La administración de tareas es más que un simple administrador de tareas que verifica elementos en una lista de tareas pendientes. Es un sistema organizado para identificar, monitorear y administrar el trabajo. Además, para lograr todo eso con poco esfuerzo, se puede emplear algún software. Es por eso que en esta publicación le haremos comprender el software de administración de tareas gratis, el mejor software y otras informaciones interesantes.
Software de gestión de tareas
El software de administración de tareas se utiliza para administrar de manera efectiva todas las tareas al guiarlo para encontrar el 20% superior de las tareas de alta prioridad. Todos los días terminamos dedicando gran parte de nuestro tiempo a tareas urgentes pero de baja prioridad, lo que puede llevarnos a posponer las tareas más importantes. Aquí se puede aplicar el principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Por lo tanto, significa que el 80 % del trabajo necesario se completará si identifica y completa el 20 % de las tareas de alta prioridad. Esto le ayuda a pasar más tiempo completando sus tareas. El software de administración de tareas se usa para administrar sus tareas, ayudar con la estimación y la programación, realizar un seguimiento de las dependencias, los recursos y los hitos, y ayudarlo a tomar decisiones cuando se necesitan cambios en la prioridad.
Desde administrar simples listas de tareas hasta ayudar a los equipos a trabajar y colaborar mejor, existen muchos tipos diferentes de software de administración de tareas, y es importante comprender cuáles son sus necesidades para asegurarse de que realmente obtenga una herramienta que mejorará su productividad. en lugar de crear más trabajo del que ahorra.
¿Qué es una herramienta de gestión de tareas?
Dejemos los fundamentos fuera del camino primero. Cualquier herramienta digital que lo ayude a organizar, monitorear y terminar un trabajo se considera una herramienta de administración de tareas. Una tarea o subtarea determinada a menudo se puede enumerar, probar y contabilizar, además de organizarse de otras maneras con la ayuda de herramientas de gestión de tareas. Puede determinar el orden en que se deben completar las cosas observando las dependencias que muestran algunas herramientas de administración de tareas.
Las listas de tareas pendientes, el seguimiento del tiempo, un administrador de tareas, un diagrama de Gantt, fechas de vencimiento, tareas y subtareas, plantillas de proyectos, administración de recursos, colaboración en equipo, vista de calendario y etiquetado de prioridades son algunos de los elementos clave del software de administración de tareas.
¿Para qué se utiliza el software de gestión de tareas?
El software de productividad personal en forma de listas de tareas pendientes y el software para el lugar de trabajo en forma de seguimiento de tareas basado en equipos son los dos tipos principales de software de gestión de tareas. Un individuo utiliza el seguimiento de tareas personales para realizar un seguimiento de los proyectos, priorizar elementos y establecer recordatorios; sin embargo, esto todavía se puede usar en una situación profesional, ya que muchos empleados prefieren usar algún tipo de seguimiento de tareas en sus actividades diarias.
El seguimiento de tareas que se basa en la empresa o en el equipo sería algo que se instalaría en toda una empresa, de modo que cada empleado lo usaría para colaborar y realizar un seguimiento colectivo de la finalización de las tareas.
¿Por qué necesita una herramienta de gestión de tareas?
¿Termina perdiendo mucho tiempo valioso organizando notas, buscando tus correos, y averiguar qué tareas hacer primero y cuáles se pueden hacer después? ¿Su equipo siempre falla en realizar las tareas a tiempo? En caso afirmativo, debe utilizar un software de gestión de tareas inteligente para crear y asignar tareas.
Con una buena herramienta de administración de tareas, puede priorizar tareas fácilmente, establecer fechas límite y realizar un seguimiento del tiempo dedicado a ellas para mantenerse al día. Además, puede visualizar tareas y moverse a través de diferentes etapas para monitorear el desempeño de su equipo y asegurarse de que los proyectos se completen a tiempo.
¿Qué son los programas de gestión de tareas gratuitos?
Aquí hay una lista de software de gestión de tareas gratuito en el mercado. tanto para individuales como para equipos, con sus respectivas características. Debido a las limitaciones de la versión gratuita, algunas funciones no estarán activas. Sin embargo, las características gratuitas funcionales pueden administrar una tarea de manera efectiva. La mayoría de estos freemiums de administración de tareas son más adecuados para individuos, autónomos, equipos pequeños y empresas.
Por ejemplo, esta es la lista de algunas de las 25 mejores herramientas de administración de tareas que tenemos aquí.
