El despido de empleados es un evento típico en el sector empresarial. Si bien rara vez es un procedimiento agradable, con frecuencia se requiere. Si se encuentra en la posición de tener que despedir a alguien como gerente de recursos humanos o incluso como propietario, querrá asegurarse de hacerlo de manera profesional y legal. Este artículo es una guía sobre cómo escribir una carta de terminación de contrato de empleado, así como una carta de terminación de contrato de arrendamiento, con una plantilla detallada.
¿Qué es una carta de terminación para un empleado?
Una carta de despido es un documento utilizado por un empleador para notificar a los empleados que han sido despedidos, y es un documento importante tanto para los equipos de recursos humanos como para los legales.
La mala conducta de los empleados, como el incumplimiento de las normas de la empresa o de la ley, es el motivo más común de las cartas de despido.
Si bien las cartas de despido suelen ser emitidas por los empleadores a los empleados, también pueden ser escritas por personas que eligen dejar la empresa voluntariamente (es decir, cartas de renuncia).
¿Cuál es el significado de una carta de terminación?
Una carta de despido es un registro escrito del despido de un empleado, que contiene la causa del despido y cualquier otro dato relevante.
Esta carta es importante porque prueba que su organización despidió a un empleado de manera justa y legal.
Pero, hay más que eso.
Las cartas de rescisión suelen ser el paso final de un proceso.
Pueden cerrar el ciclo y demostrar que a un empleado se le dieron todas las oportunidades para cumplir con las expectativas y mejorar el desempeño antes de la terminación.
Esta es también una de las últimas piezas de papeleo que un empleado despedido recibirá de su empresa.
Desde ese punto de vista, una carta de despido puede aclarar los procedimientos de despido de su empresa y brindar una idea de lo que sucederá a continuación.
Las cartas de despido, particularmente cuando se despide a personal senior, también pueden actuar como un suave recordatorio de la NDA del empleado, los términos de no competencia y la restricción de los acuerdos comerciales.
Si estas sanciones están obligadas por contrato, es posible que también deba organizar una transferencia o venta de acciones con las partes interesadas.
Después de todo, dicho y hecho, estas cartas deben conservarse en el archivo para el acceso futuro por parte de los departamentos de recursos humanos y legal.
¿Cuáles son las cuatro razones para la terminación?
Un empleador puede despedir a los empleados por una variedad de razones. En la mayoría de las circunstancias, el empleador debe seguir pasos o criterios particulares para garantizar que el despido sea justo, de lo contrario, puede ser impugnado en un tribunal.
#1. Incumplimiento de deberes
La explicación más obvia (y posiblemente la más justa) es que un empleado no cumplió con sus funciones correctamente. El mal desempeño puede ser causado por una variedad de factores, incluida la incapacidad de alcanzar un cierto nivel de habilidad o incluso la incapacidad de llevarse bien con los compañeros de trabajo y los gerentes. Ya sea que sientan que el mal desempeño es deliberado o no, el empleador siempre debe brindar una advertencia justa y una oportunidad razonable para mejorar antes de despedir al empleado.
#2. mala conducta del empleado
La mala conducta es otra base típica para el despido. Esto podría incluir llegar tarde al trabajo constantemente o no seguir los procedimientos del lugar de trabajo de manera efectiva. En tales circunstancias, el empleador normalmente se ve obligado a dar una alerta temprana y ofrecer una oportunidad para mejorar. Solo si la irregularidad continuaba podrían despedir al empleado. La única excepción es la mala conducta excesiva, como robo, asalto o actividades ilegales, que pueden resultar en el despido sumario.
#3. enfermedad a largo plazo
La enfermedad a largo plazo puede ser un motivo válido para el despido, pero solo si no está relacionada con una discapacidad y solo después de que haya realizado ajustes razonables para permitir que el empleado continúe trabajando.
#4. Redundancia
El despido también puede producirse como consecuencia de un despido, en el que la empresa necesite recortar su plantilla. Existen ciertas normas que rigen los procesos de redundancia.
Cómo escribir una carta de terminación
Redactar una carta de terminación puede ser un desafío, pero es una parte esencial del proceso de terminación de una relación laboral.
Su organización es responsable de cumplir con todos los reglamentos laborales y requisitos legales en su área específica, aunque esas responsabilidades pueden diferir según las leyes locales y la causa de la terminación. Aquí está todo lo que necesita saber para escribir una buena carta de despido.
#1. Elige tu tono con consideración.
Las cartas de despido son un componente esencial del ciclo de vida del empleado.
Ya sea que los empleados sean despedidos o despedidos debido a una mala conducta, es fundamental permanecer profesional y cortés durante el contacto formal.
Tenga en cuenta que si el despido es inesperado, reducirá el salario, el seguro médico y otras necesidades básicas de un empleado, al tiempo que lo colocará en una posición incierta.
