La planificación de lo que podría salir mal si sucede x y la planificación de y como una reacción para cuando algo salga mal son las piedras angulares de la gestión de riesgos.
Es fundamental que su negocio evolucione para tener éxito, y siempre hay métodos para mejorar y ampliar su negocio. Hemos aprendido a referirnos a estos compromisos a corto plazo con resultados específicos como "proyectos". Adoptar un enfoque basado en el riesgo para nuevas iniciativas implica considerar los efectos de cualquier nuevo proyecto en todas las demás áreas de su empresa. El mejor lugar para comenzar es desarrollando un plan de gestión de riesgos para guiar a su equipo y organización a lo largo del proyecto.
Esta publicación explicará qué es un plan de gestión de riesgos, describirá el objetivo del plan, aclarará qué debe incluirse y brindará ejemplos de todo a lo largo de la ruta.
¿Qué es la gestión de riesgos?
Toda organización está en riesgo. La gestión de riesgos es la forma en que tratamos dichos riesgos: la planificación de la respuesta a los riesgos para una amplia gama de sucesos impredecibles, desde catástrofes naturales hasta amenazas de seguridad cibernética.
Además de asegurar la continuidad y la rentabilidad del negocio, la gestión de riesgos es prudente. La mayoría de las leyes, regulaciones y marcos de cumplimiento de la industria requieren la verificación de evaluaciones de riesgo y otros procedimientos para evitar violaciones de datos y preservar información confidencial.
La gestión de riesgos no elimina todos los riesgos. En su lugar, evalúa el curso de acción apropiado para optimizar la relación costo-beneficio entre la reducción de riesgos y el uso de los recursos del negocio.
¿Qué es un Plan de Gestión de Riesgos?
La forma en que se llevará a cabo el procedimiento de gestión de riesgos para su proyecto se especifica en el plan de gestión de riesgos. Esto comprende la financiación, las herramientas y los procedimientos que se utilizarán para la identificación, evaluación, mitigación y seguimiento de riesgos.
¿Qué se incluye en un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos a menudo incluye:
- Metodología: Especificar las herramientas y metodologías que se utilizarán en las tareas de gestión de riesgos, como la evaluación de riesgos, el análisis de riesgos y las medidas de mitigación de riesgos.
- Registro de riesgo: Un registro de riesgos es un cuadro en el que puede documentar toda la información de identificación de riesgos de su proyecto.
- Estructura de Desglose de Riesgos: Este es un cuadro que identifica las categorías de riesgo y la estructura jerárquica de los peligros del proyecto.
- Matriz de evaluación de riesgos: Una matriz de evaluación de riesgos le permite analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto para priorizarlos.
- Plan de Respuesta al Riesgo: Un plan de respuesta a riesgos es un documento de gestión de proyectos que describe las técnicas de mitigación de riesgos que se utilizarán para gestionar los riesgos asociados con su proyecto. Como propietarios de riesgos, los miembros del equipo de gestión de riesgos tienen obligaciones. Deben monitorear los riesgos del proyecto y supervisar los procedimientos de respuesta a los riesgos.
- Fondos: Incluya una sección en la que identifique el efectivo necesario para llevar a cabo sus acciones de gestión de riesgos.
- Tiempo: Agregue una sección que defina el cronograma para las acciones de gestión de riesgos.
¿Cuál es el objetivo de un plan de gestión de riesgos?
El objetivo de un plan de gestión de riesgos es ayudarlo a identificar, evaluar y planificar los riesgos potenciales que pueden desarrollarse durante el proceso de gestión del proyecto. Considérelo un diseño que lo guiará a través de cada etapa del desarrollo, incluidas las ubicaciones potenciales donde se puede requerir la demolición, se pueden emplear contratistas externos o el presupuesto puede estar ajustado.
Pasos para los Procesos del Plan de Gestión de Riesgos
Hay varios pasos para desarrollar un plan de gestión de riesgos. Es fundamental completar todos los pasos en el orden correcto. El proceso de planificación de la gestión de riesgos variará según la industria y el tipo de proyecto. Sin embargo, el esqueleto básico se mantiene constante en todas las aplicaciones. Un plan de gestión de riesgos del proyecto puede servir como plantilla siguiendo las etapas que hemos descrito:
#1. Identificación
La primera etapa en cualquier plan de gestión de riesgos es identificar todos los eventos de riesgo potenciales que podrían dañar la vida útil del proyecto. Por lo tanto, dé un paso atrás, deconstruya el plan y examine individualmente cada componente para asegurarse de que usted y sus partes interesadas estén al tanto de cada riesgo. Puede registrar estas preocupaciones en un registro de riesgos y discutir las próximas medidas con todos los involucrados.
