A menudo parece que no hay suficiente tiempo en el día para hacer todo. Pero hay el mismo número de horas en el día para todos. El tiempo no discrimina; todos tienen la misma cantidad. Sin embargo, algunas personas son más eficientes en el uso de su tiempo que otras, mientras que otras a menudo se encuentran incapaces de cumplir con sus compromisos a tiempo. ¿Por qué crees que es eso, de todos modos? El secreto está en la gestión eficaz del tiempo y en una herramienta de calendario dedicada. La gestión del tiempo significa organizar las prioridades y decidir cuánto tiempo dedicar a cada tarea. Es por eso que el uso de estrategias efectivas de gestión del tiempo es tan crucial. Las personas, incluidos los estudiantes, pueden mejorar sus habilidades de gestión del tiempo adoptando algunas de las mejores y más eficaces estrategias descritas en esta guía.
Estrategias efectivas de gestión del tiempo
Muchos de nosotros tenemos dificultades con la gestión del tiempo, que se refiere a cómo decidimos usar y organizar nuestro tiempo. Sin embargo, si podemos aprender a administrar bien nuestro tiempo, podemos hacer más en menos tiempo y concentrarnos en las actividades que tendrán el mayor impacto.
Las personas se beneficiarán más de una combinación de estrategias efectivas de administración del tiempo que funcionen mejor para ellas. Es posible que sus estrategias de gestión del tiempo que sean efectivas varíen dependiendo de si es estudiante de posgrado o madre trabajadora. Si aprende mejor viendo cómo se hacen las cosas, un calendario codificado por colores puede resultarle más útil que una lista de tareas escritas en papel.
Los niveles de estrés, la productividad y el desempeño profesional de una persona pueden beneficiarse de estrategias efectivas de gestión del tiempo. Puede consultar nuestra lista de las estrategias de administración del tiempo más efectivas y comprobadas si tiene problemas para realizar un seguimiento de su trabajo o si simplemente desea probar algo nuevo.
Entonces, ¿cómo ayudan exactamente las estrategias eficaces de gestión del tiempo?
Durante las últimas tres décadas, la idea de la gestión del tiempo se ha disparado en popularidad. Esto se debe a que facilita una mejor preparación, una mayor eficiencia y un estilo de vida equilibrado.
¿Cómo, por lo tanto, las estrategias efectivas de gestión del tiempo aumentan la productividad? El objetivo principal es administrar proactivamente su tiempo para que pueda concentrarse en lo que realmente le importa, ya sea para los estudiantes, en los negocios o en su vida personal.
Los beneficios de aprender estrategias efectivas de gestión del tiempo son muy variados:
- Tendrás la capacidad de lograr tus objetivos con éxito.
- Será menos difícil organizar tus prioridades.
- Podrás deshacerte de los malos comportamientos como procrastinar y no estar orientado a objetivos. Y también podrá disminuir su breve lapso de atención.
- Aprender a administrar mejor su tiempo no solo puede ayudarlo a sentirse menos estresado, sino que también lo mantendrá motivado.
- Tendrá una idea clara de cómo necesita organizar y priorizar cada una de sus responsabilidades.
Además, cultivar estrategias efectivas de gestión del tiempo en el lugar de trabajo y hacer uso de herramientas diseñadas específicamente para ese propósito mejorará sus posibilidades de mantenerse al frente de todo.
Las mejores estrategias de gestión del tiempo
El concepto de “gestión del tiempo” es un concepto erróneo. No puedes controlar el paso del tiempo, pero puedes influir en cómo respondes a él. A pesar de sus frecuentes deseos de tiempo adicional, solo se le asignan 24 horas o 1,440 minutos al día. La gestión del tiempo es un talento que puede desarrollarse a través de la introspección, la planificación, la evaluación y la autodisciplina. El tiempo es, como el dinero en efectivo, escaso y caro. Debe protegerse, usarse con prudencia y contabilizarse en el presupuesto.
Por eso es importante utilizar no cualquier estrategia de gestión del tiempo, sino aquellas que sean efectivas. Aprender a administrar el tiempo de uno de manera efectiva es la línea divisoria entre aquellos que simplemente están ocupados y aquellos que realmente están haciendo las cosas, entre la mediocridad y el éxito.
