El proceso de organización y control de existencias a lo largo de la cadena de suministro se conoce como sistema de gestión de inventario. La gestión de inventario tiene como objetivo reducir el costo de mantener el inventario mientras mantiene niveles estables de existencias y acelera la entrega de bienes a los clientes. Un negocio minorista exitoso se basa en un software de gestión de inventario efectivo. ¿No está seguro de por dónde empezar con la gestión de inventario? Esta guía lo guiará a través del mejor sistema de administración de inventario, tipos, estrategias y consejos para controlar los niveles de existencias y satisfacer a sus clientes.
¿Qué es la gestión de inventario de existencias?
La gestión de inventario ayuda a las empresas a determinar qué stock pedir, cuándo y en qué cantidades. El inventario se rastrea desde la adquisición del producto hasta la venta. Para garantizar que siempre haya un inventario adecuado para cumplir con los pedidos de los clientes y una advertencia adecuada de un déficit, la técnica reconoce las tendencias y reacciona ante ellas.
El inventario se convierte en ingresos después de que se vende. El inventario vincula el efectivo antes de que se venda mientras se incluye como un activo en el balance general. Como resultado, tener demasiadas existencias es caro y reduce el flujo de caja.
La rotación de inventario es una métrica para un sistema de gestión de inventario de existencias exitoso. La rotación de inventario es una métrica utilizada en contabilidad para determinar con qué frecuencia se venden las existencias a lo largo del tiempo. Una empresa no quiere tener más inventario que ventas. Las existencias muertas, o existencias no vendidas, pueden deberse a la falta de rotación de inventario.
¿Por qué es importante la gestión del inventario de existencias?
Debido a que ayuda a garantizar que rara vez haya demasiado o muy poco producto disponible, la gestión de inventario es esencial para la salud de una empresa porque reduce el peligro de desabastecimientos y registros inexactos.
Para cumplir con los estándares de la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Ley Sarbanes-Oxley (SOX), las corporaciones públicas deben realizar un seguimiento de su inventario. Para demostrar el cumplimiento, las empresas deben documentar sus procedimientos de gestión.
Beneficios del sistema de gestión de inventario de existencias
Las dos ventajas principales de utilizar un sistema de gestión de inventario de existencias son que aumenta la rentabilidad y garantiza que puede abrir completamente los pedidos entrantes. Además, el software de gestión de inventario de existencias:
- Ahorrando dinero: Al comprender las tendencias de las existencias, puede utilizar mejor las existencias que ya tiene al ver cuánto y dónde las tiene en existencias. Debido a que puede completar pedidos desde cualquier lugar, puede mantener menos inventario en cada ubicación (tienda, almacén). Esto reduce el costo de mantener el inventario y reduce la cantidad de inventario que no se vende antes de que se vuelva obsoleto.
- Mejora el flujo de efectivo: Con una gestión de inventario eficaz, el dinero siempre fluye a través de la empresa porque se gasta en el inventario que compran los clientes.
- Satisfacción del Cliente: Asegurarse de que los clientes reciban los productos que desean con prontitud es una forma de cultivar clientes devotos.
Desafíos en la gestión de inventario de existencias
Tener demasiado inventario y no poder venderlo, no tener suficiente inventario para completar los pedidos y no saber qué artículos tiene en el inventario y dónde están colocados son los principales problemas del software de gestión de inventario. Otros desafíos incluyen:
- Obtención de información bursátil precisa: Sin información de existencias precisa, no puede determinar cuándo reabastecerse o qué productos se venden bien.
- Procesos deficientes: Los procesos obsoletos o manuales pueden ralentizar las operaciones y hacer que el trabajo sea más propenso a errores.
- Cambio de la demanda del cliente: La demanda de los clientes cambia continuamente, al igual que sus preferencias y necesidades. ¿Cómo podrá determinar cuándo y por qué cambian sus preferencias si su sistema no puede observar las tendencias?
- Uso efectivo del espacio de almacén: Si es difícil encontrar productos similares, el personal perderá tiempo. Obtener la gestión de inventario correcta puede ayudar a resolver este problema.
El proceso de gestión de inventario de existencias de 5 pasos
Es fundamental asegurarse de tener cubiertos los procesos fundamentales antes de poder optimizar su proceso de gestión de inventario. A continuación se describen cinco pasos cruciales que son necesarios para cualquier proceso de gestión de inventario:
#1. Recepción y examen de las mercancías.
