Con la ayuda del software de gestión de viajes, puede reservar viajes, planificar viajes para el futuro, realizar un seguimiento de los viajes pasados e informar sobre ellos. Algunas aplicaciones y características importantes son la automatización de políticas de la empresa y la consolidación de proveedores/facturas para viajes de negocios. Este artículo habla sobre el mejor software gratuito de gestión de viajes que puede ayudarle en todos sus viajes de negocios.
General
Con la ayuda de un software de gestión de viajes, los viajes de negocios se pueden planificar y gestionar en línea. El software también realiza un seguimiento de todos los viajes de negocios y genera informes sobre ellos. Con la ayuda de estos programas, las empresas pueden realizar un seguimiento de los viajes de sus trabajadores, obtener informes sobre todos sus gastos y castigar a quienes no sigan las reglas de viaje de la empresa.
Esta herramienta ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de cuánto gastan en viajes al colocar todos los informes de gastos de los empleados en un solo lugar. Sin embargo, como alternativa a contratar agentes de viajes individuales o ingresar recibos manualmente en el software de gestión de gastos, los sistemas de gestión de viajes gratuitos brindan a los usuarios una herramienta para reservar viajes e informar instantáneamente sus compras de viajes.
El software de gestión de viajes puede ayudar a empresas de todos los tamaños, y eso es cierto. Sin un software gratuito de gestión de viajes, los trabajadores normalmente reservarían sus propios viajes de trabajo a través de un sitio web o una agencia de viajes y luego presentarían un informe de gastos para recibir el reembolso.
Los empleados de empresas de cualquier tamaño pueden planificar sus propios viajes con el nuevo método, que utiliza un sistema que ya está configurado con la política de viajes de la empresa y los pasos aprobados. Para que los empleados no tengan que esperar a recibir el reembolso, el programa también incluye información sobre cómo paga la empresa, lo que facilita el seguimiento de los gastos por motivos de presentación de informes.
Software de gestión de viajes de negocios
La “Gestión de viajes de negocios” es el proceso mediante el cual una empresa maneja la logística, los costos y los requisitos de diligencia de los viajes de trabajo de sus empleados. Estudios recientes han demostrado que los viajes de negocios son uno de los costes de una empresa que más puede cambiar. Por ello, es un factor estratégico muy importante para cualquier empresa que quiera crecer. Las siguientes son algunas partes del software para la mejor gestión gratuita de viajes de negocios:
#1. Gestión y negociación con proveedores de servicios de viajes
Este proceso continúa para que los trabajadores siempre puedan obtener los mejores planes y precios. Los administradores de viajes de negocios pueden encontrar tendencias en la forma en que viajan sus empleados y satisfacer sus necesidades cambiantes recopilando y analizando datos sobre los viajes que realizan sus empleados. Sin embargo, los equipos pueden utilizar sitios web que comparan precios para asegurarse de obtener una buena oferta. También pueden solicitar comentarios a los huéspedes y clientes para asegurarse de que los lugares donde se hospedan y las formas en que se desplazan sean seguros y confiables.
#2. Cuidando la seguridad de los turistas
Las empresas deben cuidar de sus trabajadores mientras se encuentran en viajes de negocios. En caso de una emergencia, es importante saber dónde y cuándo están las personas. Por ejemplo, si hubiera un incendio o un brote de una enfermedad en la ubicación del empleado, la empresa tendría que avisarle al trabajador y decirle cómo llegar a casa de forma segura.
#3. Establecer reglas
Aprobar empleado reclamaciones de viajes y gastos, debe asegurarse de que los formularios presentados sean correctos, que se incluyan todos los archivos adjuntos requeridos y que el personal utilice proveedores de servicios legítimos. Esto significa que las personas encargadas de planificar los viajes deben obtener informes precisos y completos en el momento oportuno para poder actuar rápidamente ante cualquier gasto que vaya en contra de las reglas. Los sistemas digitales modernos de gestión de viajes proporcionan datos que pueden utilizarse para predecir gastos y realizar un seguimiento del retorno de la inversión. Además, esto permite a las principales empresas tener políticas de viaje flexibles.
#4. Creación y aplicación de reglas y planes para viajes de negocios
El equipo de gestión de viajes de la organización observará a la empresa y a sus empleados para determinar qué tipos de viajes son más necesarios para alcanzar los objetivos comerciales. Enumerarán reglas como límites de gasto, proveedores preferidos y clases de viaje sugeridas o formas de desplazarse.
El mejor software de gestión de viajes
Con la ayuda de un sistema de gestión de viajes, es más fácil reservar, realizar un seguimiento y analizar viajes de trabajo. Cuando la mayoría de la gente escucha el término "sistema de gestión de viajes", piensa en un software. Sin embargo, el término también puede referirse al proceso más amplio de planificación de viajes de trabajo. Las siguientes son las mejores aplicaciones gratuitas de software de gestión de viajes para reservar viajes:
#1. Rezdy
Rezdy es un sistema de reservas y una plataforma de distribución basado en la nube creado para las industrias de viajes y turismo. Puede agregarlo fácilmente a su propio sitio web vinculándolo o copiando y pegando algún código HTML en su sistema de administración de contenido.
