La gestión de inventario abarca todos los procedimientos relacionados con la regulación del flujo de bienes o productos dentro de una empresa. Mantiene los gastos de mantenimiento de inventario al mínimo mientras mantiene el servicio al cliente.
Las políticas de gestión de inventario de nivel empresarial brindan respuestas a preguntas como "¿Cuál es el nivel de existencias ideal para cada SKU?" ¿Cuándo se deben realizar los pedidos de reposición de stock? ¿Cuántas acciones se deben comprar?
La gestión de stock de operaciones de almacén incluye responsabilidades como la asignación de ubicación, la trazabilidad del inventario y los sistemas de gestión de stock (como FIFO, FEFO o LIFO), entre otros. A lo largo de este artículo, nos concentraremos en el tema de la gestión de existencias.
¿Qué es la gestión de existencias?
La gestión de existencias es la práctica de ordenar, almacenar, administrar y regular bienes.
La gestión de existencias se refiere a todos los artículos utilizados por una empresa para fabricar sus bienes o servicios, desde las materias primas hasta los productos terminados. En otras palabras, la gestión de existencias abarca todos los aspectos del inventario de una empresa.
El control de existencias, el control de inventario y el control de inventario son otros nombres para la gestión de existencias.
¿Cuál es la importancia de la gestión de stock?
El inventario es un activo importante que simboliza el capital bloqueado; la gestión eficiente de las acciones permite a una corporación liberar capital.
Comprender la combinación de diferentes tipos de stock y darse cuenta de las demandas de ese stock es necesario para un control de stock efectivo. Esto ayuda a mantener un nivel adecuado de existencias, equilibrando la necesidad de excedentes de oferta con el deseo de reducir el capital inmovilizado.
Diferentes tipos de stock
Existen cuatro tipos de stock o inventario:
- Materias primas y componentes: Se trata de existencias que están listas para su uso en la fabricación de bienes.
- Trabajo en progreso: bienes incompletos que todavía se están fabricando.
- Productos terminados: Estos son artículos que están listos para la venta.
- Consumibles: Estas son existencias que se utilizarán en las operaciones diarias de la empresa y requerirán reposición, como combustible y papelería.
Tiene la opción de categorizar su stock aún más. Por ejemplo, si clasifica las acciones por valor, podría tener acciones de valor bajo, medio y alto. Si el flujo de efectivo es limitado, esto podría ayudarlo a planificar y financiar el reemplazo de existencias.
Gestión de existencias periódica frente a perpetua
Hay dos técnicas para la gestión de stock para pequeñas empresas: inventario periódico y perpetuo.
- Gestión periódica de stocks: Este sistema de valoración de inventario requiere registros de inventario físico en períodos regulares. Esta estrategia es ideal para pequeñas empresas con inventario limitado y es mucho menos costosa que los sistemas de seguimiento electrónico. Sin embargo, debido a que los inventarios físicos requieren mucho tiempo, no es ideal para grandes empresas con inventarios sustanciales.
- Gestión de stock perpetuo: Este sistema se basa en el seguimiento electrónico y los sistemas POS para registrar y realizar un seguimiento continuo de los inventarios. Si bien es más costoso que los recuentos de inventario físico, este sistema proporciona una indicación más precisa y actualizada de los niveles de existencias y elimina el peligro de error humano.
¿Cuáles son las diferencias entre el control de existencias, la gestión de existencias y la optimización de existencias?
Los conceptos de control, gestión y optimización de existencias están interconectados en el ecosistema de gestión de almacenes y, como resultado, surgen problemas con respecto a lo que cada uno incluye de vez en cuando:
- Considere el control de existencias como una instantánea completa del inventario de un almacén. Contiene toda la información sobre la cantidad, calidades y ubicación. Un registro fiable es fundamental para evitar errores en la actividad del almacén.
- La gestión de existencias en un almacén se refiere a cómo se organizan todos los flujos de materiales en un almacén. Incluye actos como asignación de sitios, seguimiento de inventario, organización de artículos de reposición y métodos de movimiento de mercancías como FIFO, FEFO o LIFO, entre otros.
- La optimización del stock implica tareas encaminadas a aumentar la productividad del stock almacenado. Puede, por ejemplo, utilizar un software especializado para analizar el registro de almacenamiento para una mejor ubicación o ubicación del producto. Los mapas de calor también se pueden utilizar para detectar ineficiencias y, por lo tanto, aliviar los cuellos de botella.
