Un proyecto tiene más éxito cuando está bien planificado y gestionado. Practicar la gestión de proyectos y aplicar medidas de mitigación de gestión de proyectos probadas y verdaderas puede ser beneficioso. Sin embargo, incluso los programas mejor desarrollados contendrán peligros.
La mayor estrategia para evitar los riesgos del proyecto es enfrentarlos de frente. La planificación proactiva para estos eventos desconocidos con la ayuda de un plan de gestión de riesgos lo ayudará a guiar a su equipo de proyecto hacia aguas tranquilas en lugar de quedar atrapado en medio de una tormenta imprevista.
Es posible que haya experimentado los efectos de riesgos imprevistos en proyectos anteriores si nunca ha elaborado un plan de gestión de riesgos. Obtenga más información sobre la gestión de riesgos de proyectos y siga estos seis sencillos pasos para crear su propio plan de gestión de riesgos.
¿Qué es el riesgo del proyecto?
Cualquier problema prospectivo que pueda poner en peligro la ejecución efectiva de sus iniciativas se conoce como riesgo del proyecto. Las variables internas o externas pueden causar riesgos. Un proveedor importante que cierra el negocio, por ejemplo, y un miembro clave del equipo que se va de su empresa son riesgos del proyecto.
¿Qué es la gestión de riesgos del proyecto?
La gestión de riesgos del proyecto es el proceso de descubrir, evaluar y responder a los peligros imprevistos que pueden afectar las metas y el progreso de su proyecto.
Expresado de manera simple, la gestión de riesgos del proyecto es el proceso de reducir los peligros del proyecto que ya han ocurrido, están ocurriendo actualmente o se espera que ocurran en el futuro. Se centra en la reducción de riesgos mediante la identificación de las causas fundamentales de los problemas y la reducción, si no la eliminación total, de su impacto.
¿Cuál es el propósito de la gestión de riesgos del proyecto?
Identificar y gestionar los riesgos es un elemento importante de su trabajo como director de proyecto. Ayuda en la priorización de sus esfuerzos de gestión de proyectos. Si una evaluación de riesgos revela que el impacto de un peligro específico será grave, debe tomar las precauciones necesarias para evitar o reducir esa amenaza lo antes posible.
Hay varios riesgos a considerar para cualquier proyecto, pero los más importantes son los relacionados con el cronograma, el costo, la calidad, la tecnología y los recursos del proyecto.
- Horario de Riesgo: Existe la posibilidad de que el proyecto no se complete a tiempo.
- Riesgo de costo: Existe la posibilidad de que el costo final del proyecto supere el presupuesto.
- Riesgo de calidad: Existe la posibilidad de que la calidad del proyecto no esté a la altura de las expectativas.
- Riesgo tecnológico: Es posible que la tecnología del proyecto elegida no funcione como se esperaba.
- Riesgo de recursos: Existe la posibilidad de que los miembros del equipo no tengan suficiente tiempo o experiencia para llevar a cabo el proyecto.
Ejemplos de tipos comunes de riesgo de gestión de proyectos
Repasemos algunos de los tipos más típicos de riesgos de proyectos que podría enfrentar. También hemos dado ejemplos para ayudar a resaltar las preocupaciones.
- Riesgos de proyectos individuales: Son eventos de riesgo que, de ocurrir, pueden tener un impacto en la calidad, costo, tiempo y/o alcance de un proyecto. Por ejemplo, no tener los recursos adecuados para un trabajo y tener que lidiar con bajas por enfermedad o tiempo libre de los empleados durante la temporada alta son dos ejemplos.
- Riesgos generales del proyecto: Estos son los efectos de la incertidumbre en todo el proyecto. El riesgo general del proyecto es la suma de todos los riesgos individuales y otras fuentes de incertidumbre del proyecto. Los desastres naturales, los conflictos y los cambios en las políticas gubernamentales son ejemplos de tales incertidumbres.
- Riesgos de variabilidad: Estos riesgos están relacionados con cambios o imprecisiones en la demanda, el suministro, la calidad, el precio, etc., que pueden tener un impacto en el resultado del proyecto. Los ejemplos incluyen cambiar el proveedor de un componente crítico del producto y ajustar los precios de las materias primas.
- Riesgos de ambigüedad: Estos riesgos surgen de la falta de claridad en los requisitos del proyecto, lo que puede dar lugar a malas interpretaciones o errores. La recopilación incorrecta de requisitos de los clientes y las diversas interpretaciones del alcance del proyecto entre los miembros del equipo son dos ejemplos.
