Ejecutar la nómina es un requisito para todas las empresas. Y, aunque puede que no sea el trabajo más glamoroso, es necesario. Hacer un seguimiento de la nómina de su empresa garantiza que todos los miembros de su equipo reciban su pago a tiempo. Sin embargo, el proceso de nómina puede ser tedioso, lento y repetitivo. Cuando tiene una gran cantidad de empleados, el proceso de nómina puede volverse complicado. Puede ejecutar la nómina de forma rápida y eficiente con la ayuda de un sistema de nómina. Puede concentrarse en otras necesidades comerciales más apremiantes dedicando menos tiempo y esfuerzo a la nómina. En este artículo, explicaremos qué es la administración del sistema de nómina, cómo se realiza la nómina y cómo un proceso de nómina puede beneficiar a su negocio. Continúe leyendo para obtener más información sobre los diversos tipos de software de sistema de nómina automatizado para una pequeña empresa.
¿Qué es un Sistema de Nómina?
Un sistema de nómina es cualquier método para pagar a los empleados, depositar impuestos sobre la nómina y realizar un seguimiento de las transacciones. Estas tareas se pueden completar manualmente o automatizar con software para ahorrar tiempo y reducir el riesgo de error.
Gestión del sistema de nómina
En pocas palabras, un sistema de gestión de nómina es un proceso mediante el cual los empleadores pagan los salarios de sus empleados. También es la forma en que demuestran su compromiso con sus trabajadores, cumplen con sus obligaciones con las agencias gubernamentales y mantienen los registros financieros en orden.
¿Por qué es importante la gestión del sistema de nómina?
La gestión del sistema de nómina es una parte importante de cualquier negocio porque ayuda a mejorar el compromiso de los empleados y el cumplimiento normativo. Los empleadores pueden enfrentar reclamos salariales y multas costosas si no tienen un método eficiente y preciso para pagar a los empleados, depositar y declarar impuestos y mantener registros.
¿Cuáles son las Fases del Proceso de Gestión del Sistema de Nómina?
Independientemente de cómo los empleadores elijan administrar la nómina, el proceso generalmente consta de tres etapas:
#1. Prenómina
Los empleadores recopilan datos relevantes para el período de pago en función de las políticas definidas de la empresa y los requisitos reglamentarios, como las horas trabajadas por los empleados no exentos, el tiempo de excepción (vacaciones, enfermedad, servicio de jurado, etc.) y los ajustes de los empleados, como nuevas contrataciones, separaciones. , aumentos de salario o cambios en las deducciones de beneficios y retenciones de impuestos. Estos datos luego se validan y se utilizan para procesar la nómina.
#2. Cálculos
Los empleadores calculan el salario neto tomando el salario bruto total ganado por cada empleado durante el período de pago y deduciendo impuestos y deducciones. También devengan su obligación tributaria por el mismo período.
#3. Post-nómina
La nómina se concilia, los impuestos se pagan en la fecha de vencimiento y se procesan los pagos relacionados, como las órdenes de retención de salarios. También les pagan a sus empleados y les proporcionan un talón de pago o declaración de salario, que se requiere en la mayoría de las jurisdicciones.
¿Cuáles son algunos métodos de gestión del sistema de nómina?
Los empleadores tienen varias opciones de administración de nómina según su presupuesto y el nivel deseado de participación, que incluyen:
#1. Gestión manual de nóminas mediante hojas de cálculo
Los empleadores con pocos empleados pueden preferir administrar la nómina manualmente, utilizando hojas de cálculo. Sin embargo, los posibles ahorros de costes suelen verse superados por los inconvenientes. Los procesos manuales de bricolaje aumentan la probabilidad de errores costosos y desvían el tiempo de las actividades que promueven el crecimiento empresarial.
#2. Software de gestión de nómina
Al automatizar las tareas que consumen mucho tiempo, el software de nómina de alta calidad reduce las cargas de trabajo administrativas. Los empleadores pueden confiar en él para calcular con precisión los salarios brutos, las deducciones y el pago neto mientras mantienen cierto control sobre el proceso.
#3. Subcontratación
Los empleadores que desean deshacerse completamente de la nómina a menudo contratan a un proveedor de nómina de servicios administrativos o celebran un acuerdo de trabajo conjunto con una organización profesional de empleadores (PEO). En tales casos, el proveedor o la PEO pueden manejar todos los aspectos de la administración de la nómina, incluidos los depósitos de impuestos, los informes y el cumplimiento.
Tipos de software de gestión de nómina
El software de administración del sistema de nómina se puede clasificar según algunas clasificaciones principales; nube frente a empresa, general frente a sector específico, así como según el tamaño de la empresa. Sin embargo, hay otra forma de categorizar los sistemas de gestión de nómina: una que se centra en los fundamentos de la plataforma y el impacto que puede tener en los flujos de trabajo de la empresa.