Si bien la respuesta de la empresa al bienestar de un empleado no es en última instancia la respuesta de la empresa, debe ser consciente de estas circunstancias antes de comenzar el diálogo y demostrar compasión si corresponde.
Su carta de despido también debería servir para reducir parte de esta confusión al establecer acciones futuras claras y concretas, si corresponde.
#2. Recopilar toda la información pertinente
Antes de comenzar a escribir una carta de despido, reúna todos los datos básicos que necesitará para completar la tarea.
Esta información variará según el tiempo que una persona haya estado en la organización y las responsabilidades que tenga.
En algunos casos, es posible que no necesite todo.
Si está despidiendo a un trabajador independiente o empleado contratado, puede ser tan simple como proporcionar un aviso del último día de trabajo y permitirle al contratista tiempo adicional para completar el trabajo restante.
#3. Comience con los fundamentos.
Antes de comenzar a redactar su carta de despido, debe comenzar con lo básico, como el nombre del empleado y el cargo en la organización.
Si su empresa es lo suficientemente grande, es posible que también deba incluir la identificación del empleado, el departamento y el nombre del gerente o supervisor.
Estos datos se pueden mostrar en una lista en la parte superior de la página.
Para identificar claramente al destinatario previsto de esta información, debe ser visible, explícita y directa.
#4. Informar al empleado de la fecha de terminación.
Una de las piezas de información más cruciales es la fecha efectiva de terminación.
Esto debe incluirse al principio de la carta para establecer límites claros para las operaciones futuras de la empresa.
Cuando se despide a alguien con causa, la fecha de terminación puede ser el mismo día en que se emite la carta, con vigencia inmediata.
A veces, particularmente durante los despidos y otras situaciones en las que no hay motivo para despedir a alguien, puede emitir una fecha de finalización efectiva con mucha anticipación (a menudo meses) para que el personal tenga tiempo de prepararse.
#5. Explique la(s) razón(es) de la terminación.
El motivo de la terminación es potencialmente el aspecto más importante de todo el proceso desde la perspectiva del empleado porque les informa por qué fueron despedidos legalmente.
Esta sección debe ser clara, honesta y directa.
Si los empleados son despedidos por una causa, puede señalar advertencias escritas anteriores o meses de papeleo acumulado que demuestren un desempeño deficiente.
Cuestiones más graves, como agresión o robo, también pueden especificarse como causas legítimas de terminación.
Cualquiera que sea el motivo del despido, sea sincero y directo al describir estas dificultades para que el empleado entienda por qué lo despidieron.
Si la terminación se basa en un evento único o recurrente (como tardanzas crónicas), ofrezca detalles precisos sobre ese incidente.
Esté preparado para debatir estos puntos con el miembro saliente de su equipo cuando envíe esta carta (si lo hace en persona), pero tenga en cuenta que la decisión ya se ha tomado.
Independientemente de cómo se comporte el empleado, debe planear terminar el empleo.
#6. Describa la compensación y los beneficios futuros.
Incluso si despides a un empleado por causa, todavía tendrá derecho a ciertos beneficios, que debes indicar en tu carta de despido.
Las empresas pueden ofrecer indemnizaciones por despido además de una hoja de despido.
A veces son situacionales o dependen de alguna forma de NDA. Debe estar preparado para discutir estos temas si surgen.
Al mismo tiempo, si un empleado ha acumulado tiempo libre pagado (PTO) o licencia por enfermedad que es elegible para pago, inclúyalo en esta área.
Si su empresa ofrece COBRA o planes de salud comparables que extienden la cobertura más allá del contrato de trabajo para el seguro médico y los beneficios relacionados con la salud, también puede explicar dichos beneficios aquí.
También vale la pena señalar que muchos de estos beneficios, así como la información al respecto, son componentes habituales de cualquier carta de terminación.
Con esto en mente, es posible que desee crear una sección personalizada en una plantilla de documento utilizando variables para calcular e incorporar rápidamente información exacta y relevante.
#7. Describa los próximos pasos, así como cualquier exención de responsabilidad.
Es posible que deba proporcionar instrucciones sobre lo que debería suceder a continuación, según las circunstancias de la terminación.
La seguridad puede estar lista para sacar a un empleado insatisfecho del edificio en caso de un despido abrupto e involuntario.
Es posible que desee proporcionar un cronograma para permitir que los empleados finalicen los contratos actuales, transfieran tareas a otros miembros del equipo y salgan con interrupciones mínimas del equipo por despidos resueltos con el tiempo.
Recursos humanos puede tener una política que describa los procesos y procedimientos que se deben seguir al establecer los plazos para los empleados que se van; por lo tanto, examine las políticas actuales antes de desarrollar esta sección.
#8. Finalizar datos e información de contacto
Una corporación puede necesitar contactar a un empleado más allá de su fecha de terminación.