Estas son algunas de las mejores y más efectivas estrategias de gestión del tiempo;
#1. Sea humilde y reconozca su falibilidad
Muchas personas luchan mucho al darse cuenta de que no carecen de defectos. Creen que no hay riesgo de que algo salga mal porque se han preparado para cada situación. Llegará un momento en que todos los que tengan esa visión del mundo se despertarán bruscamente a las duras realidades de la vida.
Piense por un segundo en cómo es aceptable ser humano, completo con fallas y fallas. Considere esto mientras trabaja para desarrollar estrategias efectivas de gestión del tiempo y recuerde que incluso los planes mejor trazados pueden salir mal. En lugar de sentirse derrotado por estos desafíos, puede usarlos como oportunidades para crecer como persona.
#2. Pre-planifique cada día
A pesar de las inevitables alteraciones, todavía se fomenta la elaboración de planes. Puede tomar un poco de prueba y error antes de encontrar el enfoque que funcione mejor para usted, pero hay muchas opciones viables. Tomarse unos minutos cada noche antes de acostarse para planificar las actividades del día siguiente es una práctica útil para muchos.
Antes de sumergirse en las complejas tareas del mañana, respire hondo y aléjese de su lista para descubrir quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Además, no olvide programar algún tiempo de inactividad en su horario diario. Hacer esto te ayudará a prepararte mentalmente para las tareas de mañana y te abrirá la puerta para asumir trabajo adicional si surge la necesidad.
#3. Priorice su trabajo diario, semanal y mensual por importancia
Establezca prioridades para los próximos días, semanas o meses junto con sus sesiones de planificación. Para evitar sentirse abrumado, es útil realizar un seguimiento de las próximas tareas para poder distribuirlas a lo largo de la semana. Un programa semanal lo ayudará a mantenerse al día con sus objetivos diarios, lo que le permitirá lograr más.
Hacer una lista completa de todas las responsabilidades que tiene en el trabajo es un buen lugar para comenzar. Es una buena idea dedicar algo de tiempo a segmentar estas responsabilidades en actividades manejables diarias, semanales y mensuales. Conocer esta información hará que sea mucho más sencillo mantener el enfoque a diario y hacer todo su trabajo.
#4. Haga un mejor uso de sus herramientas de gestión del tiempo
Hablando de listas de verificación, una de las estrategias más efectivas de gestión del tiempo es reunir tantas herramientas como sea posible para respaldar sus afirmaciones. Puede simplificar su vida con solo hacer clic en un botón descargando uno de los millones de programas de computadora o aplicaciones para teléfonos inteligentes disponibles. Es sorprendente la cantidad de horas de tiempo que puede ahorrar cada semana simplemente agregando una herramienta de administración del tiempo a su caja de herramientas.
Alternar planes software de gestión de proyectos es un excelente ejemplo de ello. Tiene características como un creador de listas de tareas pendientes y un generador de horarios y definitivamente vale la pena echarle un vistazo. Con la ayuda de las vistas de calendario para cada día, semana y año, puede establecer fácilmente objetivos y apuntar alto para todos sus proyectos. Puede mejorar aún más su experiencia y productividad haciendo uso de las integraciones y extensiones disponibles para los productos que ya emplea.
#5. Evite la trampa de la multitarea
¿Se dio cuenta de que la multitarea puede reducir su inteligencia en más del 11 por ciento? Cuando intenta hacer malabarismos con demasiadas tareas, puede tener un impacto devastador en usted y en quienes lo rodean. Y si no crees que es tan horrible, trata de vivir con un 11% menos de dinero cada año.
No importa cuán inteligente sea, la multitarea reduce la productividad hasta en un 40 por ciento. De hecho, concentrarse en una sola tarea a la vez duplica la cantidad de trabajo que puede realizar en una semana determinada. Tenga en cuenta que algunas distracciones, como escuchar música relajante, pueden aumentar la productividad si se utilizan correctamente.
#6. Aprenda cuándo es más efectivo
¿Te gusta la mañana, la tarde o un momento intermedio? Estos son los tipos de consultas que pueden conducir a información sobre cuándo en el día es más efectivo.
Es probable que una persona que es una persona madrugadora y puede forzarse a levantarse de la cama un minuto completo antes de que suene la alarma haga más cosas en las primeras horas del día. Una persona que es un ave nocturna puede tardar un tiempo en volver a su rutina normal después de despertarse. Ese grupo a menudo alcanza su pico de producción por la tarde.
