La incorporación, también conocida como socialización organizacional, es el proceso a través del cual los nuevos empleados adquieren la información, las habilidades y los comportamientos necesarios para encajar y ser miembros productivos de la organización. Reuniones formales, conferencias, películas, materiales impresos u orientaciones basadas en computadora son algunas de las estrategias utilizadas en este proceso para explicar el funcionamiento y la cultura del negocio al que se incorporará el empleado. Algunas partes del mundo se refieren a este procedimiento como “capacitación” o “inducción”. Se ha demostrado en estudios que la incorporación y otras estrategias de socialización benefician a los nuevos empleados. Incluyen un mayor compromiso organizacional, un mejor desempeño laboral, una mayor satisfacción laboral, una disminución del estrés ocupacional y una menor intención de dejar el trabajo.
Inmersión
“Onboarding” describe los procedimientos utilizados para incorporar nuevos empleados a la empresa. Además de aprender sobre la estructura, la cultura, la visión, el objetivo y los valores de la empresa, también contiene actividades que permiten a los nuevos empleados completar el primer proceso de orientación para nuevos empleados. Los procesos de incorporación pueden variar desde uno o dos días de actividad para ciertas empresas hasta muchos meses de operaciones para otras organizaciones. La orientación y la incorporación son términos frecuentemente mal entendidos. La incorporación es un proceso completo que incluye a la gerencia y a otros empleados y puede continuar hasta por 12 meses. La orientación es un paso crucial para completar el papeleo y otras actividades cotidianas.
Todos los nuevos empleados reciben incorporación, pero el calibre de la incorporación es importante. Con demasiada frecuencia, la incorporación implica entregar a un nuevo empleado una pila de papeleo y hacer que un gerente o un especialista en recursos humanos le muestre el lugar de trabajo mientras lo presenta aleatoriamente a las personas. Sin embargo, cuando la incorporación se hace bien, crea una base para el éxito a largo plazo tanto del empleado como del empleador. Puede impulsar la producción, fomentar el compromiso y la lealtad, y respaldar el éxito profesional inicial de los miembros del personal en la nueva empresa.
Proceso de integración
Hay varias formas de ayudar a los nuevos empleados cuando crean el proceso de incorporación, incluido el envío de un paquete de bienvenida lleno de regalos corporativos, la planificación de un almuerzo o cena de equipo con compañeros de trabajo o la creación de una presentación. Hay una serie de mejores prácticas de incorporación que podría seguir, independientemente de lo que decida incluir en su propio proceso:
#1. Comuníquese regularmente con los nuevos empleados
Manténgase en contacto con su nuevo empleado y exprese su entusiasmo por unirse al equipo si faltan más de dos semanas para su fecha de inicio. Puede enviarles por correo electrónico su manual del empleado de antemano o preparar una caja de bienvenida llena de cosas de la empresa. También se puede solicitar una comunicación de bienvenida del gerente potencial del nuevo miembro del equipo.
#2. Planifique la primera semana del nuevo empleado.
El primer día de trabajo será incierto para el nuevo empleado porque no sabe qué esperar. Debes demostrarles que estás listo y dispuesto a recibirlos de manera formal. Haga un plan para sus primeros días de trabajo y asegúrese de que se hayan hecho todos los elementos necesarios, como configurar su espacio de trabajo y alertar al personal de recepción de la llegada del nuevo empleado.
#3. Dales una cálida bienvenida.
Sea entusiasta, sociable y optimista de inmediato. Ofrezca al nuevo empleado un recorrido por el lugar de trabajo y conozca primero a sus compañeros de trabajo en los escritorios circundantes. Planee un almuerzo con su equipo para que puedan conocerse y asegúrese de que su gerente se reúna con ellos con frecuencia durante esta importante primera semana.
#4. Sigue así
Después de la primera semana, el procedimiento de incorporación no finaliza. Debe asegurarse de que su nuevo empleado tenga suficientes tareas fundamentales pero importantes para completar casi de inmediato para respaldar el fomento de la confianza. Su gerente debe tener una estrategia para delegar ese trabajo y facilitar su incorporación sin problemas al equipo.
Listas de verificación para la incorporación
Una de las muchas herramientas que ayudan a los nuevos empleados a completar con éxito su proceso de incorporación es una lista de verificación de incorporación. Tanto los gerentes de contratación como los nuevos empleados pueden experimentar ansiedad y sentirse abrumados durante el proceso de incorporación, especialmente si hay numerosos procesos que deben seguirse durante un período de días, semanas o incluso meses. Una lista de verificación de incorporación de personal revisada reduce la probabilidad de que se pierda un paso vital, lo que resultará en que los gerentes y empleados tengan que perder tiempo más tarde retrocediendo.
Hay varias ventajas de proporcionar a los nuevos empleados una lista de verificación de incorporación que son:
- Aumenta la consistencia de la incorporación
- Ahorra tiempo:
- Hace que el proceso de incorporación sea más fluido
Establezcamos qué significa una lista de verificación de incorporación para nuevos empleados:
Plantilla de lista de verificación de incorporación
Su personal de recursos humanos puede mantener la comunicación y evaluar la eficacia de cada etapa mediante el uso de una lista de verificación común para la incorporación de nuevos empleados. Para comenzar a crear el suyo propio, use esta lista de verificación de incorporación de muestra.