Esto puede ocurrir cuando los empleados se niegan a devolver la propiedad comercial o cuando la empresa quiere enviar por correo un cheque final de indemnización, documentos fiscales u otra comunicación similar.
Proporcione cualquier información de contacto importante (teléfono celular, domicilio, etc.) de su empleado como parte del proceso de despido y pídale que verifique que todo esté correcto antes de irse.
Esto permitirá que la empresa se comunique con usted si hay alguna dificultad sin resolver.
Al mismo tiempo, asegúrese de incluir información sobre a quién debe contactar su trabajador si surge alguna inquietud.
Recuerde que las líneas directas estándar para empleados pueden ser inaccesibles para los ex empleados y que los números locales pueden no ser los mejores puntos de contacto en el futuro.
¿Qué es una carta de terminación de contrato de arrendamiento?
Una carta de rescisión del contrato de arrendamiento, también conocida como carta de finalización del contrato de arrendamiento, es un aviso enviado por el propietario al inquilino informándole que el contrato de arrendamiento no se renovará después de la fecha de finalización especificada.
A medida que se acerca el final del plazo de su arrendamiento, usted y su arrendatario tendrán la opción de renovar por otro plazo o rescindir el contrato de arrendamiento. Si tiene la intención de rescindir su contrato de arrendamiento con su arrendatario, el medio típico de notificación es una carta de rescisión del contrato de arrendamiento.
¿Qué se escribe en una carta de terminación de contrato de arrendamiento?
Una carta típica de terminación de contrato de arrendamiento incluirá:
- La fecha de vencimiento del arrendamiento
- El motivo del despido (si corresponde)
- Un duplicado del contrato de arrendamiento
- Una solicitud de la nueva dirección del inquilino (para reenviar la declaración del depósito de seguridad)
- Instrucciones para completar el proceso de mudanza
- Un duplicado de la lista de verificación de mudanza (si corresponde)
- Fechas y horas sugeridas para una inspección final de recorrido
¿Cuál es el formato para una carta de terminación de contrato de arrendamiento?
Una carta que rescinda un contrato de arrendamiento de un arrendador debe estar escrita claramente y de acuerdo con la legislación local para arrendatarios e inquilinos y vivienda justa. Antes de enviar una carta de terminación de contrato de arrendamiento, consulte con un abogado local.
#1 Comience poniendo la fecha, su nombre y la información de contacto en la esquina superior derecha de la carta.
#2: Envíe la carta a su arrendador (o inquilinos, si hay varias personas en el contrato de arrendamiento).
#3: Incluya la dirección de la propiedad de alquiler, las fechas de inicio y finalización del arrendamiento y el motivo de la carta en el primer párrafo.
#4: En el segundo párrafo, recuérdele a su inquilino el recorrido inicial que se realizó al momento de mudarse e incluya una copia del recorrido.
#5: A continuación, notifique al arrendatario que le gustaría realizar un recorrido final antes de mudarse. Ofrezca un par de horas que funcionen para usted e invítelos a elegir uno. Verifique con las reglas locales, ya que algunas ubicaciones necesitan que el arrendatario esté presente y el recorrido debe realizarse dentro de un marco de tiempo específico.
#6: Obtenga una dirección de reenvío del inquilino para cualquier correspondencia futura, como devolver el depósito de seguridad.
#7: Termine con una oración de cierre y su firma.
¿Cuándo se debe dar una carta de terminación de contrato de arrendamiento?
Normalmente debe ofrecer un aviso de al menos 30 días a un arrendatario al rescindir un contrato de arrendamiento de mes a mes. Sin embargo, dependiendo de las condiciones del contrato de arrendamiento y la ley local, es posible que esté obligado a entregar un aviso de rescisión del contrato de arrendamiento de 30, 60 o 90 días para un contrato de arrendamiento a plazo fijo. Un arrendador también puede ser incapaz de rescindir un contrato de arrendamiento en casos particulares. Lea su contrato de arrendamiento y hable con un abogado local para establecer cuánto aviso debe dar.
Escribir una carta de terminación de contrato
Una carta de terminación de contrato es una carta oficial que le dice a un empleado que su trabajo está siendo terminado. De acuerdo con el contrato de un empleado, a menudo define la causa de la rotación, describe los próximos pasos que este empleado puede tomar y explica cualquier beneficio o pago que pueda recibir como resultado. Los trabajadores del personal, por ejemplo, pueden ser elegibles para una indemnización por despido si han estado en una capacidad laboral durante al menos dos años antes. Una carta de rescisión también se puede utilizar para poner fin a una relación jurídica con otra empresa y describir las transacciones finales entre ellos.
¿Cuándo usan los empleados las cartas de rescisión del contrato?
