A menudo parece que no hay suficiente tiempo en el día para hacer todo. Pero hay el mismo número de horas en el día para todos. Sin embargo, algunas personas son más eficientes en el uso de su tiempo que otras, mientras que otras a menudo se encuentran incapaces de cumplir con sus compromisos a tiempo. El secreto es la gestión del tiempo. Ante esto, probablemente quieras concentrar tu energía en actividades que enriquezcan tu vida. Pero, ¿cómo puedes encajar en las cosas que realmente te importan cuando tienes una carrera, hijos y otras obligaciones? Existen numerosas técnicas de gestión del tiempo disponibles, cada una adaptada a un conjunto único de rasgos de personalidad, desafíos de productividad u objetivos organizacionales. Esta guía cubre todo sobre la gestión del tiempo en el trabajo o para los estudiantes, así como las técnicas y herramientas para que funcione.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo tiene que ver con la toma de decisiones: qué hacer, cuándo hacerlo y qué hacer depende de usted. Puede afirmar con confianza que ha administrado su tiempo de manera efectiva si prioriza actividades de alto valor y orientadas a objetivos, las completa a tiempo y aún encuentra tiempo para cuidarse físicamente. Sin embargo, si uno te pregunta cómo te las arreglas para hacerlo? Esto es muy simple, esto es simplemente haciendo uso de las diversas técnicas de gestión del tiempo.
Las técnicas de gestión del tiempo, que son un conjunto de reglas y conceptos, le permiten hacer más en menos tiempo y con menos esfuerzo. También ayuda a mejorar la calidad de sus decisiones y la rapidez con que las toma.
Además de eso, debes pensar en los aspectos específicos de tu gestión del tiempo que requieren trabajo y cómo prefieres organizar tu tiempo. También puede adaptar sus estrategias de gestión del tiempo al lugar de trabajo para mejorar su productividad.
¿Cuál es el núcleo de la gestión del tiempo?
Comprender la diferencia entre lo que es verdaderamente importante y lo que debe hacerse de inmediato es la piedra angular de la gestión eficiente del tiempo.
Es vital tener en cuenta que las actividades más cruciales no son necesariamente las que deben completarse de inmediato. El problema es que la mayoría de nosotros dejamos que las cosas que se deben hacer en este momento gobiernen nuestros horarios.
¿Cuáles son los fundamentos de la gestión del tiempo?
La mayoría de las personas reconocen que la gestión del tiempo es una habilidad crucial y desearían ser mejores en eso. Siguen tratando de encontrar formas de organizar mejor su tiempo, pero parecen terminar siempre más confundidos que antes. Puede haber muchos métodos para manejar el tiempo, pero solo algunos de ellos son aplicables a un escenario determinado.
Sin embargo, a continuación se encuentran los fundamentos básicos de la gestión del tiempo que le ayudarán a vivir una vida fructífera y bien equilibrada.
- Planificación
- Haz una cosa a la vez.
- Organizar y priorizar.
- Aprende a decir no
- La regla del 80/20
- Haz horarios realistas.
- Manténgase saludable y libre de estrés.
- Delegada
- Evitar la distracción
¿Cuál es el propósito de la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo es el proceso de organizar, planificar y aprovechar al máximo el tiempo entre varias actividades para lograr la máxima eficacia, eficiencia y producción. Para lograr tareas, proyectos y objetivos sensibles al tiempo, es posible llevar a cabo la gestión del tiempo combinando una serie de habilidades, herramientas, técnicas y enfoques.
Técnicas y herramientas de gestión del tiempo
Si desea tener éxito en su vida personal o profesional, básicamente necesitará aprender a administrar su tiempo de manera efectiva.
Puede convertirse en un maestro de la gestión del tiempo en muy poco tiempo si utiliza la combinación correcta de herramientas y técnicas para poner su vida en orden, aumentar la productividad de su trabajo y nunca más perder otra fecha límite.