Pre-Incorporación:
- Configure la estación de trabajo de un nuevo empleado como parte de la incorporación previa
- Comuníquese con su gerente o supervisor.
- Entregue un anuncio sobre la nueva contratación a todo el personal.
Primera bienvenida oficial
- Averigüe la información de la fecha de inicio (día, hora y lugar).
- Obtener la documentación necesaria.
- Comparta el calendario de incorporación
Incorporación del primer día:
- Recorrido por el lugar de trabajo
- Introducción a equipos, maquinaria y tecnología.
- Revisar los registros de recursos humanos (nómina, impuestos, seguros, etc.)
- Presentar a cada miembro del equipo.
- Especificar objetivos (plazos, seguridad, rendimiento, etc.)
- Describa los principios, la misión y la cultura de la empresa.
- Elegir o presentar un mentor
Punto clave:
Una revisión rápida de lo siguiente justifica la importancia de una plantilla de lista de verificación de incorporación:
- reduce la carga de trabajo de los gerentes de contratación
- se asegura de que se sigan los procedimientos esenciales de incorporación
- hace que un proceso sea más consistente para que pueda ser examinado y mejorado.
Software de incorporación de empleados
Con el software de incorporación de empleados, puede integrar nuevos empleados en su organización antes de su primer día de trabajo. Organiza formularios, simplifica el proceso de gestión de documentos y mantiene motivados a los nuevos empleados. Envíe documentos para firmas y recopile todo el papeleo en línea antes del primer día. Para garantizar un primer día sin problemas para el nuevo empleado, trabaje junto con su equipo de TI, equipo de recursos humanos y gerente para asegurarse de que se completen todas las tareas y necesidades. Brinde a su nuevo empleado una experiencia de incorporación excepcional que será difícil de olvidar, aparte de las formalidades. Para crear la cultura adecuada, haga que su software de incorporación de empleados remotos sea correcto.
Las herramientas que se enumeran a continuación son algunas de las más útiles para incorporar rápidamente a los nuevos empleados, garantizar que tengan una gran experiencia y ayudarlos a convertirse en miembros productivos del equipo.
#1. ayudajugo
Una de las funciones destacadas de Helpjuice es su búsqueda similar a la de Google, que permite a los clientes localizar rápidamente la información que necesitan. Para que puedan aprender a su propio ritmo, los nuevos empleados pueden autoservicio durante el proceso de incorporación. Además, las funciones de análisis del software le permiten filtrar datos y mejorar su procedimiento de incorporación a través de información detallada y datos útiles.
#2. Escriba
Con la ayuda de la herramienta Scribe, es más sencillo crear materiales de incorporación de empleados y que los nuevos trabajadores aprendan a realizar sus funciones. Es una extensión de Chrome o una aplicación de escritorio que registra un flujo de trabajo que desea documentar y lo convierte en capturas de pantalla e instrucciones paso a paso. Los días de copiar capturas de pantalla en documentos de Word para equipos de recursos humanos y gerentes de reclutamiento han terminado; Scribe ahora crea rápidamente estas guías para su equipo.
#3. BambúHR
BambooHR, una de las soluciones integrales de recursos humanos más populares del mercado, esconde fuertes capacidades de incorporación detrás de una interfaz de usuario sencilla. El programa le permite utilizar funciones potentes como el seguimiento de aplicaciones y las firmas electrónicas para diseñar procedimientos de incorporación fluidos que adorarán sus nuevos empleados (y gerentes de contratación). Hay dos niveles de BambooHR: "Essentials" y "Advantage". Lamentablemente, las capacidades de incorporación completas solo están disponibles con el plan "Advantage", que es más costoso.
#4. talmundo
Talmundo fue creado con el propósito expreso de modernizar el proceso de incorporación de nuevos empleados. La facilidad de uso de este software es una de sus mejores características. Se pondrá en marcha rápidamente porque programar y modificar la hoja de ruta de su empleado es muy simple. Además, las pruebas atractivas y las listas de tareas interactivas hacen un excelente trabajo al digitalizar el proceso de incorporación al tiempo que conservan el encantador factor humano.
#5. Zenefits
Con el software de recursos humanos Zenefits, puede manejar tareas como la contratación, la incorporación y el mantenimiento de la información de los empleados, todo en un solo lugar. Podrá crear procesos de incorporación únicos, distribuir ofertas de trabajo, realizar verificaciones de antecedentes y permitir que los nuevos empleados finalicen su propia incorporación antes de presentarse al servicio. ¿Qué es lo mejor? Para garantizar que todo esté funcionando con solo unos pocos clics, toda la información se sincroniza con la nómina y los beneficios. El precio comienza en $ 8 por mes.
