La información es vital para el crecimiento de una organización. Pero administrarlo requiere muchas actividades, que incluyen identificación, mantenimiento, almacenamiento, etc. Para facilitar las cosas, existen sistemas de gestión de registros electrónicos y software que automatizan los procesos. Ninguna organización puede funcionar sin datos, ya que no habrá estándares o normas claras a seguir al realizar la tarea. Incluso las fuerzas del orden utilizan un sistema de gestión de registros.
¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros es un rol organizacional que está a cargo de dirigir cómo todo el ciclo de vida de la información de una organización maneja la información. Este proceso tiene lugar desde el punto de creación, recepción o recepción hasta el punto de disposición.
Los registros mantenidos por una empresa actúan como depósito de la memoria institucional. Mantener registros es una prueba de las transacciones, y las decisiones deben tenerse en cuenta al considerar cuánto tiempo se conservarán.
La gestión de registros es una actividad más amplia de gobierno, gestión de riesgos y cumplimiento. Además, se ocupa principalmente de gestionar la evidencia de las operaciones de una organización y mitigar o minimizar el riesgo asociado con ellas.
¿Qué son los sistemas de gestión de registros?
Sin embargo, los sistemas de gestión de registros también tienen un propósito más general al optimizar considerablemente los numerosos procedimientos de flujo de trabajo necesarios para producir, difundir y conservar registros precisos. Un sistema de gestión de registros tiene un propósito principal. Y eso es para asegurarse de que una corporación cumpla con las obligaciones legales y reglamentarias.
También debe tener en cuenta que los registros son un tipo particular de archivo o documento que puede ser físico (papel) o digital. Un componente vital de las empresas que dependen de los registros es su gestión y mantenimiento. Y es por eso que el software de administración de registros utiliza estos sistemas para administrar los registros y garantizar que nada se pierda.
Características de un sistema de gestión de registros
#1. Control de inventario
Los componentes principales del software de los sistemas de gestión de registros incluyen ejemplos de funciones simples como escanear, duplicar, transmitir y guardar, así como funciones más sofisticadas como la automatización basada en los requisitos de retención y clasificación de una empresa.
#2. Los motores de búsqueda
Garantiza que el personal de plantilla pueda acceder a la documentación requerida lo antes posible. Por lo general, funcionan con una serie de operadores de búsqueda o campos de contenido, lo que permite a los usuarios encontrar un registro incluso si solo conocen, por ejemplo, la fecha de creación o el último uso del registro.
#3. Control de Cumplimiento
Los sistemas de gestión de registros garantizan que conserve y actualice los registros de conformidad con las obligaciones legales o la política comercial. Por ejemplo, una función de seguimiento del cumplimiento puede notificar periódicamente a los usuarios que ciertos registros deben actualizarse, modificarse o reemplazarse.
#4. Sistemas de Registros
Los administradores pueden seguir los cambios de propiedad y los cambios en los registros a medida que se desplazan por la organización. Para asegurarse de que la copia maestra refleje con precisión cualquier modificación realizada en otras versiones, también organiza varias copias del mismo registro.
¿Cuáles son los 5 elementos esenciales de un sistema eficaz de gestión de registros?
- Inventario y clasificación de registros.
- Retención de horarios.
- Almacenamiento y conversión de registros.
- Iniciativa de registros vitales.
- Planificación para la recuperación y prevención de desastres.
- Provisión
¿Qué software es mejor para el mantenimiento de registros?
Saber cuál es el mejor software para el mantenimiento de registros depende de su funcionalidad y características, y también de para qué los quiere. Los ejemplos de software de sistemas de gestión de registros incluyen:
- En base.
- Retención de archivos.
- Rubix.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de registros?
Los tipos de sistemas de gestión de registros se pueden dividir en términos generales en dos categorías:
- Los que tradicionalmente utilizan registros en papel
- Los que utilizan registros electrónicos.
¿Cuáles son las funciones del sistema de gestión de registros?
