La gestión de tareas es una parte importante tanto de la gestión adecuada de los proyectos como de la gestión fluida de un negocio. La aplicación del software o la herramienta de administración de tareas adecuada puede ayudar a que su trabajo sea más fácil y rápido. Este artículo habla sobre el mejor software, aplicación y habilidades de administración de tareas en Mac.
General
Administrar tareas implica hacer un plan de lo que se debe hacer, brindar a las personas las herramientas que necesitan para hacer el trabajo y hacer un seguimiento de cómo van las cosas para asegurarse de que todo se haga a tiempo. Para que el trabajo vaya bien, también es importante gestionar el proceso y eliminar los cuellos de botella.
La gestión de tareas es el proceso de dividir un gran proyecto en partes más pequeñas que son más fáciles de manejar, realizar un seguimiento del estado de cada tarea y ajustar la línea de tiempo del proyecto según sea necesario. Las tareas que se gestionan deben;
- Haz hitos del proyecto y listas de tareas.
- Descubra las fortalezas únicas de cada persona o miembro del equipo y asígneles las tareas adecuadas.
- Descubra cuáles son las tareas más importantes que su personal necesita hacer en un momento dado.
- Elija las cosas más importantes para hacer y trabaje en ellas primero.
- Planifique su trabajo para que pueda realizarse rápidamente y con pocos problemas.
- Fomenta el trabajo en equipo haciendo nuevas alianzas y mejorando las que ya tienes.
- Ofrezca a sus empleados la libertad que necesitan para hacer bien su trabajo.
- Comprobar y mejorar la forma en que se hacen las cosas de forma regular.
- Realice su trabajo con el menor trabajo y tiempo posible.
¿Por qué es esencial mantener la gestión de tareas?
Estas son algunas de las principales razones por las que es importante gestionar bien las tareas.
#1. La gestión de tareas hace que sea más fácil terminar las tareas a tiempo y de la manera correcta
Debido a que la ejecución del proyecto siempre está cambiando, es importante concentrarse en las tareas más importantes en un momento dado. Si tiene una tienda en línea, por ejemplo, las festividades son un momento ocupado para abastecerse de productos y hacer ofertas que se ajusten a las necesidades de sus clientes. Después del Año Nuevo, ya no es una buena idea hacer eso. Todo el trabajo que haces en esa área es muy importante.
La gestión de tareas se utiliza para realizar un seguimiento de todas las tareas y dar consejos sobre cuáles deben realizarse primero en un momento dado. Con esta información, los equipos y las personas pueden administrar mejor su tiempo, concentrarse en lo más importante y terminar lo que debe hacerse antes de que finalice el proyecto.
#2. La gestión de tareas le brinda información que puede usar
Las imágenes se utilizan en la gestión de tareas para realizar un seguimiento de todo lo que hay que hacer y dónde están las cosas. A partir de esto, puede hacerse una idea de las tareas y de dónde se encuentra el proyecto. Es una excelente manera de descubrir cómo trabajan juntos los equipos de diferentes departamentos y cómo abordan los proyectos. Tendrá una mejor idea de cómo va el proyecto, podrá tomar decisiones inteligentes y podrá brindar información que la gente pueda usar.
#3. Las listas de tareas son una buena manera de realizar un seguimiento tanto del tiempo como del dinero
No solo es importante terminar un proyecto, sino que es aún más importante hacerlo sin pasarse del presupuesto y a tiempo. Con el software de gestión de tareas, puede realizar un seguimiento de cuánto gasta en una tarea y cuánto tiempo tarda en terminar. Ayuda a realizar un seguimiento de los recursos del proyecto y moverlos a medida que surgen nuevas necesidades. También ayuda a encontrar formas de reducir costos y terminar proyectos sin sobrepasar el presupuesto.
#4. La gestión de tareas puede ayudar a las personas a hablar mejor entre sí
La gestión de tareas depende mucho de los registros, revisiones y comentarios de las personas que realizan el trabajo. Después de que a las personas se les han asignado responsabilidades, es difícil decir lo suficiente sobre la importancia de la comunicación. Para realizar un buen seguimiento de las tareas, los trabajadores deben mantener sus listas actualizadas y mostrárselas a su gerente de proyecto de manera regular. En cada reunión de estado, deben preguntarle a su gerente qué piensa sobre cómo se está evaluando la tarea. Este circuito de retroalimentación facilita que los trabajadores y los gerentes se comuniquen entre sí, lo que conduce a un flujo de trabajo productivo con un progreso constante de las tareas.
