Las inversiones en recursos se encuentran entre las más costosas que puede realizar una empresa. La volatilidad del mercado puede conducir a la escasez de recursos, por lo que es necesario planificar los recursos y aprovechar al máximo el capital humano disponible. La planificación inteligente de recursos, la programación adecuada y la garantía de niveles de compromiso y satisfacción del personal son parte de una gestión eficiente de los recursos. Sin embargo, la productividad, el rendimiento y la rentabilidad de un proyecto pueden beneficiarse de los administradores de recursos que emplean métodos sólidos en la gestión y planificación de recursos. Sin embargo, acortar este proceso y no tomar una decisión oportuna tendrá un impacto negativo en el propósito comercial de la organización. En este artículo, explicamos los tipos de planificación de recursos, ejemplos y de qué se trata un sistema de planificación de recursos empresariales.
¿Qué es la planificación de recursos?
El término "planificación de recursos" se refiere al proceso de asignación de recursos del equipo, o personas, a las tareas. Garantiza la finalización del proyecto sin contratiempos ni desacuerdos y con todos los resultados deseados. No hay un bien o un mal absoluto cuando se trata de planificar recursos. Lo que es correcto para un grupo puede no ser óptimo para otro.
Aunque puede parecer sencillo a primera vista, la planificación de recursos es en realidad bastante difícil. Se requiere una preparación cuidadosa para garantizar que las tareas se asignen a las personas adecuadas sin interrumpir el progreso del proyecto. Es en este contexto que el software como eResource Scheduler, que ayuda con la programación de recursos, se vuelve indispensable.
Deshazte de las conjeturas al asignar recursos y observa cuánto más productivo se vuelve tu equipo.
Si gestiona proyectos en una agencia, empresa de consultoría o empresa de tecnología de la información, sabe lo importante que es la planificación de recursos. Sin embargo, al igual que su hermano popular, la planificación de la capacidad, la planificación de recursos con frecuencia se malinterpreta, se subestima y se infrautiliza.
Una buena planificación de recursos mejora la productividad, reduce los costos y reduce los cuellos de botella costosos para las empresas de servicios profesionales.
¿Por qué es importante la planificación de recursos?
Es imposible exagerar el valor de una planificación cuidadosa de los recursos. Los gerentes de proyectos deben ser expertos en trasladar recursos a donde tendrán el mayor impacto. Y esto no es posible sin métodos adecuados de planificación de recursos. De lo contrario, estás volando a ciegas, sin idea de cómo o cuándo reorganizar los recursos para obtener el máximo efecto.
El estudio de McKinsey, "Cómo la asignación ágil de recursos puede duplicar el valor de su empresa", analiza los resultados del cambio de activos financieros, humanos y administrativos. Reveló que el 83% de los directores ejecutivos y ejecutivos de nivel C mencionaron la reasignación de recursos como el factor más importante para impulsar la expansión comercial.
El elemento 'talento' de la ecuación es uno de varios factores que contribuyen a la expansión de una empresa. Su empresa puede beneficiarse de la planificación de recursos haciendo lo siguiente:
- Impulsar la comunicación con los clientes y otros contactos importantes
- Predecir el éxito futuro del proyecto conociendo los recursos disponibles
- Impulsar la productividad y reducir los activos 'inactivos' o improductivos
- Aprovechar al máximo lo que tienes para lograr tus objetivos se llama optimización de recursos.
- Mejorar la moral en el trabajo y mantener a los empleados cerca
- Abordar las tareas de manera deliberada y reflexiva (en lugar de al azar).
Además, un procedimiento de planificación de recursos eficiente puede determinar la combinación óptima de recursos necesarios para terminar un proyecto a la luz de sus demandas, que se ven afectadas por tres elementos: los requisitos del proyecto, sus restricciones y sus oportunidades.
Una buena planificación de recursos también revela posibles áreas de incompatibilidad. Tenga en cuenta que esto es además de ayudarlo a realizar la tarea a tiempo y dentro del presupuesto.
Tipos de planificación de recursos
Estos son los 2 tipos principales de planificación de recursos.