#1. Software de gestión de nómina dedicado
Las soluciones de software de gestión de nóminas dedicadas a menudo se denominan sistemas independientes. Van más allá para ofrecer características y capacidades sólidas que abordan los procesos centrales involucrados en la nómina y otras funciones de gestión de recursos humanos.
La mayoría de los sistemas de gestión de nómina dedicados incluyen funciones especializadas que benefician a los equipos y departamentos de recursos humanos. Estas funciones incluyen el seguimiento del tiempo y la asistencia de los empleados, informes personalizados y gestión de impuestos y beneficios.
#2. Solución integrada de gestión de nómina
Las soluciones integradas de gestión de nómina se incluyen con frecuencia en otras plataformas de gestión de recursos humanos con amplias características y capacidades que cubren una amplia gama de funciones.
La contabilidad, la gestión de recursos humanos y la nómina son procesos comerciales clave que generalmente se superponen. Como resultado, los servicios y productos de software que se adaptan a tales procesos frecuentemente brindan a los clientes la opción de integrar una variedad de módulos diseñados para cumplir con los requisitos específicos de cada organización.
#3. Software del sistema de nómina
El software de gestión del sistema de nómina es una herramienta completa y rica en funciones que está diseñada para facilitar la nómina y otros procesos importantes de gestión de RR. sueldos
¿Cuáles son los beneficios de usar el software del sistema de nómina?
El software del sistema de nómina facilita cualquier negocio u organización a través de la automatización de procesos, la centralización y seguridad de datos, la eficiencia del flujo de trabajo, la productividad de recursos humanos, el ahorro de costos, la personalización y la integración.
Las empresas que utilizan la solución de nómina adecuada pueden ahorrar tiempo y dinero y, al mismo tiempo, evitar el error humano. El sistema garantiza que se pague la cantidad correcta al empleado correcto, que las organizaciones paguen sus impuestos correctamente y que los datos confidenciales de la empresa y los empleados estén protegidos.
Las soluciones de software de gestión de nóminas también ayudan a aumentar la transparencia dentro de la organización al proporcionar un fácil acceso a los acuerdos, los beneficios de los empleados, las hojas de tiempo y otros datos similares, lo que permite la resolución rápida de disputas. Además, con un conjunto tan diverso de funciones y herramientas a su disposición, los usuarios podrán personalizar los informes para las partes interesadas y el personal autorizado.
Cómo elegir el software del sistema de nómina
Se deben hacer algunas consideraciones clave antes de implementar una solución de software de sistema de nómina. Estas plataformas vienen en muchos paquetes diferentes, de modo que algunas están disponibles como una función adicional en los sistemas ERP, HRM y de contabilidad, mientras que otras están disponibles como una solución independiente e independiente, como se mencionó anteriormente.
Antes de comprometerse con un servicio, proveedor o plan de suscripción específico, considere los siguientes factores para asegurarse de obtener el mejor valor por su dinero:
#1. Coste de propiedad
Las organizaciones (independientemente del tamaño o la industria) deben equilibrar constantemente los costos operativos, el costo de propiedad y otros gastos de la empresa. Puede gastar dinero para ganar dinero, pero no puede gastar tanto como para que su resultado final sufra.
Cuando se trata de software de gestión de nómina (o cualquier otra solución de software), hay algunas opciones disponibles para obtenerlos: una tarifa de licencia única o una suscripción mensual, trimestral, anual o semestral. No todos los proveedores ofrecen tales opciones, pero cuando busca precios de software, estas son las opciones de pago que normalmente encontrará.
#2. Servicio basado en la nube o implementación local
Cómo se utilizará en su pequeña empresa es otra cosa a tener en cuenta al comprar el software del sistema de nómina. Mientras que otros se ofrecen como un servicio basado en la nube, algunos sistemas de software se instalan en las instalaciones. Existen ventajas y desventajas en estos dos métodos de implementación diferentes.
#3. Las principales características que ofrece el producto.
También debe considerar las características clave de la solución de software y si su empresa las requiere o no. Algunos sistemas de gestión de nómina ofrecen una gran cantidad de funciones y herramientas, pero esto no siempre implica que sean la mejor opción para su empresa. El hecho de que un producto tenga muchas características no significa que las usará todas.
#4. Integración y escalabilidad
La escalabilidad es fundamental, especialmente para una empresa en crecimiento. A medida que crece su empresa y crece su fuerza laboral, debe poder confiar en la solución de software para ayudar con la gestión de nómina. El sistema de gestión de nómina que elija debe ser capaz de resistir el paso del tiempo y mantenerse al día con el ritmo de crecimiento de su organización.
Sistema de Nómina Pequeña Empresa
Trabajar con el software de nómina es un proceso simple que le ahorrará tiempo y esfuerzo en la administración de su calendario de nómina, incluso si no es propietario de un negocio experto en tecnología. El software del sistema de nómina de su pequeña empresa debe configurarse primero. Si bien este suele ser un proceso simple, muchos proveedores de nómina ofrecen asistencia o incluso configuran su cuenta para usted.
