Las empresas deben esforzarse por promover la gestión del conocimiento a través de sus sistemas y herramientas establecidos. Los clientes y empleados buscan información sobre el producto, servicio, programa, etc. de una empresa. Esta información debe recopilarse, organizarse y analizarse utilizando sistemas de gestión del conocimiento. Muchas empresas luchan con el acceso al conocimiento. Sin embargo, las empresas pueden evitar esto integrando un sistema de conocimiento funcional utilizando herramientas específicas. ¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento y cómo ayuda esto a las empresas con su KM? Descubra qué herramientas de gestión del conocimiento son además de sus ejemplos.
¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?
Cualquier instrumento utilizado para capturar y entregar con éxito conocimiento interno y externo para su negocio se denomina herramienta de gestión del conocimiento. Si bien la mayoría de las herramientas de gestión del conocimiento están disponibles por separado, también se incluyen como características del software de gestión del conocimiento.
Las herramientas de gestión del conocimiento ayudan a organizar y alinear el conocimiento al que tienen acceso todos sus empleados. Idealmente, todos en su empresa deberían estar operando desde el mismo conjunto de hechos. Este conocimiento consiste en algo más que materiales de capacitación y desgloses de productos. También puede contener:
- Investigación de productos e industrias Historia de la empresa
- Estudio de casos
- Hojas de información
- Informes de KPI
- Manuales\sGuías
- guiones para ventas
- gráficos para marketing
Cuando utiliza herramientas de gestión del conocimiento para organizar metódicamente la información de la empresa, crea facilidad de acceso y uniformidad entre las divisiones.
Ejemplos de herramientas de gestión del conocimiento
Los siguientes son ejemplos de herramientas que las empresas pueden usar para su sistema de gestión del conocimiento;
#1. Sofismo
El primero en nuestra lista de ejemplos de herramientas de gestión del conocimiento es Quip. Quip incluye una sólida herramienta de documentos que le permite crear y cargar nuevos artículos de la base de conocimientos. Puede almacenar todos los datos de su empresa en un solo lugar cargando hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, conversaciones de clientes y una variedad de otros tipos de archivos.
Quip también incluye una función de chat interno, lo que le permite a su equipo colaborar en la creación de contenido. Su equipo evitará la falta de comunicación, que a menudo resulta en contenido inexacto o confuso, colaborando en tiempo real.
#2. servicio ahora
ServiceNow proporciona soluciones de gestión del conocimiento tanto internas como externas. Las opciones internas ayudan a los equipos de TI a administrar y documentar las solicitudes de servicio entrantes al guardar las interacciones del servicio en una base de datos centralizada. Esto permite que los equipos de TI generen artículos de base de conocimiento basados en problemas típicos de los empleados.
# 3. Gurú
Guru es una pieza de software que conecta todos los datos de su empresa. Se emplea inteligencia artificial para sugerir información a sus representantes en tiempo real, eliminando la necesidad de que su equipo busque información durante una interacción de servicio.
Además, cuanto más uses Guru, mejor será el software. El rendimiento de Guru mejorará con el tiempo a medida que aprenda y se adapte al flujo de trabajo diario de su equipo, gracias al aprendizaje automático.
#4. ayudajugo
Helpjuice ofrece opciones de personalización únicas que le permiten personalizar cada área de su base de conocimientos. Esto incluye opciones de formato que hacen que los diseños sean más fáciles de usar para sus lectores.
Antes de la publicación, los autores pueden colaborar en nuevas publicaciones y compartir vistas previas de la página. Si cometen un error, cada revisión se guarda para que pueda volver a versiones anteriores de su publicación cuando sea necesario.
#5. Base de conocimientos de ProProfs
ProProfs Knowledge Base es una plataforma simple pero efectiva que le permite brindar soporte de autoayuda inmediato a sus clientes y personal. Esta aplicación, que es adecuada para pequeñas organizaciones y empresas, también se puede utilizar para crear artículos de base de conocimiento desde el principio, importar documentos de Word o archivos PDF existentes y publicar con un solo clic. Para comenzar rápidamente, la herramienta ofrece una serie de plantillas diseñadas profesionalmente. Además, su sistema de informes integrado proporciona información sobre las preguntas que buscan las personas y las respuestas que no encuentran. Puede utilizar esta información para crear y actualizar periódicamente su base de conocimientos.