#1. Planificación de recursos multidimensionales
El uso de la planificación multidimensional permite que varios grupos de recursos coexistan dentro de un solo plan de recursos. Permite asignaciones de recursos más granulares para las aplicaciones, lo que a su vez conduce a un aumento en el uso de recursos. Además, puede aceptar asignaciones de recursos multidimensionales, donde cada asignación puede solicitar cantidades variadas de diferentes tipos de recursos físicos, incluidos, entre otros, núcleos de CPU, RAM y la cantidad de discos. Dentro del mismo clúster, puede aplicar la planificación de recursos multidimensional junto con la planificación basada en ranuras.
#2. Planificación de recursos basada en ranuras
La planificación basada en espacios le permite trabajar con un grupo de recursos por plan de recursos, configurar sus propios espacios para cada consumidor hasta que el saldo de cada sucursal de consumidor en cada período sea adecuado para sus requisitos y especificar la proporción de participación que se aplica a través de consumidores que operan al mismo nivel en una sola sucursal.
Para interactuar con la planificación de recursos basada en ranuras, vaya a la opción de menú Recursos > Planificación de recursos (ranuras) en la consola de administración del clúster. Desde la GUI de administración del clúster, también puede cambiar su plan de base de ranuras actual a uno multidimensional.
¿Cuáles son los cinco pasos de la planificación de recursos?
Para maximizar la producción, las empresas con más de 50 colaboradores necesitan un software potente pero simple para administrar estos activos. ¿Está su empresa tratando de encontrar formas prácticas de mejorar su gestión de recursos? Los cinco pasos de la planificación de recursos y algunas ideas sobre cómo incorporarlos en su flujo de trabajo actual se describen a continuación.
#1. Estrategias
Debe tomarse el tiempo para examinar la cartera de proyectos antes de que pueda comenzar a pensar en los recursos disponibles o dónde cada uno puede aportar el mayor valor. ¿Cómo se ve el trabajo? ¿Qué proyectos tienen la mayor importancia a los ojos del liderazgo?
Además, debe asegurarse de que está creando relaciones con el equipo que administra su cartera si desea estar al tanto del trabajo inminente que se le asignará como administrador de recursos. Estas conexiones serán beneficiosas para usted durante todo el proceso de planificación de recursos.
#2. Planificación
Una vez captada la cartera, se podrán determinar los requerimientos de los distintos recursos. Trabaje con el equipo del proyecto de la cartera para determinar quién participará y qué habilidades necesitarán para tener éxito en sus puestos, independientemente de cuándo esté programado el inicio del proyecto.
Para motivar al equipo a considerar cuidadosamente sus propios requisitos, la planificación temprana es esencial. Identifique las funciones y la experiencia relevantes, luego optimice las fortalezas de sus recursos para el proyecto.
Por otro lado, si se trata de una estrategia de última hora, querrá ponerse a trabajar lo antes posible para determinar de manera precisa y exhaustiva los roles necesarios para que pueda analizar de manera realista la disponibilidad de esos puestos y hacer los ajustes necesarios. . Si tienes más tiempo, puedes explorar más posibilidades.
#3. Preparándose para una ejecución
Cuando el portafolio esté completo, ¡la verdadera diversión puede comenzar! Es hora de dividir la carga de trabajo entre los miembros del equipo y asignar los recursos disponibles. Aquí es donde sus habilidades como administrador de recursos pueden realmente mostrarse. La gestión de recursos implica equilibrar los recursos disponibles con los requisitos urgentes y luego utilizar las habilidades de las personas al máximo.
#4. Implementación de una estrategia de cartera
El cambio de la planificación de hipótesis a la gestión de datos reales se produce cuando los recursos se han asignado de la mejor manera posible y la cartera de proyectos ha comenzado. ¿Está aumentando la cantidad de tiempo dedicado a un proyecto? ¿Existe la necesidad de reasignar recursos porque han surgido nuevos proyectos de mayor prioridad en el último minuto?
El cambio es algo que sabemos que se avecina, pero es difícil prepararse para él hasta que realmente ocurre. Vigilar el rendimiento de la cartera requiere ajustar constantemente la asignación de recursos y probar situaciones hipotéticas.
#5. Evaluar
Considere su base de datos como un tesoro oculto. Una vez terminado el trabajo, comparar el pronóstico con los datos reales es un paso crucial para prepararse para lo que sigue. Considere la precisión del pronóstico, determine qué estaba fuera de su control y use ese conocimiento para mejorar las estrategias futuras.
