La planificación estratégica de la fuerza laboral es una de las herramientas más potentes que las empresas pueden emplear para lograr sus objetivos de internacionalización en un mercado cada vez más competitivo.
La fuerza impulsora y el vínculo fundamental entre la gestión de la fuerza laboral y el talento es la planificación. Un sólido equipo de gestión del capital humano se construye en torno a un plan completo de la fuerza laboral.
Si bien muchas organizaciones reconocen la importancia de una mejor planificación, la mayoría carece de las herramientas y capacidades para administrar y ejecutar con éxito las iniciativas estratégicas necesarias para generar resultados comerciales significativos.
Comencemos definiendo la planificación de la fuerza laboral y por qué es vital.
¿Qué es la planificación de la fuerza laboral?
La planificación de la fuerza laboral es definida por la Society for Human Resource Management (SHRM) como el proceso mediante el cual una organización analiza su fuerza laboral y determina los procedimientos necesarios para satisfacer las demandas de personal actuales y futuras. También implica determinar las estrategias más efectivas y rentables para atraer y retener talento.
¿Cuál es la importancia de la planificación de la fuerza laboral?
Cuando te comportas con intención, estás construyendo tu futuro. La experiencia del empleado está significativamente influenciada por la planificación ágil de la fuerza laboral. También ayuda a las empresas a formar equipos cohesionados que proporcionen resultados a largo plazo, mejoren las relaciones con los inversores y fortalezcan las capacidades de gestión del talento.
La planificación de la fuerza laboral permite a las empresas:
#1. Cumplir con los objetivos financieros
Las finanzas y los recursos humanos son socios ideales para la planificación de empresas. La colaboración productiva de estos dos equipos mejora la colaboración al conectar personas, procesos y tecnología.
Las finanzas y los recursos humanos, como cualquier colaboración efectiva, dependen unos de otros, porque la fuerza laboral es una fuente principal de ingresos y costos.
Para evaluar cómo la fuerza laboral contribuye a la empresa, el departamento de finanzas debe examinar los datos de las personas. Con estos datos, RR. HH. puede administrar estratégicamente los recursos, emplear a las personas adecuadas en el momento adecuado, lanzar iniciativas de desarrollo de talentos y establecer una combinación de fuerza de trabajo ideal que coincida con los objetivos financieros.
#2. mejorar el la experiencia de los empleados
Las personas están en el corazón de una buena planificación de la fuerza laboral. Cuando una empresa planifica pensando en sus empleados, prioriza y atiende a su bienestar, mejorando así la experiencia del empleado.
La planificación de la fuerza laboral puede ayudar a su empresa a obtener agilidad comercial al aprovechar los esfuerzos de las personas comprometidas y sus capacidades individuales distintivas. Esto comienza con tener estrategias de fuerza laboral flexibles adaptadas a sus experiencias y requisitos.
El análisis de su fuerza laboral le permite identificar formas de aumentar la productividad y la rentabilidad. Esto garantiza que sus métodos de contratación estén en línea con las necesidades de la empresa y que sus planes de personal se alineen con su estrategia corporativa.
#3. Fomentar la colaboración.
La planificación de la fuerza laboral es un proceso de colaboración que fomenta la participación de los miembros de toda la organización. Comprender los efectos de actividades específicas en otras partes de la organización requiere una serie de conocimientos transversales que solo se pueden adquirir a través de la colaboración. Además, la información y la colaboración amplían las perspectivas.
Se requiere una estrategia concentrada para sacar el máximo provecho de su personal. ¿Pero donde empiezas? Hay cuatro factores principales a considerar al desarrollar su modelo de planificación de la fuerza laboral.
4 Principios básicos de planificación de la fuerza laboral
#1. Individuos apropiados
Algunas empresas dependen en gran medida de la adquisición de nuevos miembros del equipo para cumplir sus objetivos. En estos casos, necesitarían aumentar su fuerza laboral para procesar sus cargas de trabajo.