#6. Confluence: un excelente software de base de conocimientos para mejorar el espacio de trabajo de su equipo
Confluence es otra opción a considerar al buscar el mejor software de gestión del conocimiento. Atlassian inventó esta tecnología, que mejora drásticamente la colaboración al facilitar que los equipos intercambien conocimientos y colaboren en múltiples proyectos. Además, está vinculado con una variedad de aplicaciones de Atlassian, que le ofrecerán toda la funcionalidad que necesita.
También incluye más de 15 plantillas para ayudarlo a comenzar a usar la herramienta de manera rápida y eficiente. También puede agregar GIF, películas y fotografías a los sitios web para hacerlos más atractivos para los usuarios. También puede organizar páginas relacionadas juntas para que sea más fácil para los usuarios descubrir la información o el material que necesitan.
#7. Docebo: el mejor software de gestión del conocimiento para una experiencia de aprendizaje superior
Una de las mejores cosas de las soluciones de gestión del conocimiento es que le permiten organizar sus datos de la manera que desee y, al mismo tiempo, le permiten aprender rápidamente sobre la marcha. Docebo es uno de estos sistemas de base de conocimiento, que le permite desarrollar, almacenar y entregar una gran cantidad de cursos, clases multimedia y otros tipos de materiales de instrucción, todo en un solo lugar.
Docebo proporciona widgets prefabricados, así como una interfaz de usuario y un proceso de incorporación simples y fáciles de usar, que simplifican toda la experiencia de aprendizaje y hacen que todo el contenido de aprendizaje sea más atractivo e interactivo. Tiene una gran biblioteca de materiales y mejora el aprendizaje con las funciones Discover, Coach y Share.
#8. Zendesk: software inteligente de gestión del conocimiento para mejorar el autoservicio
El último ejemplo de nuestra lista de herramientas de gestión del conocimiento es Zendesk. Lo mejor de Zendesk es que, además de ser un software de base de conocimientos, también es una de las soluciones de atención al cliente más conocidas y antiguas del mercado. Incluye foros comunitarios y un centro de ayuda. También le permite escribir artículos con un potente editor de texto y utilizar temas personalizados para personalizar su centro de ayuda.
Además, puede aprovechar las excelentes capacidades listas para usar, como la restauración, el historial de contenido, el control de acceso y los permisos de publicación. Los clientes también pueden acceder a su base de conocimientos en muchos idiomas y usar herramientas de chat y emisión de boletos. En general, si usted es una organización grande que busca una solución para administrar cientos de clientes de manera regular, Zendesk Support Suite es una buena opción.
Tipos de gestión del conocimiento
En general, las herramientas de gestión del conocimiento son un subconjunto del panorama general. Este panorama más amplio es el sistema de gestión del conocimiento. Pero entonces, todavía tenemos que considerar los diversos tipos de gestión del conocimiento porque de eso se trata exactamente el sistema. La gestión del conocimiento se agrupa en 3 tipos principales. Estos son principalmente;
#1. Conocimiento tácito
Cuando hablamos de conocimiento tácito, nos referimos a todo conocimiento que se adquiere a través de la experiencia y se comprende instintivamente. Como resultado, es difícil de describir y codificar, lo que dificulta la transmisión de este conocimiento a otros. El lenguaje, el reconocimiento facial y las habilidades de liderazgo son ejemplos de conocimiento tácito.
#2. Conocimiento implícito
Mientras que alguna literatura equipara el conocimiento implícito con el conocimiento tácito, algunos académicos diferencian esta categoría, afirmando que el concepto de conocimiento de la estrategia es más matizado. Si bien la información tácita puede ser difícil de codificar, el conocimiento implícito no siempre tiene este problema. En cambio, el conocimiento implícito permanece sin documentar. Por lo general, existe dentro de los procesos y se denomina conocimiento de "saber hacer". Este es otro tipo de conocimiento que las herramientas de gestión controlan.
