La gestión de impresión es el término utilizado para describir el control, la supervisión y el mantenimiento de los servicios de documentos, el software y el hardware de la impresora. Las empresas pueden elegir entre una variedad de opciones de control de documentos, hardware y software como parte de sus servicios de administración de impresión. Un servicio de administración puede ayudar a una empresa al disminuir los costos asociados con las impresoras, aumentar la productividad, reducir los errores y optimizar los proyectos. Una solución de gestión de impresión brinda a las empresas un control completo sobre qué, cómo y dónde se imprime, lo que reduce o agiliza el mantenimiento.
Gestión de impresión
La gestión de impresión es el proceso de controlar, administrar y gestionar los trabajos de impresión de una empresa. Esto abarca todas las facetas de la impresión comercial. El software utilizado para la gestión de la impresión controla los procedimientos relacionados con la conexión del hardware a los dispositivos con capacidad de impresión. El software ofrece una experiencia de impresión y escaneo segura y fácil de usar, que también administra los dispositivos y garantiza la compatibilidad.
Beneficios de administrar impresiones
#1. Mantener seguros los documentos privados
No puede permitir que los empleados impriman documentos privados de la empresa cuando lo deseen. Las empresas deben realizar un seguimiento de la impresión de cualquier archivo secreto para que se puedan delegar las responsabilidades adecuadas para triturar los documentos una vez que se complete la tarea. Puede garantizar la seguridad de los datos con el software de administración de impresión.
#2. Simplificación del proceso de impresión
Los gerentes y supervisores ven con frecuencia cuánto tiempo pierden los empleados esperando en fila para recoger sus copias impresas. Al optimizar los procesos de impresión, puede evitar estos hábitos contraproducentes.
#3. Reducir el desperdicio de papel
El papel es hecho por humanos talando árboles, dañando el medio ambiente en el proceso. La instalación de un potente sistema de gestión reducirá eficazmente el desperdicio de papel, ayudándole a hacer su parte para proteger el medio ambiente.
#4. Reducción de los costos de impresión
Las empresas incurren en costos anuales significativos por gastos relacionados con la impresión, como hardware, reemplazo de tóner y papel. Según los estudios, el uso de un sistema que gestiona las impresiones para evitar que los empleados impriman cosas que no necesitan puede ahorrar mucho dinero a una empresa.
Solución de gestión de impresión
Debido a que cada organización tiene diferentes necesidades ambientales, topologías de red, estrategias de nube, integraciones de dispositivos móviles y políticas organizacionales con respecto a la impresión de los empleados, la seguridad de la información y la administración de costos, el lado de las soluciones de la administración de la impresión a menudo implica un cierto nivel de personalización.
No todo el software de gestión de impresión entra en esta categoría; El software estándar generalmente adopta una estrategia de "talla única" que es inadecuada para los requisitos de la empresa corporativa.
El objetivo de las soluciones de gestión de impresión es dar a las empresas un control total sobre su entorno de impresión. Apoyan el ahorro de costos y promueven prácticas de impresión éticas al tiempo que evitan el acceso no autorizado a los documentos.
Características de la gestión de impresión
#1. Reduce costos
Puede detectar procesos dentro de su organización que no se desarrollaron correctamente mediante el uso de una buena herramienta de gestión. Como resultado, hay menos impresiones, lo que reduce el costo del papel, el tóner y la tinta, entre otras cosas.
#2. Mejora de la seguridad de los documentos
Si maneja datos confidenciales, tener una buena solución de control de impresión puede impedir que alguien acceda a ellos. Los archivos importantes, por ejemplo, solo pueden ser impresos por la persona que los creó después de que se haya completado un proceso de identificación para confirmar quién es el propietario legítimo. Además, el acceso a estos documentos puede estar restringido mediante contraseñas u otras medidas de seguridad.
#3. Ayuda con las tareas de los empleados
Una buena solución de gestión de impresión minimizará el tiempo de inactividad de los empleados al optimizar los flujos de trabajo. Al implementar esta solución, se optimizarán procesos específicos, como la cola de impresión, la copia a doble cara o la copia económica, lo que permitirá a los empleados dedicar más tiempo a sus responsabilidades principales y menos tiempo a este tipo de tareas.
#4. Se Adapta a Cualquier Tipo de Organización
No importa qué tipo de organización sea o cómo opere, una buena solución de gestión de impresión se puede aplicar a diferentes verticales de la industria. La solución de impresión debe ser lo suficientemente flexible para funcionar en agencias de marketing, corporaciones multinacionales, entornos de pymes e instituciones educativas. Debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a diversas jerarquías organizativas y tamaños de empleados de la empresa.
