Suele decirse que tomar medidas preventivas de antemano siempre es preferible a las medidas curativas. ¡Esto es aplicable a todos los aspectos de la vida! Incluso cuando se trata de analizar posibilidades durante el ciclo de vida de un proyecto. Ya sea que esté vinculado a costos, planes o procedimientos, los proyectos enfrentan desafíos durante la ejecución. En realidad, al menos uno de cada seis proyectos de TI se convierte en un "cisne negro" debido a un exceso de costos del 200 por ciento o un exceso de programación del 70 por ciento. Estas son amenazas negativas que surgen de repente y causan problemas. Y, si no se maneja adecuadamente, ¡podría poner en peligro el rendimiento general de un proyecto! Entonces, ¿cómo se pueden identificar, manejar y enfrentar tales amenazas imprevistas? Bueno, poner en marcha un plan de gestión de riesgos adecuado, combinado con las herramientas adecuadas (por ejemplo, Bit.ai o Google Docs, por ejemplo) podría ayudar.
Hoy, más del 27% de las empresas incluyen prácticas de gestión de riesgos en sus planes de gestión de proyectos. ¡Esto se debe a que una gestión de riesgos bien planificada puede reducir los problemas del proyecto en un 80%–90%!
Como resultado, un buen plan de gestión de riesgos puede ayudarlo a evitar riesgos imprevistos. Esto se puede lograr básicamente al considerar todos los escenarios potenciales que pueden surgir durante el curso de la ejecución de un proyecto.
Con solo unos sencillos pasos, aprenderá a crear un plan de gestión de riesgos bien pensado para todos sus proyectos. Sólo tienes que aguantar un poco más.
¿Qué es exactamente un Plan de Gestión de Riesgos?
Un plan de gestión de riesgos es un documento bien definido que explica cómo manejar riesgos particulares y qué pasos de gestión deben tomarse para minimizar o eliminar las amenazas a las actividades y resultados del proyecto.
El plan de gestión de riesgos literalmente instruye a los equipos sobre los pasos que deben seguir para identificar, evaluar y responder a todos los riesgos que están presentes en el proyecto.
Nota: ¡La definición anterior del plan de gestión de riesgos es aplicable a una amplia gama de programas, incluidas las iniciativas empresariales y de TI!
Este plan es parte de un proceso de gestión de riesgos más amplio que se ejecuta a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Además, el mecanismo de gestión de riesgos reúne todas las facultades que motivan al equipo de gestión del proyecto a actuar para mitigar los riesgos.
Los riesgos se pueden manejar/administrar de cuatro maneras:
Todos sabemos que los riesgos son impredecibles cuando se trata de la planificación de proyectos. Sin embargo, algunas de las amenazas que planeó evitar ocurren, y es entonces cuando debe lidiar con ellas.
Por lo tanto, hay una variedad de formas de lidiar con los riesgos. Sin embargo, la respuesta que seleccione debe estar determinada por la probabilidad de que ocurra el riesgo y la gravedad de los efectos del riesgo en el proyecto.
Evitar: cuando se trata de riesgos, el mejor curso de acción es, en la mayoría de los casos, ¡evitarlos! Difícilmente tendrá ningún efecto en su proyecto si puede evitar que suceda fácilmente.
Mitigar: si no puede eliminar el riesgo, al menos puede protegerlo para reducir el impacto. Esto implica tomar medidas conscientes para garantizar que el impacto cause el menor daño posible a su proyecto.
Transferencia: Transferir un riesgo a un tercero es otra excelente manera de lidiar con él. Y comprar un seguro es una de las formas más fáciles y populares de hacerlo.
Aceptar: si nada más funciona, tendrás que aceptarlo. Aceptar los riesgos le permite trabajar para evitarlos antes de tiempo.
Sin embargo, cuando aparece un riesgo, a menudo es demasiado tarde para intervenir. Es por eso que necesita un plan de gestión de riesgos bien pensado desde el principio.
¡Pasos para crear un plan de gestión de riesgos desde cero!
Cada nuevo proyecto trae consigo un nuevo conjunto de riesgos. Si su empresa no puede eliminar completamente las amenazas, debería poder mitigarlas y predecirlas con la ayuda de un plan de gestión de riesgos.
