La gestión de relaciones con los proveedores (SRM) es una función importante en muchas organizaciones porque las buenas relaciones con los proveedores pueden generar mejores precios, una mejor planificación, mejores respuestas a eventos adversos y menos riesgos en las operaciones y las cadenas de suministro. Si bien algunas mejores prácticas de gestión de relaciones con los proveedores son fáciles de implementar, otras requieren más esfuerzo e imaginación. Definamos la gestión de relaciones con proveedores (SRM), su software y su tecnología.
¿Qué es la gestión de relaciones con proveedores (SRM)?
La gestión de relaciones con proveedores (SRM) es un proceso sistemático y continuo de evaluación de los proveedores de una organización, tanto de bienes como de servicios, para determinar si se pueden realizar cambios para mejorar las operaciones comerciales.
Comprensión de la gestión de relaciones con proveedores
El conjunto exacto de tareas cubiertas por SRM no está universalmente acordado, pero su objetivo es agregar valor a su organización ayudándolo a tomar mejores decisiones sobre cómo interactuar con proveedores y posibles proveedores.
La tarea más obvia de SRM es evaluar las fortalezas y debilidades de los proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ser más rápido mientras que otro es menos costoso; este tipo de evaluación puede proporcionar a los gerentes de la cadena de suministro una forma clara de determinar qué tipos de pedidos se deben realizar con cada empresa. Decidir qué bienes comprar de cada proveedor y cuándo agregar nuevos proveedores son cruciales.
Hay beneficios de no agregar un nuevo proveedor para administrar y negociar, pero si otra compañía ofrece un mejor producto o servicio en una categoría que ninguno de sus proveedores actuales puede igualar, el trabajo adicional y la coordinación pueden valer la pena. Saber cuándo negociar, con quién y con qué propósito puede ser un arte en sí mismo en SRM, incluso antes de que comience el arte de la negociación.
La gestión de las relaciones con los proveedores también implica saber cuándo y cómo cortar los lazos con un proveedor, ya sea por incompatibilidad (p. ej., no pueden cumplir con los nuevos requisitos comerciales o tal vez comenzaron a cometer demasiados errores) o porque la relación ha llegado a su fin natural. (por ejemplo, su empresa dejó de vender el producto elaborado con los insumos de ese proveedor).
Si bien la mayoría de estas tareas de gestión de relaciones pueden llevarse a cabo de forma analítica, también hay un factor humano que considerar y gestionar. Las relaciones entre organizaciones casi siempre incluyen relaciones con personas dentro de esas organizaciones también.
Objetivos de la gestión de relaciones con proveedores (SRM)
Cada industria y negocio tiene su propia definición y categorías de lo que califica como un proveedor estratégico, pero los principales objetivos de la gestión de relaciones con los proveedores son generalmente los mismos.
#1. Establecer relaciones con los proveedores.
El pan y la mantequilla de cualquier gerente de relaciones con proveedores es esto. Averiguar qué proveedores son críticos para el éxito del negocio y cuáles no, y luego administrar en función de ese cuadro de mando, es fundamental.
El proveedor de microprocesadores de una empresa, por ejemplo, es mucho más crítico, y por lo tanto estratégico, que su proveedor de pintura. Para ello, un directivo debe establecer una relación mutuamente beneficiosa para que ambas partes generen valor.
#2. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos de los proveedores constituye una parte considerable de SRM. El riesgo del proveedor es uno de los problemas más importantes a los que se enfrenta cualquier empresa en la actualidad. Los proveedores no pueden entregar a tiempo, y se deben considerar muchas otras variables con cada proveedor, incluidos problemas de calidad, problemas de cumplimiento, preocupaciones éticas, obstáculos geográficos, desastres naturales, etc.
#3. Optimizar la cadena de valor
Un gerente de relaciones con proveedores debe agregar valor al final del día. El gerente debe idear formas nuevas y creativas de aprovechar las relaciones con los proveedores estratégicos.