El mejor software de gestión de impresión
Con características como seguimiento de uso, monitoreo de estado, límites de impresión, administración de costos y más, el software de administración de impresión permite a las empresas manejar todos los aspectos de la impresión desde un solo sistema. Un ejemplo de una herramienta es dicho software, que permite a las empresas monitorear y controlar las actividades de impresión.
Se puede usar tanto para impresoras locales como de red, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento del uso de la impresora y establecer restricciones sobre cosas como quién puede imprimir, cuánto pueden imprimir, qué tipo de documentos pueden imprimir, etc. Además, es posible proteger los documentos comerciales utilizando un software de gestión de impresión para que solo el personal autorizado pueda acceder a ellos.
Además de ver los informes del historial de uso, los administradores pueden usarlo para establecer reglas que restringen quién tiene acceso a una impresora o documento en particular. La capacidad de establecer restricciones de impresión en función de parámetros como los permisos de usuario o el tipo de documento es la característica más fundamental del software de gestión de impresión.
Al hacer esto, los datos confidenciales se pueden proteger contra el acceso no autorizado y al mismo tiempo permitir el acceso completo a los empleados autorizados. Además, al enrutar automáticamente trabajos desde múltiples ubicaciones a la vez en lugar de agregar manualmente cada uno por separado, el software permite a los departamentos de TI implementar de manera eficiente nuevas impresoras con un tiempo de inactividad mínimo y ayudar a mantener las existentes.
En términos generales, el software de gestión de impresión es una herramienta útil para acelerar los procedimientos comerciales. La automatización de muchas de las actividades involucradas en la impresión de documentos ayuda a reducir los desperdicios y a ahorrar tiempo y dinero. Las organizaciones pueden mantener la seguridad de la información confidencial mientras se aseguran de que su personal tenga las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera efectiva al limitar quién tiene acceso a documentos específicos y restringir la impresión en función de factores como el tipo de documento.
Diferentes tipos de software de gestión de impresión
#1. Software para el seguimiento de los costes de impresión
Las empresas pueden realizar un seguimiento de sus gastos controlando el costo de los trabajos de impresión con la ayuda de este software de administración de impresión. También ayuda a localizar oportunidades potenciales de reducción de costos.
#2. Aplicaciones de seguridad de documentos
Al limitar el acceso y las modificaciones no autorizados, este software protege la información privada de las empresas. Además, puede realizar un seguimiento de las modificaciones de documentos y notificar a los usuarios sobre cualquier acción no autorizada.
#3. Soluciones de impresión móvil y en la nube
Mediante el uso de estas soluciones, los usuarios pueden imprimir de manera segura desde cualquier dispositivo móvil o aplicación basada en la nube mientras se aseguran de que se implementen procedimientos seguros de control de acceso y cifrado de datos.
#4. Software de gestión de flotas
Las empresas pueden obtener una imagen completa de toda su flota de impresoras utilizando el software de gestión de flotas, que también les permite monitorear las tendencias de uso en varias ubicaciones y administrar mejor los recursos y los presupuestos.
Ventajas de utilizar un software de gestión de impresión
El uso de un software de administración de impresión ofrece muchos beneficios, entre ellos:
#1. Eficiencia incrementada
Al permitir que los usuarios establezcan pautas y procedimientos sobre cómo deben imprimirse los documentos, el software de administración de impresión simplifica el proceso de impresión. Además de ahorrar tiempo que de otro modo se gastaría en administrar trabajos de impresión manualmente, esto puede ayudar a reducir costos al eliminar trabajos de impresión innecesarios.
#2. Seguridad mejorada
El cifrado, los controles de prevención de pérdida de datos (DLP) y el registro de auditoría son medidas de seguridad adicionales que el software de administración de impresión agrega a los documentos impresos para ayudar a proteger los datos confidenciales del acceso no autorizado. Además, la mayoría de los programas de software brindan capacidades de generación de informes que permiten a los administradores realizar un seguimiento de los documentos que se imprimen y quién los imprime.
#3. Ahorros de costos adicionales
Puede ser más sencillo identificar qué impresoras en una organización son responsables de generar la mayor cantidad de desechos o consumir la mayor cantidad de suministros con la ayuda del software de administración de impresión. La configuración de la impresora se puede optimizar utilizando estos datos, lo que también aumentará el ahorro de costos. Algunos programas de software pueden incluso realizar un seguimiento de los costos relacionados con las preferencias de impresión de un usuario.
#4. Automatización y conveniencia
Las organizaciones pueden enrutar fácilmente los trabajos de impresión de forma automática en función de criterios personalizables por el usuario, como el nombre de usuario, el grupo de trabajo, la fecha/hora del día, etc., utilizando el software de gestión de impresión. Como resultado, cuando se utilizan varias impresoras en un entorno de oficina, ya no es necesaria la intervención manual. Muchas soluciones también brindan opciones de autoservicio que permiten a los usuarios enviar solicitudes de impresión por su cuenta sin necesidad de ponerse en contacto con un administrador cada vez que necesitan imprimir algo.