Los programas de software apuntan a lograr los objetivos asociados con cada idea. En general, los sistemas de administración de almacenes brindan características que ayudan a completar muchas tareas asociadas. Vamos a repasar esto con más profundidad más adelante.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión de stock?
El objetivo de la gestión de existencias es lograr un equilibrio entre los siguientes factores:
#1. Adapte los niveles de existencias a la demanda según sea necesario.
La demanda pronosticada se utiliza para calcular las existencias en el almacén. Como resultado, el inventario se comportará de manera diferente en un área donde el consumo de productos es relativamente constante en comparación con otro sector que se ve significativamente afectado por la estacionalidad.
Previsión de la demanda es una disciplina dentro del uso de Big Data en su cadena de suministro que genera proyecciones integrales sobre la demanda basadas en datos de ventas, tendencias del mercado, rivales y otras variables económicas.
#2. Proporcionar un alto grado de servicio
Cuando se trata de la gestión de existencias, el nivel de servicio sería la capacidad del almacén para ubicar un SKU, empacarlo, enviarlo y entregarlo con precisión milimétrica, en excelentes condiciones y con poca anticipación. En este sentido, siempre debe establecerse un equilibrio para que la prestación de un mejor servicio no eleve indebidamente los costes de almacenamiento.
El auge de la logística omnicanal y la hiperconectividad de la logística 4.0 ha aumentado las expectativas de los clientes, especialmente entre aquellos que compran productos en línea. Esto se refleja tanto en el servicio que se ofrece a los clientes finales como en el que se presta a los minoristas: los desabastecimientos son cada vez menos aceptados por los clientes, que no dudarán en recurrir a la competencia si no encuentran la mercancía que buscan en perfectas condiciones.
#3. Para mantener bajo control los gastos de almacenamiento de existencias
La disminución de las existencias muertas en el almacén es la clave para el uso más común de tácticas como el cross-docking o el sistema justo a tiempo. El objetivo general de la logística de almacenamiento es tratar de limitar el inventario mientras se mantienen los niveles de servicio.
Para lograr este objetivo, con frecuencia se adoptan medidas para mejorar la eficiencia global de un almacén, como la automatización de procedimientos estables y repetitivos, la organización de artículos según la rotación de stock o la optimización de las tareas de preparación de pedidos mediante un WMS.
Procedimientos de gestión de existencias
Antes de poder crear un plan de gestión de existencias, primero debe comprender cada fase del proceso de gestión de existencias. Esto es fundamental para minimizar los errores y seleccionar el mejor software de gestión de stock para su empresa.
- Los productos se entregan en su ubicación: Este es el punto en el que las materias primas y los subcomponentes para los fabricantes o los productos terminados para los clientes ingresan a su almacén por primera vez.
- Inspeccione, clasifique y almacene la mercancía: Aquí es cuando el inventario se evalúa, clasifica y coloca en sus regiones de stock adecuadas, independientemente de si utiliza dropshipping, cross-docking o un sistema de gestión de almacén diferente.
- Esté atento a los niveles de inventario: Esto se puede hacer usando conteos de inventario físico, software de inventario perpetuo o conteos cíclicos, y ayuda a reducir la posibilidad de inexactitud.
- Realización de pedidos de existencias: Los clientes pueden realizar pedidos en línea o en la tienda.
Los pedidos de existencias han sido aprobados. Esta es la etapa en la que envía el pedido a su proveedor, que puede automatizarse utilizando su sistema POS. - Tomar artículos del stock: Los artículos requeridos se identifican por número de SKU, se compran en stock y se envían al fabricante o al cliente.
- Actualizar niveles de inventario: Puede utilizar un sistema de inventario perpetuo para actualizar automáticamente los niveles de inventario y compartirlos con las partes interesadas adecuadas.
- Las compras y los nuevos pedidos se desencadenan por los bajos niveles de existencias. Según sea necesario, reponga el stock.
Trate de hacer un mapa de procesos de inventario para visualizar mejor estos ocho procesos. Realice un seguimiento y revise cada fase del proceso para reducir los inventarios agotados y con exceso de existencias.
Técnicas de gestión de existencias
La gestión de existencias puede volverse compleja y cubrir múltiples técnicas y estrategias, especialmente para aplicaciones más grandes con muchos elementos en movimiento. Veamos algunas técnicas de control de inventario que puede implementar en su propio almacén.