#2. Evaluación
La siguiente etapa es evaluar los efectos cualitativos y cuantitativos del riesgo identificado. Debe evaluar cada riesgo en función de varias características, incluida la probabilidad, la gravedad, las áreas de impacto, el costo del impacto y el momento del efecto. Estos aspectos del registro de riesgos conforman la matriz de evaluación de riesgos, que lo ayudará a determinar la prioridad general y la gravedad de cada posible evento de riesgo.
#3. Estrategia de reacción
Una vez que se hayan identificado y evaluado los riesgos potenciales, puede comenzar a redactar un plan de reacción para reducir los resultados negativos del proyecto. Trabaje con los ejecutivos de alto nivel y el equipo de administración de riesgos para equilibrar el apetito por el riesgo de la organización y garantizar que la exposición al riesgo no exceda los límites aceptables.
Dependiendo de los resultados de la evaluación individual, puede optar por prevenir, transferir, minimizar, aceptar o diferir el incidente de riesgo; no obstante, la elección final siempre estará en manos del director del proyecto.
1. Responsabilidades de riesgo
Defina claramente todos los roles y deberes de riesgo para un proyecto específico, incluida la identificación, el registro, la evaluación, la revisión, la aprobación, el seguimiento y la planificación de contingencias. Todos deben comprender qué son los desencadenantes y qué deben hacer para implementar medidas de mitigación de riesgos. Una jerarquía claramente establecida elimina los malentendidos y permite que su equipo entre en acción tan pronto como sea posible.
2. Mitigación
La mitigación del riesgo es un proceso de dos pasos: ejecute el plan de respuesta al riesgo que preparó antes para reducir el impacto de la ocurrencia del riesgo y prepare un plan de contingencia.
Es posible que la adopción de una estrategia de mitigación no siempre resulte tan fácil como le gustaría. Pero, cuando implemente el plan, asegúrese de identificar las dependencias, los puntos de falla y las alternativas factibles.
Un componente crítico de la mitigación del riesgo es desarrollar un plan de respaldo o un plan de contingencia en caso de que falle el plan principal de respuesta al riesgo. Los siguientes componentes componen un plan práctico de contingencia:
- Proporcionar una hoja de ruta fácilmente disponible de los mecanismos de mitigación de riesgos y los procedimientos necesarios para implementarlos.
- Especifique qué recursos requerirá el plan para ejecutar con éxito el plan de contingencia, permitiendo que el equipo de gestión de riesgos evalúe su rentabilidad en la situación actual.
- Establezca roles y deberes dentro del plan de contingencia y, si es necesario, investigue los mecanismos de escalamiento.
- No olvide actualizar y revisar periódicamente su plan de respuesta a los riesgos.
#4. Regulación y Monitoreo
No importa cuán bueno sea el plan de gestión de riesgos de su proyecto, no permanecerá para siempre. El monitoreo constante le permite establecer una estrategia proactiva para la eficiencia y el máximo rendimiento en lugar de una estrategia reactiva. Supervise sus programas de remediación de riesgos y procedimientos de mitigación en tiempo real, y recopile KPI para detectar patrones de riesgo y disminuciones de rendimiento.
El monitoreo continuo advierte rápidamente a las partes interesadas clave si hay una disminución notable en los buenos resultados. Si falla un control específico, puede activar el plan de contingencia correspondiente como un mecanismo de seguridad.
# 5. Reportando
Es el enfoque más efectivo para determinar si los componentes están respondiendo de manera efectiva a los eventos desencadenantes y si existe una desconexión entre los procedimientos de identificación, evaluación y mitigación de riesgos. También identifica cualquier riesgo nuevo que surja durante el ciclo de vida del proyecto, así como cualquier cambio en los factores de riesgo.
El gerente del proyecto y las partes interesadas requieren información granular para evaluar y reevaluar la viabilidad, el tiempo y la rentabilidad del proyecto. Los informes frecuentes garantizan que no se pierda de vista el panorama general y que el plan de gestión de riesgos no ponga en peligro el éxito del proyecto.
Ejemplo de plan de gestión de riesgos
Una plantilla completa del plan de gestión de riesgos del proyecto proporciona al equipo del proyecto métodos coherentes y herramientas útiles para garantizar el éxito del proyecto. Incluso después de aprender lo que ha aprendido hasta ahora, crear un plan de gestión de riesgos desde el principio puede parecer abrumador. Como resultado, hemos recopilado algunos planes de gestión de riesgos de muestra para su consideración. Esperamos que estas muestras sean suficientes para comenzar:
#1. Departamento de Finanzas y Administración, Tennessee
Este plan de gestión de riesgos de muestra fue creado por el Departamento de Finanzas y Administración de Tennessee para ayudar a las empresas a diseñar el suyo propio. La plantilla incluye secciones para definir su enfoque de riesgo, funciones y deberes, y métodos de planificación. También puede crear una matriz de evaluación de riesgos para ayudar con la priorización y corrección de riesgos.