Aquí encontrará técnicas y herramientas comprobadas para la administración del tiempo que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su día de trabajo.
Las mejores técnicas de gestión del tiempo
Elegir qué técnicas y herramientas de gestión serían más efectivas para ayudarlo a administrar mejor su tiempo y su vida laboral depende principalmente de sus necesidades.
Ya sea que necesite programar su jornada laboral, sus horas de estudio o su progreso hacia ciertas metas, está en la mejor posición para juzgar qué funcionará mejor para usted.
Aquí hay técnicas, herramientas y habilidades útiles para manejar su proceso de administración del tiempo en el trabajo de manera más eficiente. El primer paso en la gestión del tiempo es tomar la decisión de modificar los hábitos actuales. Siempre que esté dispuesto a tomar medidas, la gestión del tiempo es muy sencilla.
#1. La Técnica Pomodoro
Nunca ignores la necesidad de descansar cuando hagas un esfuerzo serio. Los tomates son útiles como recordatorios de descanso.
A finales de la década de 1980, el desarrollador de software y autor Francesco Cirillo desarrolló la Técnica Pomodoro (Tomate), que desde entonces ha ganado gran popularidad como estrategia para la gestión eficaz del tiempo. Pomodoro es ampliamente considerado como uno de los métodos más efectivos de gestión del tiempo que se utilizan en la actualidad.
Pomodoro se basa en un concepto engañosamente simple. Su trabajo del día debe dividirse en partes más pequeñas, cada una de las cuales debe completar antes de tomar un breve descanso. Un Pomodoro es un período de trabajo concentrado que dura 25 minutos y es seguido por un breve descanso de tres a cinco minutos. Después de consumir 4 Pomodori, se toma un espacio más largo de 15 a 30 minutos para repostar.
Seguir la Técnica Pomodoro requiere el uso de un temporizador básico. Si sigue el método, tendrá mucho tiempo para concentrarse y recargar energías, lo que le permitirá aprovechar al máximo su jornada laboral.
#2. Objetivos INTELIGENTES
La gestión del tiempo es más efectiva cuando uno tiene un sentido claro de propósito y dirección en la vida. El marco de objetivos SMART se usa ampliamente como un método eficaz para establecer objetivos.
Hay una forma INTELIGENTE de escribir las metas y los objetivos de la gestión” de George T. Doran, que se publicó en 1981 y presentó el método.
La gran mayoría de las personas nunca se toman el tiempo para planificar nada. El diez por ciento o menos de la población realmente escribe sus objetivos. Eso implica que debe dedicar algo de tiempo y pensamiento para establecer objetivos importantes de la manera adecuada.
Si decide poner lápiz sobre papel, asegúrese de ser específico para que tenga algo por lo que trabajar en lugar de una lista de generalidades que lo dejarán sin inspiración y perdido. Esta es una pérdida de tiempo sin sentido. Debe utilizar un método estratégico para registrar sus objetivos.
Se pueden encontrar explicaciones detalladas, ejemplos y plantillas para crear objetivos SMART en línea.
#3. El Eisenhower Matix” o La Caja de Eisenhower
Una vez que haya escrito sus objetivos SMART, es hora de convertirlos en partes de trabajo manejables. Una vez hecho esto, se pueden priorizar los trabajos. Cuando se trata de establecer prioridades, la Matriz de Eisenhower a menudo se cita como una herramienta de referencia.
Dwight D. Eisenhower fue el 34º presidente de los Estados Unidos y ocupó el cargo de 1953 a 1961. Como sugiere su matriz, el trabajo debe dividirse en las siguientes cuatro categorías:
- Oportuno y crucial (hacer primero)
- No Urgente + Crítico (Programado)
- Urgente + No Importante (Delegado)
- No importante y no urgente (Eliminar)
Hay dos tipos de tareas: las que requieren atención inmediata (como responder correos electrónicos, llamadas telefónicas o solicitudes de reunión) y las que pueden esperar hasta más adelante.