- Arrastrar aplicación
- MeisterTask
- Todoist
- ClickUp
- Tarea
- Campamento base
- tarea
- Trello
- Wrike
- Podio
- Mano de papel
- Campamento libre
- nTarea
- Any.Do
- Asana
- Bitrix24
- Infolio
- wimi
- Paymo
- Mesa de aire
- Monday.com
- Kintone
- FunciónFox
- Todoist
- Tarea Yanado
Mejor software de gestión de tareas
Aquí hay una lista de las mejores aplicaciones de administración de tareas:
- Monday.com: lo mejor para crear flujos de trabajo de tareas automatizados
- Kintone: el mejor software de gestión de tareas para flujos de trabajo personalizables
- Wrike: la mejor herramienta de gestión de tareas con plantillas integradas
- Smartsheet: el mejor software de gestión de tareas basado en la nube
- Forecast.app: lo mejor para administrar sus proyectos, recursos y finanzas en uno
- MeisterTask: el mejor software de gestión de tareas para una colaboración potente
- FunctionFox: el mejor software de gestión de tareas para agencias y equipos creativos
- Todoist: el mejor software de gestión de tareas personales
- Yanado Task + Project Management: la mejor herramienta de gestión de tareas para Gmail
- TeamGantt: el mejor software de gestión de tareas en línea para equipos
- ClickUp: el mejor plan gratuito para el software de gestión de tareas
- Asana: el mejor software de gestión de tareas en línea para proyectos complejos
- Basecamp Personal: el mejor software de gestión de tareas 100 % gratuito para uso personal
- Casual: el mejor software de gestión de tareas sencillas para principiantes
- Enviar tarea – La mejor herramienta para ayudar a los clientes a administrar la tarea.
Además, explicaremos brevemente algunas de las herramientas de software mencionadas anteriormente.
#1. lunes.com
Monday.com es un excelente software de administración de tareas debido a la forma en que la herramienta ha eliminado muchos de los adornos de las herramientas de administración típicas y se ha centrado en diseños simples y visualmente intuitivos que ayudan a aclarar la secuencia de trabajo. Este software de gestión de tareas ganó el Premio Webby 2019 a la plataforma de productividad. Proporciona una interfaz altamente personalizable que se asemeja a una hoja de cálculo, pero incluye un montón de funciones adicionales que la hacen mucho más interactiva y visualmente atractiva que una simple hoja de cálculo.
#2. kintono
Kintone es una plataforma de administración de tareas que permite a los gerentes de proyectos rastrear, priorizar y revisar las tareas de su equipo para cualquier flujo de trabajo de proyecto, sin importar cuán complejo sea. Aún así, una plataforma altamente personalizable le brinda el poder de crear una solución de administración de tareas personalizada utilizando su interfaz de arrastrar y soltar creada para no programadores. Por ejemplo, los usuarios pueden diseñar el flujo de trabajo que deseen y revisar fácilmente todas las tareas relacionadas. Más aún, las funciones de personalización de Kintone incluyen la capacidad de crear recordatorios automáticos, filtrar tareas por campo de datos o por individuo para generar informes personalizados o vistas de tablero, y automatizar traspasos entre miembros del equipo para pasos múltiples. proyecta. También puede ver, editar y actualizar flujos de trabajo desde las aplicaciones móviles o de escritorio de la plataforma.
# 3. Wrike
Wrike es un software de gestión de tareas galardonado y fácil de usar en el que confían más de 20,000 XNUMX organizaciones de todo el mundo. Además, es adecuado para equipos con desde cinco miembros hasta un número ilimitado de miembros. Es altamente configurable. Además, permite a los usuarios personalizar flujos de trabajo, paneles, informes, formularios de solicitud y más. Del mismo modo, la sencilla interfaz de Wrike permite a los usuarios cambiar entre tableros Kanban, diagramas de Gantt con un solo clic y vistas de carga de trabajo tradicionales. La herramienta ofrece varias plantillas, incluida una serie de plantillas ágiles preconstruidas.
# 4. Hoja inteligente
Smartsheet es similar a una hoja de cálculo. Ha ganado algunos premios por convertirse rápidamente en una aplicación comercial favorita. Es una buena herramienta de administración de tareas si se siente cómodo trabajando en Excel pero desea descansar de fórmulas complicadas. Smartsheet realiza todos los cálculos por usted en varias hojas. También puede agregar logotipos de marca personalizados y establecer temas de color para proyectos individuales. Ofrece funciones básicas como la programación de tareas, subtareas, actividades, asignación de recursos y creación de secciones en las tareas.