#5. Organizar su trabajo lo hace más productivo
Con la ayuda del software de gestión de tareas, los directores de proyectos pueden realizar un seguimiento de todo lo que sucede durante el proyecto. El gerente de proyecto está mejor capacitado para resolver problemas y mantener un flujo constante de trabajo. Esto hace que el proyecto sea más productivo y evita que se desvíe.
#6. Poner sus tareas en orden lo ayudará a hacer más cosas
Siempre miramos las tareas y buscamos formas de mejorarlas. Los trabajadores que participan trabajan juntos y responden a las solicitudes del director del proyecto. También se espera que mantengan un alto nivel de productividad en todo momento. Con la ayuda de información e informes de progreso del software de administración de tareas, los gerentes pueden determinar qué tan productivo es su personal y hacer los cambios necesarios.
Software de gestión de tareas
Cuando tiene un software de administración de tareas en su computadora o dispositivo móvil, tiene acceso a un conjunto completo de herramientas para administrar tareas. Es una poderosa herramienta que facilita la gestión del trabajo, ayuda a las personas a trabajar bien juntas y le brinda control sobre los proyectos. Le permite ver cómo se compara su rendimiento en diferentes métricas, lo que le brinda más control sobre cómo administra sus tareas en función de los datos duros. Las siguientes características se pueden encontrar en la mayoría de los programas de administración de tareas.
#1. Visualización de flujo de trabajo
Los tableros Kanban son parte de las herramientas de administración de tareas que lo ayudan a ver sus flujos de trabajo, organizar sus tareas de una manera que tenga sentido para su ciclo de producción y, en última instancia, aumentar su productividad.
#2. Búsqueda de tareas
Cuando está trabajando en un gran proyecto con muchas tareas, puede ser difícil encontrar la que necesita y hacer un seguimiento de cómo va. Mediante el uso de filtros y etiquetas, el software para administrar tareas facilita la búsqueda de tareas en función de cosas como la urgencia, el progreso y más. Haciendo que sea más fácil encontrar lo que buscas en el sistema.
#3. Información en tiempo real
El software de gestión de tareas permite realizar un seguimiento del tiempo con precisión. Los datos de las hojas de tiempo del equipo se utilizan para brindar información en tiempo real. Ayuda a realizar un seguimiento de cuánto dinero se ha gastado, qué recursos se han utilizado, cuánto trabajo se ha realizado y qué tan bien está funcionando el proyecto en general.
#4. Ayudas para trabajar juntos
Mediante el uso de software de gestión de tareas, los equipos multifuncionales y las personas pueden ver con mayor claridad cómo se divide su trabajo y quién es responsable de qué. Hace que sea más fácil para las personas trabajar juntas en proyectos desde lejos al permitirles hablar entre sí, formar y unirse a grupos, y agregar comentarios, notas y archivos rápidamente.
El software de gestión de tareas tiene muchas ventajas
El software de administración de tareas es más que un panel central donde puede realizar un seguimiento de todo lo relacionado con la administración de tareas. Hay muchas buenas razones para usar un programa para organizar su trabajo:
#1. Priorización Estratégica
Una de las mejores cosas de un programa de administración de tareas es que le permite decirle a su personal cuáles son sus principales prioridades. Algunas personas de su equipo pueden tener dificultades para cambiar de tarea. Al hacer una lista de prioridades, los miembros del equipo pueden administrar mejor su tiempo y comprender el orden en que se deben realizar las tareas.
#2. La capacidad de prestar atención ha mejorado
Cuando usa un programa de administración de tareas, no tiene que sentir que tiene que terminar un gran proyecto en una fecha determinada. Este método es tan bueno para mejorar la concentración porque te permite dividir el trabajo en partes que son más fáciles de manejar.
El mejor software para la gestión de tareas
Aquí hay una lista de los mejores software para la gestión de proyectos.
- Monday.com es la herramienta ideal para realizar un seguimiento de las tareas.
