantes de la gestión de operaciones es la planificación de la capacidad. Garantiza que una empresa dispone de los recursos necesarios para satisfacer la demanda. La planificación de la capacidad puede ayudar a prevenir problemas como la sobreproducción o la infrautilización de los recursos mediante la evaluación de la capacidad de la organización y sus recursos.
La planificación de la capacidad estratégica y táctica son las dos formas básicas. A largo plazo y centrado en la dirección y los objetivos generales de una organización, la planificación estratégica de la capacidad. La planificación de la capacidad táctica es más a corto plazo y considera el uso más eficiente de los recursos de una organización.
Mejores prácticas para implementar la gestión de la capacidad de ITIL
Probablemente creará sus propias mejores prácticas y mejorará los procedimientos actuales a medida que su empresa crezca y sus operaciones se optimicen. Examinar los procesos y prácticas utilizados por otras empresas que funcionan bien es un buen punto de partida.
Las prácticas recomendadas que se enumeran a continuación pueden ayudarlo a implementar la gestión de la capacidad con éxito.
#1. Elija los miembros del equipo apropiados para el proyecto:
Asegúrese de que las personas adecuadas estén ubicadas en los momentos y lugares apropiados. Contratar a las personas más cualificadas, con experiencia en tu sector y con el proyecto que estás construyendo es parte de ello. Lo ideal es encontrar empleados calificados que ya estén familiarizados con la cultura corporativa de su empresa y sus productos o servicios.
#2. Haga un análisis de "qué pasaría si":
Cree varios escenarios hipotéticos antes de la implementación para que su equipo esté listo para circunstancias imprevistas. Puede encontrar rápidamente las mejores opciones para corregir fallas y cuellos de botella con el uso de planes de contingencia. Esto mantiene el proceso de producción de manera eficiente.
#3. Reconocer errores previos:
Corres el riesgo de cometer los mismos errores que otros han cometido si no aprendes de sus errores. Leer informes que describen logros similares a sus objetivos puede ayudar a que su implementación tenga un impacto inmediato para mejorar.
#4. Prioriza tu trabajo:
La priorización ayuda al equipo a concentrarse en la tarea y garantiza que el trabajo más importante se termine primero, lo que acelera el proceso y reduce el tiempo de inactividad.
#5. Controlar la relación de oferta y demanda:
Puede tener la capacidad necesaria para satisfacer la demanda independientemente de cuántas personas haya en su equipo. Antes de programar el trabajo, asegúrese de verificar la disponibilidad de recursos.
Puede utilizar datos existentes y planes cuidadosamente creados para influir en sus decisiones con la ayuda de la gestión de capacidad de ITIL. Para mantener su empresa operando a niveles máximos de rendimiento, optimiza los procesos y procedimientos y elimina el elemento de adivinanzas de las decisiones de TI.
¿Por qué es importante la gestión de la capacidad?
Las empresas deben ser capaces de satisfacer la demanda de los clientes. La falta de capacidad para satisfacer la demanda puede dar lugar a la pérdida de oportunidades comerciales y de ventas.
¿Cuáles son los tipos de gestión de capacidad?
- Capacidad potencial
- Capacidad inmediata
- Capacidad efectiva.
¿Qué es una herramienta de gestión de capacidad?
Con una herramienta de planificación de la capacidad, puede predecir sus necesidades futuras de recursos y asignar recursos cuando más se necesitan.
¿Cuáles son los principales elementos de la gestión de la capacidad?
- Armado de los planes de la empresa.
- Análisis de prospectos y demandas de los clientes.
- Examinar los resultados de la infraestructura y los recursos disponibles ahora.
- Implementación de la planificación de la capacidad.
- Seguimiento y análisis del potencial de producción.
¿Cuáles son las responsabilidades de un Gerente de Capacidad?
En última instancia, el administrador de capacidad está a cargo de asegurarse de que haya suficiente capacidad de TI para proporcionar los niveles de servicio adecuados, asegurarse de que la alta gerencia de TI esté debidamente asesorada sobre cómo hacer coincidir la capacidad y la demanda, y asegurarse de que la capacidad existente se utilice de la manera más eficiente. como sea posible.
Conclusión
La estrategia ideal para que las empresas maximicen su productividad es la gestión de la capacidad. Además, cuando las empresas gestionan su capacidad de manera eficaz, tendrán una idea más clara de cuánto pueden hacer, producir o vender en un período de tiempo determinado.
El hecho de que la gestión de la capacidad asegure menos problemas y eventos relacionados con la capacidad y el rendimiento es una de sus ventajas más importantes. Este procedimiento es ventajoso ya que garantiza capacidad y rendimiento lucrativo. Aunque la capacidad de gestión puede presentar algunas dificultades para las empresas, existen excelentes soluciones disponibles.
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Referencias