Sin embargo, deberá optimizar la estrategia de gestión de riesgos del equipo y hacerlos más flexibles y ágiles al tratar con incidentes negativos siguiendo estas medidas.
#1. Da el primer paso. Determinar el riesgo
Prever los peligros potenciales del proyecto no tiene por qué parecer un callejón sin salida para una empresa. Identificar riesgos, por otro lado, es una experiencia de aprendizaje de la que todo el equipo se beneficiará y participará.
En la gestión de riesgos, puede aprovechar rápidamente la experiencia y los conocimientos combinados de todo el equipo. Solicite que los miembros del equipo reconozcan cualquier amenaza de la que sean conscientes o que hayan encontrado anteriormente. Este movimiento promueve la conectividad y el aprendizaje multifuncional.
#2. Examinar el riesgo
Es hora de profundizar un poco más una vez que usted y su equipo hayan identificado posibles problemas.
Ahora deberá hacer las siguientes preguntas para analizar el riesgo de manera efectiva;
¿Con qué frecuencia ocurren estos peligros?
Y, si lo hacen, ¿cuáles serán las ramificaciones?
Su equipo evaluará las consecuencias y la probabilidad de cada riesgo en este paso para determinar dónde enfocarse primero.
El análisis de riesgos considera cosas como la pérdida financiera potencial de la organización, el tiempo perdido y la magnitud de los efectos.
Eventualmente, descubrirá cualquier problema común en un proyecto. Esto le ayudará a afinar el plan de gestión de riesgos para proyectos potenciales al poner cada riesgo bajo el microscopio.
#3. Priorizar el Riesgo
Ahora es el momento de priorizar sus riesgos después de haberlos analizado en profundidad. Considere la probabilidad de que ocurra cada riesgo, así como su impacto potencial en el proyecto al clasificarlos.
Este paso le brinda una vista panorámica del proyecto e identifica dónde debe concentrar sus esfuerzos el equipo. Pero lo más importante, les ayudará a identificar soluciones viables para cada riesgo que se ha priorizado.
Como resultado, el proyecto evitará demoras e interrupciones durante la etapa de tratamiento.
#4. tratar los riesgos
Esto implica establecer el plan de tratamiento una vez que se han establecido los riesgos. Comience con el riesgo de mayor prioridad y evalúe la capacidad del equipo para mitigar o resolver el riesgo de modo que ya no represente una amenaza para el proyecto.
Sin embargo, administrar y manejar el riesgo de manera efectiva a menudo implica hacer el mejor uso de los recursos del equipo mientras se mantiene el proyecto en marcha. A medida que pasa el tiempo y acumula un archivo más amplio de sus proyectos anteriores, incluidos los registros de riesgos, podrá anticipar peligros futuros de manera más proactiva que reactiva.
#5. Ojo con el riesgo.
A medida que avanza el proyecto, el plan de gestión de riesgos realiza un seguimiento de todos los peligros que pueden surgir en el camino. Y dado que se informa el resultado completo del plan, ¡hacer un seguimiento de esos objetivos en movimiento se vuelve crucial! Es importante revisar este documento periódicamente.
Las ventajas de crear un plan de gestión de riesgos
Los planes de gestión de riesgos tienen una serie de ventajas que hacen que el documento valga la pena para cualquier negocio. Y en su mayor parte, desde ayudar a las empresas a identificar posibles amenazas hasta gestionarlas, lo tenemos cubierto.
Las empresas se prepararán para estas amenazas y las enfrentarán a medida que ocurran si son conscientes de ellas.
#1. Mejora los resultados
Sus posibilidades de completar con éxito un proyecto aumentan cuando define un plan de gestión de riesgos para su empresa. Minimiza y reduce los riesgos negativos, permitiendo que los proyectos se completen a tiempo.
Esto también ayuda al equipo a mantenerse dentro del presupuesto y lograr sus objetivos.
#2. Le ayuda a ser proactivo en lugar de reactivo.
En lugar de luchar continuamente contra incendios, tener un plan de gestión de riesgos transparente le permite ser proactivo y tomar medidas para minimizar los posibles problemas antes de que ocurran.