Recibir su pedido del proveedor es la primera etapa en el procedimiento de gestión de inventario. Para que las siguientes fases transcurran de la mejor manera posible, es fundamental acertar en este apartado. Cuando se entrega el pedido, lo primero que se debe hacer es inspeccionar la mercancía. Es crucial asegurarse de que la cantidad, el producto y los códigos de serie sean precisos. Además, debe asegurarse de que todos los productos estén en buen estado y que las situaciones de manipulación, como la temperatura, sean adecuadas para los productos perecederos.
#2. Clasificar y almacenar la mercancía.
Los productos deben almacenarse correctamente en el almacén e ingresarse en su sistema de gestión de licencias después de haber sido inspeccionados. Ser deliberado sobre el almacenamiento del producto en este punto es una idea inteligente. Las técnicas para categorizar productos en un almacén utilizando SKU y tipos de productos pueden ser útiles. Además, es fundamental tener a mano los artículos más vendidos manteniéndolos en los lugares de almacenamiento más convenientes.
#3. Aceptar el pedido del cliente
Tomar pedidos de clientes es la siguiente fase en el proceso de gestión de inventario. Normalmente se utilizará un sistema de punto de venta (POS) para manejar los pedidos y recibir pagos. Los empleados del almacén podrán examinar la información del pedido gracias a la función de gestión de inventario del sistema POS, que está integrada o conectada a un programa de gestión de inventario.
#4. Empaquetar y enviar el pedido
El siguiente paso después de que un consumidor realiza un pedido es completar con precisión y rapidez el embalaje y enviar su pedido. Encontrar y elegir los productos en el almacén debería ser bastante sencillo si se optimizara la segunda fase del proceso. Al envasar un producto, es fundamental tener en cuenta la experiencia del consumidor, la durabilidad y la sostenibilidad.
#5. Reordenar nuevo stock
Es esencial verificar que la cantidad de productos y el momento de los nuevos pedidos sean precisos mientras repone su stock. Utilizar el método de punto de pedido lo ayudará a reducir la probabilidad de desabastecimientos y existencias muertas, dos problemas que tienen un efecto perjudicial en sus resultados. La reordenación está automatizada por algunos sistemas de gestión de inventario, lo que ahorra tiempo y elimina errores debidos a errores humanos.
Sugerencia para optimizar su sistema de gestión de inventario
Veremos algunas estrategias para optimizar su sistema de gestión de inventario después de hablar sobre los cinco procesos en cada proceso de gestión de inventario. Hay varias estrategias que puede utilizar para gestionar eficazmente su inventario, ya sea que sus objetivos sean impresionar a los consumidores, ganar dinero o ambos. Solo algunos de ellos son los siguientes:
#1. sigue planificando
El trabajo de perfeccionar el control y la gestión de inventarios nunca termina. Debe realizar un seguimiento continuo de los resultados, vigilar los niveles de inventario e investigar cualquier problema que pueda ocurrir. A continuación, puede ajustar sus planes de gestión a la luz de estos datos.
#2. Prioriza los artículos esenciales primero
La tarea de administrar todo su inventario a la vez es onerosa. Primero decida sobre las existencias importantes y luego concéntrese en mejorar el proceso que las rodea. Es probable que esto implique centrarse en los mejores vendedores, así como en los productos que serán el centro de las iniciativas de marketing posteriores. Según datos de 2020, las tasas de desabastecimiento de los productos más vendidos suelen oscilar entre el 8 % y el 12 %, por lo que este es sin duda un tema en el que vale la pena centrarse.
#3. Involucrar a todas las partes.
Reunir un equipo con una variedad de conjuntos de habilidades es crucial si desea que su gestión de inventario se realice correctamente. Primero debe reunir un grupo central de expertos en modelos matemáticos. Pero debe cultivar una cultura que se asegure de que tengan interacciones significativas con los directores ejecutivos que no saben matemáticas. Además, debe involucrar a los empleados de todas las fases del proceso de gestión de inventario, desde los recolectores de piso hasta los gerentes de almacén. También tiene sentido solicitar sugerencias del equipo de atención al cliente.
#4. Adapta tu estrategia a tu modelo de negocio.
Cuando se trata de gestión de inventario y control de existencias, no existe un enfoque único para todos. Dependiendo de su tamaño, opciones de entrega y ubicación, cada marca tiene necesidades específicas.
#5. Elija las herramientas apropiadas.