#5. Pronóstico
El pronóstico es un software de gestión de tareas que une sus proyectos, recursos y finanzas en una plataforma impulsada por IA. Más aún, los gerentes de proyecto pueden aprovechar las capacidades de automatización del flujo de trabajo de Forecast para crear cronogramas inteligentes, estimar plazos y presupuestos, y completar las hojas de tiempo al instante. El pronóstico se utiliza actualmente en más de 40 países por una variedad de agencias, empresas de consultoría, pymes y empresas.
#6. MeisterTarea
MeisterTask es una herramienta de administración de tareas con una experiencia de usuario intuitiva y permite a los usuarios personalizar vistas, proyectos y tareas de la manera que mejor se adapte a sus equipos y flujo de trabajo. De hecho, sus funciones de colaboración son sólidas. La herramienta incluye tableros de proyectos de estilo Kanban para el trabajo cooperativo de proyectos entre equipos. Funciones como la automatización, la observación, la mención, las etiquetas y la programación de tareas también ayudan a simplificar la colaboración. Otra gran herramienta dentro de MeisterTask es la función Agenda, donde los usuarios pueden crear secciones personalizadas y anclar tareas de cualquier proyecto, para agrupar y enfocarse en tareas relevantes para su propio trabajo en un tablero.
# 7. Todoist
Todoist, como solución de gestión de tareas, es muy sencillo para muchos. Al igual que la aplicación de lista de tareas pendientes de Swift, tiene una interfaz simple y sencilla construida en torno a un diseño clásico. Este software de seguimiento de tareas es ideal para individuos, aunque recientemente se han expandido a equipos y se han adaptado a las necesidades de las pequeñas empresas. Sin embargo, aún se quedan cortos cuando se trata de la gestión de equipos, ya que no puede asignar varias personas a una sola tarea.
#dieciséis. Any.do
Esta es una intrigante herramienta de gestión de tareas y lista de tareas pendientes. Any.do clasifica los trabajos como hoy, mañana o próximos, brindándole una instantánea rápida de lo que debe hacerse.
A diferencia de otras tareas o gestión de proyectos software, Any.do también incluye un calendario intuitivo para ayudarlo a visualizar cómo sus eventos y tareas se relacionan entre sí. Este software de administración de tareas también puede ayudarlo a organizar y filtrar su flujo de trabajo por fecha de vencimiento o categoría.
Sin embargo, hay una desventaja:
¿Estás buscando una versión gratuita con muchas características?
Por favor acepte nuestras disculpas, pero Any. tendrá que reaccionar con un: no-can-do!
#9. Cosas
Otra excelente aplicación de gestión de tareas es la aplicación Things.
La capacidad de elegir un enfoque central para cada día es un diferenciador clave para este software de seguimiento de tareas. Las cosas se organizan en una pequeña capa de gestión de proyectos que incluye áreas para comentarios, tareas y subtareas.
Recuerde que no existe un plan de tareas gratuito para su computadora de escritorio, iPhone o iPad, por lo que todas las funciones de administración de tareas basadas en la web son premium.
¿Tienes más reservas sobre este sistema de gestión de tareas?
Las cosas son accesibles exclusivamente en las plataformas Mac e iOS de Apple.
#10. tarea
Taskque es un excelente administrador de tareas que va más allá de una herramienta de lista de tareas estándar. Es una excelente aplicación de gestión de recursos que puede distribuir el trabajo al siguiente miembro del equipo disponible.
Funciona de manera efectiva para equipos con habilidades similares que trabajan en las mismas funciones. Taskque, en lugar de ser una herramienta de administración general sin énfasis, puede asignar rápidamente tareas para reducir su trabajo.
Entonces es ideal?
Desafortunadamente, trabajar con él será difícil debido a sus integraciones restringidas y la falta de control del tiempo.
#11. Flujo
Si es un administrador de proyectos al que le gusta usar un diagrama de Gantt, Flow puede ser el software de administración de tareas adecuado para usted. La mayoría de los proyectos están codificados por colores para facilitar el cambio entre tareas y proyectos particulares en su flujo de trabajo.
Además, las plantillas y los proyectos repetidos ayudan a los usuarios cuando necesitan completar un proyecto u organizar otro evento de forma regular.
¿Cuál es el único defecto de esta aplicación de gestión?
Si está buscando una solución de administración de tareas gratuita, no la use. ¡No existe tal cosa como un plan gratuito!
#12. Tarea
En esta solución de gestión, las tareas y los proyectos cobran protagonismo. Todas sus tareas se muestran en el tablero central, que puede ordenarse por fecha de vencimiento, proyecto o equipo.
