Probablemente haya una sensación de urgencia cuando esté listo para contratar a un empleado que debe ser reemplazado, su equipo necesita crecer para satisfacer las demandas comerciales o está buscando talentos especializados y experiencia para completar el equipo de sus sueños. Es tentador ir directamente a la descripción del trabajo. Pero mantén tus caballos: primero deberás completar una solicitud de trabajo antes de presionar publicar. Luego, para lograr eso, es donde entran el número de solicitud, la solicitud de trabajo, los ejemplos, la compra, cómo escribirlo y mucho más. Date un buen paseo mientras aprendes todo lo que debes.
¿Qué es una requisición?
Una solicitud es una solicitud formal de un servicio o artículo que normalmente se realiza en un formulario de solicitud de compra u otro documento estandarizado. El proceso de solicitud es un método estandarizado de seguimiento y contabilidad para todas las solicitudes presentadas por una empresa.
General
Un número de solicitud es un documento que origina una solicitud para una determinada actividad y también registra esa acción con fines informativos. Si los empleados de una empresa necesitan suministros adicionales, utilizarán una solicitud de compra. Las solicitudes alguna vez usaban formularios en papel, pero la mayoría de las organizaciones ahora emplean procesos de número de solicitud digital que permiten un seguimiento más rápido del proceso, incluido el inventario. contabilidad. Para mejorar el control del inventario, este tipo de solicitudes actualizan con frecuencia el inventario automáticamente.
La eficiencia y la responsabilidad de una mejora del proceso de solicitud estandarizado en todos los puntos de interacción. La solicitud de compra, en lugar de permitir personas tomar los suministros que quieran cuando los quieran, proporciona una forma más controlada y documentada de gestionar las existencias internas de suministros y la demanda futura. En el campo de la medicina, por ejemplo, al solicitar exámenes de laboratorio, los médicos llenan un formulario de número de solicitud. La identificación del paciente y otra información médica se encuentran en estos formularios digitales, lo que garantiza que los pacientes reciban pruebas de laboratorio precisas.
Ejemplo de una solicitud
Considere el siguiente escenario para comprender mejor el proceso de solicitud. A el seguro médico El departamento de aprendizaje y desarrollo de la empresa necesita suministros nuevos para su programa de capacitación. Estos artículos deben pasar por el sistema de requisición de la compañía por parte del líder del equipo.
El líder del equipo revisa un catálogo y elige una variedad de cosas para ellos. El formulario de solicitud se completa y se envía a la gerencia para su aprobación. El gerente revisa la solicitud, la aprueba y luego la envía al departamento de compras.
El departamento de compras, al igual que el gerente, revisa y aprueba la demanda. Si hay algún error o no hay información suficiente, la solicitud puede ser devuelta al gerente o al solicitante para su revisión. No hay errores ni omisiones en este ejemplo, por lo que el proveedor recibe una orden de compra. La orden de compra especifica los detalles de la orden, como el tipo de producto y la cantidad requerida. La orden de compra es entregada al proveedor para su cumplimiento una vez finalizada la misma.
El proveedor recibe el pedido y celebra un contrato con el comprador por los productos requeridos. . El proveedor recibe dinero después de entregar los productos según lo requerido.
¿Qué es un número de solicitud de trabajo?
Un número de solicitud de trabajo es un conjunto de números o letras adjuntos a una oferta de trabajo específica en un sitio web. Los reclutadores utilizan los números como una forma de realizar un seguimiento de los solicitantes que se postulan para varios puestos. Los candidatos potenciales que necesitan mantener sus solicitudes organizadas también pueden usar los números de solicitud de trabajo. Cuando una empresa o negocio quiere anunciar varios puestos con el mismo título, los números de solicitud de trabajo se pueden usar para mostrar que hay varias vacantes. Además, un empleador puede solicitar que un solicitante envíe su solicitud o currículum junto con el número de solicitud de trabajo en lugar del título del puesto.