Las funciones de los sistemas de gestión de registros electrónicos son las siguientes:
Garantiza el almacenamiento y la recuperación de archivos y documentos electrónicos, incluido también el contenido interno de procesamiento de textos y la correspondencia electrónica,
Ejemplos de sistemas de gestión de registros
- Dropbox negocios
- WordPress
- Microsoft 365
- Espacio de trabajo de Google
- onedrive
- Microsoft SharePoint
- Box
- Confluencia
- Prezi
- LibreOffice
- gabinete de archivos electrónicos
- Joomla
Sistemas de gestión de registros electrónicos
El uso de sistemas de gestión de registros electrónicos es un enfoque productivo para conservar documentos. Al escanear, indexar y archivar documentos en papel y digitales para un almacenamiento y recuperación convenientes, puede garantizar la seguridad de sus datos.
Los sistemas de gestión de registros electrónicos se ocupan más de la conservación de documentos para su uso en procesos legales, revisiones internas o auditorías de terceros, mientras que los sistemas de gestión de documentos se ocupan más de guardar y organizar documentos digitales.
Ejemplos de sistemas de gestión de registros electrónicos
#1. Documentos de Zoho
La herramienta de colaboración de contenido Zoho WorkDrive permite que los equipos almacenen, compartan, administren y colaboren en archivos de cualquier tamaño. Con Zoho Docs, una herramienta de administración de documentos basada en la web, puede almacenar y administrar todos sus datos en la nube.
Esta es una solución de administración de documentos segura y fácil de usar que le permite crear, compartir y colaborar en documentos con cualquier persona dentro y fuera de su empresa, por ejemplo, clientes, socios y consumidores.
#2. Documento lógico
Los sistemas de gestión de registros electrónicos como logicalDOC funcionan como sistemas de gestión de documentos. Por ejemplo, presenta procesos de importación automáticos, indexación y flujo de trabajo de Activiti.
#3. Microsoft SharePoint en línea
Las organizaciones pueden guardar, distribuir y administrar fácilmente la información digital con la ayuda de Microsoft SharePoint Online.
Los usuarios ahora pueden interactuar entre sí en discusiones, hacer clic en "Me gusta" en publicaciones, cargar documentos, videos e imágenes, y mencionar a otros usuarios en sus menciones de noticias. también es fácil de personalizar o configurar.
SharePoint Online permite la colaboración entre usuarios externos, como clientes y proveedores. Se puede comprar solo o como parte de una suite de Microsoft Office 365.
#4. Archivos M DMS
Software de gestión de documentos, o software DMS, es una tecnología crítica para el negocio. Las organizaciones se esfuerzan por administrar y proteger los volúmenes de documentos en rápida expansión a medida que el sector empresarial produce nuevos datos y documentos a un ritmo sin precedentes.
Además, los trabajadores del conocimiento de hoy pasan gran parte de su día buscando los documentos apropiados o duplicando datos que no pueden encontrar. Con la solución de software DMS, puede optimizar la gestión de la seguridad, el cumplimiento, la retención y otras etapas del ciclo de vida de los documentos.
#5. Solo sistema AscensioOficina
ONLYOFFICE está hecho para la colaboración interna del equipo. Ofrece a los consumidores administración de documentos, calendario, correo y conectores CRM. También tiene una excelente compatibilidad con los formatos OpenDocument y Microsoft Office. También puede instalar OpenOffice localmente o en la nube.
Está diseñado para pequeñas y medianas empresas que buscan una base sólida para la gestión de procesos empresariales.
#6. Negocio de Evernote
Sus equipos pueden trabajar juntos con Evernote Business. En una ubicación, pueden crear documentos, trabajar juntos en proyectos y almacenar información. Los miembros del equipo pueden ver, editar, cargar y compartir notas y archivos desde cualquier dispositivo, incluso si pierde la conexión a Internet.
Con sólidas funciones de búsqueda y conexiones de herramientas, puede ordenar rápidamente el desorden y localizar la información que necesita. Puedes usar Evernote Business para agilizar tu proceso.