En el lado derecho, verá una lista de sus colaboradores, y puede arrastrar instantáneamente tareas desde el área de tareas central hacia ellos. Después de eso, a cada compañero de equipo se le da la responsabilidad y se convierte en parte de su rutina diaria.
Cuando se trata de optimizar su flujo de trabajo, cualquier software de administración de tareas decente debería poder brindarle opciones simples de planificación y programación de trabajos.
# 13. Trello
Trello es una popular plataforma de gestión de tareas Kanban. No sorprende que su punto de venta clave sean los tableros Kanban. Los usuarios pueden configurar tarjetas para diferentes tareas como notas post-it en esta interfaz Kanban configurable.
Trello deberá actualizarse para incluir características como diagramas de Gantt y prioridades para que sea útil para proyectos complejos.
¿Por qué querrías hacer eso cuando hay herramientas que brindan eso como parte de sus planes gratuitos?
#14. Mano de papel
Quire reduce la gestión de tareas en línea a sus componentes más simples, lo que le permite priorizar primero las actividades más importantes. Lo logra utilizando tableros de "anidamiento" y Kanban, a diferencia de otros sistemas de gestión.
Quire anida las tareas dentro de las tarjetas en un tablero Kanban, lo que le permite planificar sus próximos pasos para cada tarjeta.
Este software de administración de tareas en línea también tiene amplias funciones de filtrado para ayudarlo a identificar los trabajos que deben terminarse primero.
Tiene a-Quire-d su parte de defectos, tan impecable como parece. ¡La falta de una función de chat integrada es lo más notable!
#15. ásana
Este software de gestión de proyectos tiene la intención de ayudarlo a cumplir con los plazos de su trabajo lo antes posible. Incluso puede agregar el seguimiento del tiempo a sus funciones integrándolo con el software de gestión del tiempo.
Asana es una excelente alternativa para la gestión de tareas en línea porque es adecuada para equipos más pequeños. Sin embargo, es posible que no se escale con éxito en toda la organización.
#dieciséis. Accelo
Este software de gestión de proyectos tiene un tablero de tareas que muestra los trabajos vencidos para hoy, mañana y más allá.
La cantidad de conectores es otro aspecto sorprendente de esta aplicación de gestión. Google Drive, Office 365, Outlook, software de seguridad de Internet, etc., son solo algunos ejemplos. Más que cualquier otro programa de administración de tareas, Accelo le permite realizar un seguimiento de las estimaciones, la facturación, la programación y la facturación.
Accelo es capaz de mucho, pero tiene un precio.
No hay un plan gratuito disponible. ¡Pagará una pequeña fortuna cada mes a $39 por usuario cada mes!
#17. mundo de tareas
Para ser breve y al grano, este programa de gestión se parece a Trello (¿o más bien Taskworld se parece a Trello?)
La idea es que si te gusta el estilo de Trello pero necesitas algunas funciones adicionales, es probable que valga la pena echarle un vistazo a Taskworld. Sus informes, puntos de tareas y registros de actividad parecen ser superiores a los de Trello.
Suena fantástico hasta que te das cuenta de que su lista de integraciones es tan pequeña que podrías garabatearla en uno de sus post-its virtuales y ¡todavía tienes espacio!
#18. wimi
Wimi puede ser la aplicación de gestión de tareas para ti si eres un experto en todo. Contiene un sistema de administración de tareas en línea en un panel, documentos en otro e incluso un sistema de mensajería relacionado con el trabajo.
Wimi, como otros herramientas de gestión de proyectos, le permite realizar un seguimiento de los estados de los proyectos de tareas y asignar plazos según sea necesario. También incluye una útil función de línea de tiempo para administrar dependencias de tareas y KPI.
En el lado negativo, ¡la tarifa de Wimi para equipos más grandes podría ser exorbitante!
#19. Centro de pruebas
ProofHub es una aplicación de gestión de proyectos que también sirve como una solución de gestión del trabajo colaborativo. Incluye todas las herramientas que necesitará para mantener un control total sobre sus equipos, tareas, proyectos y comunicaciones.
Para mantener conectados a los miembros de su equipo distribuido, existen sofisticadas opciones de colaboración en equipo. Puede distribuir fácilmente anuncios en toda la empresa. ProofHub también interactúa con programas de terceros como Google Drive, OneDrive, Dropbox y Box para brindarle una ubicación única para ver todos sus archivos y datos.
Sin embargo, es posible que no sea adecuado para grupos más grandes y puede verse inundado de mensajes debido a la falta de notificaciones configurables.