Mientras configura su cuenta, usted o un representante de atención al cliente proporcionarán al software información bancaria tanto para su empresa como para sus empleados. La información proporcionada permitirá que el software de nómina deposite directamente los salarios en las cuentas bancarias de su personal, calcule sus impuestos sobre la nómina y realice un seguimiento de los salarios de los empleados, PTO, registros personales y más. Luego, creará su calendario de nómina, decidiendo qué días de la semana y con qué frecuencia se les pagará a sus empleados.
Su software de nómina se puede integrar con el software de contabilidad, tiempo y asistencia y recursos humanos proporcionado por su proveedor de nómina o un proveedor externo una vez que se configura su calendario de nómina. Las integraciones simplifican el proceso de nómina al sincronizar su nómina con las horas de trabajo de sus empleados. Esto simplifica el proceso de automatización de su calendario de nómina. Sin embargo, aún querrá verificar todo, incluso si decide automatizar su nómina.
Con su cuenta configurada, podrá procesar la nómina rápidamente mientras viaja. Muchos proveedores de nómina tienen aplicaciones móviles o sitios web compatibles con dispositivos móviles. Y, en este punto, solo se necesitan unos pocos clics rápidos en su teléfono celular para ejecutar su nómina.
Sistema de nómina automatizado
En pocas palabras, los empleadores pagan a sus empleados mediante un sistema de nómina. De manera similar, un sistema de nómina automatizado permite que un empleador procese la nómina en línea.
Características comunes del sistema de nómina automatizada
La mayoría de los proveedores de nómina tienen una gran cantidad de capacidades automatizadas, pero aquí hay seis características comunes y críticas que debe buscar.
- Procesamiento de nómina
- Administración de nómina
- Transferencia Electrónica de Fondos
- Gestión fiscal
- Informes
- Mantenimiento de Registros
Los 3 principales sistemas de nómina automatizados
Elegir un proveedor de sistema de nómina automatizado que se adapte a sus necesidades puede ser un desafío, por lo que aquí están nuestras tres recomendaciones principales.
# 1. Entusiasmo
Gusto es una opción de bajo costo que también ofrece un paquete a gran escala. La amplia gama de herramientas y funciones de recursos humanos que ofrece este servicio de nómina es una de sus características más notables.
#2. ADP
El procesamiento automático de datos, o ADP, es un procesador de nómina líder. El nombre es probablemente el más familiar para usted en esta lista, y por una buena razón: son un gran nombre en el mundo del software empresarial. ADP proporciona un tablero simple y una variedad de planes para empresas de todos los tamaños.
# 3. Paychex
Paychex ofrece tres planes con una variedad de servicios adicionales que permiten a las empresas escalar y personalizar fácilmente el plan según sus necesidades. También se pueden considerar como el sistema de nómina automatizado más adaptable para las empresas.
¿Cuál es un ejemplo de un sistema de nómina?
Los ejemplos de sistemas de nómina incluyen Sumopayroll, sumHR, Keka, PeopleWorks y Accent HRP.
¿Cuáles son los 2 tipos diferentes de sistemas de nómina?
Los tres tipos principales de nómina son manual, software y subcontratación.
¿Qué es un sistema de nómina y recursos humanos?
HR (recursos humanos) y la nómina son dos departamentos dentro de una empresa. La nómina es una lista de empleados y la cantidad de dinero que se les paga, mientras que Recursos Humanos maneja una variedad de tareas relacionadas con la gestión de empleados y la administración, como la contratación, el despido, los beneficios, la asistencia y más.
Lea también: ¿QUÉ SON LAS COLECCIONES? Agencia, deuda y cómo pagarla
¿Cuál es el software de nómina más común?
Los mejores sistemas de software de nómina:
- Nómina de QuickBooks.
- paychex.
- Entusiasmo.
- Paycor.
- Ondulación.
- En pago.
- Carretilla.
- Xero.
¿Cuáles son los cuatro tipos de nómina?
Los cuatro tipos de nómina son los siguientes:
- Sistemas de Nómina Administrados Internamente
- Sistemas de nómina administrados profesionalmente
- Servicios de Nómina Administrados por Agencias del Sistema de Nómina
- Sistemas de nómina administrados por software
¿SAP es un sistema de nómina?
Sí, el software SAP HR incluye gestión, administración y procesamiento de nóminas a través de SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Se pueden integrar otros procesos empresariales y de recursos humanos con la solución en la nube.
Conclusión
Elegir el mejor software de nómina para tu empresa es una decisión importante. Afortunadamente, varias soluciones de software de nómina en línea ofrecen funciones sólidas, integraciones e interfaces de usuario que se adaptan a los propietarios de empresas sin mucha experiencia en el procesamiento de nóminas.
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Referencias
