La gestión de proveedores también puede hacer referencia a los recursos en línea que recopilan todos los datos de los proveedores y las actividades asociadas para facilitar el acceso de la organización. El software para la gestión de vendedores o proveedores puede realizar varias tareas, como gestionar el procedimiento RFP y mejorar las comunicaciones con los proveedores. Aquí, en este artículo, se encuentra toda la información necesaria que necesitará para la gestión de proveedores.
¿Qué es la gestión de proveedores?
La palabra "gestión de proveedores" se refiere a los procedimientos que emplean las empresas para administrar a sus proveedores, también conocidos como proveedores. La selección de proveedores, la negociación de contratos, el control de precios, la reducción de los riesgos relacionados con los proveedores y la garantía de la prestación de servicios forman parte de la gestión de proveedores.
Dependiendo de la naturaleza de la organización, una corporación puede contratar proveedores de una amplia gama de industrias, como limpiadores, consultores de marketing, proveedores de TI y proveedores de mariscos. Los proveedores pueden ser pequeñas empresas o corporaciones muy grandes.
¿Por qué es crucial la gestión de proveedores?
Por varias razones, la gestión de proveedores es crucial. Uno de los factores más importantes a la hora de elegir el mejor proveedor para una necesidad empresarial específica es la gestión de proveedores. Además, las empresas pueden emplear la gestión de proveedores para lograr sus objetivos, incluida la maximización del potencial de ahorro de costos y la aceleración del procedimiento de incorporación.
Para reducir el riesgo de interrupción y garantía de la cadena de suministro, los bienes y servicios proporcionados se entregan a tiempo y con el estándar requerido, los proveedores también deben gestionarse adecuadamente. Más allá de esto, una sólida estrategia de gestión de proveedores puede ayudar a las empresas a forjar vínculos más estrechos con sus proveedores, lo que puede presentar oportunidades para negociar precios más bajos.
Descripción del trabajo de gestión de proveedores
Se incluyen varias acciones en el proceso de gestión de proveedores, que incluyen:
#1. Selección
La selección de proveedores es una de las muchas operaciones que componen el proceso de gestión de proveedores. Las solicitudes de cotizaciones (RFQ) y las solicitudes de propuestas (RFP) se utilizan para obtener cotizaciones de proveedores potenciales. La preselección y la elección de proveedores también son pasos en el proceso de selección de proveedores. El precio, sin duda, se tendrá en cuenta durante el proceso de selección. Pero las empresas también deberán considerar otros aspectos, como la reputación, la capacidad y el historial del proveedor. También la efectividad del proveedor en la comunicación al elegir qué proveedores designar para un contrato específico.
#2. Negociación
Negociación de un contrato. Es crucial redactar un contrato correctamente desde el principio y asegurarse de que los parámetros acordados sean ventajosos para ambas partes. La definición de los bienes o servicios que se cubrirán, las fechas de inicio y finalización de los arreglos y todos los términos y condiciones cruciales son pasos en el largo proceso de negociación del contrato. También podría ser necesario prestar atención a aspectos como la confidencialidad y las restricciones de no competencia.
#3. Incorporación de un proveedor
Esto implica reunir la documentación y los datos necesarios para establecer al proveedor como proveedor autorizado de la empresa. Además, asegúrese de que el proveedor pueda ser compensado por los productos o servicios que entrega. El procedimiento de incorporación puede contener información como las licencias pertinentes del proveedor, así como formularios de impuestos y detalles del seguro, además de la información necesaria de contacto y pago.
#4. Seguimiento del rendimiento
Las empresas realizarán un seguimiento y evaluarán el rendimiento de sus proveedores como parte del proceso de gestión de proveedores. Esto puede implicar evaluar su desempeño en relación con los indicadores clave de desempeño (KPI) como la calidad y cantidad del producto o las fechas de entrega.
#5. Gestión y seguimiento del riesgo
Los proveedores deben vigilar los riesgos que podrían tener un efecto en el negocio, como el peligro de juicios, problemas de seguridad de datos, violaciones de cumplimiento y el robo de propiedad intelectual. Las empresas también deben estar atentas a la posibilidad de que la conducta de un proveedor o la falta de entrega de los bienes y servicios a tiempo pueda causar interrupciones en las operaciones comerciales.
Pago. garantizar que los proveedores reciban el pago oportuno por los productos y servicios que entregan de acuerdo con los términos establecidos.