Por el contrario, las asignaciones cruciales son aquellas que lo acercan a sus aspiraciones y objetivos profesionales finales. Sus responsabilidades más cruciales son aquellas que contribuyen directamente a la realización de sus objetivos personales y profesionales.
No hace falta decir que primero debe priorizar las actividades más urgentes y cruciales. Dedique la mayor parte de su atención a esta área (urgente + vital).
El tiempo para deportes, aprendizaje, producción y socialización son ejemplos de actividades vitales pero no urgentes que deben planificarse con anticipación (y asegurarse de realizarlas con regularidad). Debe subcontratar, o mejor aún, eliminar, cualquier otra obligación.
#4. Tablero Kanban
En japonés, un kanban es un letrero o valla publicitaria. El propósito de un tablero Kanban es brindar una representación visual de su progreso hacia objetivos específicos.
Los fanáticos de Kanban a menudo utilizan una pizarra o un software de borrado en seco masivo que permite la visualización de Kanban para esbozar sus planes. Descubrimos que usar un tablero Kanban físico era mucho más efectivo.
Se deben dibujar en la pizarra varias columnas que representen el progreso de las tareas individuales. En una pizarra típica, encontrará las siguientes columnas:
Entonces deberías usar notas post-it. Cada tarea pendiente se representa con una nota post-it. Simplemente ponga el nombre del elemento de acción que debe realizarse. Se pueden usar notas adhesivas de diferentes colores para varios propósitos.
Una vez que el tablero grande y las notas adhesivas asociadas estén en su lugar, los trabajos se pueden asignar fácilmente a las columnas correspondientes.
Si ha hecho todo bien, tendrá una representación visual clara de sus tareas y su situación. Avanzará notas adhesivas en estas columnas a medida que avance.
#5. Haz un trabajo profundo; Evite los esfuerzos superficiales o superficiales.
Después de usar los métodos mencionados anteriormente, debe tener un conjunto de objetivos bien definidos, una lista de pasos específicos y manejables para llegar allí y una representación visual de su progreso utilizando un tablero Kanban.
En este punto, debería poder elegir el asunto más urgente para abordar. El trabajo profundo es el proceso de concentrarse intensamente en una sola tarea para terminarla de la manera más eficiente posible.
Cal Newport acuñó el término "trabajo profundo" para describir el estado de atención sin distracciones necesario para utilizar plenamente los talentos cognitivos de uno.
Al participar en un trabajo profundo, puede proporcionar valor, desarrollar sus habilidades y realizar tareas que son difíciles de duplicar. El término "fluir" ha llegado a describir el estado mental que permite una concentración sostenida.
El medio esfuerzo o esfuerzo superficial es la antítesis del trabajo profundo. La multitarea, trabajar en múltiples proyectos a la vez y una gran cantidad de distracciones ambientales son condiciones comunes para este tipo de empleo de bajo valor (correo electrónico, teléfono, chat y otras interrupciones).
La estrategia más eficaz para combatir el “trabajo a medias” es dedicar un tiempo considerable a una sola tarea, durante el cual se deben suspender todas las demás actividades e interrupciones.
#6. Haga un seguimiento de cómo pasa su tiempo
Como creadores del rastreador de tiempo más fácil y poderoso del mundo, MyHours, nosotros en Spica podemos ser parciales con el tema del registro de tiempo, pero no podemos negar los efectos positivos que ha tenido en la eficiencia de nuestros propios empleados y los equipos que tienen. trabajado en.
Para colmo, puede automatizar tareas como informes y facturación con la ayuda de un buen rastreador de tiempo, que proporciona un empujón suave para hacer más y obtener información sobre cómo pasa su tiempo.
Solo puede administrar lo que rastrea, como dice el viejo adagio. Hacer un seguimiento de cuánto tiempo pasa en varias tareas y cuánto dinero gana es más fácil con un sistema de seguimiento de tiempo.