Es crucial elegir software y herramientas que puedan crecer y adaptarse a su empresa. Esto generalmente se proporciona a través de un software de gestión de inventario basado en la nube. No se ven afectados por problemas tecnológicos locales o cortes de energía. Elija uno que rastree los datos que necesita para tomar decisiones informadas sobre la planificación del inventario y las interfaces con el resto de su pila de comercio electrónico.
Tipos de gestión de inventario
Como hay varios tipos de negocios, existen numerosas variedades de gestión de inventario. No existe una estrategia de sistema de gestión de inventario que funcione para todas las organizaciones, por lo que es fundamental aprender todo lo que pueda sobre los diversos tipos de estrategias de sistema de gestión de inventario a las que puede acceder para que pueda elegir la que sea más eficaz para su negocio. firme. Estos tipos de sistemas de gestión de inventario se enumeran.
#1. Gestión de inventario minorista
Para los minoristas, controlar el inventario significa realizar un seguimiento de los productos que desea vender a los clientes. Como minorista, su principal objetivo es asegurarse de tener un inventario adecuado para satisfacer la demanda y los pedidos de los clientes. Sin embargo, dado que almacenar productos cuesta dinero, también debe tener cuidado de no sobrecargar su almacén.
#2. Gestión de inventario de múltiples ubicaciones
Con varios escaparates, almacenes o canales de venta para gestionar, la gestión de inventario en varias ubicaciones aumenta la complejidad. Para asegurarse de tener suficiente stock dondequiera que venda, este tipo de gestión de inventario incluye monitoreo a nivel de ubicación además de una vista integral de todos sus productos.
Técnicas de gestión de inventario
La gestión de inventario emplea varias estrategias, mientras que cada empresa puede favorecer a unas sobre otras. Siempre esté atento a lo que más le convenga.
#1. Envíos a granel
El envío a granel se ha considerado tradicionalmente como el método más económico para comprar artículos. Es perfecto para una empresa que constantemente experimenta una demanda significativa de los clientes. Además, el envío a granel ofrece la mejor oportunidad de éxito financiero porque los productos están listos para la venta. Con los envíos a granel, ha reducido la cantidad de viajes realizados para el envío, lo que ha llevado a una disminución en el costo del envío.
#2. Control de inventario ABC
Un método de gestión para establecer prioridades y realizar un seguimiento del inventario es el sistema de inventario ABC (A = valor alto, B = valor medio, C = valor bajo). Esta técnica también puede ayudarlo a priorizar pedidos recurrentes o al por mayor de productos poco exigentes como aquellos con mayores márgenes de beneficio.
#3. pedidos pendientes
Backordering es un método que se aplica tanto a la gestión de inventario como a la previsión. Los pedidos opcionales y los pedidos pendientes opcionales son otros nombres para ello. Los pedidos pendientes consisten en realizar un pedido de un producto que se ha vendido a un consumidor pero que aún no se ha presentado en la ubicación del vendedor.
#4. JIT, o justo a tiempo
La idea de fabricar y entregar un producto justo cuando un consumidor lo compra se conoce como justo a tiempo (JIT). Eliminar los desperdicios de producción y elevar la calidad son los objetivos. Taiichi Ohno lo creó para Toyota Motor Corporation en las décadas de 1950 y 1960. Con JIT, todos los inventarios se mantienen al mínimo y, dado que la mayoría de los productos se fabrican o ensamblan bajo pedido, las entregas se completan más rápidamente.
#5. Envío
La técnica de consignación es una táctica popular de ventas y marketing en el sector minorista. Las empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de su adopción para aumentar los ingresos porque es una excelente estrategia para impulsar las ventas.
#6. Método de cross-docking y dropshipping
Dropshipping es hacia donde se dirige el comercio electrónico. Al menos, muchos expertos están de acuerdo con esa afirmación. Es posible que le resulte más económico vender sus productos en línea mediante el uso de métodos de envío directo y cross-docking. Incluso ha sido llamado "el santo grial" por aquellos que desean lanzar su propia empresa pero carecen de los recursos para crear un inventario.
#7. Técnica de conteo de ciclo de inventario
El inventario físico de una empresa se cuenta utilizando el método de conteo del ciclo de inventario. Este procedimiento es significativo ya que ayuda a preservar la exactitud e integridad de los datos financieros.
El mejor software de gestión de inventario de existencias
La tecnología en el almacén puede empoderar a los empleados y satisfacer a los clientes, como se acaba de mencionar. Así que echemos un vistazo más de cerca a los programas de software que dan a las empresas un control total sobre su inventario con sólo unos pocos clics del ratón.
