Los negocios que alguna vez fueron locales ahora se están convirtiendo en negocios virtuales en un mundo que evoluciona y cambia continuamente. Estas organizaciones virtuales utilizan todas las herramientas a su disposición para construir una empresa exitosa, incluidos los equipos virtuales o remotos. Si trabaja para una empresa que está haciendo la transición a un modelo virtual, utilizar el equipo virtual correcto es un método garantizado para facilitar el cambio. Cuando se trata de controlar el esfuerzo y el tiempo de los trabajadores remotos, la gestión de equipos virtuales es fundamental. Veamos qué es un equipo virtual, los tipos, los desafíos en la gestión de los equipos y los beneficios.
¿Qué es un Equipo Virtual?
Un equipo virtual, a veces conocido como "equipo remoto", es un grupo de personas que colaboran desde ubicaciones separadas a través de la comunicación electrónica. Se pueden usar diferentes tipos de equipos virtuales para diferentes escenarios, y todos pueden ser medios de colaboración rentables y eficientes.
Tipos de equipos virtuales
Hay varios tipos de equipos virtuales basados en la vida, los objetivos, las metas y los roles de los miembros.
#1. Equipos en red
Estos tipos de equipos virtuales consisten en miembros multifuncionales que se han unido para compartir su experiencia y conocimiento sobre un tema en particular. La membresía es fluida en el sentido de que recluta nuevos miembros cuando los necesita y puede retirar a los miembros existentes cuando completan sus funciones.
#2. equipos paralelos
Los miembros de la misma organización suelen establecer equipos paralelos para proporcionar recomendaciones en un proceso o sistema. Los equipos paralelos normalmente se forman por un período de tiempo limitado y la membresía es constante en el sentido de que los miembros de un equipo paralelo permanecen juntos hasta que se logra la meta.
#3. Equipos de desarrollo de productos
Estos tipos de equipos virtuales están formados por profesionales de todo el mundo que trabajan juntos para completar un trabajo específico, como el desarrollo de un nuevo producto, sistema de información o procedimiento organizacional. Por ejemplo, traer un equipo de expertos de los Estados Unidos, Canadá y Hong Kong para construir un nuevo motor durante un año.
#4. Equipos de producción
Los equipos de producción están formados por personal de diferentes roles que trabajan juntos de manera regular y continua. Los miembros de un equipo de producción reciben roles específicos y operan de manera independiente. El resultado general se produce combinando los distintos productos de cada miembro.
#5. Equipos de servicio
Los equipos de servicio están formados por personas de diferentes zonas horarias. Cada persona trabaja de forma independiente, sin embargo, el trabajo que crea cada miembro es una continuación del trabajo producido por el miembro anterior. Los equipos de soporte al cliente en Canadá, por ejemplo, concluyen sus turnos mientras que los equipos de soporte en Asia comienzan y continúan su trabajo.
#6. Equipos de gestión
Los equipos directivos están formados por directivos de una misma organización que trabajan en zonas geográficas separadas. Los miembros de los equipos de gestión debaten principalmente estrategias a nivel corporativo.
#7. Equipos de acción
Para responder a desafíos apremiantes, los equipos de acción se forman por un período de tiempo muy corto. El equipo se levanta una vez que el asunto se ha resuelto.
Los equipos virtuales también tienen varios beneficios y desafíos. Veamos los beneficios en la siguiente sección.
Beneficios de los equipos virtuales
Los siguientes son algunos de los beneficios que pueden proporcionar los equipos virtuales:
#1. Los costos de la empresa son bajos.
Los empleados que trabajan desde casa pueden ser bastante económicos cuando los compara con los costos de emplear localmente. El espacio de oficina, los gastos de electricidad y los viajes de los empleados son solo algunos de los muchos gastos que necesitará para mantener un negocio en una sola ubicación o región.
#2. Solicitantes de todo el mundo
Al buscar nuevos empleados, explorar más allá de las inmediaciones de la sede de una empresa puede aumentar la probabilidad de encontrar una gran cantidad de personas competentes. Las empresas pueden buscar personas inteligentes y ansiosas en todo el mundo utilizando equipos virtuales.
#3. La productividad aumenta
Permitir que los trabajadores trabajen desde casa sin tener que desplazarse es una excelente forma de aumentar la productividad y la motivación. Los empleados que trabajan desde casa pueden despertarse, prepararse mentalmente para el día y comenzar a trabajar a la hora, eliminando el estrés y la gestión del tiempo necesarios para viajar.
#4. Los servicios de la empresa están disponibles las 24 horas del día.
El uso de equipos virtuales para brindar a una empresa servicios las 24 horas, en particular para los consumidores, es un enfoque excelente para promover la repetición de negocios. Los clientes y clientes quieren comprometerse con una empresa a la que puedan contactar fácil y frecuentemente.