Usos de los sistemas de gestión de registros electrónicos
#1. Almacenamiento de documento
El objetivo más fundamental de los sistemas de datos electrónicos es el almacenamiento. Cada empresa tiene una tendencia a que los papeles se acumulen con el tiempo, lo que dificulta localizar los permisos que no se han emitido recientemente.
Los sistemas de administración de registros electrónicos aceptan aportes humanos o archivan automáticamente los documentos electrónicamente, centralizando todo ese material en una ubicación práctica en lugar de dispersarlo en numerosas computadoras alrededor de su organización o ocupando espacio en sus estantes.
# 2. Organización
Mantener todo ese papeleo organizado y accesible es esencial para una gestión de registros eficaz. Los sistemas de gestión de registros electrónicos clasifican y categorizan la documentación para que pueda accederse a ella rápidamente. Además, tener esta función le ahorrará a la empresa cientos o incluso miles de horas de trabajo.
#3. Seguridad
Algunos documentos son extremadamente confidenciales y dejar datos importantes de la organización en un estante o en una carpeta de computadora sin protección es una receta para el desastre. Un ERMS también mantiene todo en un solo lugar y restringe el acceso a él a personas no autorizadas.
La mayoría de los ejemplos de software de sistemas de gestión de registros electrónicos permiten al administrador especificar permisos separados para varios archivos. Esto es para garantizar que una persona que desee acceder a un archivo no tenga el control total.
# 4. Comunicación
Un EDRMS a menudo tiene funciones de comunicación, como alertar a un departamento que un documento relevante específico se ha cargado en el sistema o compartir automáticamente un archivo con las personas etiquetadas en él. Algunos sistemas pueden permitir a los usuarios enviarse mensajes directamente a través del sistema, o incluso marcar documentos comerciales.
Sistema de gestión de registros de aplicación de la ley
El sistema de gestión de registros de aplicación de la ley es un sistema de toda la agencia. Su propósito es proporcionar almacenamiento, recuperación, retención, manipulación, archivado y visualización de información, registros, documentos o archivos relacionados con las operaciones de aplicación de la ley.
También cubre toda la vida útil del desarrollo de discos, desde la generación inicial hasta su finalización. Un sistema eficaz de gestión de registros de aplicación de la ley permite una sola entrada de datos y, al mismo tiempo, admite múltiples mecanismos de notificación.
Sin embargo, el Sistema de gestión de registros de aplicación de la ley se limita a los registros directamente relacionados con sus operaciones.
Este documento aborda las siguientes funciones comerciales:
- Llamadas de servicio
- Informe de incidentes
- Gestión de casos de investigación.
- Informe de accidentes de tráfico
- Citaciones
- contacto de campo
- Peones
- Proceso Civil
- Órdenes y restricciones
- Permisos y licencias
- Gestión de equipos y activos
- Gestión de flotas
- Personal
- Asuntos internos
- Soporte analítico (análisis delictivo)
El sistema de gestión de registros de aplicación de la ley agiliza el proceso al vincular personas, propiedades, lugares y registros relacionados en una base de datos central con una interfaz de usuario intuitiva. Una agencia de aplicación de la ley necesita un sistema de gestión de registros (RMS) para ingresar información sobre eventos delictivos que ocurren en su jurisdicción.
Ejemplos de sistemas de gestión de registros de aplicación de la ley
#1. Sistema de gestión de registros ARMS
Los ejemplos incluyen los sistemas de gestión de registros de la ley ARMS. Permite que una agencia organice, mantenga y recupere datos a través de una interfaz.
ARMS RMS es un sistema de administración de registros policiales fácil de usar que proporciona un proceso de entrada de registros rápido y eficiente. También permite a los usuarios encontrar con éxito los registros o análisis que buscan. Ya sea en la oficina o en movimiento con un dispositivo móvil, los usuarios experimentan una gestión de información sin inconvenientes con ARMS.
#2. Sistema de gestión de registros CIS
El Sistema de gestión de registros (RMS) de CIS automatiza las funciones de gestión de registros de una agencia. El sistema también proporciona uso simultáneo en línea en registros, despacho, oficinas de detectives, etc.