Las fronteras globales se han derretido en el nuevo entorno empresarial remoto, lo que hace factible encontrar a la mejor persona independientemente de dónde viva. Para localizar a las mejores personas para su empresa, amplíe su plan de adquisición de talento más allá de su área local.
Considere lo siguiente:
- Una búsqueda global de Talento
- Factores que influyen en las necesidades de personal
- Productividad incrementada
#2. Habilidades apropiadas
Conocer las habilidades que su organización exige de sus empleados es crucial para enfrentar problemas futuros y llenar los vacíos de habilidades de manera eficiente. Es fundamental identificar los niveles de experiencia que respaldan las habilidades estratégicas al traducir la contratación en estrategia y convertir los modelos comerciales en resultados a largo plazo.
Considere lo siguiente:
- Habilidades críticas requeridas en toda la empresa.
- Cómo afectan las habilidades a tu estrategia y modelo de empresa
#3. El lugar correcto y el momento correcto
La expansión continua requiere colocar a las personas adecuadas en los lugares correctos en el momento adecuado, así como tener los roles adecuados para ubicarlos. Para lograr esto, el personal debe estar distribuido de manera óptima en toda la organización.
También implica que las empresas deben desarrollar objetivos comerciales claros para contratar miembros del equipo que sean capaces de ayudar a la organización a cumplir los objetivos actuales y futuros.
Considere lo siguiente:
- La distribución del talento y las demandas de la empresa deben estar sincronizadas.
- Cambiar el enfoque de contratación para que coincida con los objetivos corporativos
#4. Precio correcto
Planifique los gastos directos e indirectos en los que puede incurrir durante la contratación, como los costos de anuncios de trabajo, las horas dedicadas a las entrevistas de los candidatos, el salario de los nuevos empleados, los beneficios, el seguro, etc.
Comprender estos gastos ayudará a su equipo a mantenerse dentro del presupuesto. También garantizará que esté optimizando los gastos al contratar a las personas adecuadas justo cuando se necesitan.
Considere lo siguiente:
- Concéntrese en las estrategias de reducción de costos relacionadas con el talento.
- Presupuestación de costos directos e indirectos de contratación
- Presupuestar solo para el talento y las habilidades requeridas por su empresa
Estos conceptos deben servir como principios rectores para la planificación estratégica de la fuerza laboral.
¿Qué implica la planificación estratégica de la fuerza laboral?
La planificación estratégica de la fuerza laboral se produce dentro de su empresa mediante el establecimiento de un proceso que anticipa las necesidades de empleo actuales y futuras. Esto asegurará que su corporación tenga los recursos que necesita para lograr sus objetivos comerciales.
Podrá diseñar un plan de fuerza de trabajo estratégico que cumpla con sus objetivos previstos a largo plazo y conserve la rentabilidad a largo plazo de su empresa mediante el uso de análisis comerciales, finanzas y aportes de los datos del equipo de recursos humanos y adquisiciones.
La planificación estratégica de la fuerza laboral lo ayudará a desarrollar una organización con niveles estables de empleo en todos los departamentos, las habilidades necesarias en los puestos correctos y un mayor retorno de la inversión (ROI).
Preguntas y acciones de planificación estratégica de la fuerza laboral
Como resultado, la planificación estratégica de la fuerza laboral plantea los siguientes problemas:
- ¿Qué trabajo nuevo se requiere para el éxito futuro y cómo cambiará nuestro trabajo actual?
- ¿Qué competencias se requieren para llevar a cabo la estrategia de negocio?
- ¿Qué recursos internos tenemos?
- ¿Cómo se presenta el mercado laboral externo?
- ¿Qué es el abismo?
- ¿Cómo llenamos los espacios en blanco?
- ¿Dónde existen los riesgos críticos?
- ¿Cómo evaluaremos la eficacia del plan?
Del mismo modo, las acciones resultantes de la planificación estratégica de la fuerza laboral incluirán:
- Adquirir nuevos talentos o desarrollar canales internos de talento y hojas de ruta de aprendizaje
- Crear vías para que las personas se vuelvan a capacitar y se reubiquen en áreas donde la demanda está disminuyendo.
