La gestión de viajes y gastos es una tarea importante, ya sea que tenga 50 personas que viajen por negocios o 5,000. Los gerentes financieros de todo el mundo enfrentan dificultades para recopilar e informar con precisión sobre todos los gastos relacionados con los viajes. Afortunadamente, las cosas han mejorado en los últimos años. Los informes de gastos en papel, los procesos de reembolso manual y las aprobaciones de ida y vuelta ya no son necesarios con las tecnologías actuales. Veremos la gestión de viajes y gastos en esta guía. Destacamos los síntomas de que sus procesos pueden estar desactualizados, así como las soluciones disponibles para ayudarlo a mejorar sus procesos.
Gestión de gastos de viaje
El objetivo de la gestión de viajes y gastos (T&E) es recopilar todos los gastos de bolsillo asociados con los viajes de negocios para que puedan deducirse de los ingresos imponibles. Los vuelos, el alojamiento y el transporte público para viajes de negocios suelen reembolsarse en su totalidad en la mayoría de los países. Si el costo de las comidas es totalmente reembolsable o no, varía de un país a otro. Ya sea para un evento, un viaje de negocios o una cena de clientes en tu ciudad, en Estados Unidos, el costo de alimentos y bebidas es parcialmente deducible. Por el contrario, en el Reino Unido, todos los gastos relacionados con alimentos y bebidas son totalmente deducibles. Si bien las regulaciones locales pueden variar, es importante que las empresas mantengan registros cuidadosos de todos los gastos deducibles de impuestos. Informes financieros y deducciones fiscales son solo dos de los muchos usos del software T&E. Se pueden tomar mejores decisiones fiscales con información completa a la mano.
Además, la administración de los gastos de viaje y gastos (T&E) implica procesarlos y registrarlos para deducciones fiscales. La jurisdicción en la que se encuentra la empresa afecta la definición legal de lo que constituye gastos deducibles de impuestos. Además, para que estas compras califiquen como una deducción fiscal legítima, deben estar relacionadas con el negocio. La organización fiscal de cada nación también determina los procedimientos particulares de declaración de gastos. Para maximizar y reducir su obligación tributaria, debe revelar todos los gastos relevantes, independientemente de dónde se encuentre.
Los costos típicos de viajes de negocios son los siguientes:
- Alojamiento: hospedaje, hoteles
- Transporte: línea aérea, tren, autobús, coche de alquiler y precios de la gasolina
- Restaurantes, espectáculos y eventos
- Los viáticos son montos específicos del país para viajes, alojamiento y comidas.
- Electrónica y otros equipos necesarios: teléfonos inteligentes, tabletas y computadoras
- Los empleados a veces cubren sus propios gastos comerciales de su propio bolsillo antes de enviar un informe de gastos a su empleador para su reembolso.
Software de gestión de gastos de viaje
Puede gestionar y realizar un seguimiento de los gastos de viaje de su empresa con la ayuda del software de gestión de viajes y gastos, que es una solución completa. Las empresas que envían personal en viajes de negocios deben utilizar el software de gestión de T&E, que se puede utilizar para gestionar el personal que viaja, reservar viajes y crear informes de gastos. El software para gestionar viajes y gastos corporativos puede ser útil para varios tipos de negocios. Es fundamental asegurarse de tener un conocimiento profundo de los gastos de viaje de su empresa y contar con un servicio de atención al cliente experto en caso de que surjan problemas. Además, ayuda a optimizar su proceso de facturación y reservar viajes de acuerdo con la política de viajes de su empresa.
#1. ViajePerk
TravelPerk, una herramienta de primer nivel para administrar los viajes de la empresa, simplifica a los clientes la planificación y la reserva de viajes grupales. Muchos software de gestión de gastos conocidos, incluidos Rydoo y Circula, están integrados con el sistema. Esto asegura que tenga todo lo que necesita en una plataforma única y fácil de usar.
Las principales ventajas de TravelPerk incluyen:
- Acceso a varios perfiles de usuario para la reserva de viajes
- Para los no empleados que deben organizar y gestionar sus viajes de trabajo, perfiles de invitados
- Cumplimiento de las directrices corporativas al presentar opciones de reserva
- Integraciones de terceros con programas conocidos como BambooHR, Payhawk y Expensify
- Excelente servicio al cliente disponible las 15 horas con un tiempo de respuesta de XNUMX segundos
- Perspectivas e informes avanzados para un análisis exhaustivo de los gastos
- Soluciones rápidas de recuperación del IVA: use la calculadora de recuperación del IVA de TravelPerk para determinar cuánto podría estar ahorrando.