- Si quieres ver tu organización de tareas, Airtable es perfecto.
- ClickUp es la mejor opción para las empresas que quieren ahorrar dinero.
- Todoist es la mejor herramienta para tareas rápidas y sencillas.
- La colaboración es la mejor manera de administrar grupos de personas que están dispersas.
- Asana es la mejor manera de realizar un seguimiento de un gran grupo de personas.
- Los precios de tarifa plana en Basecamp son los mejores.
- Wrike es mejor para aplicaciones específicas del equipo.
- En otras palabras, las nuevas empresas y las personas que recién comienzan deben comenzar a usar Trello.
- Smartsheet es el mejor programa de hojas de cálculo.
Habilidades de gestión de tareas
La buena gestión del tiempo y de las tareas valdrá la pena tanto ahora como en el futuro. Pero para tener éxito, debe tener las siguientes habilidades de gestión de tareas.
#1. Delegación efectiva
En el trabajo, es común pasar ciertas tareas a otra persona. Esto es bueno para ambos y para el negocio en general. Si usted es un gerente y está a cargo de asignar y realizar un seguimiento del trabajo de otras personas, así como del suyo propio, ser capaz de delegar lo ayudará la mayoría de las veces.
#2. Proactivo
Adaptarse al cambio es una parte de gestionar bien las tareas, pero ser capaz de observar el entorno y predecir problemas es otra. Con esta habilidad, puede mantener sus proyectos en marcha y avanzar al poder pensar en el futuro y actuar rápidamente cuando surgen problemas. Si puede predecir lo que sucederá, podrá establecer prioridades y organizar mejor su trabajo.
#3. Habilidad de resolución de problemas
Cuando estás en el trabajo, es posible que no todo salga según lo planeado. La gestión de tareas depende de poder detectar rápidamente los problemas y encontrar soluciones. Le ayudará a terminar a tiempo y evitar problemas.
# 4. Gestión del tiempo
Si no termina un trabajo a tiempo, podría causar problemas con los otros trabajos y alterar su horario. Además, si las tareas no se realizan de inmediato, el proyecto se verá afectado. Si sabe cómo usar bien su tiempo, podrá terminar todas sus tareas a tiempo y mantener el proyecto en marcha.
Mejor aplicación de gestión de tareas
Para que el administrador de tareas logre buenas habilidades, la siguiente es la mejor aplicación de administración de tareas a continuación;
#1. Planificador de Microsoft
Planificador de Microsoft es una herramienta útil para gestionar proyectos de equipo que se centra en las imágenes, la facilidad de uso y la colaboración. Si su equipo usa software de Microsoft, vale la pena investigar si está buscando una herramienta de gestión de proyectos. No importa cuál sea su función en el equipo, puede usar el programa para crear tableros Kanban con archivos, listas de verificación y etiquetas.
#2. Tareas de Google
Todos sus dispositivos sincronizan automáticamente las tareas que realiza en Google Tasks, para que pueda administrarlas, registrarlas y actualizarlas desde cualquier lugar. Este software es básico, fácil de usar y personalizable. Dado que Google Task se sincroniza con Gmail y Calendar, tiene sentido que las personas que ya usan otros servicios de Google lo agreguen a su flujo de trabajo.
Gestión de tareas en Mac
Al igual que en Windows, la Administración de tareas de Apple le permite finalizar rápidamente los programas que se han atascado o congelado. Pero debe consultar el Monitor de actividad de Mac para obtener más información de diagnóstico sobre la gestión de tareas. Puede detener los programas que se están ejecutando pero que no responden, verificar cuánta memoria y CPU está usando cada programa y ver cuánta energía está usando cada programa.
El Administrador de tareas en Mac OS X es como el Monitor de actividad en Windows, pero es más pequeño. Para llegar allí, solo necesita presionar [CMD], [ALT] y [ESC] al mismo tiempo. Al hacer clic aquí, aparecerá una ventana para que pueda ver lo que se está ejecutando en segundo plano. Haga clic en la aplicación que no funcionará y luego haga clic en el botón "forzar salida". La siguiente a continuación es la mejor aplicación o software para la gestión de tareas en mac;
#1. Equipos de Evernote
Con Evernote, puedes guardar y organizar todo, desde ideas y proyectos hasta recuerdos y listas de tareas en un solo lugar. Puede usarlo para realizar un seguimiento de todo, desde grandes proyectos hasta recuerdos fugaces, escribiendo notas, adjuntando documentos, escaneando fotos, grabando notas de voz y recortando de la web. Usa Evernote para asegurarte de no olvidar los detalles importantes.