#2. SeguroMileage
Las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero utilizando SureMileage, una herramienta segura para realizar un seguimiento del kilometraje que calcula automáticamente los costos y facilita los reembolsos. Funciona con sistemas de pago y contabilidad estándar de la industria para que pueda recibir pagos de manera confiable y en tiempo real.
#3. ViajesTrabajos
TravelWorks es un sistema ERP basado en web que facilita a las empresas de viajes de todo tipo reservar viajes y enviar facturas. Las partes importantes incluyen facturación, gestión de relaciones con los clientes, análisis de marketing, propuestas de seguros, segmentación de audiencia y asignación de roles.
#4. feliz
Happay es la primera plataforma de viajes de negocios de este tipo que permite a los empleados y gerentes reservar vuelos, hoteles, taxis y más en su propio tiempo y a la vista. Información y análisis sobre horarios de vuelos, cancelaciones de vuelos y otros temas de viaje.
#5. ViajePerk
TravelPerk es la mejor manera de gestionar viajes de negocios. Planifica bien tus viajes por trabajo, tanto en casa como en el extranjero.
Software gratuito de gestión de viajes
Empresas de todos los tamaños pueden ahorrar tiempo y dinero utilizando software diseñado exclusivamente para gestionar viajes de negocios. Las siguientes son las mejores aplicaciones gratuitas de software de gestión de viajes para reservar viajes:
#1. Progreso de puntos
Con Point Progress, puede optimizar y automatizar todo, desde informes de gastos hasta verificación de licencias y seguimiento de documentos y hojas de horas. MyExpenses facilita el seguimiento de los límites de gastos, registros y reembolsos.
#2. Ahoy
Ofrece formas sencillas de reservar, cambiar o cancelar viajes de inmediato, lo que facilita la vida de los ayudantes y de las personas con agendas ocupadas. Proporcionar a los usuarios datos actualizados y útiles. La compatibilidad con los nuevos horarios de vuelos y precios de los billetes de Amadeus está integrada. Puedes chatear en la aplicación en cualquier momento.
#3. viajero
Todos sus gastos comerciales, viajes y tarjetas se pueden gestionar en una única plataforma por una tarifa mensual fija. Mejorar la gestión de los viajes y los gastos de negocios puede ayudar a que su empresa crezca de manera sostenible. Es la única empresa que ofrece un servicio completo de planificación y pago de viajes y gastos.
#4. tuli
Descubra cómo agregar complementos a sus facturas con solo un clic antes o después de una reserva utilizando su plataforma, que no requiere ninguna codificación.
#5. A través de TRM
Via es el servicio más avanzado que las oficinas internacionales de las universidades pueden utilizar para realizar un seguimiento de los estudiantes y profesores que viajan al extranjero. Su objetivo es ofrecer a sus clientes un software potente pero fácil de usar que mejorará sus vidas al facilitar las tareas cotidianas y brindarles una visión más amplia del mundo. El objetivo de Via es construir relaciones duraderas con sus clientes.
¿Cuáles son las cosas que todos los software de gestión de viajes tienen en común?
El mejor software para gestionar viajes se encargará de todo, desde planificar un viaje hasta recibir el reembolso. Las siguientes son algunas de las razones por las que es bueno utilizar un sistema de gestión de viajes:
#1. Reservando con una interfaz interactiva
A través de una interfaz fácil de usar, los trabajadores tienen acceso a inventarios y precios competitivos. Uno puede reservar un viaje para sí mismo o para un compañero de trabajo utilizando información que ya se ha guardado, como un número de tarjeta de crédito, membresía en un programa de recompensas y aerolíneas y hoteles preferidos.
#2. Filtros basados en las reglas de la empresa
Con esta función, las empresas pueden limitar sus opciones de reserva solo a aquellas que se ajusten a su presupuesto. Esto hace que sea más fácil ajustarse a un presupuesto y seguir las reglas.
#3. Planifique su agenda y eventos
Los miembros del equipo deben poder compartir y sincronizar sus horarios para facilitar los arreglos de viaje. Los gerentes ahora pueden realizar un seguimiento de dónde están sus empleados y programar llamadas telefónicas y reuniones sobre sus planes de viaje.
#4. Recepción, Validación y Seguimiento de Desembolsos
Las funciones de importación y envío de recibos digitales de muchas TMC hacen que sea fácil y rápido para los empleados que viajan mucho obtener el reembolso de sus gastos. Con esta función, pueden verificar el estado de sus reclamos y tener una idea de cuándo pueden esperar recibir su dinero.