Formularios de solicitud estandarizados
El nombre de la persona que realiza la solicitud, la fecha de la solicitud, la fecha de entrega, el lugar de entrega y el departamento responsable de cumplir con la solicitud a menudo se encuentran en los formularios de solicitud. La firma de la persona que realiza la solicitud, así como la fecha en que quedó en los formularios. Estos procesos de requisición son cruciales en grandes para las fiestas. con varias ubicaciones.
Otro ejemplo de un procedimiento de requisición puede ser en el ámbito financiero, donde los accionistas pueden solicitar a la junta directiva de una corporación que vote sobre las resoluciones propuestas. Un proceso de requisición es, en esencia, un procedimiento registrado y formalizado para aumentar la eficiencia en un contexto comercial.
Diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra
El propósito de esta publicación es explicar las diferencias entre las solicitudes de compra y las órdenes de compra, así como brindar algunas recomendaciones sobre cómo optimizar el proceso de solicitud de compra para personas en finanzas o adquisiciones.
Antes de entrar en detalles, es fundamental comprender el papel fundamental que desempeñan las responsabilidades de adquisición y adquisición en las empresas en lo que respecta a la gestión de costos. En pocas palabras, estas divisiones desarrollan reglas y procedimientos de compras comerciales. Es su responsabilidad verificar que todas las compras corporativas sean rentables y aprobadas por las partes correspondientes. Uno de nuestros clientes, por ejemplo, es un proveedor de atención médica dental. Para garantizar que la empresa obtenga el mejor precio y administre el inventario de manera adecuada, los cepillos de dientes que recibe después de una visita al dentista deben comprarse a través del departamento de compras.
Con ese contexto crítico en mente, las solicitudes de compra y las órdenes de compra son documentos importantes que las empresas emplean para ayudar a administrar los gastos. Las organizaciones utilizan estos documentos por dos razones principales: les proporciona más control sobre los gastos de los empleados y, dado que las compras son más transparentes, es más probable que reciban descuentos en bienes o servicios.
¿Qué es una solicitud de trabajo?
Una solicitud de trabajo es un documento formal de los gerentes de departamento para solicitar nuevas contrataciones de personal. Una solicitud de trabajo es una solicitud de nueva contratación que incluye una explicación de la necesidad y un presupuesto estimado para la nueva contratación.
Una solicitud de trabajo es un documento formal que los gerentes de departamento utilizan para solicitar la contratación de nuevos personas. Cuando los gerentes de departamento necesitan una fuerza laboral adicional o para reemplazar la existente, completarán una solicitud de trabajo.
La importancia de la solicitud de empleo
La importancia de una solicitud de trabajo es que expresa la necesidad de personal nuevo por parte de los gerentes de departamento. Actúa como una solicitud de nueva contratación, así como una explicación de la necesidad y una estimación financiera para realizar una nueva contratación.
Como resultado, una solicitud de trabajo es un componente esencial del proceso de contratación, particularmente en empresas con procedimientos formales de recursos humanos.
Un gerente de departamento en una empresa de este tipo completa una solicitud de trabajo y la envía al departamento de recursos humanos. los HR El equipo evalúa las necesidades y los recursos necesarios para hacer una nueva contratación y, una vez que los responsables de la toma de decisiones han dado su aprobación, envía la solicitud de trabajo aprobada a los reclutadores, quienes luego preparan un anuncio de trabajo.
Cómo escribir una solicitud de trabajo
El proceso de generar una solicitud de trabajo diferirá mucho de una empresa a otra. Pero hay cuatro pautas generales a seguir.
# 1. Haz tu investigación
Debes entender lo que no está bien porque no tienes este trabajo. ¿Qué estará bien después de llenarlo y cómo influirá en el empresa como un todo, particularmente en términos de ingresos, calidad del producto o servicio y moral?
#2. Obtener la aceptación de las partes interesadas
Hable con las partes interesadas de otros departamentos para que acepten este puesto. Tiene un caso sólido si puede lograr que los líderes de otros departamentos apoyen una publicación que ni siquiera les reporta.