Un buen SRM pensará fuera de la caja y buscará formas de optimizar toda la cadena de valor del negocio, no solo el impacto inmediato del proveedor.
Proceso de gestión de relaciones con proveedores (SRM)
Tres pasos principales conforman el proceso básico de SRM.
#1. Segmenta a tus proveedores
El primer paso en el proceso es observar su base de suministro y crear categorías. Esto tendrá un aspecto diferente para cada empresa, pero puede segmentar por artículo, cantidad, ubicación, precio, etc.
Luego debe determinar qué proveedores son los más estratégicos e importantes para el éxito de su empresa. Este es un paso sencillo pero crucial que con frecuencia se pasa por alto. No existe una manera fácil de ver a sus proveedores y desarrollar una estrategia que se adapte a ellos sin ella.
#2. Crear una estrategia de proveedor
A continuación, desarrolle estrategias basadas en sus segmentos y proveedores estratégicos. No todos los segmentos, y no todos los proveedores dentro de un segmento, deben administrarse de la misma manera. El SRM debe diseñar una estrategia que beneficie a ambas partes y fomente una relación mutuamente beneficiosa para generar valor.
#3. Ejecutar (y monitorear) la estrategia
El SRM debe poseer la ejecución de la estrategia porque alguien debe ser responsable de cada relación estratégica y valor impulsor. No solo eso, sino que debe encontrar una manera de realizar un seguimiento del rendimiento de cada proveedor, así como el rendimiento de cada estrategia que implemente para que se puedan realizar ajustes en tiempo real.
Establezca sus KPI y métricas de éxito para que pueda comparar y mejorar continuamente el rendimiento. En esta situación, un panel de administración de proveedores es especialmente útil.
Software de gestión de relaciones con proveedores
Para facilitar y mejorar las relaciones comerciales entre las empresas y sus proveedores, se utilizan software de gestión de relaciones con proveedores. Este tipo de software se utiliza para administrar interacciones, evaluar proveedores en función del desempeño y elegir el mejor proveedor para una variedad de necesidades, como transporte o servicios profesionales.
Los profesionales de compras optimizan las compras al establecer relaciones comerciales mutuamente beneficiosas con los proveedores que utilizan soluciones de gestión de relaciones con proveedores.
El software de gestión de relaciones con los proveedores está disponible como un producto de software independiente, así como un módulo o componente de las suites de la cadena de suministro. El software para la gestión de relaciones con proveedores debe integrarse con el software para compras, planificación de la cadena de suministro y visibilidad de la cadena de suministro cuando se proporciona por separado.
El mejor software para la gestión de relaciones con proveedores
#1. pipefy
Además de crear y optimizar los procesos de adquisición y compras, Pipefy es una solución de automatización de procesos comerciales que se puede utilizar para la gestión de proveedores. Los contratos y las bases de datos de proveedores se almacenan de forma centralizada en la plataforma.
#2. ProcureWare
Un sistema de compras electrónicas llamado ProcureWare incluye características para el abastecimiento, la gestión de contratos y la gestión de proveedores. Las tareas mejoradas de licitación en línea, la administración de contratos, la gestión de riesgos, los informes y la gestión de documentos son posibles para las empresas. Tanto para pequeñas como para medianas empresas, el software proporciona colaboración y transparencia en la gestión de proveedores.
#3. valora
Ivalua ofrece herramientas de gestión de relaciones con proveedores para flujos de trabajo desde la fuente hasta el pago. Digitaliza todos los procesos de compras y permite una mayor transparencia de la información y precisión de los datos. La gestión de solicitudes, la gestión de datos maestros de proveedores y la gestión de abastecimiento y contratos son solo algunas de las funciones de gestión de proveedores de Ivalua.
