La gestión de proyectos a veces requiere informes periódicos sobre el progreso a la alta dirección, accionistas y posibles financiadores. Hacer un análisis de caso de negocio es un excelente método para evaluar el estado actual de su proyecto de manera precisa y completa. Siga leyendo para saber más sobre un estudio de caso de negocios en gestión de proyectos. También agregamos algunos consejos sobre cómo escribir un caso de negocios. Entonces, ¿por qué no sumergirse ahora?
¿Qué es un caso de negocios?
Un caso de negocios es una propuesta que explica un problema de negocios y argumenta a favor de un curso de acción particular. Este documento se crea en las fases iniciales de un proyecto y presenta toda la información necesaria para determinar si continuar o no con el esfuerzo.
Hacer un caso de negocios requiere que sopeses los pros, los contras, los gastos y los riesgos de tu empresa para ver si te ayudará a lograr tus objetivos. El caso de negocios resume estos hechos para que la gerencia de nivel superior pueda decidir si continuar o no con el proyecto.
¿Quién necesita uno?
El caso de negocios es una herramienta invaluable para cualquier persona en el mundo corporativo o gubernamental con una idea que quiera proponer. Cuando se trata de implementar cualquier cosa novedosa que requiera el gasto de dinero o recursos, las empresas y las organizaciones gubernamentales a menudo tienen algunos trámites burocráticos que sortear. El caso comercial puede involucrar el trabajo de un analista, gerente, jefe de departamento, controlador o figura administrativa similar.
Cómo escribir un caso de negocios
¿Has estado pensando en cómo escribir un caso de negocio? ¡No te preocupes! Aquí hay algunos pasos que debe seguir para escribir un caso de negocios:
#1. Resumen ejecutivo
La primera parte del caso de negocios es el resumen ejecutivo, una versión condensada del documento completo. Transmite la “historia” del proyecto, su origen, motivación, función, etc. al tiempo que proporciona datos cruciales. No deberías ir más allá de un párrafo aquí. En los siguientes párrafos, tendrá la oportunidad de proporcionar más información.
#2. Sección Financiera
El propósito de esta sección es actualizar a los aprobadores del presupuesto sobre la situación financiera actual. Hay dos secciones para esto:
- Evaluación financiera: Esta es una evaluación neutral de las ganancias potenciales y la estabilidad del proyecto en términos financieros. Puede comparar los gastos del proyecto con los beneficios anticipados utilizando la información obtenida de su evaluación. El propósito de un análisis financiero es asegurarse de que el proyecto sea factible desde el punto de vista monetario y que no se deje piedra sin remover en términos de gastos.
- Análisis de sensibilidad: Esto reduce el peligro del proyecto. Tiene en cuenta los resultados potenciales al medir su efecto en los resultados de un proyecto, y tiene en cuenta los supuestos de valor cambiante en casos de ambigüedad.
#3. Definición del proyecto
El patrocinador del proyecto, las partes interesadas y el equipo obtendrán el máximo provecho de esta sección de su caso de negocios. Esta sección se divide en las siguientes secciones:
- Información de fondo: Esto proporciona un resumen conciso de la justificación de su negocio y el alcance del proyecto. Incluye una sinopsis de las motivaciones para la creación de tu proyecto. Esto puede ser el resultado de una nueva dificultad, una oportunidad inesperada o un cambio en su situación actual.
- Objetivo de negocio: Explique en esta sección la importancia de su proyecto. El propósito comercial debe explicar por qué su proyecto es importante, cómo ayudará a la empresa y qué obstáculos se deben superar para tener éxito.
- Beneficios y limitaciones: Esto tiene como objetivo demostrar la necesidad del proyecto al delinear los beneficios, tanto monetarios como de otro tipo, que resultarán de su finalización. Describe por qué estás trabajando en esto y cómo estas ventajas te ayudarán a tener éxito. Además de los aspectos positivos, debe resaltar cualquier inconveniente que pueda amenazar el éxito de su proyecto.
- Identificación y selección de opciones: En esta parte, debe enumerar todas las posibles respuestas a los problemas que ha encontrado. Por lo general, hay varias formas de abordar un problema, por lo que es importante sopesar sus opciones. El objetivo es examinar todas las posibilidades y sugerir el mejor curso de acción. Se eliminarán varias opciones a medida que el proyecto continúe, dejándolo con una selección más corta. Es posible que desee proporcionar una selección de tres a cinco soluciones de referencia en su caso de negocio final.