# 20. Campamento base
Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos de alta calidad que se centra en la cooperación y comunicación efectivas del equipo.
Lo que no es importante para el software es hacer que se sienta como si hubiera sido diseñado específicamente para usted. No puede, por ejemplo, cambiar el estado de cada asignación individual.
¿Qué ha sido sancionado? ¿Qué está pasando ahora? ¡Nunca lo sabrás, supongo! Basecamp es una herramienta de gestión de proyectos de alta calidad que se centra en la cooperación y comunicación efectivas del equipo.
Lo que no es importante para el software es hacer que se sienta como si hubiera sido diseñado específicamente para usted. No puede, por ejemplo, cambiar el estado de cada asignación individual.
¿Qué ha sido sancionado? ¿Qué está pasando ahora? ¡Nunca lo sabrás, supongo!
¿Cómo puedo organizar mis tareas gratis?
Hay una variedad de soluciones gratuitas disponibles para administrar tareas; sin embargo, estas herramientas a menudo incluyen un límite en la cantidad de usuarios, tableros, tareas o automatizaciones que se pueden administrar desde una sola cuenta. Trello, Monday.com, ClickUp y Basecamp son algunas de las alternativas gratuitas más conocidas y utilizadas para la gestión de tareas.
¿Necesito un administrador de tareas?
Debido a la importancia de completar todos los proyectos a tiempo y sin comprometer la calidad, el uso de software para administrar las tareas es esencial. Si tiene un proyecto que debe finalizar, el uso de un administrador de tareas puede ayudarlo a comprender el alcance del proyecto y dividirlo en tareas que son más fáciles de manejar.
¿Es seguro el software de gestión de tareas?
Las principales soluciones de software de gestión de tareas, al igual que la mayoría de los otros tipos de software, ofrecen una variedad de diferentes niveles de protección. Al seleccionar esta categoría de software, es importante buscar funciones de seguridad como autenticación de dos factores (2FA) o autenticación multifactor (MFA), documentación que demuestre actualizaciones y parches de seguridad frecuentes, detección de intrusos, monitoreo de actividades de usuarios, datos cifrado y protección de la privacidad.
Software de gestión de proyectos y tareas
El software de gestión de proyectos es un software utilizado por una amplia gama de industrias para la planificación de proyectos, la asignación de recursos y la programación. Permite a los directores de proyectos, así como a equipos completos, controlar su presupuesto, gestión de calidad y toda la documentación intercambiada a lo largo de un proyecto. Este software también sirve como plataforma para facilitar la colaboración entre partes interesadas del proyecto.
¿Cuáles son las 8 mejores aplicaciones gratuitas de gestión de proyectos?
- Trello para la gestión visual de proyectos
- Asana para equipos
- ClickUp para vistas de tareas personalizadas
- Wrike para funciones similares a las de una hoja de cálculo
- Paymo para autónomos y pequeños equipos de agencias
- Airtable para crear una aplicación de gestión de proyectos personalizada
- GoodDay para múltiples metodologías de gestión de proyectos
- Jira para desarrolladores
Para elegir el software de gestión de proyectos adecuado, es importante considerar factores como el tamaño de su empresa y equipo, cuántas funciones necesita y cuáles de esas funciones valora más. Además, creo que rápidamente se dará cuenta de que contar con dicho software hará que su trabajo diario sea mucho más fácil.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo priorizas tu trabajo?
“Estoy acostumbrado a trabajar con plazos ajustados, por lo que pongo mis tareas más urgentes en la parte superior de mi lista de tareas pendientes cada mañana cuando llego al trabajo”. Luego, establezco una fecha límite clara para mí, que suele ser un día antes de las fechas de vencimiento de la empresa. Recientemente, tuve que cambiar mi carga de trabajo para acomodar un pedido de producto urgente.
¿Qué es Analizar la tarea?
El análisis de tareas es el proceso de aprender acerca de los usuarios comunes observándolos en acción. Además, lo ayuda a comprender en detalle cómo realizan sus tareas y logran sus objetivos previstos.
¿Cuáles son tus 3 principales prioridades en el trabajo?
De hecho, su salud física, mental y emocional siempre debe ser su máxima prioridad.
¿Porqué quieres este trabajo?
“En mi carrera, estoy seguro de una cosa, y es que quiero construir una carrera decente en mi dominio actual”. Además, mi trabajo actual me ha mostrado el camino para avanzar y alcanzar lo que ha sido mi objetivo profesional a largo plazo. He adquirido las habilidades necesarias hasta cierto punto y también me he acostumbrado a la forma corporativa de trabajar.
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