Problemas con la gestión de proveedores
Obtener una imagen centralizada de los proveedores que utiliza una empresa puede ser un desafío para las empresas con una red de proveedores considerable y/o una presencia geográfica complicada. Obtener los documentos apropiados de los proveedores y realizar las evaluaciones de riesgo necesarias son pasos difíciles en el proceso de gestión de proveedores. Para evitar problemas, es crucial emplear los procedimientos y equipos correctos.
Para garantizar que las relaciones con los proveedores brinden el valor deseado con procesos efectivos, las empresas pueden utilizar una estrategia de gestión de proveedores. Un plan puede cubrir temas que incluyen el establecimiento de objetivos específicos y medibles, el seguimiento de KPI y el establecimiento y mantenimiento de relaciones sólidas con los proveedores. Con el fin de identificar a sus proveedores estratégicos y realizar inversiones para fomentar dichas relaciones, las empresas también pueden categorizar a sus proveedores. Otros factores pueden incluir tomar precauciones para evitar depender demasiado de un proveedor específico.
Inventario de gestión de proveedores
El inventario de gestión de proveedores es una colección de procesos y software de gestión de inventario en el que un fabricante, que también es un proveedor, asume el trabajo de mejorar los inventarios de inventario del distribuidor.
Sistema de software de inventario administrado por el proveedor
Puede cumplir con los pedidos de manera más rápida y eficiente mediante el uso de sistemas de inventario controlados por el proveedor, a veces denominados programas de reabastecimiento de inventario asistido por el proveedor o de reabastecimiento continuo.
En este tipo de sistema, ambas partes comparten datos para ayudar a lograr una mayor precisión en los pedidos. Sin embargo, los proveedores tienen derecho a informar y educar a los empleados y asociados sobre su inventario y su uso.
Aquí hay algunos inventarios de gestión de proveedores para hablar:
#1. Características clave
Para una empresa, elegir un software con las mejores funciones puede resultar intimidante. Al usar una determinada solución por primera vez, esto puede parecer aún más aterrador.
Hemos compilado una lista de requisitos necesarios para una solución VMI para facilitar el proceso. También puede buscar habilidades adicionales que se adapten perfectamente a las necesidades de su empresa.
#2. Predicción de demanda
Una de las habilidades cruciales que brindan las soluciones VMI es la previsión precisa de la demanda de productos básicos. Proporcionan pronósticos de demanda para el ensamblaje, la fabricación y la entrega efectivos de productos.
Admite la planificación de la cadena de suministro respaldada por conocimientos al coordinar los datos de unidades individuales de numerosos negocios que conforman su base de clientes. Además, el programa lo ayuda a localizar sistemas de mantenimiento de existencias de bajo rendimiento y evitar el exceso de existencias en su almacén o espacio comercial.
#3. Control de inventario
Puede realizar un seguimiento eficiente de los datos de los productos que su empresa crea, almacena, compra o vende. Además, el programa hace posible la fijación de precios precisos y ayuda a mantener niveles óptimos de suministro. Las funciones de seguimiento de series y lotes deben incluirse en un sistema de inventario adecuado administrado por el proveedor.
#4. Transferencia de datos
Las soluciones VMI admiten el uso compartido sencillo de datos y documentos entre dispositivos dentro de una empresa o entre clientes y socios comerciales. Esto podría consistir en datos sobre impuestos y aduanas, registros de inventario, órdenes de compra y recibos, información de envío y más.
#5. Integración de comercio electrónico
Puede elegir una solución VMI que funcione con plataformas de comercio electrónico populares, carritos de compras y sitios web. Como resultado, los niveles de inventario, los métodos de pago, incluidos efectivo y digital, y las opciones de envío se simplificarán.
Sistema de gestión de proveedores
Un sistema de gestión de proveedores, o VMS para abreviar, es un paquete de software que ayuda a las empresas a administrar sus relaciones con los proveedores desde el comienzo de un contrato hasta su finalización, o incluso en las primeras etapas de formación de uno.
¿Por qué es necesario un sistema de gestión de proveedores?
Utilizar el mejor sistema de gestión de proveedores le permite maximizar la conexión con su proveedor. La gestión de proveedores es esencial para el éxito de cualquier equipo de compras. Una solución de gestión de proveedores como Kissflow Procurement Cloud tiene muchas ventajas, desde la calificación del proveedor hasta la incorporación y la posibilidad de crear y administrar catálogos para capturar el rendimiento del proveedor.
Los siguientes son algunos beneficios adicionales de usar un sistema de gestión de proveedores.
- Las iniciativas exitosas de administración de relaciones con los proveedores permiten el uso más eficiente de los recursos financieros y de personal.
