Una herramienta de gestión de proyectos es una herramienta que se hace accesible a los gerentes para permitirles administrar proyectos de manera efectiva.
Cuando se trata de grandes proyectos, la planificación adecuada, la asignación de tareas, el establecimiento de plazos, el cumplimiento de esos plazos y el control del tiempo son todos necesarios, mientras que los proyectos simples solo necesitan una lista de verificación.
Numerosos programas de software de gestión de proyectos están disponibles, y si no está familiarizado con la gestión de proyectos, puede ser un desafío determinar cuáles son cruciales, útiles y una pérdida de tiempo.
Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos
# 1. Trello
Con funciones integradas para el trabajo en equipo, Trello es la mejor opción para la gestión de proyectos en línea. Es fácil de usar, ligero y fácil de entender. Utiliza tableros, listas y tarjetas para la creación y organización de tareas.
Caracteristicas
- Los usuarios pueden intercambiar archivos, publicar comentarios y trabajar juntos en tarjetas.
- Falta de herramientas de seguimiento de proyectos como Kissflow Project y capacidades de generación de informes.
- Es más adecuado para personas o equipos pequeños que supervisan simultáneamente una cantidad limitada de proyectos.
Precio:
No hay costo para utilizar el plan fundamental. Sin embargo, las opciones pagas están disponibles e incluyen automatización, integraciones y soporte prioritario.
#2. ásana
Asana es una plataforma versátil de gestión de proyectos SaaS que enfatiza el trabajo en equipo. Los flujos de trabajo se utilizan para automatizar procesos repetitivos. Permite campos y formularios personalizados y tiene una variedad de pantallas de tareas sencillas. Incluso puede invitar a un número infinito de visitantes. Además, es posible crear reglas únicas y flujos de trabajo de aprobación.
Si bien Asana tiene mucho que ofrecer en términos de eficiencia y trabajo en equipo, maneja muchas funciones esenciales de gestión de proyectos a través de integraciones, lo que puede no ser óptimo para muchos usuarios.
Todos los tamaños de empresas pueden beneficiarse de él, pero es posible que los autónomos no lo encuentren de su agrado.
Precio:
Hasta 15 usuarios pueden usar el plan gratuito. Las tareas se pueden administrar viéndolas como listas, eventos en un calendario o tablero Kanban.
Las escalas de tiempo, los informes, los campos personalizados, las reglas de automatización y más son compatibles con su suscripción premium de $ 10.99 / mes / usuario. Cuando se paga anualmente, el costo es de $24.99 por usuario cada mes.
#3. Proyecto Zoho
El popular servicio de Zoho Projects ayuda a las empresas en la gestión del trabajo, la colaboración, el seguimiento de errores y la creación de informes claros.
La aplicación de gestión de proyectos en línea incluye herramientas como diagramas de Gantt y la capacidad de cargar tiempo simultáneamente para numerosos proyectos.
Además, Zoho Projects tiene una poderosa capacidad de colaboración, como chat en vivo y sitios de foros de discusión.
Decimos que los diagramas de Gantt son difíciles de usar y, según muchos usuarios, el desglose de informes puede no ser suficiente para equipos grandes.
La herramienta en sí le permite compartir documentos.
Precios:
- Hay una versión perpetuamente gratuita con una funcionalidad mínima y una pequeña base de usuarios.
- Incluyen estados personalizados y seguimiento de problemas en la lista de características del plan estándar de $3. Tiene capacidad para diez usuarios.
- El paquete Express de $4 puede admitir hasta 50 usuarios. Tendrá acceso a funciones como diagramas de Gantt, tareas recurrentes y aprobaciones de hojas de tiempo.
- El paquete Premium acomoda hasta 100 usuarios y cuesta $5. Sus capacidades incluyen gestión de recursos, automatización de tareas, reglas comerciales y elaboración de presupuestos.
- No hay límite de usuarios en el plan Enterprise de $6, que tiene un precio. Algunas funciones incluyen dependencias entre proyectos, diagramas de Gantt globales y funciones personalizadas.
- Cada paquete mensual se basa en un usuario.