#3. conocimiento explícito
Este conocimiento se captura en muchos tipos de documentos, como manuales, informes y pautas, lo que permite a las empresas transferir fácilmente el conocimiento entre equipos. Este es probablemente el tipo de conocimiento más conocido.
Componentes de la gestión del conocimiento
Al destacar las diversas herramientas utilizadas en la gestión del conocimiento, no dejaríamos de enumerar los diversos componentes de KM. Estos son los siguientes: s;
#1. Personas
“Personas, procedimientos y tecnología”, probablemente haya escuchado. Los líderes organizacionales han utilizado este paradigma, a menudo conocido como el "triángulo dorado", para dirigir iniciativas y liderar el cambio organizacional desde al menos principios de la década de 1990. Si te concentras demasiado en un factor, tu iniciativa fracasará. Y la secuencia es crítica. Por lo tanto, primero debe incorporar a las personas adecuadas antes de pasar a los procesos y la tecnología.
Al lanzar un sistema o herramientas de gestión del conocimiento, necesitará dos conjuntos de personas. Estas personas son los altos ejecutivos que brindarán patrocinio y conocimiento de la estrategia organizacional general y las partes interesadas multifuncionales que impulsarán la ejecución.
#2. Proceso
El conocimiento fluye como un suministro de agua municipal en empresas con sólidos sistemas y herramientas de gestión del conocimiento. Cuando alguien lo quiere, simplemente abre el grifo. Como un urbanista, el equipo de KM entiende cómo todo fluye bajo la superficie. Son capaces de identificar cuellos de botella, desviar flujos y medir entradas y salidas.
Sin embargo, el usuario final no está obligado a comprender cómo funciona todo esto. Obtener los conocimientos que requieren es sencillo para ellos.
#3. Contenido/TI
Cuando hablamos de contenido de TI, nos referimos a cualquier tipo de conocimiento escrito, que va desde las mejores prácticas aprobadas hasta recomendaciones rápidas y sucias compartidas entre colegas. El contenido puede ser fácilmente reutilizable, como plantillas y videos instructivos, o puede estar desordenado y desestructurado (por ejemplo, la documentación del proyecto).
Incluimos contenido con TI porque las infraestructuras de TI permiten a las personas producir contenido, almacenarlo en algún lugar y acceder a él y reutilizarlo. La gente seguirá creando y usando contenido en ausencia de KM. Lo harán en lugares que otros no pueden encontrar, recrearán cosas que otros han hecho previamente y (lo más peligroso) reutilizarán contenido que está desactualizado o es incorrecto.
#4. Estrategia
Cada programa de KM requiere un plan bien definido, documentado y relevante para el negocio. Puedes tener las mejores herramientas de gestión del conocimiento y un equipo de KM súper inteligente, pero sin una estrategia, todo será en vano.
Mejores ejemplos y técnicas de herramientas de gestión del conocimiento
Poner las mejores herramientas de gestión del conocimiento a trabajar es la clave para una gran gestión del conocimiento. Estos son algunos de los mejores ejemplos de herramientas de gestión del conocimiento para su empresa.
#1. Herramientas de la base de conocimientos
La base de conocimientos es un ejemplo de una herramienta de gestión del conocimiento. Es una base de datos de búsqueda de información sobre sus productos y cómo utilizarlos. Esta solución de gestión del conocimiento podría incluir contenido técnico sobre cómo depurar su programa, respuestas a preguntas frecuentes y otra información. Esta información mejorará su experiencia de cliente con su software o producto.
Las bases de conocimiento son herramientas de gestión del conocimiento distintas en el sentido de que son igualmente valiosas para su personal y sus consumidores. Las bases de conocimientos son un depósito centralizado de conocimientos sobre productos, procesos y formación que se pueden utilizar para resolver problemas y obtener información importante.
#2. Sistemas de Relación con el Cliente
Estos sistemas ayudan a los equipos de marketing, ventas y atención al cliente a realizar un seguimiento de los datos de clientes potenciales y clientes a lo largo de la relación con el cliente. Es una de las mejores herramientas de gestión del conocimiento capaz de hacer eso.