- provisión oportuna de productos y servicios
- Ofrecer resultados consistentes lo ayuda a construir relaciones más sólidas con sus clientes. Un sistema de gestión de proveedores hace que los procesos de extremo a extremo involucrados sean más eficientes.
- Los informes personalizados y los KPI le permiten evaluar el rendimiento del proveedor.
- Nada de esto requería trabajo manual.
- Mejorar el procedimiento de adquisición para el más alto nivel de productividad
¿Cuál es el papel de una gestión de proveedores?
Los gerentes de proveedores negocian contratos, establecen criterios para los proveedores y descubren a los mejores proveedores posibles para facilitar y mantener las asociaciones entre su empresa y los proveedores/socios.
¿Quién es responsable de la gestión de proveedores?
La Alta Gerencia está a cargo de administrar los proveedores, mientras que la Junta Directiva está a cargo de administrar el riesgo de los proveedores.
¿Cuáles son los tipos de gestión de proveedores?
Además de las adquisiciones, otras funciones de gestión incluyen la incorporación de proveedores, la gestión de relaciones con proveedores, la gestión de riesgos de proveedores, la gestión del rendimiento, la gestión de contratos, la gestión de cumplimiento y la gestión de SLA.
¿Es la gestión de proveedores parte de recursos humanos?
Una disciplina empresarial similar a la gestión de recursos humanos, la gestión de proveedores se utiliza para administrar a sus proveedores en lugar de a sus empleados. El objetivo de la gestión de proveedores es optimizar el valor de las relaciones con los proveedores al abordar todo el proceso de manera holística y basada en el riesgo de principio a fin.
¿Qué son las habilidades de gestión de proveedores?
Las habilidades de gestión de proveedores demuestran su capacidad para planificar y trabajar con fuentes externas (producto o servicio). Su trabajo sería establecer relaciones de cooperación con los proveedores para transformar una transacción comercial rutinaria en una colaboración duradera.
¿Cuáles son las cuatro etapas de la gestión de un proveedor?
#1. Evaluar
La primera etapa, Evaluar, consiste en evaluar el estado del proceso de gestión de datos en este momento y las demandas que lo acompañan. Este paso crucial permite a la institución comprender los problemas que deberán solucionarse.
#2. Esterilizar
En el segundo paso, esterilizar, se eliminan los datos duplicados, se encuentran los datos faltantes, se corrigen los datos erróneos, se eliminan las cuentas inactivas u obsoletas y se desarrollan nuevas reglas de proceso. Como implica el análisis más completo de los datos y requiere la acción más "correctiva", la esterilización es uno de los procesos del proceso que lleva más tiempo.
#3. Estabilizar
Delinear los estándares, terminar los perfiles de los proveedores y registrar las responsabilidades tanto dentro como fuera del sistema de gestión de proveedores son partes del tercer paso, la estabilización. La estabilización ofrece un método estandarizado y consistente y establece estándares que mantendrán un mejor proceso en el futuro.
#4. Optimizar
El cuarto y último paso, Optimize, se concentra en el autoservicio del proveedor, reduciendo el fraude y los peligros, y un proceso continuo para la validación de datos. La culminación de los primeros tres procesos, la optimización se asegura de que el proceso funcione de la mejor manera.
Conclusión
La gestión de datos de proveedores generalmente requiere que numerosos departamentos y partes interesadas trabajen juntos con éxito para garantizar un proceso fluido, como es el caso de muchas operaciones de adquisición. Dado que los datos de los proveedores son dinámicos, la mera evaluación y esterilización de los registros de los proveedores no pondrá a una institución en posición de producir consecuencias duraderas y beneficiosas. Deben existir las reglas y los procesos correctos, adoptarse por completo a través de una gestión de cambios eficiente y actualizarse a medida que cambian los requisitos comerciales. La institución podrá utilizar mejor las tendencias de datos para monitorear con éxito operaciones como la predicción de fraudes y los planes de abastecimiento estratégico si los datos de los proveedores se administran cuidadosamente.
Artículos Relacionados
- SISTEMAS DE GESTIÓN DE VENDEDORES: definición, tipos y sistemas principales
- PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR: Cómo administrar el proceso de manera efectiva
- PROVEEDORES DE NET 30: definición, cómo funciona con un ejemplo y una lista de los mejores proveedores
- 10 MEJORES VENDEDORES MAYORISTAS EN LÍNEA EN 2023
- SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROVEEDORES: Procesos y Mejores Herramientas
Referencias