Encuentra la hora del día en la que estás en tu punto máximo mental y físico, independientemente de tu postura. Ahí es cuando debería estar haciendo la mayor parte del trabajo crítico de su día.
#7. Deshacerse de las distracciones
¿Por qué razones son importantes las estrategias efectivas de gestión del tiempo? Porque básicamente hay muchas distracciones esperando para distraerte de tu trabajo y otras obligaciones. Estas son algunas de las fuentes más comunes de interrupción en el trabajo:
- Redes Sociales
- Teléfonos inteligentes
- Internet
- Correo electrónico
- Compañeros de trabajo
- Reuniones (A menos que sean muy buenas y productivas)
Si bien no siempre puede controlar cuándo se programan las reuniones, puede eliminar las otras fuentes de distracción. Pon tu teléfono en silencio y escóndelo en un cajón si necesitas concentrarte en el trabajo sin que te interrumpan las notificaciones o la tentación de revisarlo. Si se encuentra constantemente revisando su bandeja de entrada varias veces al día, puede ser hora de establecer intervalos regulares de verificación.
Debes ser amable y cortés con tus compañeros de trabajo en todo momento, pero si uno de ellos interfiere con tu productividad, está bien hacerle saber que no tienes tiempo para conversar en este momento y sugerirle un mejor momento.
#8. Tu tiempo
Si bien puede parecer absurdo, configurar un temporizador puede ser un método realmente efectivo para administrar su tiempo. Puede usar un temporizador para ayudarlo a concentrarse, recordarle que debe tomar descansos e incluso ayudarlo a hacer más cosas en un período de tiempo determinado. Los descansos son un componente esencial de cualquier día de trabajo porque le permiten alejarse de su escritorio y reagruparse durante unos minutos antes de volver a sumergirse.
Usar un temporizador para limitar su tiempo de trabajo a una cantidad específica es otra aplicación maravillosa. Establecer un límite de tiempo para ti mismo te motiva a trabajar más rápido y completar más en ese período asignado.
#9. Divida los grandes proyectos en partes más pequeñas.
¿Alguna vez miró un proyecto e inmediatamente quiso huir porque parecía tan desalentador? Es posible que necesites acercarte más. Para administrar mejor su tiempo en un proyecto grande, divida sus principales hitos y plazos en tareas y objetivos subsidiarios más pequeños.
Ahora que todo está dividido, puede volver a las estrategias efectivas de administración del tiempo que discutimos anteriormente, como hacer un cronograma y asignar prioridades a las tareas. Al hacerlo, encontrará que el panorama general es menos desalentador y la fecha límite inminente es más manejable.
#10. Domina el Arte de la Firma “No”
En resumen, no sea el lugar de trabajo "sí hombre" o "sí mujer", ya que esa es la moraleja fundamental de la narrativa. Si estás constantemente agotado por asumir demasiado, tal vez quieras practicar la disminución de los favores de amigos y familiares. Esto puede brindarle muchas opciones para mejorar su gestión del tiempo y la calidad de su producción.
#11. Cuando sea posible, transfiera tareas a otros.
Cuando está demasiado ocupado para hacer todo usted mismo, una solución es buscar formas de delegar tareas a otros. Si le han asignado una tarea con una fecha límite imposible de completar por su cuenta, divida el trabajo entre sus compañeros de trabajo y acéptelo en grupo.
Los líderes y gerentes pueden encontrar esto particularmente crucial, ya que sus propias cargas de trabajo personales pronto pueden volverse abrumadoras sin una delegación adecuada. Para evitar que esto suceda, asegúrese de que sus responsabilidades y las de los miembros de su equipo estén bien definidas para que siempre sepa quién es responsable de qué.
#12. Trate de recargar sus baterías
Este método de ahorro de tiempo puede ser lo más importante que puede hacer por su carrera y su cordura. Todos los días, las empresas de todo el mundo se preparan para luchar un día más y asumir el próximo desafío o problema en su lista de tareas pendientes. Sin embargo, es importante recordar tomar un descanso del frenesí de vez en cuando.
Al regresar a su escritorio, almacén o sitio de construcción con un enfoque y energía renovados después de un descanso puede ser una gran ayuda para su productividad.
Permítase tiempo para relajarse y rejuvenecer su mente, cuerpo y espíritu en el método que le resulte más relajante, ya sea un viaje de campamento de fin de semana o un extravagante crucero por la playa para toda la familia.
Herramientas de gestión del tiempo.