#1. Cantidad de orden económico
La cantidad económica de pedido (EOQ) es una fórmula que determina cuánto inventario debe comprar una empresa en función de variables como el costo total de producción, la tasa de demanda y otras consideraciones. La fórmula determina el mayor número de unidades para reducir los costos de compra, almacenamiento y otros.
#2. Cantidad mínima de pedido.
La cantidad mínima de inventario que adquirirá una organización minorista para mantener los costos bajos se conoce como cantidad mínima de pedido (MOQ). Sin embargo, tenga en cuenta que los bienes de inventario que cuestan más generar a menudo tienen un MOQ más bajo que las cosas económicas que son más fáciles y menos costosas de suministrar.
#3. Análisis ABC.
Este método divide los productos básicos en tres grupos para encontrar aquellos que tienen un impacto significativo en los costos generales de inventario.
- La categoría A está compuesta por sus productos más valiosos, que son los que más contribuyen a las ganancias generales.
- Categoría B: Los productos de la Categoría B son aquellos que se encuentran entre los de mayor y menor valor.
- Categoría C Las transacciones pequeñas que son importantes para el beneficio general pero que no aportan mucho individualmente se incluyen en la Categoría C.
#4. Gestión de inventario justo a tiempo.
La gestión de inventario JIT es un proceso en el que las empresas obtienen inventario cuando es necesario en lugar de pedir demasiado y arriesgarse a tener existencias muertas (cosas que los consumidores nunca vendieron o utilizaron antes de que se eliminen del estado de venta).
#5. Inventario de existencias de seguridad
La gestión del inventario de existencias de seguridad es ordenar y almacenar el exceso de inventario en caso de que la organización no tenga suficiente para reponer. Esto ayuda a evitar desabastecimientos, que a menudo son causados por pronósticos inexactos o cambios inesperados en la demanda de los consumidores.
#6. FIFO y LIFO.
LIFO y FIFO son dos metodologías para calcular el costo de los productos. Para mantener el inventario actualizado, FIFO, o primero en entrar, primero en salir, asume que los productos más antiguos se venden primero.
LIFO, o último en entrar, primero en salir, asume que el inventario más nuevo normalmente se vende primero para evitar el deterioro.
#7. Fórmula de reordenamiento de puntos.
La fórmula del punto de reorden determina la cantidad de existencias que debe tener una empresa antes de reordenar. Para tener en cuenta el tiempo de espera, un punto de pedido suele ser más alto que un nivel de existencias de seguridad.
#8. Seguimiento de lotes
El seguimiento de lotes es un enfoque de control de calidad que permite a los usuarios agrupar y monitorear productos comparables para administrar el vencimiento del inventario o rastrear artículos defectuosos hasta su lote original.
#9. Inventario en consignación
Tienes razón si estás pensando en la tienda de segunda mano de tu vecindario.
El inventario en consignación ocurre cuando un consignador (vendedor o mayorista) acuerda proporcionar artículos a un consignatario (minorista) sin que el consignatario pague por el inventario por adelantado. El consignador retiene la propiedad de los artículos, y el consignatario los paga solo cuando los vende.
#10. Manejo de Inventario Perpetuo.
Para proporcionar información en tiempo real, la gestión de inventario permanente simplemente cuenta el inventario tan pronto como llega.
Es el tipo más fundamental de sistema de gestión de inventario y se puede ingresar manualmente en lápiz y papel o en una hoja de cálculo de Excel. Alternativamente, puede emplear un sistema de inventario que automatice los saldos de inventario tan pronto como se muevan, vendan, usen o eliminen las existencias mediante el uso de dispositivos portátiles que escanean códigos de barras de productos y etiquetas RFID.
# 11. Dropshipping
El dropshipping es un tipo de cumplimiento de pedidos en el que el vendedor envía cosas al comprador directamente. Cuando una tienda realiza una venta, en lugar de seleccionar un artículo de su propio inventario, lo compra a un tercero y lo envía al cliente.
#12. Manufactura esbelta
La manufactura esbelta se refiere a una amplia gama de principios de gestión que se pueden aplicar a cualquier proceso de la empresa. Su propósito es aumentar la eficiencia mediante la eliminación de desperdicios y tareas sin valor agregado de las operaciones diarias.