#3. Centrarse en los resultados
¿Qué logrará exactamente un candidato exitoso en este puesto? Proporcione objetivos específicos para 90 días, 120 días y un año para ayudar a la persona que autoriza la solicitud. Comprenda exactamente lo que está obteniendo la organización y cómo determinar si fue una contratación inteligente.
#4. Dar seguimiento una vez que se llene el puesto
Una vez que haya ocupado el puesto, eche un vistazo a nuestra guía de orientación para ayudarlo a comenzar.
¿Cuándo y por qué se deben usar las solicitudes?
Las requisiciones permiten una mayor supervisión de los recursos de la empresa, pero también pueden aumentar los gastos operativos. La decisión de una empresa de invertir en dichos procesos dependerá de sopesar los beneficios frente a los costos.
Los vehículos, las nuevas contrataciones y los bienes o equipos de alto precio o potencialmente peligrosos requieren requisiciones. Tener ese nivel de supervisión vale la pena el esfuerzo adicional requerido para enviar y manejar solicitudes.
Algunas empresas evitan por completo el proceso de requisición de productos de baja prioridad, como suministros de oficina, comprándolos y eliminándolos cuando se agotan.
Piense en las implicaciones para la moral corporativa de implementar controles demasiado estrictos en varios recursos. El resultado final se verá afectado si su personal se siente microgestionado y desconfiado debido a un número excesivo de procedimientos de solicitud.
Puede controlar mejor sus recursos sin ejercer una presión indebida sobre su personal o las operaciones diarias con la ayuda de un sistema de solicitud automatizado.
¿De qué manera son cruciales las solicitudes?
Las requisiciones son solicitudes formales e internas de cualquier cosa, ya sea en papel o electrónicamente, y su propósito es siempre la gestión de recursos.
Si necesita pedir prestado un automóvil de trabajo por un período corto de tiempo, se le puede pedir que envíe una solicitud. En tal caso, no habría necesidad de que su empresa hiciera ninguna compra; más bien, estaría pidiendo hacer uso de un recurso que ya existe.
O, si un laboratorio necesita más de un determinado químico, se enviará un formulario de solicitud. Si los productos químicos en cuestión se mantienen fuera del sitio, su aprobación de esta solicitud puede desencadenar tanto la transferencia de esos productos químicos a su laboratorio como una orden de compra para reemplazarlos.
Las solicitudes de empleo también pueden ser típicas. Cuando se acepta una nueva contratación, es posible que la empresa también deba solicitar otros artículos en preparación para su llegada, como computadoras portátiles y acceso a software específico.
¿Qué sucede con una solicitud de contratación una vez que se crea?
Una vez que un gerente de contratación ha finalizado los requisitos de un puesto, se envía a recursos humanos para su revisión y aprobación. Si el salario y los costos de contratación van a ser demasiado altos, también se debe consultar al departamento de finanzas. Las posibilidades de que una solicitud de trabajo sea aceptada, degradada o rechazada están fuertemente influenciadas por su costo por contratación proyectado.
Recursos humanos revisa el requisito y luego consulta con contabilidad y el gerente de contratación. Crear un nuevo puesto suele requerir más trabajo que ocupar uno existente. Una vez que se ha revisado y aceptado un formulario de solicitud de empleo completo, se entrega a un reclutador para que lo maneje. Su reclutador se reunirá con el gerente de contratación para repasar la descripción del trabajo, desarrollar un plan para encontrar y contratar nuevos empleados y organizar su personal de contratación.
¿Qué es un número de solicitud de compra?
Un número de orden de compra es un número único que se asigna a una orden de compra. Una orden de compra es una certificación oficial de la intención de un comprador de comprar algo a un proveedor y cubre los detalles de la transacción. La capacidad de rastrear y hacer referencia a pedidos que han sido entregados o recibidos por un proveedor o comprador se facilita con el uso de un número de pedido de compra.
¿Quién aprueba una solicitud de trabajo?