#4. AdaptOne
La plataforma de gestión y diversidad de proveedores AdaptOne está basada en la nube. Permite a las empresas gestionar mejor los riesgos de los proveedores y mantener el cumplimiento. La gestión de proveedores, la gestión de la diversidad de proveedores y la gestión de certificaciones son todos servicios proporcionados por AdaptOne. También proporciona una plataforma para que los proveedores actualicen y administren mejor su información.
#5. SAP Business One
Software de gestión empresarial llamado SAP Business One. Combina datos departamentales en una sola plataforma de software, lo que le permite administrar las tareas de adquisición y compras. Si bien tiene aplicaciones para toda la empresa, también proporciona funciones de compra como solicitudes de cotización, aprobaciones y actualizaciones de pedidos de recepción de mercancías.
Tecnología de gestión de relaciones con proveedores
“La tecnología es uno de los muchos elementos”, continúa Dsouza, y explica que “es clave para una gestión eficaz de las relaciones con los proveedores cuando se implementa de la manera correcta, pero no funciona sola, en una burbuja”. La estrategia y la cultura son igualmente importantes”.
Es por esto que las organizaciones que quieran asegurar la sustentabilidad de su SRM deben invertir tiempo y esfuerzo no solo en tecnología sino también en personas y procesos. “Los compradores deben ser muy conscientes y comprender las ventajas de permitir una gestión sostenible de las relaciones con los proveedores”, escribe el autor. “Es fundamental buscar y adquirir sabiamente, seleccionando los socios adecuados que cumplan con las metas, los objetivos y los valores de la empresa”, dice Dsouza.
“El siguiente paso es habilitar los mecanismos apropiados para compartir información, métodos de trabajo, financiamiento e implementación de controles que puedan fortalecer la relación”. El modelo operativo correcto que impulsa la gobernabilidad, con un enfoque en hacer que la relación funcione, también es fundamental. Las partes interesadas de alto nivel deben participar”.
Wabara agrega a los comentarios de Dsouza: "También debemos mejorar mucho en el uso de datos en nuestros procesos". Mayores niveles de análisis de datos pueden proporcionar a los clientes y proveedores una mayor comprensión de toda la cadena de suministro, al mismo tiempo que permiten ahorros de eficiencia basados en datos al reducir el error humano y acelerar los procesos de pedido.
Beneficios de la gestión de relaciones con proveedores
Los siguientes cinco beneficios clave los obtienen constantemente los gerentes de relaciones con los proveedores que hacen todo bien:
#1. Costos reducidos.
Ahorrar dinero con cada transacción es el objetivo principal de la mayoría de las operaciones de SRM. El primer paso en la gestión de las relaciones con los proveedores es elegir con qué proveedores trabajar, y el costo será un diferenciador clave para muchos tipos de suministros y servicios (sujeto a estándares mínimos en otras áreas, como la calidad).
#2. Mejor gestión de riesgos.
La gestión de riesgos es un objetivo importante y frecuentemente pasado por alto de SRM, como se mencionó anteriormente. Puede reducir la probabilidad de que ocurra un mal evento (haciendo cosas como crear despidos) y reducir el costo de un evento adverso cuando ocurra siendo proactivo en la gestión de relaciones con los proveedores (estando preparado con estrategias y alternativas de mitigación).
#3. Mayor capacidad de respuesta de los proveedores.
Las buenas relaciones surgen de una comunicación bidireccional eficaz. Mantener informados a los proveedores sobre las necesidades y circunstancias cambiantes de su empresa los alienta a mantenerlo informado sobre las suyas. También los alienta a ser más receptivos a sus solicitudes, tanto esperadas como inesperadas.
#4. Mayor visibilidad
Un buen SRM mejora la visibilidad de su cadena de valor y operaciones, así como su comprensión de lo que sucede dentro y alrededor de su negocio. Una buena gestión de las relaciones con los proveedores le proporcionará información detallada sobre el progreso de sus bienes y servicios entrantes.
#5. Utilice todas las capacidades de sus proveedores.