Pasos para la gestión de riesgos del proyecto
Identificar, planificar y monitorear los posibles riesgos es importante para la gestión de riesgos del proyecto. No todo saldrá mal, y nada puede salir mal en absoluto. Sin embargo, la evaluación proactiva de riesgos y la gestión de incidentes pueden ayudarlo a estar preparado y ajustar rápidamente su curso. Esto asegura que cumpla con todos los objetivos de su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
Aquí hay seis etapas para ayudarlo a construir un plan de gestión de riesgos del proyecto si recién está comenzando con la gestión de riesgos.
#1. Identificar
Cree un plan de gestión de riesgos del proyecto compilando una lista de todos los posibles eventos de riesgo del proyecto para identificar los peligros. Un evento de riesgo es cualquier cosa que potencialmente tenga un impacto en la línea de tiempo, el presupuesto o el éxito de su proyecto.
Existen varios enfoques para iniciar el proceso de identificación de riesgos, que incluyen:
- Realizar entrevistas con los interesados del proyecto. La mejor estrategia para evaluar los riesgos del proyecto es consultar con las partes interesadas, los líderes y los expertos en la materia. Si han trabajado antes en proyectos comparables, pregúnteles qué peligros encontraron y cómo podría evitarlos. Incluso si no han trabajado antes en proyectos similares, consulte con las partes interesadas clave del proyecto para asegurarse de que no está pasando por alto ningún peligro crítico del proyecto.
- Con su equipo de proyecto, haga una lluvia de ideas sobre los peligros potenciales. Su equipo de proyecto es con quien trabajará diariamente en este proyecto. Antes de comenzar su proyecto, pregúnteles qué peligros potenciales perciben y considere tener una sesión de lluvia de ideas para descubrir los principales peligros para su proyecto.
- Confirme y documente sus suposiciones. De acuerdo con el Cuerpo de conocimientos de gestión de proyectos (PMBOK®), las suposiciones son cualquier cosa sobre el proyecto que usted cree que será cierta pero no se garantiza que sea cierto. Es posible que esté basando las decisiones del proyecto en suposiciones sin siquiera darse cuenta. Sin embargo, al no documentar y probar sus suposiciones, se expone al riesgo del proyecto. Si sus suposiciones son incorrectas, los cimientos de su proyecto pueden volverse inestables, poniendo en peligro el éxito del proyecto.
- Examine sus listas de control. Verifique si su equipo o departamento ha creado una lista de riesgos típicos. Si aún no lo han hecho, comience a documentar uno para garantizar el éxito en futuras iniciativas.
- Hacer una matriz de evaluación de riesgos. La severidad de un riesgo se clasifica en cuatro categorías: catastrófico, crucial, marginal y menor. Esto ayuda a determinar qué peligros potenciales deben abordarse primero.
Lea también: Evaluación de Riesgos: Guía Definitiva del Proceso de Evaluación de Riesgos
Coloque los eventos de riesgo importantes en una plantilla de registro de riesgos a medida que los identifique. Un registro de riesgos, como su nombre lo indica, es un inventario dedicado de todos los peligros de su proyecto. Su registro de riesgos debe proporcionar respuestas a las siguientes preguntas sobre las amenazas conocidas que ha identificado:
- ¿Cuál es la probabilidad de que ocurra este riesgo?
- ¿Cuál es la probabilidad de ocurrencia?
- ¿Cuáles son las consecuencias y la gravedad si se produce el riesgo?
- ¿Cuál es nuestro plan de gestión de riesgos?
- ¿Cuál es el nivel de prioridad dada la posibilidad y el impacto?
- ¿Quién es responsable de este riesgo?
No se preocupe si no puede resolver todo de inmediato; parte de esto vendrá en pasos posteriores.
#2. Analizar
Analice la probabilidad, la gravedad y el plan de respuesta para cada riesgo que haya identificado. Considere realizar su análisis de riesgos con su equipo de proyecto o partes interesadas clave, según la complejidad de los peligros de su proyecto.
Considere cómo el riesgo puede afectar los objetivos de su proyecto mientras determina su gravedad. ¿Causará un retraso en su cronograma, pondrá en peligro su presupuesto o disminuirá el efecto de los entregables de su proyecto? Luego, para cada riesgo, desarrolle un plan de respuesta. Su plan de respuesta no es necesariamente un elemento de acción inmediata; más bien, describe lo que hará su equipo para pivotar y manejar el riesgo rápidamente.