Herramientas de gestión del tiempo son el tipo de software que puede ayudarlo a programar sus actividades, realizar un seguimiento de su progreso y analizar sus resultados para maximizar cada día.
Sin embargo, cuando se trata de programación y administración del tiempo, todos tienen requisitos distintos. Es probable que el software o las herramientas de administración del tiempo dedicados sean útiles si con frecuencia hace malabarismos con múltiples proyectos, plazos y recursos.
Sin embargo, estas soluciones también son aplicaciones basadas en una o más de estas estrategias, todas las cuales tienen como objetivo aumentar la productividad, combatir la procrastinación y prevenir el agotamiento y el estrés para usted y su equipo.
¿Por qué es importante administrar el tiempo?
Digamos que le gustaría aumentar su productividad durante el día y lograr un mejor equilibrio entre su vida profesional y personal. Del mismo modo, si pudieras completar la misma cantidad de trabajo en una fracción del tiempo, ¿no te gustaría pasar ese tiempo extra obteniendo placer? Esta, entre muchas otras razones, es la razón por la que es crucial emplear no cualquier estrategia de gestión del tiempo, sino una efectiva.
No importa cuáles sean sus razones para querer mejorar su gestión del tiempo con estrategias y herramientas efectivas, es casi seguro que obtendrá los siguientes beneficios:
- Incremento en la productividad
- Reducción del nivel de estrés
- Control mejorado sobre su proceso de trabajo
- Capacidad de cumplir con los plazos de manera consistente
¿Cómo puede mejorar la productividad?
La mayoría de nosotros no alcanzamos nuestro potencial debido a dos factores. Nuestros terribles hábitos en el trabajo y nuestra tendencia a responder a los problemas a medida que surgen en lugar de abordarlos de manera proactiva.
Si bien la respuesta puede parecer obvia, implementarla puede resultar un desafío. Los buenos hábitos que nos harán proactivos y responsables de nuestros propios días de trabajo pueden reemplazar nuestros malos hábitos y rutinas reactivas. Utilice estas estrategias de gestión del tiempo para convertirse en su yo más eficiente y eficaz en el trabajo.
- El trabajo pesado debe hacerse cuando te sientes fuerte.
- Detener la multitarea
- Sé optimista
- Haga una lista de las cosas que deben hacerse todas las noches.
- Reduzca el número de tareas en su lista.
- Tómese el tiempo para delegar
- Intercalar períodos de trabajo con períodos de actividad física
- Quita todas las distracciones
- Prepare su calendario de llamadas.
- Dormir lo suficiente.
- Asegúrate de buscar por ti mismo.
Conclusión
Es importante reflexionar sobre la eficacia de sus estrategias de ahorro de tiempo de vez en cuando. Vea qué tan bien está administrando su tiempo entre el trabajo y la vida personal. Si estás progresando en tus objetivos más apremiantes y tal vez te estás dando suficiente prioridad. Si todo es negativo, puede ser hora de repensar lo que ve como estrategias efectivas para la gestión del tiempo y hacer algunos cambios. Cuando aprende a administrar su tiempo de manera efectiva, puede mejorar su propio bienestar, hacer más cosas en su vida personal y profesional y esperar un futuro mejor.
Administrar bien el tiempo es esencial para lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Además de hacerte más eficiente en general, aprender estrategias de administración del tiempo te ayudará a controlar tu horario de manera más efectiva.
Preguntas frecuentes sobre estrategias de gestión del tiempo
¿Qué significa una gestión eficaz del tiempo?
La gestión eficaz del tiempo le permite realizar más tareas importantes todos los días. Sin duda, aprovechar al máximo nuestro tiempo es crucial, pero más aún lo es saber administrarlo bien. Uno esperaría que los administradores de tiempo más eficientes y efectivos también fueran los más efectivos.
¿Cómo describe los objetivos inteligentes para una gestión eficaz del tiempo?
Establecer objetivos SMART (que significan "Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Oportuno") es una excelente manera de darle cierta estructura a su enfoque de la gestión del tiempo. La naturaleza mesurada y deliberada de los objetivos SMART aumenta la probabilidad de que los alcance.
¿Qué factores contribuyen a la gestión ineficaz del tiempo?
En la mayoría de los casos, no podemos administrar nuestro tiempo de manera efectiva porque no podemos planificar con anticipación, establecer prioridades, establecer metas claras y evitar hacer frente a tareas inmediatas.
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