Por eso es fundamental contar con un sistema de gestión de recursos que pueda generar estadísticas completas. Las decisiones deben basarse en el análisis de hechos históricos. Puede utilizar las funciones analíticas predictivas de Tempus Insight+, por ejemplo, para asegurarse de que nunca pasa por alto ninguna información relevante que se esconde dentro de sus datos. Con más de 100 controles para visualizar datos, puede estar seguro de que está contando la narrativa correcta.
Independientemente de dónde se encuentren al principio, cualquier empresa puede lograr un gran progreso hacia la madurez de la gestión de recursos siguiendo estos cinco pasos. La capacidad de un administrador de recursos para hacer coincidir los recursos con los proyectos para lograr una productividad óptima y los mejores resultados de valor depende de la profundidad de la comprensión del conjunto de recursos disponibles por parte de ese administrador.
Ejemplo de planificación de recursos
Es un desafío ganar objetividad cuando estás inmerso en los detalles de un escenario. Entonces, deje de lado los recursos humanos por un momento y considere los tractores.
Supongamos que tiene un trabajo que requiere que alquile un tractor. El día en que desea comenzar a usarlo debe ser el día en que recibe la entrega. Y es importante que nos lo devuelva lo antes posible. Si no lo hace, terminará gastando dinero aunque no lo utilice.
En lugar de dejar que el tractor permanezca inactivo mientras espera la próxima tarea crítica del tractor, es probable que reprograme estas tareas para cuando el tractor esté disponible.
Lo mismo se aplica a los recursos humanos de su organización.
Si hace un buen trabajo en la asignación de recursos, puede asegurarse de que los empleados estén trabajando en las cosas adecuadas. Como resultado, tanto la productividad como la rentabilidad se ven impulsadas. Pero si comete un error, es posible que espere gastar más de lo que pretendía. Además, lee ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS: Todo lo que necesitas saber.
¿Cómo funciona la planificación de recursos?
Un plan de gestión de recursos, o RMP, es un documento o instrumento que establece cómo una organización planea asignar sus recursos disponibles a medida que avanza el proyecto.
Para completar efectivamente el proyecto, el plan puede detallar la adquisición y asignación de recursos como mano de obra, herramientas y bienes inmuebles. Los elementos que pueden incluirse en este encabezado incluyen los procesos para la planificación y el seguimiento de los recursos, las personas clave a cargo de la dotación de recursos del proyecto y un inventario completo de todos los recursos que se sabe que son necesarios para terminar con éxito el proyecto.
Además, el enfoque del equipo para administrar sus recursos debe compartirse abiertamente y, a menudo, actualizarse a medida que se desarrolla el proyecto. Este documento debe actuar como la autoridad final sobre qué recursos se han utilizado hasta este punto en el cronograma del proyecto y qué recursos se necesitarán durante la duración del proyecto, lo que permite a los gerentes de proyecto tomar decisiones informadas.
Los detalles de la estrategia de gestión de recursos de un proyecto determinarán su profundidad y amplitud. Sin embargo, lo siguiente se ve típicamente en un plan para administrar recursos:
- Recursos: La columna vertebral de cualquier buena estrategia es un inventario detallado de todas las herramientas y materiales a su disposición. Debido al frecuente intercambio de recursos entre proyectos, esta lista puede generarse a nivel de cartera o de negocio. La disponibilidad y la utilización de los recursos se pueden comprender mejor con la ayuda de gráficos de gestión.
- Costo: los gerentes de proyecto pueden rastrear la tarifa pagada al cliente, además del costo directo de los recursos para el negocio. Los gerentes de proyectos pueden realizar un seguimiento de los salarios por hora de los empleados para calcular los costos de nómina.
- Disponibilidad: para evitar contratiempos y conflictos de recursos, es crucial saber qué recursos están disponibles. Para los activos tangibles, tenga en cuenta los plazos de entrega de los pedidos y otras limitaciones de recursos.
Planeación de Recursos Empresariales
A medida que las empresas se expanden, alcanzan un punto de inflexión en el que las hojas de cálculo ya no pueden mantenerse al día con la carga de trabajo. El software como la planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudar a las empresas a mantenerse ágiles y eficientes a medida que crecen al recopilar y organizar datos cruciales. Incluso si la mayoría de los empresarios están familiarizados con la palabra "ERP", es posible que no entiendan todo el potencial de la planificación de recursos empresariales para sus empresas.