#3. priorizar
Para priorizar sus riesgos, considere lo siguiente: según su registro y análisis de riesgos, ¿qué peligros tienen más probabilidades de ocurrir y representan la mayor amenaza para el éxito de su proyecto? Los riesgos más críticos a gestionar son aquellos con alta probabilidad de ocurrencia así como de alta severidad. Debe monitorear y responder a todas las amenazas potenciales, pero estas son en las que debe concentrarse más y verificar con mayor frecuencia.
#4. Asignar
Este es un paso opcional, pero muy recomendable. Incluso si sus riesgos aún no han ocurrido, la asignación temprana de un propietario del riesgo ayudará a los miembros de su equipo a estar preparados. Esta persona no solo debe monitorear el riesgo, sino que también debe servir como persona central para establecer un plan de mitigación de riesgos.
#5. Monitor
Su proyecto ha comenzado en este momento. Con suerte, está a tiempo para cumplir con los objetivos finales de su proyecto. Sin embargo, debe continuar verificando continuamente sus riesgos para evitar sorpresas desagradables. Para lograr esto:
- Envíe actualizaciones de progreso regulares para asegurarse de que su equipo de proyecto y las partes interesadas estén todos en la misma página. Recuerde que la gestión de riesgos debe ser proactiva en lugar de reactiva.
- Comuníquese con sus administradores de riesgos individuales de forma asíncrona. Cada “propietario” de riesgo debe estar atento a las señales de alerta en su evento de riesgo. Comuníquese con ellos con frecuencia como gerente del proyecto o líder del equipo para asegurarse de que todo vaya bien.
- Consulte su registro de riesgos para ver si hay modificaciones. Si la probabilidad del riesgo cambia o se revisa el plan de riesgo, el cambio debe anotarse en su registro de riesgos. Su plan de gestión de riesgos, como la mayoría de los aspectos de la gestión de proyectos, debe ser un documento dinámico que su equipo utilice para mantenerse al día.
La colaboración también es fundamental para la evaluación de riesgos. Con demasiada frecuencia, surgen posibles problemas o nuevos peligros de los que un miembro del equipo era consciente pero no se sentía capacitado para plantearlos de inmediato. Asegúrate de cultivar una cultura de trabajo en equipo, transparencia y honestidad.
#6. Responder
Si un riesgo se convierte en realidad en algún momento, es hora de actuar. Debe tener un excelente plan de gestión de riesgos con su registro de riesgos y plan de gestión de riesgos.
Recuerde que la gestión de riesgos no se trata de la prevención de riesgos, aunque puede ayudar. Más bien, la gestión de riesgos del proyecto es el proceso de anticipar los peligros y tener un plan sólido para que no lo tomen por sorpresa.
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Estrategias de gestión y reducción de riesgos del proyecto
Si bien es imposible eliminar totalmente el riesgo, los gerentes de proyecto pueden esforzarse para administrar proyectos de manera eficiente mientras reducen el riesgo. Aquí hay cuatro consejos para empezar:
#1. Hacer un plan para la gestión de riesgos.
Cualquier persona con experiencia en gestión de proyectos comprende la importancia de un plan de proyecto sólido para el éxito de la empresa. Muchos planes auxiliares, como el plan de gestión de riesgos, se incluyen con frecuencia en este plan.
Su plan de gestión de riesgos, según Emerson, debe describir su enfoque para detectar y priorizar el riesgo, su tolerancia al riesgo, cómo responderá su equipo al riesgo, cómo comunicará el riesgo, etc. Se necesita tiempo y esfuerzo para crear un plan de este tipo, pero invertir en la fase de planificación suele dar sus frutos al desarrollar una hoja de ruta que guiará a su equipo a lo largo de la fase de ejecución del proyecto.
#2. Mantener un registro de riesgos actualizado.
Su registro de riesgos, que puede combinarse o ser independiente de su plan de gestión de riesgos, es una lista de todos los riesgos potenciales que podrían afectar su proyecto. Este documento lo ayudará a estar al tanto de cualquier inquietud, pero es fundamental que lo mantenga actualizado para que siempre tenga una instantánea precisa para consultar.