A largo plazo, su equipo asumirá el riesgo identificado y lo transformará en planes de acción que minimizarán la probabilidad de que ocurra.
#3. Te ayuda a evaluar todo el proyecto
Puede medir la eficacia de sus tareas gestionando la exposición al riesgo y aprovechando las oportunidades que se basan en los puntos fuertes de su organización con la ayuda de un plan de gestión de riesgos. En otras palabras, lo ayuda a evaluar el progreso de su proyecto actual y desarrollar las mejores prácticas para el futuro.
Cómo crear un plan de gestión de riesgos con ejemplos
¿Está listo para comenzar a escribir su plan de gestión de riesgos? Bueno, hay toneladas de herramientas de planes de gestión de riesgos que son capaces de ayudarte en el menor tiempo posible.
Solo veremos un ejemplo de las diversas herramientas del plan de gestión de riesgos a su disposición, la más popular de las cuales es Bit.ai.
bit.ai es una plataforma de intercambio de documentos en línea de la nueva era que le permite crear increíbles documentos de planes de gestión de riesgos, planes de gestión de proyectos, planes de productos y otros documentos de la empresa en minutos. Bit es un buen ejemplo de una herramienta de plan de gestión de riesgos ideal para equipos que desean que su proceso de planificación sea más inmersivo y colaborativo.
Además, Bit proporciona una ubicación central para que los trabajadores colaboren y ejecuten tareas al mismo tiempo, además de compartir su experiencia. También tiene una biblioteca de contenido donde puede guardar y acceder fácilmente a todas sus fotos, archivos y contenido digital, ¡haciendo que su flujo de trabajo sea más fluido que nunca!
¡Simplemente cree un espacio de trabajo, invite a los miembros de su equipo y comience rápidamente a producir documentos de trabajo como planes de productos! ¡También puede compartir estos documentos con clientes externos, asociados, organizaciones y otros para obtener comentarios precisos sobre cómo trabajaron con ellos!
Otras herramientas capaces de llevar a cabo las mismas funciones bajo una luz diferente incluyen Google Docs, WPS, Microsoft Word en línea, etc.
Sin embargo, en caso de que necesite una muestra de cómo debería ser un plan de gestión de riesgos, aquí hay uno;
Encontrará más detalles sobre esta muestra en nuestra publicación sobre estrategias de gestión de riesgos.
¿Cuáles son los 5 pasos para un plan de gestión de riesgos?
Hay 5 pasos para un enfoque exitoso de gestión de riesgos.
- Identifica el riesgo.
- Evaluar el riesgo.
- Pon el riesgo primero.
- Manejar el riesgo.
- Observa el riesgo.
¿Cuáles son los principales contenidos del Plan de Gestión de Riesgos?
Un buen plan de gestión de riesgos normalmente consta de cinco componentes. Consisten en definiciones, suposiciones y una estructura que describe el desglose del riesgo, el impacto, el costo y el cronograma.
¿Qué es un ejemplo de un plan de gestión?
Un plan de gestión puede especificar, por ejemplo, cuántos vendedores se necesitarán y cuánto costará lograr un aumento del 25 por ciento en las ventas. Priorizar objetivos y tareas implica clasificar los objetivos según su valor relativo.
¿Cuál es el propósito de utilizar un plan de gestión de riesgos?
El objetivo de un plan de gestión de riesgos es ayudarlo a identificar, evaluar y planificar los posibles riesgos de gestión de proyectos.
AVISO DE RESPONSABILIDAD!
Estas herramientas están sujetas a su elección de decisión y verificación. No estamos patrocinados por ninguna de las plataformas y la información proporcionada aquí es según nuestro leal saber y entender.
Consideraciones Finales:
En todo tipo de proyectos, los riesgos son inevitables. Minimizará el error de manera más efectiva si tiene un plan de gestión de riesgos claramente definido que lo guíe a través del proceso.
Mientras tanto, es importante recordar que un plan de gestión de riesgos es un documento vivo que debe actualizarse a medida que cambian las circunstancias. Esta es la razón por la cual las herramientas para compartir documentos como Bit son ideales para crear dichos documentos porque le permiten editar cualquier documento en tiempo real y hacer los ajustes necesarios, además de usarlos como guías antes de comenzar un proyecto.
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