Un gerente reconoce un requisito para el nuevo personal y presenta una solicitud para el formulario de aprobación de solicitud de trabajo. Luego, la solicitud se envía al vicepresidente del departamento correspondiente para su aprobación. Después de recibir la autorización del vicepresidente, la solicitud puede enviarse a un ejecutivo de nivel C para su posterior revisión y aprobación. Antes de que la solicitud de trabajo se entregue a Recursos Humanos, es una práctica común que Finanzas dé su aprobación final.
¿Es lo mismo un número de solicitud que una orden de compra?
La distinción principal entre una solicitud de compra y una orden de compra es que una solicitud de compra se utiliza para solicitar la autorización de los superiores dentro de una organización antes de realizar una compra, mientras que una orden de compra se utiliza para realizar la compra real de los bienes o servicios antes mencionados. .
¿Cómo se escribe una gran solicitud de trabajo?
Si bien gran parte de la información que proporcionará en una solicitud de trabajo es sencilla. Hay maneras de hacer que su nueva solicitud de contratación sea más probable que forme parte de la te. Tenga en cuenta estos consejos cuando complete su próxima solicitud de trabajo.
#1. Siga el proceso de su organización.
Una solicitud de trabajo normalmente la realiza un gerente de contratación. El departamento de recursos humanos luego evaluará la solicitud para ver si está en línea con las necesidades y los recursos de la empresa. Un reclutador utilizará la solicitud para mejorar aún más la descripción del trabajo una vez que haya sido aceptada. Mientras que una breve descripción del trabajo es necesaria para completar el formulario de solicitud. Perfeccionar la descripción del trabajo puede ser un proceso largo. Antes de que comience el proceso de reclutamiento, el gerente de contratación y el reclutador deben reunirse para revisar las responsabilidades laborales del posible empleado para asegurarse de que todos estén en sintonía. Para obtener más información sobre el proceso de envío y aprobación de solicitudes de trabajo de su empresa, comuníquese con su departamento de recursos humanos.
#2. Haga el caso de negocios.
Exprese claramente por qué el equipo requiere esta nueva contratación, por ejemplo, qué tareas no están siendo lo que podría ser el negocio si el equipo no cuenta con todo el personal. Resuma lo que este nuevo empleado puede hacer para ayudar a su empresa a alcanzar sus metas y objetivos. Proporcione datos cuantitativos para demostrar cómo esta contratación afectará los resultados de la empresa y, en última instancia, su éxito.
#3. Obtén información de tu equipo.
Al revisar sus necesidades de contratación, trabaje con los gerentes y el personal de recursos humanos. Obtención de la entrada de la clave las partes interesadas con anticipación ayuda a aumentar la probabilidad de que su solicitud de trabajo esté bien. Aún mejor si puede obtener gerentes adicionales para firmar la solicitud de trabajo.
Ahora que sabe lo que significa una solicitud de trabajo y cómo escribir una excelente. Estás un paso más cerca de hacer tu contratación. Tomarse el tiempo para completar cuidadosamente una solicitud de trabajo brinda la oportunidad de evaluar y justificar estratégicamente las nuevas contrataciones. En última instancia, prepara a su organización para el éxito a medida que identifica a los candidatos ideales para su empresa.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un número de solicitud de compra?
Una solicitud de compra es un documento que crea un empleado dentro de su organización para solicitar la compra de bienes o servicios. Las solicitudes de compra describen los detalles requeridos antes de completar una compra, en caso de que se apruebe, como: Descripción y cantidad del producto. Nombre de un vendedor. Precio.
¿Quién prepara la requisición?
Un gerente de departamento completará una solicitud de compra para indicar qué materiales se necesitan y en qué cantidad. Incluso pueden sugerir al vendedor dónde se deben comprar los materiales. Se enviará al departamento de compras, que luego revisará la solicitud y la aprobará, modificará o rechazará.
¿Cuáles son las 5 partes del formulario de solicitud?
Los formularios de solicitud generalmente incluyen el nombre de la persona que realiza la solicitud, la fecha de la solicitud, los artículos solicitados, la fecha de entrega, el lugar de entrega y el departamento responsable de cumplir con la solicitud.
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