Los menús, las barras de herramientas, la ayuda, las teclas de función y otras herramientas brindan un entorno intuitivo y eficiente para toda la gama de personal que ingresará, accederá y realizará un seguimiento de los incidentes.
#3. Registros cuadrados centrales
Con un conjunto integrado y completo desde la llamada hasta el caso, puede reducir drásticamente el tiempo que dedica a ingresar datos y reportarlos. La integración completa del envío ahorra tiempo y mejora la calidad de los datos NIBRS enviados. Puede ingresar datos en su sistema y recuperarlos donde y cuando lo necesite con CentralSquare Records. Con este sistema adaptable basado en la nube, su personal de respuesta permanece en el vecindario mientras que su personal de TI experimenta menos dolores de cabeza.
Usando asociaciones automáticas entre archivos y casos, puede encontrar rápidamente sus medios y eliminar las tediosas búsquedas manuales a través de grandes cantidades de evidencia digital.
Con el uso de CAD y registros de CentralSquare, la evidencia digital se sincroniza automáticamente, lo que permite una gestión de casos más eficaz. Cuando trabaje con usuarios dentro y fuera de su negocio, comparta evidencia de manera segura.
#4. omnigo
La aplicación de la ley, la educación, la atención médica y otras empresas pueden beneficiarse de las soluciones que ofrece Omnigo Software. El software de sistemas de administración de registros adaptable y fácil de usar de la compañía brinda a los usuarios la información que necesitan para tomar medidas más efectivas.
También ha ayudado al personal encargado de hacer cumplir la ley y de seguridad a aumentar la productividad del personal hasta en un 25 %, reducir el riesgo de cumplimiento y proporcionar aumentos perceptibles en seguridad y protección.
Para proteger a sus empleados, activos y marca, Omnigo cree que debe contar con el mayor apoyo posible. Su equipo puede concentrarse en lo más esencial al tener acceso a datos que son fáciles de rastrear, analizar y recuperar.
#5. fuerza
eFORCE se compromete a mejorar la eficiencia de su agencia. También mejora la seguridad de la comunidad a través de una línea completa de sistemas de aplicación de la ley basados en navegador. Cualquier producto eFORCE que compre viene con características premium, un precio competitivo y un servicio al cliente excepcional.
Tienen cubiertos todos los requisitos de software de seguridad pública para su organización. Para construir el ecosistema ideal para apoyar a su agencia, puede seleccionar y elegir entre nuestra variedad de buenos
Puede confiar en eForce para mantenerse a la vanguardia, ayudando a su departamento a operar de manera más efectiva y segura, ya sea que se trate de un nuevo sistema de despacho asistido por computadora o un software de sistemas de administración de registros.
#6. Gestión de registros flexibles de Spillman
Spillman Flex es una solución de software de sistemas de gestión de registros de seguridad pública local. Se creó para satisfacer los requisitos de las fuerzas policiales, las oficinas del alguacil, los centros de despacho, las cárceles y las agencias de bomberos de todo el país. Flex ofrece a las agencias los beneficios de una integración inigualable, capacidades de intercambio de datos en múltiples jurisdicciones, licencias de sitios a precios razonables y desarrollos continuos, todo centrado en un centro integrado central y respaldado por una atención al cliente y soporte confiables.
Están disponibles más de 60 módulos vinculados de Spillman Flex, lo que permite a su organización crear un sistema que se adapte a sus requisitos únicos. Las soluciones integradas que ofrece Flex incluyen módulos preconstruidos para CAD, RMS, JMS, recopilación de datos móviles y generación de informes en el campo, vigilancia y análisis basados en inteligencia, mapas y sistemas de información geográfica (GIS), incendios, intercambio de datos y personal. y recursos
#7. Sistemas de Valor
Este es un recurso confiable de gestión de incidentes para leyes, bomberos, EMS y seguridad en cada segmento del mercado. Valor Systems se enorgullece de retener clientes desde el primer año de actividad. El despacho y la gestión de casos pueden trabajar juntos de forma más eficaz con el sistema de gestión de incidentes (VMS) de Valor.
