El uso de un sistema de gestión de documentos para almacenar información puede garantizar el almacenamiento preciso de los documentos esenciales de una empresa para su posterior recuperación e inspección. La gestión de registros es fundamental para el cumplimiento, la gestión de riesgos y la planificación de la gobernanza. Comprender cómo usar un sistema de administración de registros puede ayudar a preservar registros críticos de importancia legal, financiera e histórica para archivarlos o eliminarlos de acuerdo con las reglas establecidas.
En este artículo, repasaremos qué es la gestión de registros, por qué es necesaria, sus beneficios, el ciclo de vida del sistema, algunas empresas que ofrecen capacitación que puede resultarle útil y las diferencias entre la gestión de registros y la de datos.
¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros se refiere al proceso de controlar el desarrollo, mantenimiento, recepción y eliminación de información en cualquier formato. En otros términos, se relaciona con la gestión de la información valiosa de una empresa desde su creación hasta su eliminación.
Un registro puede ser cualquier información que se mantenga como prueba o se utilice en transacciones comerciales. Informes finales, documentos presupuestarios, balances de empresas, comunicaciones referentes a una acción, mapas de misiones de campo, etc. son ejemplos de registros.
¿Para qué sirve la gestión de registros?
El objetivo principal de la gestión de registros es mantener disponible la información valiosa para los requisitos comerciales y las auditorías de cumplimiento. Es imposible para las grandes empresas realizar un seguimiento de cada elemento de información esencial utilizando una hoja de cálculo básica. Para mantener las cosas organizadas y accesibles, requieren una estrategia y un mantenimiento de registros adecuado.
Una política de gestión de registros le permite construir una taxonomía de sus registros y garantizar su conservación en cualquier momento que le resulte conveniente. Puede organizar su información esencial utilizando herramientas de software como el software de documentación de TI.
¿Por qué es necesaria la gestión de registros?
Sin la gestión de registros, es imposible manejar la gran cantidad de registros que se generan todos los días. Para poner esto en contexto, hemos creado alrededor de 44 zettabytes de datos en la esfera de datos global a partir de 2020, que se prevé que se cuadruplicará a 175 zettabytes para 2025 (un zettabyte son mil millones de terabytes).
La gestión de registros es necesaria para controlar la expansión de los registros y extraer información significativa de ellos. Incluso si todo se gestiona electrónicamente, la magnitud de los costos y la productividad involucrados podría abrumar a cualquier empresa.
Aparte de pérdidas comerciales significativas, la gestión inadecuada de registros podría dar lugar a costosas sanciones por cumplimiento, pérdida de productividad, auditorías inútiles, sobrecarga de datos y otras consecuencias.
La gestión de registros es la mejor respuesta para abordar todas estas dificultades sin dejar de cumplir con los estándares de protección de datos.
Beneficios de la gestión de registros
Hay numerosos beneficios para desarrollar un buen programa de gestión de registros, que incluyen:
#1. Mantener segura la información esencial
El uso de un sistema de gestión competente para proteger registros cruciales puede reducir la posibilidad de perder documentos y, al mismo tiempo, preservar la integridad y confidencialidad del archivo. También puede generar redundancia de registros al almacenar los mismos datos en dos o más ubicaciones, y puede ayudar a una empresa a reabrir más rápido después de una tragedia o emergencia. Entre los métodos para crear redundancia de registros se encuentran:
- Realización de registros e inventario de inteligencia
- Etiquetado de documentos críticos e indicación de redundancia
- Averiguar quién tiene acceso a los registros
#2. Gastar menos dinero
Un sistema de administración de registros eficiente puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero en espacio de almacenamiento, materiales de equipo y costos de personal. Un sistema de gestión físico o digital puede ayudar a una empresa a ahorrar dinero. En lugar de salvaguardar o conservar manualmente los documentos sin un sistema, un sistema de registros adecuado puede dar a los empleados más tiempo para abordar otras tareas laborales.