- Mejora de la retención y el compromiso.
Cuando se cumplan estas circunstancias, su fuerza laboral estará mejor posicionada para cumplir con los objetivos de su empresa a largo plazo.
Dada la importancia de la planificación estratégica de la fuerza laboral para la salud a largo plazo de una organización, veamos las medidas que puede tomar para establecer su proceso de planificación de la fuerza laboral.
Pasos de planificación estratégica de la fuerza laboral: una plantilla para hacerlo usted mismo
En esta sección, repasaremos una plantilla de planificación de la fuerza laboral y las muchas fases involucradas.
La planificación de la fuerza laboral gira en torno a tres pasos principales. El primer paso es hacer un estudio de la fuerza laboral. La segunda es una proyección del futuro. El tercer componente es un análisis de la fuerza laboral futura. Vamos a repasarlos uno por uno.
#1. Un examen de la composición actual de la fuerza de trabajo
La planificación de la fuerza laboral comienza con la base actual de empleados. Da respuesta a la pregunta de qué personas y capacidades tiene actualmente una organización.
Al evaluar la composición de la fuerza laboral existente, hay dos aspectos a considerar. Estos son la calidad de la mano de obra y la cantidad de mano de obra.
1. La calidad de la fuerza laboral
La calidad de la fuerza laboral está determinada tanto por el desempeño actual como por el potencial futuro. Todos hemos escuchado los términos "alto rendimiento" y "alto potencial". Estas son personas a las que les va muy bien hoy o se espera que se desempeñen excepcionalmente bien en el futuro (cercano).
Evaluar la calidad de la fuerza laboral crea el marco para una gestión eficaz del talento. El objetivo de la gestión del talento es maximizar todo el potencial de los empleados. Las empresas dedican tiempo y dinero para permitir que sus empleados se desempeñen bien.
La calidad de la fuerza laboral se analiza en el primer paso del análisis de la formación actual de la fuerza laboral. Los empleados son evaluados en función de su desempeño actual, así como de su potencial futuro.
El marco de la cuadrícula de 9 cuadros es una buena ilustración de esto. Ayuda en el mapeo de la fuerza laboral. Este mapa es útil ya que permite que Recursos Humanos administre al personal de manera más efectiva.
Parte de la responsabilidad del planificador estratégico de la fuerza laboral es visualizar el futuro, lo que implica tener en cuenta las tendencias del mercado y las habilidades crecientes. Si una corporación desea mejorar sus capacidades de aprendizaje automático, por ejemplo, el rendimiento y el potencial actuales pueden no equivaler al rendimiento y el potencial futuros. Es mucho más difícil mapear el potencial de los empleados contra un camino divergente.
Diferentes personas requieren diferentes políticas de gestión del talento.
- El entrenamiento y la formación son necesarios para un alto potencial.
- Los gerentes de alto potencial requieren capacitación gerencial.
- No se les debe dar aumentos ni promociones a los que tienen grandes logros y tienen poco potencial porque no pueden crecer mucho más. Esto daría como resultado una organización de alto peso. Además, si los trabajadores dejan de trabajar de manera efectiva, hay poca motivación para que se vayan porque están bien pagados. Este tipo de problemas son comunes en la industria bancaria.
- Los trabajadores de bajo potencial no deben recibir aumentos ni promociones. Estas son las personas a las que debes despedir porque serán más felices en un trabajo diferente.
Basándonos en este sencillo mapa de calidad de cuadrícula de 9 casillas, podríamos escribir un libro sobre varias tácticas de gestión del talento. El objetivo de este ejemplo es demostrar cuán efectivo puede ser un ejercicio básico de planificación de la fuerza laboral para estructurar un proceso complicado como la gestión del talento.
2. Tamaño de la plantilla
La siguiente etapa es evaluar el tamaño de la fuerza laboral utilizando una matriz de flujo de personal. Esta matriz tiene en cuenta las nuevas contrataciones, la rotación de personal y las promociones internas.