# 5. Reportando
Los empleados no sólo pueden escribir y enviar informes de gastos con este software, sino que también pueden ver y analizar informes y gastos del pasado. Con la sección de informes, los gerentes pueden realizar un seguimiento de cuánto gasta su personal en viajes de negocios y hacer planes para el futuro.
¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de viajes?
Al colocar todas las tareas de reserva en un solo lugar, el software de gestión de viajes puede ahorrar tiempo y esfuerzo a sus usuarios. Los siguientes son los beneficios de utilizar un software de gestión de viajes:
#1. Permite una interfaz con todas las funciones para programar interacciones
Los trabajadores pueden buscar viajes disponibles, comparar precios y reservar alojamiento para ellos o para un compañero de trabajo a través de una interfaz central. La capacidad de almacenar información de pagos y programas de fidelización es una parte útil de esta interfaz de usuario.
#2. Facilita la automatización del cumplimiento de los requisitos de viajes de la empresa
Al facilitar el cumplimiento de los objetivos presupuestarios y de gastos, poder integrar la política de viajes corporativos en el software de gestión de viajes hace que los costos de viaje bajen. Con la ayuda de estas reglas, los gestores de viajes pueden asegurarse de que sus equipos aprovechen al máximo sus presupuestos y sigan la política de la empresa. Estas reglas explican los tipos de cargos que los empleados pueden reclamar y suspender el reembolso de reclamos que no siguen las reglas. Debido a que las políticas de la empresa se aplican automáticamente, no se enviarán ni aceptarán gastos fraudulentos por accidente.
#3. Herramientas para mantener bajos los costos
Gerentes y contadores Podrían encontrar útil el software de gestión de gastos porque les ayuda a realizar un seguimiento de los costes de viaje y organizarlos mejor. Además de procesar y reembolsar los gastos de viaje aprobados, estas soluciones también analizan una gran cantidad de transacciones de gastos para conocer las tendencias de gastos y las necesidades presupuestarias.
#4. Aumenta la capacidad de presentación de informes
El software de gestión de viajes tiene funciones que ayudan a los administradores a tomar decisiones mejores y más informadas. Estos programas facilitan el seguimiento de gastos o reservas cuestionables, y algunos de ellos pueden incluso sugerir ajustes a los procedimientos actuales que producirían mejores resultados a largo plazo. Vigilar a los viajeros y encontrar oportunidades de reducción de costos son dos beneficios adicionales de informar al administrar programas de viajes.
Dificultades al utilizar el software de gestión de viajes
Los problemas con el software de gestión de viajes no son infrecuentes. Algunas de las dificultades de utilizar software de gestión de viajes son las siguientes.
#1. Integración
La transferencia de información entre sistemas es imposible sin la integración con la gestión de gastos y la contabilidad. El departamento de contabilidad debe poder consolidar y asignar los costos de viaje a diferentes centros de costos en función de la información proporcionada por el sistema de reservas y los costos reales incurridos. La organización o el empleado podrían perder dinero si los datos no son correctos y consistentes en todos los sistemas.
#2. Intimidad
La información personal de los empleados está en riesgo ya que utilizan sus propias tarjetas de crédito para pagar servicios de viaje y proporcionan información bancaria para reembolsos. Además, los empleados pueden utilizar sus tarjetas de crédito para gastos personales y comerciales mientras viajan. Por último, pero no menos importante, algunos informes de costos podrían incluir datos personales confidenciales como nombres y direcciones. Sólo los trabajadores y supervisores autorizados deben tener acceso a información confidencial de la empresa. La necesidad de seguridad frente a fuerzas externas también es esencial.
#3. Difusión del programa “Traiga su propio software”
La tendencia BYOS anima a los trabajadores a utilizar programas no autorizados por su empleador. Los empleadores suelen proporcionar a los empleados software de gestión de viajes, pero los trabajadores son libres de utilizar cualquier herramienta y aplicación que deseen para hacer reservas, realizar un seguimiento de los gastos y acumular puntos de fidelidad.
La variedad de software de gestión de viajes
Los siguientes son algunos ejemplos de sistemas de control de viajes:
#1. Empresas
El software de gestión de viajes empresariales puede incluirse con un conjunto más amplio de aplicaciones empresariales o venderse como un producto independiente con capacidad de sincronizarse con otras aplicaciones de la misma categoría. En cierto modo, el software empresarial es como una agencia de viajes en línea actualizada.
#2. Pymes, o Pequeñas y Medianas Empresas
En particular, el proceso de reserva es donde el software de gestión de viajes de pequeñas y medianas empresas brilla en comparación con sus homólogos empresariales más grandes. Las plataformas de viajes para pequeñas y medianas empresas (PYMES), al igual que las grandes empresas, suelen interactuar con otras herramientas comerciales, como programas de gestión de gastos y seguimiento de kilometraje.