#3. Aumento de la eficiencia
En ocasiones, una organización puede perder archivos, y el tiempo que los empleados dedican a buscar registros perdidos o extraviados puede reducir la producción y la eficiencia. Un sistema de gestión de registros bien estructurado puede ayudar a eliminar estos obstáculos y permitir que las empresas accedan a registros anteriores según sea necesario. Un sistema también puede ayudar a capacitar al nuevo personal más fácilmente porque la organización puede proporcionar instrucciones sencillas sobre dónde acceder a la documentación necesaria.
#4. Controlar la expansión de registros
En todas las industrias, la cantidad total de archivos electrónicos y documentación de empresas está aumentando. La gestión de registros puede ayudar a mantener la expansión y el espacio de almacenamiento de la oficina necesarios para guardar los papeles. El control de los requisitos y los programas de retención puede ayudar con esto al facilitar el seguimiento, la recuperación y la administración de registros.
#5. Facilitar la toma de decisiones efectiva
Los gerentes y ejecutivos tienen acceso a la información cuando la necesitan gracias a un sistema de gestión con funciones de categorización correcta y capacidad de recuperación simple. También puede ayudarlos a hacer selecciones informadas utilizando documentación relevante anterior. Un gerente o un rol de liderazgo sénior, por ejemplo, puede analizar documentos anteriores sobre un escenario comparable con el que está lidiando actualmente para ayudarlos a hacer un juicio informado sobre el desafío actual.
#6. Fomentando la profesionalidad
Una empresa organizada fomenta un entorno de apoyo entre su personal. Con la simplicidad de un lugar de trabajo organizado y el fácil acceso a los archivos, establecer un sistema de gestión de registros eficaz puede aumentar la moral y el rendimiento. Esto es posible porque los empleados saben dónde pueden ir para obtener la documentación que necesitan con certeza y confianza.
#7. Cumplimiento de los reglamentos y la legislación
El almacenamiento correcto de registros puede ayudar a una corporación a cumplir con los requisitos gubernamentales o la legislación. Un sistema de administración de registros útil puede ayudar a los líderes de una corporación a evitar multas financieras al garantizar que no haya errores en el mantenimiento de registros. Además, la organización puede proporcionar programas de capacitación para el personal que trabaja con registros para garantizar que cumplan con los requisitos y las leyes gubernamentales, incluida la capacitación actualizada si el proceso se actualiza o cambia significativamente.
#8. Mantener vivo el patrimonio de una empresa
Un sistema de gestión de registros ayuda a preservar las decisiones y la historia anteriores de una institución. Los registros comerciales son herramientas importantes que los empleados pueden usar para tomar decisiones futuras. Si una corporación tiene éxito, los registros pueden convertirse en artefactos históricos para el público en general.
¿Cuáles son los diferentes tipos de registros?
Los registros se pueden dividir en muchas categorías según las funciones que realizan. Los siguientes son algunos ejemplos de tipos frecuentes:
#1. Registros físicos
Estas son copias tangibles de información que se han conservado en varios medios, como notas y papeles. El espacio físico es ocupado por estos registros.
#2. registros de datos electrónicos
Un registro electrónico es un registro que se hace y se mantiene electrónicamente. Se pueden guardar digitalmente y ocupan poco espacio físico.
#3. Registros comerciales
Estos son documentos relevantes para el funcionamiento de un negocio. Los registros empresariales incluyen acuerdos, contratos, registros de nómina, etc.
#4. Registros de la industria
Estos son registros pertenecientes a la operación de una industria específica. Por ejemplo, los registros de la industria médica contienen documentación y materiales de investigación sobre el negocio en su conjunto.
#5. registros legales
Estos son registros legalmente obligatorios que deben mantenerse. Los registros de retención legal son reglas relacionadas con las normas de cumplimiento.
¿Qué es el ciclo de vida de los registros?
Todos los registros pasan por toda una vida, desde la creación hasta la destrucción. Conocer estas etapas le permite conservar y administrar adecuadamente sus datos. Cada etapa es importante en el ciclo de vida, y los objetivos de cada etapa deben cumplirse para que el ciclo de vida continúe.