Esta matriz divide al personal en cuatro categorías:
- alta gerencia
- gerencia intermedia
- staff de producción
- personal de apoyo.
La matriz muestra la cantidad de empleados en cada categoría el 1 de enero de 2018. Por ejemplo, la alta gerencia (categoría A) tiene 45 empleados. 28 de ellos se quedaron hasta el 1 de enero de 2019, 15 se fueron y dos fueron relegados a mandos intermedios.
Este modelo representa los factores de riesgo de la organización. En este caso, la rotación de la alta dirección es alarmantemente alta. También describe la movilidad interna y externa, así como una descripción general de los desarrollos más significativos en la organización.
Este modelo es bastante sencillo. Se puede agregar información adicional (como el número total de reemplazos internos), las categorías se pueden mover a diferentes departamentos y los datos se pueden filtrar según las personas con ciertos rasgos o conjuntos de habilidades. Si compara este resumen para ambos sexos, brindaría una excelente visión general en términos de diversidad en la movilidad interna.
Los datos también se pueden filtrar según el tipo de función. No todos los empleados de la empresa son de misión crítica. Tendría sentido, por ejemplo, concentrarse en funciones importantes. Este es el 20% de la organización que es responsable del 80% de sus resultados.!
#2. Predecir el futuro: utilice el análisis de escenarios para crear futuros potenciales.
Es útil saber dónde se encuentra en este momento. Para estar preparado para el futuro, primero debe comprender lo que podría suceder.
El futuro es imposible de prever, sin embargo, se pueden crear escenarios de probables resultados futuros. Estos pueden ayudarlo a crear planes de acción con anticipación.
#3. Un examen de la futura formación de la fuerza de trabajo
La fase final es examinar la composición futura de la fuerza laboral. Hay una distinción entre las formaciones esperadas y previstas.
1. Formación futura esperada
La formación proyectada es la formación en 3-5 años si la empresa continúa haciendo lo que está haciendo ahora. La matriz de flujo de personal que presentamos antes es útil en este caso ya que nos permite extrapolar estas estadísticas a un período de tiempo más largo.
La pregunta es si la futura formación esperada corresponde a la formación deseada.
2. Formación futura deseada
La industria del transporte es un ejemplo. Según una evaluación reciente del Foro Internacional de Transporte, la demanda de conductores en los Estados Unidos y Europa se reducirá en un 50-70 % para 2030.
En una charla reciente con un amigo que trabaja en una consultoría de tecnología ferroviaria, mencionó que los trenes pueden conducirse solos y que la función del maquinista se ha reducido a alguien que necesita estar presente en caso de emergencia. Dentro de dos o tres años, el operador ya no será necesario.
Este tipo de cambios son difíciles para la fuerza laboral. La formación anticipada indica que su fuerza laboral de operadores de trenes seguirá siendo significativa durante 2-3 años. Sin embargo, en ese momento, su trabajo se habrá automatizado, por lo que su formación prevista sería sustancialmente diferente.
Conocer esta brecha te ayudará a cerrarla. Llevará mucho tiempo eliminar estos puestos de trabajo, especialmente en los países sindicalizados. La planificación inteligente de la fuerza laboral lo ayudará a prever estos desafíos y tomar las medidas necesarias en el momento apropiado.
¿Cuáles son los beneficios de la planificación estratégica de la fuerza laboral?
Una vez que haya implementado un plan de fuerza laboral estratégico e identificado de manera efectiva a todos los trabajadores presentes y requeridos, podrá contratar a las mejores personas en su campo y estar siempre un paso por delante de su competencia.
Desarrollar e implementar un plan estratégico de fuerza laboral puede proporcionar numerosos beneficios a su empresa. Algunas de las más importantes se dan a continuación:
- Abordar las brechas laborales actuales – El análisis de las competencias de sus empleados actuales puede proporcionar información sobre las brechas de habilidades o recursos que tiene actualmente su empresa. Podrá determinar las brechas entre las competencias de sus trabajadores actuales y lo que necesitará en el futuro para lograr sus objetivos a través de esta revisión. Con esos datos, puede asegurarse de contratar a los mejores empleados con las capacidades necesarias para el éxito de su empresa.