A menudo es beneficioso saber qué más puede hacer su proveedor por usted a medida que crece su relación con ellos. Tal vez puedan proporcionar servicios adicionales más allá de lo que se acercó a ellos; tal vez tengan experiencia en logística o en el manejo de trámites burocráticos gubernamentales que puedan ayudarlo; tal vez haya oportunidades para colaborar; etcétera.
Desafíos de la gestión de las relaciones con los proveedores
Aunque SRM es beneficioso para una organización, no está exento de dificultades. SRM requiere atención frecuente y dedicada a los factores cuantitativos y cualitativos, así como precaución para evitar errores comunes. Estos son los cuatro tipos principales de desafíos de SRM:
#1. Desalineación.
Dado el potencial positivo de las colaboraciones con los proveedores, la innovación y las relaciones profundas y significativas, es fácil olvidar que sus intereses no siempre estarán perfectamente alineados con los de sus proveedores.
#2. Gestionar incorrectamente la diversidad de proveedores
A pesar de su etiqueta común, la diversidad de proveedores es el objetivo de dos desafíos muy diferentes: reducir el riesgo de la cadena de suministro y aumentar el volumen de compras que su organización realiza a empresas propiedad de minorías.
#3. No mitigar el riesgo y la continuidad.
La frecuencia cada vez mayor de las interrupciones de la cadena de suministro en los últimos años, así como la inusualmente alta rotación en los negocios (es decir, cierres y adquisiciones más frecuentes), han dificultado la continuidad del negocio.
#4. Falta de visibilidad.
Discutimos cómo la visibilidad es beneficiosa, pero no ocurre naturalmente. Debe desarrollarse a través de una gestión eficaz de las relaciones. Rara vez tendrá tanta información sobre la organización de un proveedor como la que tiene sobre la suya propia, incluso con una visibilidad excelente.
¿Cuáles son los 4 tipos de relaciones con los proveedores?
Las relaciones con los proveedores vienen en cinco tipos:
- Hasta los brazos.
- Camaradería.
- Justo a tiempo (JIT)
- Alianza estratégica.
- Externalización/Subcontratación.
¿Cuáles son los tres componentes básicos de la gestión de las relaciones con los proveedores?
La segmentación de proveedores, el desarrollo de estrategias de proveedores y la ejecución de estrategias de proveedores son los tres pasos principales de la gestión de relaciones con proveedores.
¿Qué es un ejemplo de gestión de relaciones con proveedores?
Si la empresa fabrica automóviles, un fabricante de llantas proporciona llantas terminadas para esos automóviles. También pueden trabajar con un proveedor de materiales que suministre el aluminio para una pieza que el fabricante de automóviles debe forjar para fabricar su vehículo.
¿Cómo se mantiene una buena relación con un proveedor?
Cómo mantener relaciones positivas con tus proveedores:
- Seleccione proveedores que compartan sus valores.
- Reconocer las necesidades de sus proveedores.
- Brindar un excelente servicio al cliente.
- Mantener una comunicación constante.
- Proporcione comentarios rápidos.
- Mostrar lealtad a quienes han prestado un buen servicio.
¿Cuál es la importancia de las relaciones con los proveedores?
Obtener más valor para su empresa es el principal beneficio de establecer relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de relaciones con los proveedores?
SRM tiene como objetivo mejorar el rendimiento de la cadena de suministro mejorando la comunicación, la colaboración y la coordinación con los proveedores.
Conclusión
La gestión de las relaciones con los proveedores es una función crítica para las empresas que dependen de que los bienes y servicios materiales lleguen a tiempo, cumplan con los estándares adecuados y se vendan a un precio razonable. Por otro lado, los grandes gerentes de relaciones con los proveedores buscan oportunidades para profundizar las relaciones, mitigar el riesgo e incluso formar asociaciones con los proveedores para crear la próxima generación de bienes y servicios innovadores.
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Referencias