TravelPerk también proporciona una solución de viaje flexible, FlexiPerk, para ayudar a las organizaciones a reducir los gastos de viaje innecesarios. Las empresas que cancelan con hasta dos horas de anticipación pueden recuperar al menos el 80 % de su dinero con FlexiPerk. En general, las empresas también pueden usar GreenPerk, la opción de compensación de carbono de TravelPerk, para vigilar sus objetivos de sostenibilidad. Las empresas pueden reservar viajes de negocios ecológicos y apoyar iniciativas ecológicas cuidadosamente seleccionadas por el equipo de sostenibilidad de TravelPerk.
#2. archivo
Fyle es un software de gestión de gastos que ayuda a las empresas y personas a gestionar los gastos y los reembolsos de forma más eficaz. Además, Fyle interactúa con TravelPerk para proporcionar informes de gastos de viaje sin inconvenientes, además de integraciones de datos contables y de personal. Brinda control y visibilidad completos sobre los procedimientos de T&E a los gerentes financieros.
Las principales ventajas de Fyle son las siguientes:
- Administre recibos y detalles de viajes de negocios con facilidad.
- Usando un tablero central, puede guardar o enviar informes de gastos digitales.
- Establezca políticas de reembolso de gastos de viajes de negocios para garantizar el cumplimiento de los viajes.
- El software de administración de tarjetas de crédito está disponible para monitorear y procesar tarjetas de crédito de empresas.
Fyle no puede ayudar con la planificación de viajes corporativos, pero su combinación con TravelPerk brinda a los administradores de viajes una ubicación única para manejar todas las operaciones de viajes de negocios. Todas las excursiones reservadas con Travelperk se crearán como gastos en Fyle, con las facturas adjuntas como archivos adjuntos.
Las dos soluciones funcionan en conjunto para brindarle una imagen completa de los gastos de su viaje.
#3. SAP Concur
SAP Concur es un software de gestión de gastos y viajes que es todo en uno. Ayuda en la automatización de sus operaciones de trabajo para una experiencia de gestión de viajes más sencilla. Está disponible en hoteles, billetes de avión y taxis.
Las siguientes son las principales ventajas de SAP Concur:
- El control de la gestión de viajes y gastos puede ayudarlo a ahorrar dinero en general.
- Mejore su cumplimiento y asista en la mitigación de riesgos
- Implementaciones simples de soluciones en la nube
- Una solución de escalabilidad para empresas en expansión
- Para aquellos que buscan capacidades de aplicaciones móviles, este sitio está orientado a dispositivos móviles.
SAP Concur, al igual que TravelPerk, brinda una solución integral para administrar los viajes y los gastos de la empresa.
#4. Banco de viajes
De hecho, TravelBank es otro software que combina la gestión de gastos y viajes. Significativamente, TravelBank ofrece una variedad de productos para ayudarlo a simplificar su gestión de viajes y gastos.
Las siguientes son las principales ventajas de TravelBank:
- Diseño simple y un método de reembolso de gastos rápido
- Crear e implementar regulaciones y asignaciones de viaje para los consumidores.
- El servicio de atención al cliente está disponible las XNUMX horas para el personal que viaja.
- Importe transacciones de tarjetas de crédito personales y corporativas y bancos para una gestión eficiente del gasto.
#5. Gastos de Zoho
Zoho Expense se considera una de las mejores herramientas de gestión de gastos para empresas. Proporciona a organizaciones de todos los tamaños soluciones de gestión de gastos y viajes corporativos. Es una excelente opción para empresas en desarrollo que requieren soluciones de administración de gastos simples y escalables.
Según Zoho Expense, sus principales ventajas son las siguientes:
- Los viajes corporativos se simplifican con informes de gastos automatizados para cada viaje.
- Las notificaciones se utilizan para informar a los miembros del equipo sobre actualizaciones y cambios.
- Información de costos en tiempo real para obtener una imagen actualizada de todos los datos de gastos. Análisis que pueden identificar los ajustes necesarios para una mejor gestión de gastos y viajes.
- Si bien Zoho Expense tiene un amplio conjunto de funciones, hay varias áreas en las que los clientes no están satisfechos, como el servicio al cliente y las capacidades de inventario.
#6. Certificado de Embarque
Emburse Certify es un programa de gestión de gastos que le permite reservar viajes directamente desde la plataforma o mediante la integración con otro sistema de gestión de viajes. Básicamente, Emburse Certify le permite entregar informes de gastos, manejar cuentas por pagar y administrar facturas, todo desde una sola plataforma.