# 4. Wrike
Con la ayuda de Wrike, la plataforma de gestión de proyectos basada en la nube, puedes interactuar sin esfuerzo con todas las partes interesadas, realizar un seguimiento del progreso de tu equipo y controlar los plazos. Se dispone de gestión de tareas, diagramas de Gantt, suministro de noticias en tiempo real y herramientas más sofisticadas.
Puede priorizar sus tareas para acelerar el trabajo crítico y garantizar que se cumplan los plazos. Es un fuerte traje de gestión de proyectos debido a las numerosas opciones de integración. La mayoría de los usuarios primerizos pueden encontrar intimidante la gran cantidad de funciones, y la interfaz de usuario confusa no ayuda mucho.
Es perfecto para varios departamentos dentro de la empresa, incluidos marketing, desarrollo de software y servicios profesionales.
Precio:
- Hay una versión freemium con menos funciones y espacio para cinco usuarios. Los planes pagos comienzan en $9.80/usuario/mes.
- El costo del plan Business es de $24.80 por usuario por mes. Admite flujos de trabajo, seguimiento de tiempo, diagramas de Gantt y subtareas.
#5. Centro de pruebas
Las listas de tareas, los diagramas de Gantt, los flujos de trabajo, las discusiones, los calendarios y los documentos se pueden encontrar en un solo lugar usando ProofHub. Ayuda en la planificación, organización y seguimiento de tareas para su equipo. Simplifica la colaboración tanto dentro de los equipos como con clientes externos. Hay muchos informes, como informes de recursos y de carga de trabajo.
ProofHub enfatiza fuertemente la simplicidad y proporciona muy pocas integraciones y funciones de administración de tareas. Beneficia a empresas de todos los tamaños, así como a contratistas independientes.
Precio:
Además de ofrecer un costo fijo independientemente del volumen de usuarios, ProofHub no tiene límite de usuarios. Hay dos planes diferentes: el plan Essential cuesta $50 mensuales, mientras que el plan Ultimate Control cuesta $99 mensuales.
#6. aclarar
Clarizen es una herramienta de gestión de proyectos en línea de gran prestigio para empresas medianas y grandes. El sistema solo admite la gestión de proyectos basada en la web. Por lo tanto, la ausencia de una aplicación móvil puede limitar su utilidad para algunos equipos. Aunque carece de una lista de tareas pendientes y un seguimiento del tiempo, los usuarios adoran las ricas funciones de generación de informes y la capacidad de monitorear la utilización de los recursos.
Debido a que tiene métodos particulares para administrar flujos de trabajo, la curva de aprendizaje es algo empinada. Los gerentes de proyectos de nivel empresarial, las organizaciones de TI y los equipos de servicios profesionales que exigen un software de gestión de proyectos basado en web robusto, adaptable y fácil de usar se beneficiarían más de Clarizen.
Precio: No divulgan los precios públicamente, pero están disponibles a pedido.
# 7. Airtable
Caracteristicas
- Airtable ofrece lo mejor de ambos mundos con una base de datos y una hoja de cálculo combinadas.
- Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de su adaptabilidad y simplicidad de uso.
- Un inconveniente para clientes específicos puede ser la ausencia de potentes opciones de generación de informes.
- Los datos que se pueden utilizar para la gestión de tareas y la planificación de proyectos se pueden almacenar en la base de datos.
- Las capacidades flexibles de organización de datos de las hojas de cálculo de Airtable son las favoritas entre muchos usuarios. Kanban, lista, cuadrícula y calendario son solo algunos ejemplos de las diversas perspectivas.
Precios:
- Los tipos de campos enriquecidos, las numerosas vistas y la colaboración son compatibles con el plan gratuito de Airtable.
- Para las empresas que necesitan más almacenamiento de datos, las tarifas mensuales comienzan en $10 por usuario.
- Las características avanzadas de su plan Pro incluyen uso compartido restringido por dominio, vistas personalizadas y formularios de marca personalizados.
#8. zenkit
Caracteristicas
- Una conocida herramienta de gestión de proyectos llamada Zenkit le permite estar al tanto de sus datos, desde recopilar investigaciones e ideas hasta compartirlas con otros.
- Los equipos que prefieren un enfoque ágil para su trabajo son el grupo al que lo dirigieron principalmente.