Las estadísticas precisas permiten una gestión del tiempo más eficiente. Si usa un rastreador de tiempo, también es más probable que aplique otras estrategias de gestión del tiempo de forma regular.
#7. Hacer las cosas (GTD)
Uno de los métodos más conocidos y ampliamente utilizados para controlar eficazmente el tiempo de uno se llama "hacer las cosas". El proceso de cinco pasos está diseñado para ayudarlo a dividir los trabajos grandes en partes más manejables, que luego puede abordar de una en una y completarlas de inmediato.
“El arte de la productividad sin estrés” es el eslogan del sistema. El uso de la técnica debería permitirle sentirse menos estresado y al mismo tiempo hacer más, generar ideas nuevas y realizar un seguimiento de todo lo que necesita su atención en el trabajo.
#8. OKR- Objetivos y resultados clave
Las empresas de todos los tamaños utilizan OKR, lo que lo convierte en uno de los marcos de trabajo más conocidos del mundo (el padre de OKR es Andy Groove, el famoso CEO de Intel). Esta estructura es bastante básica.
Los resultados clave muestran cómo planea lograr sus objetivos. Los OKR se pueden establecer con la siguiente pauta: “Deberé (Objetivo) según lo medido por (este conjunto de Resultados clave).
Los objetivos son resúmenes de los resultados deseados. Deben ser edificantes e interesantes, pero breves. No debe haber más de cinco objetivos generales para una empresa.
Su éxito en el logro de sus objetivos se puede medir al observar algunos resultados clave. Se deben especificar de tres a cinco resultados principales para cada objetivo. Cuando revise los hallazgos más importantes al final, sabrá si sus esfuerzos fueron exitosos o no.
Una vez que se han establecido los OKR, deben compartirse con todos los miembros del equipo durante el proceso de planificación trimestral. Establecer, monitorear y revisar los OKR regularmente es crucial. Los ejemplos y plantillas de OKR abundan en línea.
#9. MELÉ.
Con respecto al desarrollo de software, SCRUM ha demostrado ser la metodología ágil de productividad más ampliamente adoptada. Si bien no es estrictamente una técnica de gestión del tiempo, puede ayudar con las dificultades de productividad y concentración.
El principio central del marco es que debe estar constantemente abierto al cambio y ajustar su enfoque en consecuencia. El siguiente paso más importante es revisar constantemente sus planes en función de los aportes que reciba durante la etapa de implementación.
SCRUM otorga una gran importancia al trabajo en equipo, produciendo algo de valor, involucrando a todas las partes relevantes, siendo flexible frente al cambio y refinando y perfeccionando los procesos sobre la marcha.
Las herramientas de implementación del marco también se hacen muy obvias. Este método funciona mejor cuando se implementa como un grupo en lugar de un esfuerzo individual, pero se puede modificar para que funcione en cualquier escala.
#10. Diario de viñetas, o BoJo
La técnica Pomodoro y el Método Bullet Journal son los métodos más buscados para organizar la jornada laboral. Por lo tanto, es lógico que llevar un diario de viñetas sea una de las mejores maneras de administrar su tiempo.
Los principios rectores del método son los siguientes: tienes que tomarte el tiempo para lograr tus objetivos; la felicidad proviene de tener un propósito en la vida; cultivar la curiosidad a través del establecimiento y el trabajo hacia metas; hacer mejoras incrementales que se suman a un desarrollo significativo; y usar la introspección para encontrar el camino a seguir.
Debe mantener registros rápidos de todo lo que sucede. Las anotaciones cortas te ayudarán a recordar detalles importantes más adelante. Se debe utilizar un estilo distinto de viñetas e indicadores para establecer el contexto durante el registro.
Además, una vez al mes, revisará los registros antiguos y pasará a los trabajos que deben moverse (hace cosas como tachar tareas irrelevantes, programar tareas nuevas, migrar tareas de registros diarios a un nuevo registro mensual etc.).