Sin embargo, los sistemas modernos de planificación de recursos empresariales (ERP) están lejos de ser simplistas y tienen pocas similitudes con sus predecesores de décadas pasadas. La automatización inteligente, la eficiencia mejorada y los conocimientos en tiempo real ahora están disponibles en toda la empresa gracias a su entrega basada en la nube y la utilización de tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático. El moderno software de planificación de recursos empresariales (ERP) en la nube brinda a las empresas la cooperación, la agilidad y la velocidad que necesitan para tener éxito al vincular las operaciones internas con socios comerciales y redes en todo el mundo.
¿Qué es la planificación de recursos empresariales?
ERP, o planificación de recursos empresariales, es una aplicación que automatiza las actividades de la empresa y proporciona información y controles internos basándose en una base de datos centralizada que agrega datos de contabilidad, fabricación, gestión de la cadena de suministro, ventas, marketing y recursos humanos (HR).
Cada empresa tiene que realizar tareas que incluyen una amplia gama de personas y funciones. Sin embargo, esto se vuelve difícil cuando los datos necesarios para realizar operaciones y tomar decisiones importantes están dispersos entre bases de datos aisladas. Los empleados tienen dificultades para localizar y, en algunos casos, no tener acceso a los datos que necesitan, ya sea que estén almacenados en un software básico de gestión empresarial o en hojas de cálculo. Para realizar un seguimiento de los costos, por ejemplo, los departamentos de contabilidad y FP&A pueden mantener hojas de cálculo separadas con datos contradictorios.
Se vuelve cada vez más difícil mantener a todos en sintonía a medida que una empresa se expande y la productividad y la colaboración sufren como resultado del uso de varias fuentes de datos incompatibles. Dado que no existe un repositorio único para todos los datos corporativos críticos, los empleados a menudo pierden tiempo buscando documentos e incluso pueden realizar las mismas tareas dos veces. Debido a esto, es más difícil comprender la naturaleza interconectada de los diversos factores que influyen en su empresa.
Este problema se aborda mediante un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que almacena datos en un solo lugar para facilitar el acceso a todos los departamentos. Además de resolver los problemas causados por los datos de varias fuentes, esto permite al usuario realizar análisis hipotéticos, identificar oportunidades para mejorar los procesos y lograr ganancias significativas en la eficiencia. Dado que se dedica menos tiempo al descubrimiento de datos, se reducen los costos y aumenta la productividad.
¿Por qué es importante el ERP para las empresas?
Las empresas que se preocupan por la gestión eficiente de los recursos ahora deben tener sistemas de planificación de recursos empresariales. Pueden ayudar a la gerencia de alto nivel a reasignar recursos o desarrollar operaciones fundamentales que sean más eficientes y rentables.
Cuando se trata de hacer planes y coordinar con otros, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) también es útil. Los trabajadores pueden ver información granular sobre lo que han pedido los clientes y lo que hay en stock, así como las órdenes de compra de los proveedores y las proyecciones de la demanda futura. Pueden hacer cambios para evitar problemas si es necesario. Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) impulsa el trabajo en equipo y la comunicación, ya que los empleados pueden ver el progreso de otras divisiones como referencia.
Además de ser un depósito central de información, un sistema de planificación de recursos empresariales ofrece una gran cantidad de informes y análisis detallados. La capacidad de ERP para transformar datos sin procesar en tablas y gráficos visualmente atractivos que resaltan patrones y facilitan el modelado de resultados potenciales es muy valorada por la gerencia de alto nivel.
¿Cómo funciona un sistema ERP?
Para funcionar, los sistemas de planificación de recursos empresariales se adhieren a una estructura de datos estricta y estandarizada. Cuando los datos se ingresan en una división, son inmediatamente accesibles para otras personas autorizadas en la empresa. Este formato estandarizado es útil para mantener a todos en la misma página. Tomemos el caso de un distribuidor regional de alimentos con varias sucursales que con frecuencia comparten recursos, como inventario y empleados. Los datos de calidad, ventas y personal se rastrean de forma lógica dentro del sistema de planificación de recursos empresariales.