- Sin embargo, también se admiten los métodos tradicionales de gestión de proyectos.
Para las personas que buscan una solución flexible para las demandas de sus proyectos, Zenkit es una aplicación de administración de proyectos confiable que brinda una variedad de vistas, informes y capacidades de administración de recursos.
Precios:
Hay tres planes premium y un plan personal gratuito disponible en Zenkit. Estos planes son Business, Plus y Enterprise. La cantidad de funciones y proyectos admitidos se expande con cada nivel, y el plan Enterprise brinda la mayor capacidad de personalización para las grandes empresas.
#9. MeisterTarea
MeisterTask es un programa de gestión de proyectos virtuales para equipos que colaboran y se comunican en tiempo real. Proporciona un tablero para actividades, gestión de trabajos pendientes, funciones que se pueden personalizar, opciones para compartir archivos y más.
Aunque sus funciones de gestión de revisión pueden mejorarse, tiene una interfaz de usuario estéticamente agradable.
Precios:
Hay cuatro niveles de precios para MeisterTask: Básico, Pro, Business y Enterprise.
- El plan básico: que es gratis
- El plan de negocios: $ 10.39 / usuario / mes,
- El plan Pro: $4.19/usuario/mes.
- Plan empresarial: El precio se puede personalizar según el usuario.
#10. pago
Para pequeñas empresas y equipos remotos, Paymo se promociona como un sistema de gestión de trabajos de vanguardia y fácil de usar. Tiene funciones sofisticadas de planificación, programación, colaboración, facturación y seguimiento del tiempo. En esencia, permite administrar la vida útil de un proyecto sin descargar y pagar varios programas.
Precios
- Los planes anuales te brindan dos meses más de uso.
- Cuando se factura anualmente, el plan Small Office tiene una tarifa de usuario mensual de $9.95.
- Cuando se factura anualmente, el plan Business tiene una tarifa de usuario mensual de $15.
Ejemplos de una herramienta gratuita de gestión de proyectos
Las 8 mejores herramientas gratuitas de gestión de proyectos incluyen:
- Trello, para la gestión visual de proyectos
- Para equipos, asana
- Para vistas de tareas individualizadas, haga clic en arriba.
- Wrike ofrece funciones similares a las hojas de cálculo.
- Paymo para contratistas independientes y equipos de agencias pequeñas
- Uso de Airtable para crear una aplicación de gestión de proyectos personalizada
- GoodDay ofrece soporte para varias técnicas de gestión de proyectos.
- Los desarrolladores usan Jira.
¿Cuáles son las 5 herramientas de gestión?
Las cinco herramientas de gestión son:
- evaluación comparativa,
- Encuestas de compromiso de los empleados.
- Gestión de la relación con el cliente.
- Cuadros de mando equilibrados
- Planificación estratégica.
¿Por qué es necesaria una herramienta de gestión de proyectos?
Si no conoce las ventajas de las herramientas de gestión de proyectos, es posible que esté viviendo debajo de una roca. Hemos enumerado algunas de las ventajas más frecuentes a continuación:
- Colaboración mejorada
- Delegación simplificada
- Seguimiento preciso de proyectos
- Almacenamiento de datos de forma centralizada
- Comunicación fluida
- Intercambio rápido de archivos
- Gestión del tiempo
- Automatización de facturación
- Informes rápidos
Ahora que comprende los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos en línea, veamos cómo seleccionar la mejor.
¿Cómo elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos en línea?
Aquí hay una lista de los seis aspectos principales de las herramientas de gestión de proyectos que debe tener si desea liderar un proyecto exitoso.
#1. El tablero Kanban
Los tableros Kanban son espacios de trabajo que le permiten ver su proyecto y son extremadamente útiles en la gestión de proyectos. El tablero Kanban emplea un sistema simple de tablero y tarjeta, lo que permite que todos los miembros de un equipo vean tareas específicas y el panorama general de la actividad del equipo. El desarrollo ciudadano es un excelente ejemplo del uso de un tablero kanban sin escribir código.