- Alcance, impacto e interdependencias: Especifique aquí los pasos que se deben tomar para lograr el objetivo comercial. También revela qué departamentos dentro de la empresa se verían afectados. Los elementos incluidos y excluidos, así como las dependencias importantes de otros proyectos, se pueden enumerar aquí.
- Esquema del plan: Esta es una sinopsis del plan, el tiempo y las actividades del proyecto. Comprende una breve descripción general del proyecto y quién es responsable de qué, además de una lista de los principales entregables del proyecto. Su proyecto, como un cronograma, es más efectivo cuando se divide en fases, con opciones principales que preceden a cada fase.
- Análisis de mercado: Un análisis de mercado es un examen en profundidad de las condiciones del mercado en el que opera una empresa. En esta parte, puede exponer las motivaciones detrás de su empresa. Considere discutir las condiciones políticas, económicas, sociales, tecnológicas, legales y ambientales de su mercado.
- Evaluación de riesgos: Esta es una sinopsis de las principales amenazas y beneficios para su proyecto, así como sus estrategias para enfrentarlos. Incluya cualquier inquietud que pueda surgir como resultado de su proyecto. Haga un registro de lista detallado para registrar las amenazas a su proyecto y los pasos que está tomando para mitigarlas.
- Enfoque del proyecto: Aquí es donde detallarás la ejecución del proyecto y las acciones tomadas para asegurar su éxito. Describa en detalle los pasos que toma para completar una tarea, el resultado que espera y los recursos que invierte para llegar allí.
- Estrategia de compra: Este tercer componente de la definición de un proyecto pretende elaborar los medios por los cuales se financiará el proyecto. El plan de adquisiciones debe incluir detalles del procedimiento de adquisiciones de la organización para el proyecto.
#4. Organización del proyecto
Este componente final de su caso de negocio cubre la estructura de su proyecto y se divide en dos secciones. Estos deben formatearse de la siguiente manera:
- Gestión del proyecto: En esta sección, establecerá el marco de su proyecto para el lector. Aquí también es donde puede describir la jerarquía de los tomadores de decisiones involucrados en el avance de su proyecto. Incluya las funciones y responsabilidades del proyecto, así como los estándares o tolerancias que se aplicarán. Explique cómo estas consideraciones se incluyen en las conclusiones finales.
- Informes de progreso: Finalmente, su plan de negocios debe detallar cómo pretende monitorear el desarrollo del proyecto. Incluya en este plan cómo mantendrá informada a la junta del proyecto sobre el progreso.
¿Qué es un análisis de caso de negocio?
Se realiza un análisis de caso de negocio para evaluar un posible curso de acción. Los costos, riesgos y beneficios son los tres elementos más cruciales para este objetivo en un contexto corporativo. Es decir, hay tres preocupaciones principales que deben abordarse en cualquier informe de análisis de caso de negocio:
- Costos: ¿Hay una etiqueta de precio adjunta a no hacer esta elección?
- Riesgos: Si sigo adelante con esto, ¿en qué riesgo me pongo?
- Beneficios: Al hacer esta elección, ¿qué ventajas prevé?
El propósito de esta consulta es determinar si procede o no con esta elección. La decisión debe tomarse si las ventajas anticipadas son mucho mayores que los costos y peligros asociados. Sin embargo, se debe considerar otro curso de acción si los riesgos y gastos superan las ganancias potenciales.
Los costos, riesgos y recompensas generalmente se comparan entre sí en términos monetarios durante un estudio de caso de negocios. Sin embargo, también se pueden utilizar perspectivas cuantitativas o cualitativas alternativas en el análisis de casos de negocios. Es posible, por ejemplo, que los costos de una decisión se expresen en términos de tiempo en lugar de dinero. De manera similar, los riesgos y recompensas de una decisión podrían evaluarse considerando cómo afecta el valor de la marca de la empresa, la felicidad del cliente o la situación legal. Para ayudar a las partes interesadas a tomar una decisión bien informada cuando un estudio de caso de negocios no se centra en las consecuencias monetarias, es útil buscar formas objetivas de sopesar los pros y los contras.