Puede realizar un seguimiento del primer contacto con un cliente potencial utilizando un CRM para ver cómo lo encontraron y qué contenido leyeron en su sitio web. A continuación, puede realizar un seguimiento de las interacciones que su personal de ventas tiene con ellos a lo largo del ciclo de compra, así como de las interacciones en curso, como las compras repetidas.
#3. Sistemas de gestión del aprendizaje
Muchas grandes corporaciones utilizan soluciones LMS para manejar el proceso de capacitación y educación de los empleados. Es otro ejemplo de una herramienta de gestión del conocimiento que disfrutará considerando. Las empresas pueden utilizar su tecnología para compartir módulos de capacitación en línea y recursos educativos relacionados con el trabajo, lo que permite a su personal optimizar los procesos y mejorar el rendimiento.
Los cursos LMS también se utilizan ampliamente para abordar problemas de cumplimiento. Los sistemas LMS no reemplazan la comunicación verbal o las reuniones, pero aseguran que todos los empleados estén en la misma página cuando se trata de políticas comerciales.
#4. Tecnologías de automatización
Las tecnologías de automatización son el camino del futuro en términos de gestión del tiempo y productividad. Muchas empresas ya utilizan la automatización en muchos departamentos y procesos comerciales. Los correos electrónicos y chatbots automatizados, particularmente en ventas y atención al cliente, ayudan a reducir el trabajo pesado y permiten que las personas pasen más tiempo con sus consumidores.
#5. Sistemas de gestión de inventario
Estos son críticos para todos los equipos de su organización. El seguimiento de inventario tiene un impacto en sus ventas, servicio al cliente, marketing y gestión de productos. Si los precios cambian debido a problemas de la cadena de suministro o si ciertos productos están agotados, todos en su empresa deben estar al tanto para que sus consumidores siempre reciban información clara y consistente.
El uso de un sistema de gestión de inventario para realizar un seguimiento de su inventario es sencillo y pone a todos en la misma página.
#6 Sistemas de Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es una fuente común de controversia para muchas empresas. Los grandes proyectos necesitan la participación de una variedad de partes interesadas con diferentes calendarios y líneas de tiempo. También necesitan acceso interdepartamental a una amplia gama de documentos e informes, lo que puede causar demoras si son difíciles de distribuir o abrir.
#7. Sistemas de Gestión de Contenidos y Documentos
Los documentos polivalentes se compilan en una sola base de datos mediante sistemas de gestión de contenido y/o documentos para facilitar el acceso. Estas soluciones permiten que muchos grupos compartan documentos sin el estrés de solicitar autorización individualmente. También conservan un registro conciso de documentos anteriores, lo cual es importante para departamentos como ventas y marketing que pueden necesitar consultar políticas o materiales obsoletos.
Pasos en la gestión del conocimiento
Al integrar herramientas de gestión del conocimiento en sus sistemas, hay ciertos pasos que están involucrados. Estos son los siguientes;
Paso uno: recolectar
Este es el paso más crucial en el procedimiento de gestión del conocimiento. Si recopila datos incorrectos o irrelevantes, el conocimiento resultante puede ser incorrecto. Como resultado, las decisiones basadas en dicho conocimiento también pueden ser incorrectas.
Existen numerosos métodos y herramientas de recopilación de datos disponibles para su gestión del conocimiento. Para empezar, la recopilación de datos debe ser un paso en el proceso de gestión del conocimiento. Las personas involucradas en el proceso de recopilación de datos deben seguir ciertos protocolos, que deben registrarse adecuadamente.
Ciertos puntos de recopilación de datos están definidos por la técnica de recopilación de datos. Algunos puntos pueden ser resúmenes de informes normales. Los informes de ventas mensuales y los informes de asistencia diaria, por ejemplo, podrían ser dos recursos útiles para la recopilación de datos.
Paso dos: organizar
La información recopilada debe estar organizada. Esta organización generalmente se realiza de acuerdo con un conjunto de reglas. La organización establece estas normas.