Desafíos de equipos virtuales
Fomentar la unidad del equipo cuando los empleados trabajan separados es uno de los desafíos más difíciles de liderar equipos virtuales. Según los estudios, los equipos que trabajaban en diferentes lugares tenían niveles más bajos de confianza y niveles más altos de conflicto que los empleados que trabajaban juntos. Muchos desafíos del trabajo remoto son causados por barreras de comunicación.
Los cuatro desafíos de equipos virtuales más comunes
Si bien cada organización es diferente, las instituciones con empleados remotos enfrentan desafíos similares. Debido a la naturaleza aislada del empleo remoto, los problemas pueden empeorar durante un período de tiempo más largo. Pueden interrumpir la cohesión del equipo e influir en toda la organización si no se identifican y solucionan. Hacer un cambio del trabajo en el sitio a una cultura de trabajo virtual o remota es algo que requiere procesos de gestión del cambio.
Considere algunos de los desafíos más típicos que enfrentan los dueños de negocios virtuales con sus equipos.
#1. Comunicación ineficaz
Muchas herramientas digitales ayudan a los equipos distantes a mantenerse conectados; sin embargo, estas herramientas pueden carecer de la personalización que proporciona la interacción cara a cara. La comunicación basada en texto, como el correo electrónico y los mensajes de texto, carece del lenguaje corporal, el tono y otras pistas no verbales sutiles que los empleados reciben durante las conversaciones en persona, lo que aumenta la posibilidad de una mala interpretación. Cuando trabajan de forma remota, los miembros del equipo pueden mostrarse más reservados en las plataformas digitales y menos inclinados a participar en reuniones o responder correos electrónicos.
#2. Problemas con la delegación
Las fallas en la comunicación también conducen a una comprensión confusa de las responsabilidades de los empleados. Los líderes deben delegar tareas teniendo en cuenta las malas interpretaciones y las inferencias. La confusión sobre quién hace qué y cuándo amenaza la unidad del equipo. Los líderes también deben resistir el deseo de microgestionar sus equipos virtuales, sabiendo cuándo dar un paso atrás y confiar en su personal. Deben lograr un equilibrio entre la necesidad de establecer expectativas claras y la confianza a cumplir.
#3. Distinciones en la ética del trabajo
Según un artículo publicado en la revista SN Applied Sciences, existe evidencia de que ciertas personas se desempeñan más en situaciones de oficina cuando están rodeadas de otras, un fenómeno conocido como “facilitación social”. En un entorno virtual, otros pueden rechazar solicitudes o retrasar las respuestas. Cuando los empleados creen que sus compañeros no se esfuerzan tanto como ellos, puede generar desconfianza, perturbar al equipo y descarrilar proyectos. Para abordar las dificultades, los líderes de los equipos deben permanecer alerta al revisar el trabajo de los miembros del equipo y brindar retroalimentación periódica.
#4. Conexión personal inadecuada
Los trabajadores remotos suelen estar aislados, lo que puede tener un impacto negativo en la armonía del equipo. La falta de interacción cara a cara puede resultar en una falta de cohesión del equipo y de comunicación entre los miembros del equipo. Se ha demostrado que las conversaciones durante el café o en el pasillo, por ejemplo, minimizan los conflictos. Sin embargo, es difícil de recrear en un mundo virtual.
Gestión de equipos virtuales
La gestión de equipos virtuales se refiere a la combinación de operaciones para reunir, crear, organizar, gestionar y supervisar el trabajo en equipo virtual. Es un componente necesario de la colaboración del equipo del proyecto.
Los siguientes procesos están incluidos en la gestión de equipos virtuales, pero no están restringidos a ellos:
#1. Montaje.
Al lanzar una organización de trabajo en equipo remoto, los períodos de prueba son las primeras medidas que se utilizan. El líder del equipo debe seleccionar a aquellos que hayan cumplido con todos los estándares del período de prueba.
#2. Capacitación.
Durante este procedimiento, el líder del equipo establece las expectativas futuras del equipo virtual y luego crea e implementa un enfoque de capacitación grupal para enseñar a los miembros del equipo cómo satisfacer esos objetivos.
#3. Gerente.
Este método implica utilizar tecnologías de telecomunicaciones para supervisar los deberes y trabajos en curso de los miembros remotos del grupo.
#4. Controlador.
Para analizar y evaluar el desempeño del equipo, el líder del equipo crea medidas de desempeño. Esta persona debe determinar si el equipo está en el camino correcto y podrá cumplir los objetivos del proyecto a tiempo.
Estos son los pasos principales involucrados en la gestión de equipos virtuales. Sin embargo, pueden existir procesos secundarios que permitan una mejor comprensión del fenómeno de los equipos virtuales.
