Garantizar que todas las partes cumplan con los criterios establecidos y brinden el nivel de soporte, servicio y producto acordado en el contrato se conoce como el proceso de gestión de contratos de adquisición.
Un componente clave de la gestión eficiente de los contratos de adquisición es garantizar que la organización reciba el mayor beneficio posible del contrato y, al mismo tiempo, reducir el riesgo que asume. También implica encontrar formas de reducir costos y actuar como facilitador de cualquier revisión del contrato que pueda ser necesaria a medida que se desarrolla la naturaleza de la relación.
Estas son algunas de las 5 mejores prácticas en la gestión de contratos de adquisiciones.
#1. Enfatizar la gestión temprana de los contratos de adquisición
Es demasiado tarde para comenzar a considerar la gestión de contratos de adquisición una vez que ya se ha redactado. Cuando se ha redactado un contrato, es mucho más difícil realizar cambios en los términos del acuerdo.
En cambio, téngalo en cuenta desde el comienzo del proceso de adquisición. Es importante porque tienes mucho control al principio.
El siguiente paso es considerar el contrato y los elementos que deben incorporarse en él para garantizar que su empresa obtenga el mayor beneficio posible de la asociación.
#2. Deshágase de todos los pasos manuales
Se incrementa la probabilidad de errores humanos y pérdida de tiempo al rastrear datos manualmente en muchas hojas de cálculo, sistemas aislados y aplicaciones separadas.
Existe la posibilidad de que su equipo deba recordar las renovaciones de contratos, lo que hace que pierdan la oportunidad de negociar mejores términos. Peor aún, corre el riesgo de quedar atrapado en un contrato a largo plazo que tiene un precio negativo.
Al automatizar muchos procedimientos con el software CLM (Contract Lifecycle Management), puede evitar los peligros inherentes al trabajo humano. Estas plataformas simplifican la recopilación de información sobre proveedores y el seguimiento de las obligaciones contractuales.
Además, recibirá información en tiempo real sobre el desempeño de sus proveedores, lo que le permitirá hacer un seguimiento proactivo de aquellos que necesitan cumplir con sus expectativas.
#3. Optimice su inventario
A medida que los márgenes de ganancia continúan disminuyendo en ciertos sectores de la economía, las empresas buscan continuamente nuevas formas de controlar sus gastos y aumentar sus resultados. Por lo tanto, es fundamental para obtención equipos para realizar balances constantes y comprobar que sus niveles se mantienen en un nivel óptimo. A continuación se muestra una lista de información de inventario que debe tener en cuenta.
- El "costo real" de mantener un inventario es mucho más que hacer pedidos de productos.
- La regla general sobre la tenencia de cargos es entre 20 y 30 por ciento.
- Los bienes consumibles no son los únicos productos que se degradan con el tiempo; todo, desde la electrónica de consumo hasta la ropa, es propenso al deterioro.
- La falta de una planificación y pronóstico adecuados es el principal culpable de los inventarios fuera de balance.
Los líderes en operaciones de adquisiciones en todo el mundo se están dando cuenta gradualmente de la promesa de mejores conocimientos basados en datos. En el estudio Global CPO de 2018, casi la mitad de los participantes admitieron que sus empresas utilizan conocimientos inteligentes y avanzados para optimizar sus costos y niveles de inventario.
A continuación se muestra una lista de preguntas que las empresas deben hacerse para determinar si su inventario está optimizado o no:
- ¿Cuál es la proporción del inventario operativo que consiste en exceso de existencias, existencias de seguridad y existencias de reposición?
- ¿El equipo de adquisiciones adquiere más o menos productos o servicios de los necesarios?
- ¿Cuál es el mejor número de veces al mes para hacer una compra?
- ¿Existen discrepancias entre los pedidos y las solicitudes de compra que se han realizado?
#4. Supervisar de cerca las obligaciones
Otra ventaja de centralizar digitalmente sus contratos de compras es que permite un control más estricto de todos los compromisos contractuales, incluidos los suyos y los de otras empresas con las que tiene contratos.
La marcación de plazos cruciales y la recepción automática de notificaciones sobre próximos entregables son tareas relativamente sencillas. De esta forma, su empresa podrá cumplir con los plazos de renovación.
Además, le permite monitorear y, como resultado, reducir significativamente la cantidad de entregas atrasadas o faltantes de sus proveedores.
#5. Garantizar el cumplimiento
Garantizar que sus contratos se ajusten a las leyes internas, de la industria y regulatorias pertinentes es tan importante como monitorear todos los cronogramas de contratos.
Debido a que el incumplimiento puede generar costos para su empresa, como multas, acciones legales y pérdida de reputación, debe revisar cada contrato para asegurarse de cumplir plenamente con sus términos. Puede lograr este objetivo más fácilmente centralizando sus contratos, evitando que los departamentos deshonestos redacten contratos que carezcan de estos componentes esenciales.
El cumplimiento es más fácil cuando comienza su contrato con términos preaprobados o plantillas de contrato completas con toda la información relacionada con el cumplimiento que necesitará. Esto se puede hacer de varias maneras.
Conclusión
Si bien algunas de estas mejores prácticas de adquisición pueden parecer sencillas y comunes, otras son desarrollos recientes en el campo. Sin embargo, las organizaciones pueden desbloquear la excelencia en adquisiciones al implementarlos adecuadamente.
El primer paso para desarrollar una estrategia de compras sostenible es adquirir una herramienta de compras digital alojada en la nube.