#13. seis sigma
Six Sigma es un proceso que brinda a las empresas herramientas para mejorar su desempeño comercial (aumentar las ganancias) y reducir el excedente de inventario.
#14. Lean Seis Sigma
Lean Six Sigma mejora las herramientas de Six Sigma al centrarse en impulsar la consistencia de las palabras y el flujo comercial.
#15. Previsión de la demanda
Para pronosticar la demanda del consumidor, el pronóstico de la demanda se basa en datos históricos de ventas. Es esencialmente una estimación de los bienes y servicios que una empresa anticipa que sus consumidores comprarán en el futuro.
#14. Cruce de mercancías.
El cross-docking es un método para crear un proceso de envío JIT al hacer que un camión del proveedor descargue los productos directamente en los vehículos de salida. Esto elimina la necesidad de almacenamiento y hay poco o ningún almacenamiento entre entregas.
#15. Envíos a granel
Los envíos a granel son una forma rentable de envío en la que una empresa paletiza la mercancía para enviar más a la vez.
Problemas con la gestión de existencias en el almacén
La expansión de la cadena de suministro crea nuevas condiciones para los almacenes que tienen un impacto en la gestión de inventario:
#1. Proliferación de SKU, definida como un aumento en el número de unidades de mantenimiento de existencias almacenadas
Aumentar el número de SKU dificulta la optimización del inventario. Requiere mantener un stock mínimo extremadamente diverso y siempre divergente en un almacén. Esto se conoce como proliferación de SKU.
Por ejemplo, una empresa de cosméticos puede tener cinco variantes de champú (SKU) diferentes adaptadas a diferentes tipos de cabello y olores. Poco después, decide comercializar otras cinco referencias dirigidas a hombres, aumentando el total a diez. Además, al considerar las preferencias del consumidor, genera una versión de tamaño de viaje del producto, lo que da como resultado un total de 20 SKU para administrar.
A medida que se introducen nuevos productos en la cartera de la empresa, aumenta la cantidad de SKU y se debe mantener en existencia un mínimo de cada uno para satisfacer la demanda.
#2. Trazabilidad del inventario
Parcialmente relacionado con el punto anterior, la trazabilidad de los flujos de materiales en un almacén es necesaria para un control de stock preciso. Y, en consecuencia, previene errores en el picking o preparación de pedidos, así como en la ubicación de la mercancía.
Esto puede impedir significativamente las capacidades operativas de un almacén. Como resultado, los inventarios altamente complejos requieren sistemas de codificación que los identifiquen y registren de manera automática y confiable. El uso de tecnologías de radiofrecuencia en lugar de papeleo es una tendencia creciente en la mayoría de los almacenes medianos y grandes en la actualidad.
#3. La demanda fluctúa dramáticamente.
Cuando la demanda fluctúa, la flexibilidad y la reactividad de un almacén se ven sometidas a una presión cada vez mayor. Esto es particularmente evidente en la forma en que opera el comercio electrónico: el cliente final se guía por modas y tendencias que son difíciles de pronosticar. Otra industria que enfrenta esta dificultad de manera regular es la de los centros de distribución, los cuales deben ajustarse a los productos de sus propios clientes.
La estacionalidad, por otro lado, puede suponer un reto para la gestión de stock porque puede dar lugar a que un almacén se inunde de mercancías en determinadas épocas del año, como ocurría con la empresa francesa Schaal Chocolatier antes de embarcarse en un proyecto de automatización con Mecalux. .
Conclusión
La gestión de inventario es fundamental si desea competir y brindar a sus consumidores la experiencia que desean, ya sea que tenga una tienda física, de Internet o multicanal. Nunca saldrá adelante si no utiliza técnicas de gestión de existencias.
Regístrese en un software de inventario que le enseñe los fundamentos de la gestión de existencias y sirva como catalizador para su crecimiento, o seleccione una plataforma de comercio electrónico que le permita centralizar la gestión de existencias de su tienda en todos los canales.
- LIFO: significado, métodos y ejemplos
- SISTEMA DE INVENTARIO PERPETUO: Definición y todo lo que necesita saber
- LAS MEJORES APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN 2023
- GESTIÓN Y SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: Mejores prácticas
- TRABAJADOR DE ALMACÉN: significado, deberes, salario, currículum y mejores zapatos para el trabajo
Referencias