#2. Claro
Realmac Software Impending made Clear, un programa de última generación para realizar un seguimiento de las tareas. La App Store tiene muchas aplicaciones de lista de tareas pendientes, pero Clear se destaca por lo fácil que es usar y lo simple que parece.
¿Qué es la gestión de tareas y por qué es importante?
“Gestión de tareas” significa realizar un seguimiento de todas las diferentes partes de las tareas de su proyecto. Aquí, deberá decidir con anticipación cómo manejar sus tareas en función de los cambios que puedan ocurrir en tiempo real. En última instancia, querrá ver esas tareas hasta el final.
¿Cuáles son los tipos de gestión de tareas?
Los siguientes son;
- Maneras prácticas de lidiar con las cargas de trabajo.
- Uso de computadoras para administrar los procesos de trabajo.
- Software en línea para la gestión del tiempo.
¿Cuáles son los pasos de la gestión de tareas?
Los siguientes pasos son;
- Haz una lista de todas las cosas que tu grupo necesita hacer.
- Cada tarea debe tener una lista de fechas y horas.
- Ordene cada tarea según su importancia.
- Asegúrese de anotar cualquier otra información que considere importante sobre las tareas.
- Dé cada respuesta a una persona diferente en su equipo.
- Lleve un registro de lo lejos que ha llegado su grupo.
¿Cuáles son las tres habilidades de gestión de tareas?
Los siguientes son;
- Haciendo algún trabajo de detective o pensando cuidadosamente.
- Tener la capacidad de resolver problemas.
- Considere todos los aspectos de la tarea.
- Una conversación que todos entiendan.
- Talento para asignar responsabilidades a otros.
- Mayor precisión al establecer objetivos.
¿Cuáles son los 4 tipos de tareas?
Los siguientes son;
- Tareas incidentales.
- Tareas coordinadas.
- Tareas planificadas.
Con el enfoque de Eisenhower, las tareas pueden ser urgentes e importantes, no urgentes e importantes, no importantes y urgentes, o ni urgentes ni importantes. Funcionan bien porque puede decidir rápidamente si es necesario hacer algo de inmediato, más tarde o no hacerlo en absoluto.
¿Cuáles son los 4 elementos de la gestión de tareas?
Aplazar (retraso), dárselo a otra persona (delegar) y deshacerse de las 4 D (soltar). Si coloca cada actividad o proyecto en uno de estos cubos, es posible que pueda decidir mejor cómo gastar su tiempo y energía.
Conclusión
Cualquier empresa que quiera tener un buen flujo de trabajo necesita una base sólida, y la gestión de tareas puede ser tanto la base de la gestión de proyectos como el núcleo de la gestión de procesos. Para una administración de tareas efectiva, debe realizar un seguimiento y administrar el estado, la prioridad, el tiempo, las asignaciones de recursos humanos y financieros, la recurrencia, las dependencias, las notificaciones, etc. de una tarea. Todas estas cosas son los conceptos básicos de la administración de tareas en general.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de tareas
¿Cuáles son los pasos de la gestión de tareas?
- Iniciación.
- Planificacion
- Ejecución.
- Control y seguimiento.
- Cierre.
¿Cómo puedo mejorar en el seguimiento de mis tareas?
- Crear una estrategia.
- Haz una lista de prioridades en lugar de tareas.
- Lo mejor es empezar temprano.
- Divida cualquier empresa grande en porciones manejables.
- Practica la toma de decisiones.
- La clave es asignar responsabilidades.
- La clave es apuntar adecuadamente.
- Establecer fechas de vencimiento.
¿Cómo se define un proyecto exitoso?
El buen trabajo es desafiante pero gratificante. Es natural pensar que si se supone que los alumnos pueden terminar algo, deberían poder hacerlo sin ninguna dificultad. En una asignación exitosa, enfrentar desafíos es parte del aprendizaje: significan verdaderas interacciones con el centro del tema.
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Referencias