Ha creado un sistema para la asignación de recursos y el conocimiento de la situación que beneficia a toda su organización. Valor IMS hace que las operaciones sean más efectivas y brinda a las unidades de campo acceso a información vital a través de dispositivos basados en WindowsTM, Apple iOSTM y AndroidTM.
El despacho asistido por computadora hace que las cosas sucedan cuando se trata de ofrecer una solución. En otros proyectos, con demasiada frecuencia se han encontrado con organizaciones que hacen promesas al DOD pero luego no cumplen con las expectativas. Esto es para garantizar que cumpla con los criterios específicos de la Marina.
#8. Incode Seguridad Pública RMS
Para los departamentos de aplicación de la ley y seguridad pública, Incode RMS ofrece una selección completa de suites integradas. También cuenta con una solución móvil, de gestión de registros y de despacho asistida por computadora integrada para acelerar los tiempos de respuesta, brindar información vital de seguridad pública para mantener seguros a los ciudadanos y a los agentes de policía, y simplificar las tareas administrativas de presentación de informes, gestión de casos e investigación criminal.
#9. PoliSys
PoliSys 4.0 es un sistema totalmente integrado y con visión de futuro. También ofrece procesamiento de llamadas de incidentes confiable y de vanguardia, lo que permite una gestión eficaz del flujo de trabajo. Esto también mejora el proceso de despacho a través de las funcionalidades de mapeo y paginación de la aplicación. 4.0 incluye numerosas interfaces, módulos y funciones de terceros.
#10. CrimeStar RMS
Para la aplicación de la ley y el mercado de la seguridad pública, Crimestar es un conjunto potente, adaptable y totalmente integrado de soluciones de gestión de la información.
Como proveedor elegido por los profesionales de la aplicación de la ley con visión de futuro, tenemos décadas de experiencia y una reputación de ofrecer software económico, fácil de usar y de alta calidad.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de registros?
Demasiadas empresas minimizan la importancia de la gestión de registros o la ven como una conveniencia (en lugar de una necesidad).
#1. Cumplimiento más fácil
Las organizaciones deben contar con un sólido sistema de gestión de registros para asegurarse de que se adhieren a todos los estándares aplicables, ya que el cumplimiento de los registros es cada vez más estricto. Estas leyes y reglas pueden incluir la Ley HITECH, FACTA y/o HIPAA, todas las cuales exigen un enfoque organizado para la gestión de registros.
Y dado que la ejecución por incumplimiento puede ser bastante dura, un cumplimiento más rápido y fluido es increíblemente beneficioso para su agencia en su conjunto (desde acciones legales hasta otras sanciones costosas). Además de tener una política de retención de datos confiable, probablemente necesitará la ayuda de un software de sistemas de administración de registros para asegurarse de cumplir con las normas.
#2. Mejores flujos de trabajo
La mayoría de las organizaciones no realizan un seguimiento del tiempo que dedican a guardar o buscar documentos. también es un desafío estimar cuánto tiempo se pierde durante el procedimiento. Sin embargo, no hay duda de que se dedica una cantidad significativa de tiempo a tratar de extraer la información pertinente cuando los documentos se guardan en el sitio en archivadores abarrotados.
Peor aún, después de recuperar los documentos, eventualmente será necesario volver a archivarlos, lo que consumirá más tiempo que puede ser mejor invertido en otra parte de la empresa.
Sus datos y hechos más significativos pueden recuperarse fácilmente cuando los necesite gracias a un software de sistema de gestión de registros unificado e integral. Como resultado, esto fomenta flujos de trabajo mejorados y fortalece la capacidad de su organización para administrar el negocio de manera eficiente y garantizar la prestación de servicios.
# 3. Ahorro de costes
Piense en cuántos informes y correos electrónicos envía su empresa todos los días; solo una pequeña parte de ese material puede ser realmente útil (o debe mantenerse archivada). Además, la gestión de documentos, en particular los que están en papel, requiere una gran cantidad de tiempo y dinero debido a la necesidad de encontrar suficiente espacio de almacenamiento e imprimir o archivar todos los formularios físicos. Afortunadamente, con una buena gestión de registros, su agencia puede realizar un seguimiento de la expansión de sus registros y garantizar que solo conserva la información más importante o útil.