Según Emburse Certify, sus principales ventajas son las siguientes:
- Flujos de trabajo para la gestión de costos de empleados que es eficiente, confiable y rico en datos
- Cumplimiento de políticas a través de controles de políticas integrados
- Automatice su proceso de cuentas por pagar y obtenga información sobre los gastos de su empresa.
#7. Rampa
Ramp es una tecnología de gestión de costes y automatización financiera que ayuda a las empresas a reducir gastos innecesarios y optimizar los pagos y reembolsos. También ofrecen tarjetas corporativas reales y virtuales con límites de crédito para gastos sobre la marcha de acuerdo con las políticas de su organización.
Los siguientes son los aspectos más destacados de Rampa:
- La automatización de la contabilidad, cuando se combina con una solución de contabilidad, elimina los procedimientos contables laboriosos y que consumen mucho tiempo.
- El permiso de gasto y las tarjetas prepagas con presupuestos personalizados son fáciles de configurar.
- Coincidencia de recibos impulsada por IA que aprende de envíos de recibos anteriores
- Tarjetas con la marca de su empresa para agregar un toque personal
Sistema de Gestión de Gastos de Viaje
Un sistema de gestión de gastos de viaje es una aplicación de software que ayuda a las empresas a controlar y gestionar los gastos de viaje de los empleados. Puede automatizar el proceso de informes de gastos, facilitando que los empleados presenten sus gastos y que los gerentes los aprueben. El sistema también puede ayudar a las empresas a controlar sus costos de viaje al proporcionar información sobre dónde y cómo los empleados gastan dinero.
Algunos beneficios de usar un Sistema de Gestión de Gastos de Viaje
- Eficiencia incrementada: El sistema puede automatizar el proceso de informes de gastos, facilitando que los empleados presenten sus gastos y que los gerentes los aprueben.
- Costes reducidos: El sistema puede ayudar a las empresas a controlar sus costos de viaje al proporcionar información sobre dónde y cómo los empleados gastan el dinero.
- Cumplimiento mejorado: El sistema puede ayudar a las empresas a cumplir con las políticas y regulaciones de viaje.
- Mejora de la satisfacción de los empleados: Los empleados pueden ahorrar tiempo y molestias utilizando el sistema para enviar sus gastos.
Algunas de las características de un sistema de gestión de gastos de viaje incluyen:
#1. Seguimiento de gastos:
El sistema puede rastrear gastos como pasajes aéreos, hotel, alquiler de autos, comidas y entretenimiento. El seguimiento de gastos es el proceso de registrar y monitorear todos sus gastos. Esto se puede hacer manualmente o con la ayuda de un programa de software. Hay muchos beneficios para el seguimiento de gastos, que incluyen:
- Planificación financiera mejorada
- Aumento de las deducciones fiscales
- Reducción del estrés
- Mejor presupuesto
El seguimiento de gastos puede ser mucho trabajo, pero vale la pena a largo plazo.
#2. Informe de gastos:
El sistema puede automatizar el proceso de informes de gastos, facilitando que los empleados presenten sus gastos y que los gerentes los aprueben.
#3. Aprobación de gastos:
El sistema puede permitir que los gerentes aprueben o rechacen gastos.
Solicitud de aprobación de gastos
Nombre de empleado: Nombre
Departamento: Tu departamento
Fecha: Fecha
Descripción del gasto:
Estoy solicitando aprobación para los siguientes gastos incurridos en el curso de mi trabajo para Tu compañía:
- Artículo 1 PSCantidad
- Artículo 2 PSCantidad
- Artículo 3 PSCantidad
Total: $Cantidad Total
Adjunto recibos de todos los gastos.
Gracias por su consideración.
Atentamente,
Nombre
#4. Conciliación de gastos:
El sistema puede conciliar de forma idéntica los gastos con los extractos de tarjetas de crédito corporativas. La reconciliación de gastos es el proceso de comparar dos conjuntos de datos para identificar cualquier discrepancia. Esto se puede hacer para una variedad de propósitos, como garantizar que todos los gastos se hayan registrado con precisión, identificar actividades fraudulentas o realizar un seguimiento de las variaciones del presupuesto. Hay algunas formas diferentes de realizar la reconciliación de gastos. Un método común es comparar el libro mayor de la empresa con los informes de gastos presentados por los empleados. Otro método es comparar los extractos bancarios de la empresa con las facturas de los proveedores.