#1. Software de gestión de inventario
Puede realizar un seguimiento de los pedidos, los niveles de inventario, las ventas y el cumplimiento con soluciones de software integrales como Zoho Inventory Orderhive Brightpearl TradeGecko y Skubana.
Conectan toda su cadena de suministro, en pocas palabras. De esta forma, siempre sabrás la cantidad exacta de productos que tienes en el almacén ya la salida.
Asegúrese de que la plataforma que seleccione interactúe con otras tecnologías esenciales, como su sistema CRM, la plataforma de tienda de comercio electrónico y el software de contabilidad.
#2. software de control de inventario
Dentro de su almacén e instalaciones de almacenamiento, también puede encontrar software que está completamente dedicado al control de inventario.
Puede crear procesos de inventario efectivos utilizando herramientas como Odoo Korber y Fishbowl. Al reducir los niveles de existencias, el objetivo es maximizar el espacio del almacén y reducir los gastos. Sin embargo, también tendrá suficiente stock disponible para minimizar la posibilidad de que se agote.
Los códigos de barras inteligentes y las etiquetas RFID también son fáciles de integrar con estos sistemas centrados en el almacén para una gestión rápida del stock.
#3. Software de control de existencias omnicanal
Hay programas creados expresamente para ayudarlo a administrar el stock en numerosas plataformas si almacena productos en redes minoristas y mercados de terceros.
El software Digital Shelf de ChannelSight ofrece datos de inventario y gestión de existencias más detallados. La información en tiempo real sobre cambios de existencias y precios para cada canal en el que vende se incluye en sus informes de cobertura integral. Garantizar que los productos estén siempre disponibles y siempre a un precio justo permite a las marcas mejorar las ventas.
¿Qué es la gestión de stock e inventario?
El inventario contiene todos los elementos que componen los activos de la empresa, mientras que las existencias solo incluyen aquellos que están disponibles para la compra.
¿Cuáles son los 4 tipos de gestión de inventario?
La gestión justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedidos (EOQ) y los días de ventas de inventario (DSI) son los cuatro tipos diferentes de gestión de inventario.
¿Cómo se realiza un seguimiento del inventario de existencias?
A medida que avanza:
- Seleccione una herramienta para administrar su inventario.
- Priorice la previsión
- Vender productos cronológicamente
- Piense en la demanda de productos.
- Realizar recuentos de inventario
¿Qué es el método de stock básico de gestión de inventario?
El enfoque de inventario base es una técnica de valoración de activos de inventario en la que se utiliza el método LIFO para todo el inventario posterior y se documenta el costo de adquisición de la cantidad mínima de inventario requerida para continuar las operaciones.
¿Qué es la regla 80-20 en el inventario?
Según la regla del 80/20, el 20% de los esfuerzos, consumidores o cualquier otra unidad de medida produce el 80% de los resultados. La regla dice que las empresas obtienen alrededor del 80% de sus ingresos con el 20% de sus ganancias cuando se aplican al inventario.
¿Cómo se mantiene el inventario de existencias en Excel?
Consejos sobre cómo controlar su hoja de cálculo de Excel para que pueda realizar un seguimiento preciso del movimiento del inventario
- Evite trampas y errores con el inventario de Excel.
- Actualice de inmediato.
- Emplear la nube.
- Dedique algún tiempo a combinar los datos.
- Analiza tus datos.
- Revisión y auditoría.
- Sepa cuándo actualizar.
¿Cuáles son las 3 técnicas principales de gestión de inventario?
Las estrategias pull, push y just-in-time (JIT) son las tres técnicas de gestión de inventario más populares utilizadas por la mayoría de las empresas.
Conclusión
En el mundo actual del comercio electrónico, un procedimiento optimizado de gestión de inventario de existencias es esencial para el rendimiento empresarial, además de ser una ventaja competitiva. Está bien encaminado para mejorar la gestión de existencias y cumplimiento, lo que beneficiará los resultados de su empresa ahora que hemos cubierto los procesos y las herramientas necesarios.
- GESTIÓN EFECTIVA DE INVENTARIO: Guía para hacerlo 2023
- GESTIÓN SIMPLE DE INVENTARIO: Sistema, Servicios, Software y Más
- LAS MEJORES APLICACIONES PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN 2023
- Los mejores 15+ SISTEMAS DE INVENTARIO PARA PEQUEÑAS EMPRESAS en 2023 (+ Opciones gratuitas)
- GESTIÓN Y SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO: Mejores prácticas
Referencias