¿Cuáles son las cinco etapas del ciclo de vida de los registros?
Las siguientes son las cinco etapas:
- Crear/Recibir: Esto se refiere a si un registro se crea internamente o se recibe de una fuente externa. El registro puede estar en cualquier formato, como documentos en papel, formularios digitales, correos electrónicos, informes, etc.
- Usar/Modificar: Los informes que se utilizan con frecuencia se guardan internamente para una rápida recuperación. Otros informes se almacenan fuera del sitio y se utilizan según sea necesario.
- Mantener/Proteger: Esta etapa especifica el período de tiempo durante el cual se debe mantener y salvaguardar un registro. Debe asegurarse de que cumple con las reglas de retención de datos.
- Desechar/Destruir: Cuando un registro ha cumplido su propósito, tiene dos opciones: desechar o archivar. Cuando esté seguro de que ya no necesita un registro, bórrelo de forma segura.
Después de la eliminación de registros no esenciales, debe identificar y archivar registros con valor de retención a largo plazo.
¿Cuáles son los componentes de la gestión de registros?
Aunque la gestión de registros tiene numerosos componentes, hay cuatro factores esenciales que constituyen el núcleo de un programa de gestión de registros. Los componentes principales son los siguientes:
- Policias y procedimientos: Un programa de gestión de registros comienza con la identificación de los parámetros del programa. Se requieren políticas para definir niveles de poder y responsabilidades en diferentes fases. También debe haber instrucciones detalladas sobre cómo implementar las políticas.
- Calendario de retención: Algunos registros tienen períodos de retención extendidos, mientras que otros tienen períodos limitados. Este cronograma especifica el tiempo más breve que se debe mantener un registro en una organización.
- Sistema de archivo de registros: Debe existir una estrategia para archivar y almacenar registros. Dependiendo de cómo se almacenen (digitales o físicos), los registros se pueden categorizar. Esto también enfatiza la importancia de un registro.
- Capacitación y auditoría: Llevar registros no es un trabajo de un solo hombre. Para realizar la tarea, necesitará un equipo de personas calificadas. Para garantizar su eficacia, debe capacitarlos regularmente y realizar auditorías periódicas.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Registros Electrónicos (ERM)?
La gestión de archivos y documentos mantenidos electrónicamente se conoce como gestión de registros electrónicos (ERM). Garantiza que una organización tenga acceso a los registros apropiados cuando se requieran. Cuando los registros se guardan electrónicamente, la eficiencia aumenta a través de la automatización. El software ERM puede ayudarlo a automatizar el proceso, eliminar la duplicación y facilitar el mantenimiento.
¿Qué beneficios brindan los sistemas de gestión de registros electrónicos?
Las siguientes son algunas de las ventajas más destacadas de los sistemas ERM:
- ERM le permite identificar, clasificar, almacenar y recuperar registros automáticamente con un esfuerzo mínimo. También puede capturar metadatos de documentos automáticamente y automatizar todo el proceso.
- Puede acceder a la información correcta en el momento correcto utilizando registros electrónicos. Cuando todo se guarda electrónicamente, se elimina el tiempo dedicado a buscar registros físicos.
- Cuando los registros se conservan electrónicamente, es fácil hacer referencia a datos anteriores. Puede comprender rápidamente las decisiones anteriores y basar las futuras en ellas.
- Al adoptar sistemas ERM, puede lograr rápidamente el cumplimiento. Con el almacenamiento y disposición de registros automatizados, puede demostrar sin esfuerzo el cumplimiento mientras continúa con sus operaciones comerciales.
Capacitación en gestión de registros
Muchos colegios y universidades ofrecen títulos en gestión de registros e información o estudios de archivo para enseñar a los estudiantes sobre la historia, las filosofías, los métodos, la organización y las mejores prácticas que se aplican a una variedad de negocios. Otras organizaciones profesionales o programas de certificación relacionados con la naturaleza amplia y complicada de la gestión de registros incluyen:
- Instituto de Administradores de Registros Certificados (ICRM): Después de aprobar seis pruebas, aquellos con una combinación de experiencia laboral y educación superior pueden adquirir una certificación avanzada de ICRM.
- Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA): NARA ofrece un programa de capacitación de seis semanas para empleados del gobierno federal que da como resultado un Certificado de Administración de Registros Federales.
- Asociación Estadounidense de Gestión de Registros (ARMA): Los miembros de ARMA International pueden adquirir una credencial de Information Governance Professional (IGP), que se enfoca en enfoques estratégicos de alto nivel. Tiene una validez de tres años y es aplicable a muchos puestos de nivel de director o superiores.
Gestión de registros frente a gestión de documentos
Existe una distinción entre la gestión de registros y la gestión de documentos, sin embargo, algunas personas usan las frases indistintamente. La gestión de documentos es un aspecto importante de la gestión de registros. Incluye tareas estándar de oficina y almacenamiento de archivos, como capturar, almacenar, modificar o compartir archivos. Al ayudar en la supervisión de la gestión de documentos para una corporación, las responsabilidades de un especialista en gestión de documentos incluyen:
- Mantener organizados los documentos presentes y futuros.
- Aumento de la eficiencia del flujo de trabajo
- Proporcionar algoritmos de búsqueda eficientes para la recuperación de archivos
- Reducir la cantidad de documentos mal archivados y extraviados
- Reducir el almacenamiento de documentos físicos
Los registros no siempre son documentos, y la gestión de registros a menudo requiere un trabajo más riguroso y un administrador dedicado para dirigir un departamento, diseñar y mantener sistemas, supervisar a los miembros del equipo e informar sobre la seguridad y protección de un sistema. Las tareas de un administrador de registros se centran en la protección segura de los registros y pueden incluir:
- Establecer estándares y normas para los registros y el equipo a cargo de almacenarlos
- Determinar quién tiene acceso a qué registros y cuándo
- Crear plazos para cuando los materiales se trasladarán a los archivos
- Dar permiso a la gerencia para utilizar registros
- Integración de la gestión de registros en sistemas corporativos y plataformas de software
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son algunos ejemplos de registros?
Cada empresa establece políticas de gestión de registros. Los registros son resguardados por normas establecidas por cada empresa. Protegido contra competidores, agencias gubernamentales y cualquier otra persona que no tenga ningún negocio que tenga acceso a documentos confidenciales. Esta aclaración se conoce como “confidencial comercial” en el sector del comercio electrónico.
¿Cuál es la diferencia entre un formulario y un registro?
Un formulario es un documento que solicita información específica e incluye opciones de respuesta o áreas en blanco que se pueden completar. Los formularios no tienen que cumplirse cuidadosamente. Un formulario completado, por otro lado, se considera como un registro y debe mantenerse a salvo de alteraciones.
¿Cuándo un documento se convierte en registro?
Un registro es un documento que una organización crea o recibe junto con transacciones comerciales. También se puede utilizar para satisfacer requisitos legales. El medio o tipo de registro no influye en su clasificación. Puede ser en papel o digital.
¿De dónde vienen las obligaciones de gestión de registros?
Las obligaciones para la gestión de registros son impuestas con frecuencia por estándares y prácticas gubernamentales o de la industria que reflejan la seguridad pública, la soberanía de los datos u otros problemas. Como resultado, la gestión de registros es un componente esencial de su plan de gobierno de la información. El monitoreo de la autenticidad y disponibilidad de los registros dentro de la infraestructura de TI puede ayudar en la seguridad de su empresa.
En términos comerciales, ¿qué implica la gestión de registros?
La gestión de registros abarca todos los eventos que ocurren entre el momento en que los datos están disponibles en el sistema y el momento en que se destruyen. Esencialmente, el sistema de gestión de registros sigue el ciclo de vida de los datos. También se incluyen la reproducción de materiales escritos, formularios, archivos de registros, microfilmes, retención y servicios relacionados.
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Referencias