Cuáles son los beneficios y desventajas de una buena gestión de equipos virtuales
Algunos de los beneficios de la administración de equipos virtuales incluyen (pero no se limitan a):
- Reducciones de rentas y medidas de reducción de costos en tecnología
- Reducción de los gastos de transporte y el tiempo dedicado a los desplazamientos
- Comunicación y transmisión de información en tiempo real
Algunos de los inconvenientes de la gestión de equipos virtuales incluyen, entre otros, los siguientes:
- Debido a que no existen mecanismos de control directo, hay menos control sobre los grupos virtuales (lo que puede conducir a una menor confianza en los equipos virtuales).
- Problemas para establecer un buen liderazgo de equipo virtual (a diferencia del liderazgo de equipo "físico")
- Inadecuación para proyectos que requieren supervisión y gestión in situ
Le ofreceremos algunos consejos para ayudarlo a manejar los desafíos de trabajar en equipos virtuales.
Mejores Prácticas en Gestión de Equipos Virtuales
#1. Establecer la infraestructura necesaria.
Si está a cargo de un equipo virtual, asegúrese de haber implementado procesos efectivos para promover la productividad, el intercambio de información, la comunicación y el compromiso social.
#2. Haga de la seguridad una prioridad máxima.
Al acceder de forma remota a los datos, sistemas y activos de la empresa. Instale actualizaciones de seguridad tan pronto como estén disponibles y cambie su contraseña regularmente.
#3. Sea considerado con los horarios de trabajo
Anime a su personal a mantener su estado actualizado con una de las muchas aplicaciones que pueden sincronizarse con su equipo (Slack, Teams, etc.). Por eso, debes evitar llamar a tus compañeros de trabajo mientras duermen o cuidan a los niños.
Al comienzo de su proyecto, acuerde algunas reglas básicas (por ejemplo, preferencias sobre contactos fuera del horario laboral, intercambio de información, protocolos de comunicación, etc.). Recuerde apreciar las culturas y las diferencias de los demás si trabaja en un equipo transfronterizo.
#5. Cuida tu salud y bienestar.
Es igual de vital mientras trabaja fuera de la oficina, así que tómese descansos regulares lejos de su escritorio y computadora, levántese y muévase, ajuste su postura, hágase examinar la vista con regularidad y divida su trabajo en TI y no. trabajos de TI.
#6. Reconocer cuándo es apropiado hablar
Todos podemos volvernos demasiado dependientes de los correos electrónicos, los mensajes de texto y los mensajes instantáneos. Entonces, si existe la posibilidad de un malentendido, ya se han enviado muchos mensajes, si está ofreciendo comentarios confidenciales o si necesita llegar a un acuerdo final, ¡simplemente levante el teléfono!
Conclusión
Las interacciones humanas, según los psicólogos sociales, se fortalecen con la proximidad física de los individuos. Debido a que los miembros del equipo virtual tienen interacciones cara a cara limitadas o nulas, crea una gran cantidad de desafíos. Para generar confianza, colaboración y compromiso entre los miembros, los equipos virtuales deben superar las diferencias culturales, las dificultades de comunicación, las luchas de poder y los conflictos. Aunque pueda parecer desafiante, ciertamente es factible con un liderazgo efectivo. Las organizaciones pueden beneficiarse enormemente de esta tendencia de la nueva era de los equipos virtuales si se implementan las estrategias, los procesos y las herramientas adecuadas.
Preguntas frecuentes sobre los equipos virtuales
¿Qué empresas utilizan equipos virtuales?
- SAP. SAP es la empresa de software interempresarial más grande del mundo.
- IBM emplea a unos 200,000 empleados de varios países y orígenes.
- Energia General. GE emplea a unas 90,000 personas en todo el mundo.
¿Por qué fallan los equipos virtuales?
Mala gestión, fallas en la comunicación, miembros del equipo inadecuados o mal integrados, empleados mal equipados, choques de personalidad.
¿Cuáles son las características de un equipo virtual?
La confianza, la atención y la comunicación son tres características compartidas por todos los equipos virtuales efectivos.
¿Qué hace a un gran líder virtual?
Un líder de equipo virtual debe estar dispuesto a hacerse accesible a los miembros del equipo. El liderazgo accesible implica ser accesible, similar a tener una política de puertas abiertas en un lugar de trabajo físico.
- 7 IDEAS DE MARCA PARA PEQUEÑAS EMPRESAS QUE LE PRODUCIRÁN MÁS GANANCIAS
- Herramientas OKR gratuitas: más de 55 mejores herramientas OKR gratuitas en 2023
- Mitigación de riesgos: ejemplos y cómo planificar la mitigación de riesgos
- Estrategia de Habilitación de Ventas: Guía Simple para Construir una Estrategia Efectiva