Cuando ocurren eventos específicos que resultan en la terminación del contrato de un empleado, una corporación puede usar este tipo de carta. Las empresas pueden elegir si emiten esta notificación o solo administran los salarios en el tiempo anterior a la terminación legal de un contrato, de acuerdo con la Ley de Empleo. En ocasiones ambas partes acuerdan el cese anticipadamente, mientras que en otras circunstancias el despido es forzoso. De acuerdo con la Ley de Contratos (Derechos de Terceros), las empresas pueden rescindir un contrato por diversos motivos y pueden utilizar una carta durante el proceso para reafirmar las disposiciones de la cláusula de rescisión de un contrato.
Estos son algunos ejemplos de cuándo un empleador podría usar este tipo de carta:
- Tiempo de prueba: algunos empleados pueden completar de tres a seis meses de trabajo provisional antes de convertirse en empleados de tiempo completo, durante los cuales la gerencia puede terminar su trabajo.
- Los empleados pueden ser despedidos por incumplimiento de contrato si faltan al trabajo por más de dos días sin previo aviso o violan su contrato de alguna manera.
- Mal comportamiento de los empleados: un empleador tiene la autoridad para rescindir el contrato de un miembro del personal si su comportamiento infringe el código de conducta de la empresa o si de alguna manera tergiversa su lugar de trabajo.
- Reducción: Ante circunstancias externas como la disminución de los ingresos anuales, una empresa puede rescindir el contrato de un empleado, en particular el de sus ejecutivos, con el fin de minimizar gastos o reestructurarse.
¿Por qué es importante una carta de terminación de contrato?
Considere los siguientes argumentos a favor de la importancia de este tipo de carta:
- Mantener una reputación estelar: enviar un aviso de terminación puede ayudar a una empresa a mejorar su imagen profesional porque generalmente es una cortesía más que un requisito legal.
- Sirve como registro oficial: si surge un desacuerdo legal más adelante, una notificación de rescisión por escrito puede ser un recurso valioso.
- Ayuda a la transición de una persona: enviar a los empleados una carta de despido puede darles algo de tiempo para buscar un nuevo trabajo o hacer frente a cualquier circunstancia externa.
- Mantiene la relación de una empresa: Expresar respeto y gratitud a través de una carta de despido puede aumentar la probabilidad de una relación futura entre dos empresas.
Plantilla de carta de terminación
La siguiente plantilla puede ayudarlo a organizar sus pensamientos y comenzar a escribir una carta de despido de empleado:
Estimado [nombre del empleado],
Lamento decirle que su empleo con [nombre comercial] ha terminado/terminará el [fecha de terminación]. Como se indicó anteriormente, estamos terminando la relación laboral porque [incluya un breve resumen de su justificación].
Ya no tendrá derecho a compensación o beneficios asociados con este puesto a partir del [fecha de terminación]. Devuelva [enumere cualquier propiedad corporativa que deba devolverse] a [nombre y dirección donde se pueden dejar o enviar los materiales] antes del [fecha límite].
Se le pagará hasta [fecha de finalización, si corresponde] y tendrá derecho a sus días de vacaciones acumulados. También recibirá [cantidad y condiciones, si corresponde] en concepto de indemnización por despido.
Tenga en cuenta que ha aceptado un acuerdo de no divulgación, no solicitud y no competencia [cuando corresponda]. Debe destruir inmediatamente cualquier información privada sobre nuestra empresa que tenga en sus dispositivos personales o copias impresas.
Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo dentro de [número] días hábiles a partir de su último día.
Le deseamos la mejor de las suertes en sus actividades futuras.
[Su firma y nombre]Si bien esta muestra puede servir como una guía útil mientras crea la suya propia, siempre es una buena idea examinar cualquier carta de despido con un profesional de derecho laboral para asegurarse de que su carta cumpla con sus objetivos y limite el riesgo legal de su empresa.
¿Qué es mejor, la terminación o la renuncia?
Es mejor para su reputación si renuncia porque parece que la elección la hizo usted y no su organización. Pero, si se va voluntariamente, es posible que no tenga derecho a la misma forma de compensación por desempleo que si hubiera sido despedido.
¿Cómo despedir respetuosamente a un empleado?
- Proporcionar oportunidades de mejora antes de tiempo.
- Tome HR como testigo.
- Encuéntrate cara a cara.
- Mantenlo simple, breve y profesional.
- Déle a su equipo las noticias antes de que el empleado abandone el edificio.
- Haga planes para el futuro.
En conclusión,
Una carta de despido informa a un empleado que él o ella ha sido despedido, describe los próximos pasos que debe tomar y describe los beneficios o compensación a los que tiene derecho. Un comprobante rosa, una carta de terminación, una carta de terminación de contrato, una carta de separación y un aviso de terminación de empleo son términos que se usan para describir las cartas de terminación.
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Referencias