¿Por qué utilizar el análisis de casos de negocio?
El análisis de casos de negocios es útil por dos razones principales. La primera ventaja es que obliga al autor a sopesar los pros y los contras de cada posible curso de acción. Es común perder de vista toda la gama de posibles consecuencias al tomar una decisión. Hay una mejor posibilidad de tomar la decisión correcta considerando resultados extremos o desfavorables.
El segundo beneficio de usar el análisis de casos de negocios es que facilita la transferencia y contextualización de conocimientos importantes a las partes interesadas de un experto en la materia (a menudo el gerente de producto). Las partes interesadas pueden pasar por alto la importancia de algunos costos, riesgos y ventajas sin un informe completo del experto.
Cuándo usar el análisis de casos de negocios
Cuando un gerente de proyecto en una empresa importante necesita la aceptación de las partes interesadas, a menudo realizará un análisis de caso de negocios. Dado que el director del proyecto suele ser la parte más invertida de la empresa en las pequeñas y medianas empresas, no es necesario comprar a los superiores.
Sin embargo, incluso para las empresas más pequeñas, la realización de dicho análisis podría dar sus frutos a largo plazo. Como se indicó anteriormente, esto se debe a que obliga al tomador de decisiones a sopesar todos los factores relevantes.
Gestión del caso de negocio
A lo largo del ciclo de vida del proyecto, el caso de negocio proporciona estructura y ayuda en la organización del proyecto. Debido a esto, no debe dejarse en el estante, sino usarse con frecuencia como un recurso. Como resultado, el patrocinador del proyecto y la junta del proyecto deben revisarlo en puntos estratégicos para garantizar la viabilidad continua del proyecto y la solidez de la lógica detrás de él. Para evitar perder tiempo y recursos, es mejor realizar la evaluación antes de pasar a la siguiente fase.
¿Por qué necesita un caso de negocios?
Necesita un caso de negocio por las siguientes tres razones:
- Su objetivo es persuadir a los responsables de la toma de decisiones para que sigan adelante con el concepto del proyecto, pero también ayuda a priorizar las iniciativas que están de acuerdo con la estrategia general de la empresa.
- Para hacer comparaciones justas entre proyectos potencialmente competitivos, los casos de negocios estandarizan el proceso de evaluación.
- Si se selecciona el proyecto, el caso de negocio se puede utilizar para gestionar mejor el alcance del proyecto en las primeras etapas de planificación. Incluso después de que finaliza el proyecto, todavía se puede utilizar para evaluar el éxito de la planificación y ejecución del proyecto.
Análisis de caso de negocio vs Caso de negocio
Tal vez esté confundido acerca de la distinción entre un caso de negocios y un análisis de caso de negocios. Ambos nombres describen el mismo tipo de software utilizado para el análisis empresarial. El informe se denomina “caso empresarial”, mientras que el método utilizado para analizarlo se denomina “análisis de caso empresarial”.
¿Qué es el documento de caso de negocio?
El documento es un argumento presentado por escrito para persuadir a un tomador de decisiones para que acepte un cierto curso de acción. Una bien desarrollada investiga posibles soluciones a un problema y permite a los responsables de la toma de decisiones elegir la que será más beneficiosa para la empresa.
¿Cuál es el propósito de un caso de uso comercial?
El propósito de un caso de uso empresarial es describir los pasos que debe seguir una organización para ofrecer un resultado útil y medible a un cliente.
¿Quién escribe el caso de negocios?
En muchas organizaciones, el gerente de proyecto o un analista comercial tiene la tarea de desarrollar un Business Case completo, aunque es responsabilidad de la administración del programa. El Business Case es otra área en la que Project Assurance puede echar una mano.
Consideraciones Finales:
Aquí, presentamos los pasos para crear un caso de negocios convincente. Debido a la amplitud de nuestra discusión, el caso de negocios resultante puede parecer desalentador. Un caso de negocios debe ir directamente al grano. Algunas páginas son posibles si el proyecto es relativamente pequeño. El documento será más largo para proyectos más complicados e iniciativas de cambio empresarial sofisticadas. Como resultado, debe escribir cada parte teniendo en cuenta a su público objetivo y almacenar materiales complementarios en un apéndice.
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Referencias