- Mejora de los indicadores clave de rendimiento (KPI) – El negocio se trata de desarrollar y mejorar constantemente esos indicadores clave de rendimiento (KPI). Puede utilizar los datos de su estrategia de fuerza de trabajo estratégica para impulsar a su empresa y asegurarse de que los indicadores de rendimiento siempre mejoren y se logren nuevos objetivos.
- Prepárate para lo inesperado – Al desarrollar un plan estratégico que considere las necesidades comerciales presentes y futuras, su organización evitará problemas potenciales e imprevistos en el futuro. Prepararse para estos desafíos le ahorrará a su empresa mucho tiempo y dinero a largo plazo.
Cómo afecta la planificación de la fuerza laboral a los procedimientos de recursos humanos
#1. Reclutamiento y desarrollo de empleados
La planificación de la fuerza laboral establece la estrategia de contratación y desarrollo del personal de su empresa.
Con una comprensión profunda de su fuerza laboral actual y sus objetivos futuros, puede perfilar las habilidades, la experiencia y el conocimiento necesarios para satisfacer sus necesidades y crear procesos de contratación y capacitación que coincidan.
Las empresas siempre están luchando por el mismo talento de primer nivel. Con una planificación adecuada de la fuerza laboral, puede identificar mejor a los posibles mejores empleados para su empresa y desarrollar tácticas de adquisición de talento para atraerlos.
Además, la investigación de la planificación de la fuerza laboral puede ayudar a las empresas a desarrollar una capacitación y un desarrollo del personal adecuados para cerrar las brechas de talento y, al mismo tiempo, identificar a las personas capaces de sobresalir con el desarrollo profesional adecuado.
#2. Planificación de la transición
Esto nos lleva a la planificación de la sucesión y a garantizar que mantenga un liderazgo exitoso en toda su organización.
Las empresas pueden comenzar a evaluar a los empleados existentes para su promoción o buscar contrataciones externas con el equilibrio adecuado de talento y experiencia reconociendo los puestos de liderazgo que están actualmente abiertos o que estarán disponibles en breve.
La planificación de la fuerza laboral, junto con la planificación de la sucesión, garantiza una transición fluida para los roles importantes en su organización, lo que le permite brindar un servicio o producto ininterrumpido y sin inconvenientes a sus consumidores.
#3. Gestión del rendimiento
La gestión del desempeño de sus empleados para aumentar la productividad y la eficiencia es un efecto crucial de la planificación de la fuerza laboral.
Puede comprender y desarrollar métodos de planificación de la fuerza laboral para aprovechar al máximo su personal a fin de aumentar la productividad y recibir un mayor retorno de la inversión de sus gastos de personal.
Conclusión
El propósito de la planificación de la fuerza laboral es tener a las personas apropiadas en los puestos apropiados en el momento apropiado. Esto se logra mediante la comprensión de las capacidades actuales de la fuerza laboral, la planificación de escenarios futuros, la identificación de la fuerza laboral deseada y la realización de esfuerzos para alinear la fuerza laboral futura con la fuerza laboral deseada.
La planificación de la fuerza laboral no es algo que pueda lograr en su oficina en una tarde lluviosa. Es una tarea difícil que requiere una recopilación de datos y una planificación minuciosas. Sin embargo, cuando se realiza correctamente, la planificación de la fuerza laboral es una herramienta excelente y muy valiosa que puede ayudar a su empresa a desarrollar una ventaja competitiva.
El futuro es desconocido. Como resultado, la planificación estratégica de la fuerza laboral en la práctica es muy iterativa. Más importante aún, una vez que comiencen las conversaciones sobre la planificación estratégica de la fuerza laboral, la perspectiva organizacional cambiará.
Estas discusiones preparan el escenario para que los gerentes piensen cuidadosa y metódicamente sobre la fuerza laboral y lo que se necesita para hacer avanzar a la organización.
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Referencias