#2. Condado de Northam, Australia
La Comarca de Northam en Australia creó este ejemplo de plan de gestión de riesgos para ser utilizado únicamente como guía. Se basa en un plan de gestión de riesgos para un proyecto externo. Los componentes incluidos, incluidas las secciones de identificación, evaluación, mitigación e informes, se pueden editar y actualizar según correspondan a su proyecto. También incluye una plantilla para crear un registro de riesgos, una tabla de planes de acción y fechas para la mitigación.
#3. Departamento de Tecnología de la Información (DoIT), Maryland
Para las empresas que tienen la intención de adoptar un sistema de TI, el DoIT preparó este ejemplo de plan de negocios de gestión de riesgos. A lo largo del ciclo de vida de desarrollo del sistema, se prepara para eventos de riesgo (SDLC). Los roles, las categorías de riesgo, las definiciones y los mecanismos de informes se pueden actualizar según sea necesario. Complete el registro de riesgos a medida que avanza en los pasos de planificación de la gestión de riesgos y luego procéselo a través de los canales pertinentes.
Mejores prácticas para un plan de gestión de riesgos
Los planes de gestión de riesgos del proyecto con frecuencia son continuos, complicados y lo abarcan todo. Existen numerosas trampas potenciales.
Considere las siguientes prácticas recomendadas para ayudar a su equipo de gestión de riesgos a desarrollar una cultura de resiliencia y disciplina frente al riesgo:
# 1. Comunicación
La comunicación es uno de los aspectos más importantes de un plan de gestión de riesgos. Cree líneas abiertas de comunicación entre las partes interesadas, los altos ejecutivos y el equipo de gestión de riesgos para mantener a todos informados sobre los nuevos desarrollos. Trabaje con las partes interesadas clave desde la concepción del proyecto hasta su conclusión para garantizar que no haya desconexión entre la visión de la organización y el resultado real.
#2. Mantenga su presupuesto y cronograma
Según el tamaño y la amplitud del proyecto, un plan de gestión de riesgos puede parecer costoso. Si no tiene claro los límites de tiempo o presupuesto, lo primero que debe hacer es recopilar, actualizar y revisar cualquier información relevante en su software de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) o gestión de riesgos empresariales (ERM). Verifique para verificar si su plan de gestión de riesgos del proyecto se alinea con su marco de gestión de riesgos.
Cambiar el marco de tiempo regularmente o acomodar nuevos ajustes puede tener un impacto en el resultado del proyecto.
#3. Cree una cultura en el lugar de trabajo que sea consciente de los riesgos
Una cultura de trabajo consciente de los riesgos vale la pena a largo plazo. Se implementa de arriba hacia abajo; los altos ejecutivos deben fomentar una cultura de resiliencia al riesgo, responsabilidad y conciencia del riesgo. Si se apoya desde arriba hacia abajo, todos los demás compartirán rápidamente estos valores y actitudes para establecer un enfoque proactivo para la gestión de riesgos en general.
#4. Revisa y documenta constantemente
Describa y defina metódicamente todos los riesgos, roles, responsabilidades, plantillas y controles para el plan de gestión de riesgos. Le permite auditarlo cuando lo desee, deshacer cualquier cambio y crear una jerarquía clara. Independientemente de cuánto tiempo tome el proyecto, tener un registro registrado garantiza que no sufrirá como resultado de la rotación de personal.
Informe de su plan de gestión de riesgos
Si es un gerente de proyecto, probablemente tenga una vista panorámica más completa del progreso del proyecto que el resto de su equipo. Mientras que a ellos les preocupa realizar las tareas del día a día para lograr un mayor esfuerzo, a usted le preocupa el panorama más amplio.
Los informes son un enfoque excelente para presentar el panorama general a su equipo de proyecto. Proporcionar datos sobre su proyecto, así como la alineación de todos con su plan de gestión de riesgos, indica eficacia y liderazgo sólido, y puede aumentar el apoyo de muchas partes interesadas.
Conclusión
El plan de gestión de riesgos es fundamental para el éxito de su proyecto. Independientemente de su marco de tiempo, esto no es algo que quiera apresurar. Dicho esto, empezar es el aspecto más difícil. Esperamos que esta guía le haya proporcionado todo el conocimiento que necesita para comenzar a desarrollar su plan de gestión de riesgos del proyecto.
¿Qué inconvenientes o ventajas de un plan de gestión de riesgos ha experimentado? Háganos saber en la sección de comentarios a continuación.
- Estrategias de mitigación de riesgos: cuatro estrategias comunes con ejemplos.
- Mitigación de riesgos: ejemplos y cómo planificar la mitigación de riesgos
- ¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto? Pasos para crear un plan de evaluación de riesgos
- RIESGOS DE MERCADO: Mejores Prácticas y Guía Fácil con Ejemplos
- MITIGACIÓN ESTRATÉGICA DEL RIESGO: Cómo hacerlo correctamente
Referencias