Kanban fue inventado por Toyota Motors para sus instalaciones de fabricación y desde entonces ha sido adoptado y utilizado en una variedad de industrias. Los tableros Kanban pueden ser físicos, como una pizarra, o digitales, como los generados con el software de tablero Kanban.
#2. Administración de tareas
Un proyecto es un conjunto de tareas que deben realizarse simultáneamente para lograr un único objetivo. Algunos de estos trabajos son secuenciales o dependen unos de otros. Algunas tareas se pueden realizar al mismo tiempo. Cada tarea debe ser delegada a un miembro del equipo del proyecto. Cuanto más complicado es el proyecto, más tareas deben gestionarse.
Aunque no suene glamoroso, la gestión de tareas es un elemento vital de la gestión de proyectos, y las herramientas que ayudan con la gestión de tareas son esenciales.
#3. Listas de tareas
La buena lista de cosas por hacer. Incluso si es simple, lo ayudará a usted y a su equipo a completar la tarea. Por supuesto, mantener su lista de tareas pendientes en un lugar único y accesible al que todos los miembros del equipo puedan acceder de inmediato es significativamente más beneficioso.
Un software eficaz de gestión de proyectos debe contener una lista de tareas pendientes, que permita a todos los miembros del equipo registrarse y ver lo que se ha completado y lo que queda por hacer.
#4. reloj de tiempo
Cada parte de su proyecto requiere tiempo, sin embargo, puede ser un desafío determinar quién dedicó cuánto tiempo a actividades específicas cuando termine. Aún así, ¿perplejo? Se vuelve más problemático si tienes un proyecto similar por venir; sientes que debes saber cuánto tiempo asignar a cada tarea y fase del proyecto, pero si tu equipo no ha podido administrar su tiempo previamente, es un poco un juego de adivinanzas. Un buen rastreador de tiempo ayuda en la facturación correcta, la gestión astuta del equipo y la planificación meticulosa.
# 5. Colaboración
La colaboración es esencial para completar un proyecto, ya sea que tenga un equipo de dos, veinte o doscientas personas. Un sistema de gestión de proyectos decente debe contener herramientas de colaboración sólidas para que los ingenieros civiles y otros miembros del equipo puedan interactuar y colaborar de manera efectiva en la misma sala o en todo el mundo.
Las actualizaciones en tiempo real, la comunicación y las notificaciones automáticas son características de las herramientas de colaboración de proyectos en línea.
# 6. Incorporación
Los proyectos tienen muchas piezas en movimiento. Cuando algo cambia, debe comprender el impacto de una variable sobre las demás. En otras palabras, busque herramientas que lo ayuden a examinar las compensaciones y cómo la asignación de recursos afecta el cronograma general de su proyecto.
#7. Informes extensos
Los informes son la forma más excelente de adquirir una visión estratégica del estado de las iniciativas. Debe saber cómo progresa todo al final de cada semana o mes. Además, es esencial buscar un software que recopile toda la información sobre el cronograma, el costo, el rendimiento del equipo y la usabilidad de los recursos en un documento organizado.
Una herramienta de administración de proyectos en línea decente le permite generar informes de proyectos que le brindan a usted y a su equipo información sobre la finalización del proyecto, el estado del presupuesto, las ineficiencias y otros temas. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos tienen capacidades típicas de generación de informes. Es aún mejor si esos informes se pueden adaptar a su proyecto específico.
Preguntas frecuentes sobre la herramienta de gestión de proyectos
¿Qué constituye los factores clave de éxito de la gestión de proyectos?
Los factores críticos de éxito (CSF, por sus siglas en inglés), también conocidos como áreas de resultados clave (KRA, por sus siglas en inglés), deben desempeñarse en un grado alto para lograr los objetivos del proyecto.
¿Por qué debo utilizar las pruebas gratuitas del software de gestión de proyectos?
Una prueba gratuita brinda a los clientes un tiempo predeterminado para probar un producto o servicio sin pagar por él.
Conclusión
La gestión de proyectos ayuda a definir las tareas que se llevarán a cabo, quién será responsable de ellas y cuándo deben comenzar y finalizar.
Los proyectos generalmente avanzan en etapas o pasos, aunque también se utilizan con frecuencia otros métodos de gestión de proyectos rápidos y participativos.
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Referencias