¿Quién suele utilizar el software de gestión de viajes?
Cualquier empleado de una empresa de cualquier tamaño puede utilizar un software de gestión de viajes. Lo utilizan con mayor frecuencia las siguientes categorías de trabajadores:
#1. Profesionales en Ventas y Consultoría
Cualquier vendedor que necesite viajar para reunirse con clientes actuales o futuros probablemente utilice un software de gestión de viajes para planificar y reservar su viaje.
#2. Grupos de Contraloría
El departamento de contabilidad aprovecha las funciones de generación de informes y pronósticos del software mientras planifica viajes de trabajo. Esto permite el seguimiento de los gastos de viaje, la formulación de decisiones políticas importantes para los presupuestos de viajes y el establecimiento de futuras limitaciones o restricciones de gastos.
#3. Gerentes
Los gerentes pueden usar este programa para averiguar cuánto dinero se gasta en viajes y luego decir sí o no a la solicitud de tiempo libre y devolución de dinero de cada empleado. Al observar informes y otros datos, las empresas pueden encontrar tendencias que les ayuden a ahorrar dinero y hablar con sus proveedores preferidos más claramente sobre los precios corporativos. También pueden utilizar este programa para ver los planes de viaje de los empleados y realizar un seguimiento de sus ubicaciones.
¿Cuáles son los pilares de la gestión de viajes?
Los siguientes son;
- Confía.
- Transparencia.
- Sencillez.
- Impacto.
- Obligación de cuidar.
- Sostenibilidad
¿Concur es una empresa de gestión de viajes?
Sí, esa es la verdad. Concur Travel & Expense es el estándar en el mundo empresarial para gestionar los viajes y los costos de negocios. IDC dice que tiene el 51.5% del mercado. Como software para gestionar viajes, Concur Travel funciona con la mayoría de los TMC y GDS.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar una empresa de gestión de viajes?
Los siguientes son;
- Alojamiento y viajes aéreos menos costosos.
- Opinión y conocimiento de expertos.
- En cualquier momento, de día o de noche, puede pedir ayuda.
- Ayuda con planes de seguro de vacaciones.
- Análisis integral de datos.
- Advertencias y avisos para viajeros.
- La aplicación de tecnología de punta.
- El resultado es tener más calma.
¿Cuáles son las 5 funciones básicas de una agencia de gestión de viajes?
Los siguientes son;
- Investigación de destinos.
- Negociación.
- Hacer una reservación.
- Transporte.
- Organización de conferencias.
- Mantenga un registro de sus costos de viaje.
¿Cuál es la diferencia entre una agencia de viajes y una empresa de gestión de viajes?
A diferencia de las necesidades ocasionales de viajes de placer atendidas por un agente de viajes tradicional, los servicios continuos proporcionados por una empresa de gestión de viajes están diseñados para ahorrar dinero, mantener la coherencia de las políticas y liberar tiempo del cliente.
¿Cómo ganan dinero las empresas de gestión de viajes?
Las empresas de viajes corporativos obtienen la mayor parte de su dinero de las tarifas de servicio, tarifas netas o privadas y comisiones de las aerolíneas. Las compañías de viajes corporativos, o TMC, dependen en gran medida de los billetes de avión para seguir funcionando.
¿Cómo funciona una empresa de gestión de viajes?
Cuando se trata de viajes de trabajo, empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse de los servicios de una empresa de gestión de viajes (TMC). Un TMC puede ayudarle a ahorrar tiempo, evitar el estrés, gestionar los riesgos de viaje, reducir costos, ayudar mejor a sus viajeros y realizar informes consolidados.
¿Cómo elijo una empresa de gestión de viajes?
Asegúrese de que la empresa contrate guías expertos que vivan en la zona. El mejor guía habla bien el idioma, ha viajado mucho, sabe qué hacer en caso de emergencia y sabe cómo realizar RCP. Llame al número de atención al cliente y pregunte sobre las guías si tiene alguna pregunta.
Determinar la experiencia de la empresa trabajando con grandes. negocios. Infórmese sobre la experiencia de la empresa en el ámbito de la gestión de viajes. Y no olvides preguntar por referencias; un TMC de buena reputación tendrá clientes satisfechos que estarán felices de recomendarlo.
Conclusión
El objetivo del software de gestión de viajes es facilitar la planificación de viajes, la compra de billetes y el seguimiento de los gastos. Las empresas y otros grupos utilizan este programa para facilitar el proceso de compra, realizar un seguimiento de todos los gastos de viajes de negocios en un solo lugar y gestionar los presupuestos de viajes. Con la ayuda de un gestor de viajes profesional que tenga conexiones y experiencia en la industria, normalmente podrá encontrar o negociar los mejores precios de viaje.
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Referencias