Utilice su registro de riesgos para tomar nota de qué eventos de riesgo ocurrieron, cómo respondió su equipo y qué riesgos adicionales surgieron que no pudo detectar desde el principio. Usted, los miembros de su equipo y otras partes interesadas clave siempre tendrán una imagen clara del estado del proyecto si mantiene este documento actualizado y se asegura de que esté integrado con otros entregables de planificación.
#3. Reconocer el evento de riesgo.
Un error común en la gestión de riesgos es que las personas consideren el riesgo en términos de resultados prospectivos en lugar del evento de riesgo en sí. Las personas, por ejemplo, pueden ver "no cumplir con la fecha límite" como un riesgo para su proyecto. Si bien el incumplimiento de la fecha límite es claramente un riesgo para el proyecto, la verdadera preocupación es el impacto.
Considere el riesgo en el siguiente formato: X puede causar que ocurra Y, lo que resulta en un impacto Z. Esto lo ayudará a comprender la fuente del riesgo, el evento de riesgo y cómo tratarlo.
#4. Sea proactivo en lugar de reactivo.
Los gerentes de proyecto a veces pueden cometer el error de adoptar un enfoque reactivo en lugar de proactivo para la gestión de riesgos. Siempre es crucial poder reaccionar rápidamente cuando ocurre un incidente inesperado, pero también es necesario dar un paso atrás y examinar su proyecto desde una perspectiva proactiva.
Invertir tiempo en las primeras etapas del proceso de gestión de riesgos y comprender a fondo cada riesgo le permite planificar la adopción de medidas preventivas que reduzcan la probabilidad de que ocurra el evento de riesgo, en lugar de intentar responder después de que ya haya ocurrido.
#5. Mejore sus habilidades de gestión de proyectos.
Sobre todo, la gestión exitosa de proyectos y riesgos asociados requiere una base sólida de habilidades de gestión de proyectos. Además de practicar, mantenerse al día con las tendencias de la industria y asistir a conferencias y talleres, obtener un certificado o un título de posgrado en gestión de proyectos es uno de los mejores métodos para perfeccionar estas habilidades.
Quienes tienen la oportunidad de supervisar un proyecto pero carecen de capacitación formal se beneficiarán enormemente de la educación en gestión de proyectos; sin embargo, aquellos que trabajan actualmente en la industria también pueden beneficiarse de perfeccionar su oficio.
Conclusión
Recuerde que una estrategia de gestión de riesgos bien planificada conducirá al éxito de sus proyectos.
La gestión oportuna de riesgos contribuye al éxito del proyecto al detectar y minimizar los posibles riesgos antes de que se conviertan en problemas. Puede evitar errores típicos y retrasos costosos que pueden conducir al fracaso del proyecto al adoptar un enfoque proactivo para la gestión de riesgos. Vuelva al proceso de gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto para asegurarse de que su proyecto sea un éxito. ¡Salud!
El objetivo de la gestión de riesgos del proyecto
La implementación de un plan de gestión de riesgos puede ayudar a su equipo a prepararse para situaciones inesperadas. Sin embargo, no todos los proyectos requieren un plan integral de gestión de riesgos. Si su proyecto es simple, es posible que solo necesite una reunión rápida con los miembros de su equipo para intercambiar ideas y manejar cualquier peligro potencial.
Estos proyectos tienen un alcance mínimo, no requieren mucho tiempo de los miembros del equipo ni recursos externos (como financiamiento o ancho de banda) y pueden ser procesos que ya haya logrado con éxito.
Un plan de gestión de riesgos del proyecto sería beneficioso si estuviera trabajando en un esfuerzo complejo que involucrara una gran cantidad de partes interesadas del proyecto interfuncionales y recursos críticos. Estas son iniciativas en las que puede estar dedicando una cantidad considerable de tiempo y ancho de banda de los miembros del equipo o haciendo una gran inversión financiera. Un plan de gestión de riesgos asegurará que el proyecto se mantenga dentro de su alcance y, eventualmente, tenga éxito.
- Evaluación de Riesgos: Guía Definitiva del Proceso de Evaluación de Riesgos
- CÓMO INGRESAR A LA GESTIÓN DE PROYECTOS: definición, guía y requisitos
- RIESGOS DE MERCADO: Mejores Prácticas y Guía Fácil con Ejemplos
- Planificación de proyectos: una guía para las técnicas de planificación de proyectos
Referencias