Cómo seleccionar el mejor software de gestión de impresión
Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a elegir la opción ideal para sus requisitos:
#1. Determine sus necesidades
Comience compilando una lista de las características y especificaciones de impresión que necesita. Tenga en cuenta elementos como el tamaño del papel, la gestión de costes y las precauciones de seguridad.
#2. Respuestas de investigación
Examine varias soluciones y compare sus características con sus necesidades. Hable con otras empresas que hayan implementado sistemas similares y busque en línea reseñas del producto de profesionales o usuarios anteriores.
#3. Piensa en Integración
Antes de tomar una decisión, piense en qué productos adicionales, como redes, opciones de almacenamiento de documentos y otros productos, podría necesitar integrar con su sistema de administración de impresión. Esto le ayudará a determinar qué tan bien se adaptan entre sí.
#4. Análisis coste-beneficio
Examine los costos de implementar un sistema en particular y compárelos con las ventajas que tendrá, como una mayor productividad o menores costos de energía a partir de menos procesos de impresión o reciclaje posterior al uso de materiales de desecho.
#5. Prueba antes de comprar
Por último, pero no menos importante, solicite pruebas de demostración de los productos de los proveedores potenciales para tener una idea de cómo funciona antes de tomar una decisión de compra.
¿Cómo uso la administración de impresión en Windows 10?
- Para acceder al menú de energía de Windows, haga clic derecho en el menú Inicio. También puede usar el atajo WinKey + X de su teclado.
- Luego seleccione Aplicaciones y características. Debería aparecer en el menú como primera opción. Al hacerlo, se mostrará la sección Aplicaciones y características de la pantalla Configuración de Windows.
- Luego seleccione Funciones opcionales. Es posible que la lista de la siguiente pantalla no aparezca de inmediato en Windows.
- Después de eso, seleccione Agregar una característica. Cuando hace esto, aparece un cuadro de diálogo titulado "Agregar una característica opcional".
- Se puede encontrar desplazándose por la lista o usando la barra de búsqueda. Elíjalo de la lista de opciones y luego presione el botón Instalar.
- Su colección de consolas de administración ahora incluirá Administración de impresión, gracias a Windows. Una vez más, solo se puede acceder a esta opción con Windows 10 Pro.
¿Cómo abro la administración de impresoras?
Abra el cuadro de diálogo del comando Ejecutar presionando Win + R. Presione Entrar para iniciar la herramienta de administración de impresión después de escribir "printmanagement.msc". Seleccione la opción Todas las impresoras después de expandir la carpeta Filtros personalizados.
¿Por qué no puedo encontrar la administración de impresión en Windows 10?
Parece que su computadora no tiene tal función instalada. Deberá agregarlo manualmente en esa situación.
¿Por qué mi computadora no tiene administración de impresión?
Existen numerosas explicaciones de por qué Print Management no aparece en Windows 10. Esto puede implicar problemas con el controlador instalado, archivos de sistema dañados o problemas con el servicio pertinente. Además, tenga en cuenta que solo las ediciones Windows Pro y Enterprise cuentan con la Consola de administración de impresión. Si está utilizando la edición Home, actualícela o busque otros programas de terceros que sean comparables.
¿Cómo accedo a la administración de impresión en Windows?
Abra el Explorador de archivos de Windows presionando Win + E. Ingrese "printmanagement.msc" en la barra de direcciones del Explorador de archivos.
¿Qué es la gestión de impresión en Windows?
Para administrar y solucionar problemas de servidores de impresión e impresoras en sistemas Windows 11, los administradores de escritorio pueden usar el complemento Administración de impresión de Windows de Microsoft Management Console. La instalación, visualización y administración de impresoras es posible gracias al complemento Microsoft Management Console (MMC) conocido como Administración de impresión.
Conclusión
La administración de impresión permite que las empresas administren de manera eficiente los dispositivos de impresión y optimicen los flujos de trabajo, lo que se traduce en una reducción de los gastos generales, costos más bajos y procesos de red más sencillos. La eliminación de la complejidad de la red a través de la gestión de impresión mejora las operaciones comerciales. Para entregar documentos de manera más confiable y optimizar los flujos de trabajo, las empresas se benefician de velocidades de impresión y escaneo más rápidas. Además, la fácil identificación de la impresión, los paneles de control personalizables y un entorno seguro y estable contribuyen a aumentar la satisfacción del usuario final con la gestión de la impresión.
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Referencias