¿Cómo se domina la gestión del tiempo?
Todos, desde estudiantes hasta trabajadores y personas de todas las edades, tienen problemas para mantener sus horarios organizados y funcionando bien. Sin embargo, la evidencia sugiere que estos desafíos son superables. Y cuando lo hacemos, encontramos que nuestros niveles de estrés disminuyen, nuestra satisfacción laboral aumenta y nuestro rendimiento académico y hábitos de estudio florecen.
No hay escasez de consejos, técnicas y herramientas de administración del tiempo en línea, pero ¿cuáles son realmente útiles? Los siguientes métodos, respaldados por estudios, pueden ayudarlo a convertirse en un maestro en la gestión del tiempo;
- Evaluación del tiempo
- Priorizando
- Establecer metas
- Planificación
- Monitoreo
¿Cuál es el error más común en la gestión del tiempo?
Es que no tienen ningún método en absoluto, o adoptan la actitud de "Me ocuparé de los problemas a medida que surjan". Como veremos en la lista de errores típicos a continuación, existen numerosas fuentes potenciales de mala gestión del tiempo.
- Procrastinar
- No priorizar
- Manejar las distracciones
- Planificación inadecuada
- sobrecompromiso
- Manejo de la actitud y el estrés
- Hacer múltiples tareas
- La infravaloración de las tareas llevará
- No establecer metas personales
¿Cuáles son los 3 tipos de gestión del tiempo?
Es importante adoptar un enfoque multifacético al intentar mejorar sus habilidades de gestión del tiempo. Un lugar para comenzar es analizando sus prácticas actuales de gestión del tiempo. Luego puede comenzar el proceso de reconocer comportamientos indeseables y desarrollar las habilidades necesarias para modificarlos. Usando las tres P de la administración del tiempo, aquí hay algunas sugerencias para aumentar su rendimiento y mejorar su sentido de logro;
- Planificación
- Priorizando
- Realización
¿Cuál es la forma más efectiva de administrar el tiempo?
Lista de formas efectivas de administrar el tiempo;
- Utilice el establecimiento de metas precisas.
- Concéntrese en lo que más importa.
- Limite la cantidad de tiempo que tiene para terminar un proyecto.
- Intenta tomar un descanso cada cierto tiempo.
- Consigue tu actuar juntos
- Deshazte de las cosas extrañas.
- Piense en el futuro.
Conclusión
Dominar el arte y las técnicas de la gestión del tiempo es una habilidad invaluable que beneficiará su trabajo y su vida personal. La incapacidad de planificar con anticipación lo llevará a la confusión si no aprende a administrar su tiempo de manera efectiva. El tiempo es un bien preciado que debemos manejar con reverencia. Dominar la gestión del tiempo es la clave para una vida más feliz y exitosa.
Además, perseverar para dar a cada tarea el tiempo suficiente a medida que aprendemos habilidades y técnicas de gestión del tiempo tendrá un impacto positivo en nuestro equilibrio entre el trabajo y la vida.
Preguntas frecuentes sobre técnicas de gestión del tiempo
¿Por qué necesitamos técnicas y herramientas de gestión del tiempo en nuestra vida laboral?
¿Por qué necesitamos métodos para administrar mejor nuestro tiempo?
La gestión del tiempo es el proceso de determinar cuánto tiempo dedicaremos a varias tareas. Esto podría ser de carácter profesional o personal. Para cumplir con todas sus responsabilidades diarias de manera oportuna, debe poder administrar su tiempo de manera efectiva. De esta manera, los esfuerzos no suman y las habilidades se pueden perfeccionar con más enfoque.
¿Qué estrategia para administrar el tiempo es la más efectiva?
De todas las técnicas de gestión del tiempo, la que resulta más eficaz y eficiente tanto en la vida personal como laboral es la “planificación”.
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