Todos los datos relacionados con las ventas, por ejemplo, se pueden archivar juntos y todos los datos relacionados con el personal se pueden colocar en la misma fila de la base de datos. Este tipo de disposición ayuda en el mantenimiento preciso de los datos dentro de una base de datos.
Si la base de datos contiene una gran cantidad de datos, se pueden utilizar procedimientos como la "normalización" para organizarla y reducir la duplicación.
Paso tres: resumen
El material se resume en este paso para obtener el núcleo del mismo. La información larga se proporciona en formato tabular o gráfico y se almacena correctamente.
Hay numerosas herramientas disponibles para resumir, incluidos paquetes de software, gráficos (Pareto, causa y efecto) y varias metodologías.
Paso cuatro: analizar
Se debe designar un experto o un equipo de expertos para este propósito, ya que la experiencia de la persona o del equipo es fundamental. Además, se generan informes luego del análisis de la información.
Paso cinco: sintetizar
En esta etapa, la información se transforma en conocimiento. Los resultados del análisis (a menudo informes) se integran para crear varios conceptos y artefactos.
Un patrón o comportamiento de una entidad puede usarse para explicar otra. La organización en su conjunto tendrá una colección de piezas de conocimiento que se pueden utilizar en todos los ámbitos. Esta información luego se guarda en la base de conocimientos de la organización para referencia futura.
La base de conocimientos suele ser una implementación de software a la que se puede acceder desde cualquier lugar a través de Internet. También puede comprar dicho software de base de conocimiento u obtener una implementación gratuita de código abierto.
Sexto paso: toma de decisiones
Ahora, el conocimiento se utiliza para tomar decisiones. Por ejemplo, al estimar un tipo específico de proyecto o actividad, se pueden hacer referencia a estimaciones anteriores. Esto acelera el proceso de estimación mientras mantiene una excelente precisión. Así es como la gestión del conocimiento organizacional genera valor y al mismo tiempo ahorra dinero con el tiempo.
Conclusión
La gestión del conocimiento es una técnica fundamental para las organizaciones empresariales. Por suerte, existen herramientas que simplifican todo el proceso. El conocimiento organizacional apoya a la organización a largo plazo en términos de dinero, cultura y personas. Como resultado, todas las empresas maduras deben dar los pasos esenciales para construir su sistema de gestión del conocimiento utilizando las herramientas pertinentes, para mejorar las operaciones de la empresa y las capacidades generales. Las mejores herramientas de gestión del conocimiento contribuyen a esta mejora y más.
Herramientas de gestión del conocimiento Preguntas Frecuentes
¿Qué herramientas se podrían utilizar para animar a los empleados a compartir sus conocimientos?
MS Teams y Slack, por ejemplo, son dos de las aplicaciones para compartir información más populares, donde los empleados pueden intercambiar materiales, seminarios web, blogs de negocios, podcasts e incluso sus películas expresando sus pensamientos sobre un tema determinado.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión del conocimiento para una organización?
La gestión del conocimiento impulsa y fomenta el intercambio de ideas, la cooperación y el acceso a la información más actualizada. También permite a las personas fomentar la innovación y los cambios culturales necesarios para hacer evolucionar la empresa y satisfacer las cambiantes necesidades comerciales.
¿Cómo podrían las mejores herramientas de gestión del conocimiento ayudar a la gestión?
Las mejores herramientas de gestión del conocimiento ayudan a las empresas a garantizar que cuentan con los procesos, procedimientos o sistemas adecuados para desarrollar, gestionar, almacenar y comunicar la información de la organización. También se aseguran de que puedan poner en práctica ese conocimiento siguiendo su estrategia comercial.
¿Cuáles son los tres dominios principales de la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento se puede dividir en tres categorías: adquisición de conocimiento, almacenamiento de conocimiento e intercambio de información.
- Sistemas de gestión del conocimiento: guía detallada
- El mejor software de gestión del conocimiento de 2022: las 21 mejores selecciones
- HERRAMIENTAS DE ADMINISTRACIÓN DE DINERO: qué es, cómo usarlo y herramientas en línea gratuitas
- Gestión del conocimiento: procesos, tipos, ejemplos y herramientas
Referencia