La administración de registros digitales reduce los costos de almacenamiento y aumenta la productividad del equipo, lo que resulta en un ahorro significativo de costos (es decir, menos tiempo dedicado a buscar archivos perdidos o extraviados).
Su información y detalles más importantes se pueden recuperar fácilmente cuando los necesite gracias a un software de sistema de gestión de registros completo y unificado.
#4. Recuperación efectiva
La información solo es útil cuando se puede acceder a ella, por lo que realmente no sirve de mucho guardar nada si no puede acceder a ella cuando la necesita. Sin embargo, con una recuperación eficiente y una tecnología fácil de usar, su agencia puede tomar decisiones informadas rápidamente. El software para sistemas de gestión de registros agiliza la recuperación de documentos y elimina la información innecesaria para liberar espacio para sus materiales más importantes.
#5. Proteger datos
Proteger sus datos es una de las principales prioridades para todas las autoridades (como debería ser). Independientemente del tamaño de la empresa, se necesita una programación inteligente para proteger los archivos del personal y otros datos confidenciales contra robos o desastres.
Su correo entrante, facturas, contratos de clientes y más pueden ser digitalizados por el mejor software de sistemas de administración de registros para que, tan pronto como se reciban, cada uno de estos documentos esté disponible en un archivo de búsqueda. Sus datos estarán debidamente protegidos y accesibles cuando sea necesario cuando se combinen con un programa de TI confiable.
¿Cuáles son los desafíos de la gestión de registros?
- El seguimiento y el inventario de archivos es difícil.
- incapaz de generar informes desde el software de registro que se puede utilizar.
- Faltan estadísticas de archivos.
- La gestión de registros es ineficaz.
- Sin sistema de gestión de registros electrónicos.
- Una interfaz difícil de manejar.
¿Qué es la gestión eficaz de registros?
Un programa eficaz de gestión de registros depende de la conservación y eliminación adecuadas de los registros. Garantiza que los registros estén disponibles cuando se necesiten para procedimientos legales, auditorías, operaciones corporativas de rutina o investigación de archivos, y también que los registros innecesarios no consuman un espacio de almacenamiento costoso.
La gestión eficaz de registros genera solo los registros que necesita, y ninguno más. Debido a que la información y los datos son las piedras angulares de todo negocio, la gestión eficaz de registros es crucial para cualquier organización, sin importar cuán grande o pequeña sea.
Conclusión
Los sistemas de gestión de registros son responsables de la gestión de registros en la aplicación de la ley. Participan en el control efectivo y metódico de la generación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los registros. Estos también incluyen los procesos para capturar y mantener evidencia e información sobre operaciones comerciales y transacciones en forma de registros.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son los dos métodos de mantenimiento de registros?
El mantenimiento de registros manual y el mantenimiento de registros computarizados (o automatizados) son los dos métodos principales para mantener registros comerciales.
¿Qué es el almacenamiento de registros?
Se crea una instalación de almacenamiento de registros específicamente para ofrecer almacenamiento a largo plazo para salvaguardar y preservar documentos, papeles y datos corporativos vitales.
¿Qué son los registros físicos?
Los registros físicos son documentos almacenados en papel o en otros formatos analógicos, incluidas cintas de audio o video. Excluye los materiales que se guardan en formato digital en una computadora, servidor u otro medio de almacenamiento digital.
¿Qué significa ECM en la ley?
Significa Equity Capital Market (ECM)
Referencias
Artículos Relacionados
- Los 6 mejores consejos para una gestión eficaz de la fuerza laboral
- GUÍA DETALLADA DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE RETAIL
- QUÉ SON LOS PRECIOS DE MAP: Guía de la política de precios de mapas y por qué es importante
- ANALISTA DEL CRIMEN: ¿Quién es un analista del crimen y qué hace?
- MANTENIMIENTO DE REGISTROS: La importancia del mantenimiento adecuado de registros