La conciliación de gastos es un proceso importante que puede ayudar a las empresas a garantizar la precisión financiera, identificar fraudes y realizar un seguimiento de las variaciones presupuestarias. Siguiendo los pasos descritos anteriormente, las empresas pueden asegurarse de que sus datos de gastos sean precisos y confiables.
Si está buscando una manera de mejorar la forma en que su empresa gestiona los gastos de viaje, un Sistema de gestión de gastos de viaje es una buena opción a considerar.
¿Qué es la contabilidad de gastos de viaje?
Los gastos de viaje incluyen comida, transporte, alojamiento, traslados y otros servicios. El empleado es responsable de conservar los recibos y otros documentos que demuestren un gasto específico reclamado.
¿Cómo gestiona los gastos de viaje?
Gestión de gastos: ahorre dinero como un profesional.
- Planee con anticipación.
- Reserva vuelos con escalas o cambios de avión.
- Use una aplicación que controle sus hábitos de gasto y lo ayude a ajustarse a su presupuesto.
- Al planificar su viaje, tenga en cuenta todo el año.
- En lugar de un billete de avión de ida y vuelta, compre dos billetes de ida.
- Prepara una cena para el avión.
¿Qué es el proceso de viajes y gastos?
La gestión de viajes y gastos, o T&E, es el proceso de realizar un seguimiento de todos los costos relacionados con los viajes para que puedan cancelarse y el dinero ahorrado no tenga que pagar impuestos. En la mayoría de los países, todos los costos de los viajes de trabajo, como vuelos, hoteles y transporte terrestre, están cubiertos.
¿Qué es el proceso de gestión de gastos?
Un sistema de procedimientos que ayuda a las empresas a racionalizar sus gastos se conoce como proceso de gestión de gastos. Es el proceso secuencial mediante el cual los empleados presentan reclamos de reembolso y dan cuenta de los gastos comerciales.
¿Qué hace un administrador de viajes y gastos?
Cree, gestione y administre una Política global de viajes y gastos que tenga en cuenta las peculiaridades culturales y geográficas, así como la cooperación multifuncional según sea necesario. Responsabilidades del administrador de los sistemas de viajes y gastos (Expensify, Concur y Navan), incluido el mantenimiento, la configuración y las actualizaciones del sistema.
¿Qué es una herramienta de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos es un tipo de aplicación que automatiza enfáticamente gran parte del proceso de recibo a reembolso. Las empresas también pueden usar este software para administrar reservas de viajes, automatizar el envío de informes de gastos, acelerar las aprobaciones, agilizar los reembolsos y, evidentemente, realizar un seguimiento de las reclamaciones de costos en tiempo real.
¿Por qué es importante la gestión de gastos?
Administración de gastos ayuda principalmente en el seguimiento de los gastos de los empleados por categoría y la verificación de compras por razones corporativas permitidas (en lugar de gastos personales). Designó comparativamente el mejor gasto para un momento dado y el mejor precio. Al contrario, trabaja duro para mantener bajo control las limitaciones de gastos de los empleados y evita pagos duplicados y fraudulentos.
¿Cuál es el mejor software para Gastos ?
- SAP Concur Gastos. 4.1. 247 calificaciones.
- Webexpenses Control de Gastos.
- Gastar.
- Gastos de Zoho.
- Plataforma Coupa BSM.
- Navan.
- Certificado de Embarque
- punto de gasto
¿Por qué las empresas necesitan la gestión de gastos?
La gestión de gastos ayuda en el seguimiento de los gastos de los empleados por categoría y la verificación de compras por motivos corporativos permitidos (en lugar de gastos personales). No obstante, designó el mejor gasto para un tiempo determinado y el mejor precio. Trabaja duro para mantener bajo control las limitaciones de gastos de los empleados y evita pagos duplicados y fraudulentos.
Resumen Final
Las empresas deben incorporar la gestión de gastos de viaje porque puede ayudarlas a ahorrar dinero, mejorar la eficiencia y reducir el fraude. Los gastos de viaje pueden ser un costo significativo para las empresas, y la administración de gastos de viaje puede ayudar a reducir estos costos al agilizar el proceso de presentación y aprobación de gastos. Además, la gestión de gastos de viaje puede ayudar a mejorar la eficiencia al facilitar que los empleados realicen un seguimiento de sus gastos y que los gerentes los aprueben. Por último, la gestión de gastos de viaje puede ayudar a reducir el fraude al dificultar que los empleados presenten gastos fraudulentos. En general, la gestión de gastos de viaje es una herramienta valiosa que puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero, mejorar la eficiencia y reducir el fraude.
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Referencias