Luego, la información en tiempo real se integra a los flujos de trabajo y procedimientos de la empresa. Las operaciones pueden garantizar que los niveles de personal estén en línea con los patrones de tráfico, y la gerencia puede ver si una ubicación es considerablemente mejor para evitar el deterioro que un sitio hermano en algunas ciudades e intentar averiguar por qué. Finanzas puede ayudar a los directores ejecutivos a decidir si combinarse comparando las ventas con los alquileres.
Cuando una corporación tiene módulos para cada función comercial importante y garantiza una entrada de datos rápida y correcta, es cuando los sistemas ERP realmente brillan. Y cuantas más personas puedan beneficiarse de esta información, mejor.
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) generalmente se puede integrar con los diversos sistemas comerciales de una empresa para permitir la transferencia de datos sin problemas. Además, esta información en tiempo real se puede aplicar a cualquier proceso o flujo de trabajo en la instancia de ERP.
Beneficios clave del ERP
Los diversos beneficios de un sistema de planificación de recursos empresariales exitoso dependen de las especificaciones de la implementación del sistema. Por ejemplo, el ERP local tiene algunas ventajas que el ERP en la nube no tiene. Sin embargo, hay seis ventajas significativas compartidas por todos los sistemas ERP de última generación en la actualidad:
- Menos riesgoso: aumente la transparencia y la gestión de la empresa, cumpla con todos los puntos de referencia regulatorios y proteja contra cualquier amenaza.
- Aumenta la productividad: se puede acceder a la información sobre clientes, proveedores y socios de forma rápida y sencilla gracias a los sistemas ERP. Como resultado, tenemos clientes más felices y trabajadores más satisfechos, así como tiempos de respuesta más rápidos y niveles más altos de precisión. Además, a medida que una empresa se vuelve más eficiente, muchos de los costos asociados con el funcionamiento de ese negocio se reducen.
- Mejora el trabajo en equipo: los departamentos tienen una mayor capacidad para trabajar juntos y compartir información; una fuerza laboral cooperativa puede impulsar la productividad y la moral al ayudar a los trabajadores a comprender su papel en el logro de los objetivos de la empresa. Además, el tiempo que antes se dedicaba a las tareas manuales rutinarias se libera para que los trabajadores puedan concentrarse en proyectos más importantes.
- Ganancias de flexibilidad: las operaciones efectivas y el acceso oportuno a datos relevantes le permiten aprovechar las oportunidades a medida que surgen.
- Para una TI más sencilla: puede optimizar la TI y hacer que la vida de todos sea más fácil cambiando a aplicaciones ERP que funcionan juntas y comparten una única base de datos.
- Fortalece los informes: una mejor visualización de los datos en tiempo real desde un repositorio central puede ser útil para algunas empresas. Las empresas pueden planificar, presupuestar y pronosticar mejor sus operaciones, así como actualizar a las partes interesadas, como los accionistas, cuando sus informes son precisos y completos.
¿Cuáles son los elementos clave de la planificación de recursos?
La planificación de la capacidad, la previsión de la demanda y la responsabilidad son los tres elementos sobre los que se construye una estrategia de planificación de recursos. Los gestores de proyectos deben conocer tanto la capacidad de producción de la empresa como la demanda de los clientes.
Conclusión
En conclusión, la planificación de recursos se utiliza en la gestión de proyectos para asignar y controlar los recursos disponibles. Cuando las empresas tienen una estrategia para administrar sus recursos, pueden responder mejor a los contratiempos y recuperarse de ellos. The Digital Project Manager es una lectura obligada para cualquier persona interesada en aprender más sobre los entresijos de la gestión de proyectos.
Preguntas frecuentes sobre planificación de recursos
¿Cuáles son las ventajas de la planificación de recursos?
- Reduce los gastos
- Ayuda a proporcionar un servicio superior a los clientes.
- Ahorra tiempo:
- Impulsa la asignación efectiva de recursos
¿Qué es una herramienta de planificación de recursos?
La planificación de recursos es un tipo de herramienta utilizada en la gestión de proyectos que ayuda a organizar y asignar los recursos disponibles. Además, puede ver qué recurso está trabajando en qué proyecto, a qué hora y durante cuánto tiempo.
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Referencia