Zenefits RRHH
Capacitación de incorporación
Es importante tener en cuenta que la incorporación exitosa de un nuevo empleado no termina después de su primer día. Si desea que sus nuevos empleados tengan éxito a medida que crece su negocio, deberá implementar un procedimiento de capacitación más estructurado. El programa de capacitación ad hoc con el que comenzó no será adecuado cuando más y más personas se unan al equipo. Se puede pensar en un procedimiento de incorporación formal como algo vivo que se afina y perfecciona con el tiempo, pero poner en marcha un plan temprano puede garantizar que ninguna nueva contratación se quede entre las costuras.
Esta es una guía útil para desarrollar un programa eficiente de incorporación y capacitación con el fin de lograr ese objetivo.
#1. Establecer una base de comprensión y producir documentación.
Como empresa, debe establecer el marco antes de implementar un nuevo proceso de incorporación. Establezca la persona que estará a cargo de este proceso para su empresa y cada departamento. Sus altos ejecutivos y gerentes deben respaldar el nuevo procedimiento para que tenga éxito. El primer paso para ayudarlos a comprender las creencias de su empresa es solicitar su opinión.
#2. Reúna un equipo de entrenamiento
Debe haber una rutina general a seguir para que los nuevos empleados se familiaricen con todo lo relevante para la empresa y su trabajo. Establezca el plan de capacitación óptimo y luego rellene quién está a cargo de cada tarea de incorporación. Si bien se modificará para la contratación en otros departamentos y con distintos grados de responsabilidad, el objetivo es establecer una estructura que pueda reutilizarse, incorporando a las personas adecuadas según sea necesario.
#3. Crear un manual del empleado
Sus departamentos deben apuntar a crear rápidamente un "manual del empleado" que los miembros del personal puedan archivar. Dependiendo de la etapa y la madurez de su empresa, querrá equilibrar el tiempo y el esfuerzo que invierta en establecer esto. Puede que no tenga sentido describir los procedimientos todavía si todavía está averiguando qué funciona para cada parte central de su organización y cómo crear un ajuste de mercado de productos. En cualquier caso, ya sea un documento de Word, PDF, presentación o cualquier otra cosa, siempre es una buena idea tener información y expectativas por escrito que usted y su contratación puedan consultar.
#4. Proporcionarles los materiales de lectura necesarios.
En la primera semana, es posible que no espere mucho de su nuevo empleado. Dales mucho material de lectura que quieras que dominen. Comparta presentaciones de ventas obsoletas, anuncios de prensa, blogs y otros materiales.
#5. Repase los deberes y actividades que tiene cada día.
El jefe de departamento debe repasar los deberes del trabajo y las tareas diarias normales. Asegúrese de que el nuevo empleado esté tomando notas y verifique con frecuencia si tiene alguna consulta o necesita algo reiterado.
#6. Demostrar, organizar la observación y proporcionar instrucción práctica.
Dependiendo de qué tan digital sea su empresa, tenga en cuenta que su nuevo empleado puede requerir algunas demostraciones del producto para familiarizarse con él, así como un tiempo privado para experimentar con el producto y hacer preguntas de seguimiento. Una vez más, establezca un buen ejemplo para su nueva contratación durante este período lento, mientras que las expectativas de rendimiento son mínimas. Pídales que asistan a reuniones, participen en llamadas telefónicas o simplemente lo observen mientras trabaja, describiendo sus expectativas para cuando tomen el control sobre la marcha.
#7. Conciencia continua
La felicidad de su personal está influenciada por las oportunidades de aprendizaje y la capacitación continua. Los empleadores que ofrecen posibilidades de ascenso laboral descubrirán que los miembros de su personal están más felices y más dedicados al desarrollo del negocio. Puede hacer esto organizando actividades como sesiones de aprendizaje práctico semanales, clubes de lectura mensuales, programas de tutoría dentro de su empresa, pagando a los empleados para que tomen clases fuera de la oficina, ofreciendo programas de certificación internos que demuestren su dominio del bien o servicio, y más. .
¿Cuáles son las cuatro fases de la incorporación?
Cuatro etapas del proceso de incorporación
- Primera etapa: preembarque. Hay mucho que aprender una vez que acepte su carta de oferta y comience a trabajar en su nuevo trabajo.
- Segunda etapa: Orientación y bienvenida a los nuevos trabajadores.
- Tercera etapa: Formación.
- Cuarta etapa: aceptar el nuevo trabajo.
¿Cuál es el propósito de la incorporación?
La incorporación se refiere al proceso a través del cual una empresa ayuda a los nuevos empleados a adaptarse a sus nuevos roles ofreciéndoles capacitación e información. El trabajo que desempeñan, los estándares de su empleador y el espíritu de la empresa se entienden de forma más inmediata gracias a la tecnología a bordo.
¿Qué significa incorporación?
De acuerdo con la definición de incorporación de empleados, es cualquier acción que permite a los nuevos empleados comprender cómo funcionan las cosas en su nuevo lugar de trabajo, familiarizarse con la cultura empresarial y experimentar un sentido de pertenencia y valor dentro de su equipo. Por otro lado, la etapa inicial del onboarding es la orientación del empleado.
¿Cuáles son las 6 C de la incorporación de empleados?
Las seis C de la incorporación de empleados se describen como cumplimiento, aclaración, conexión, cultura, confianza y verificación.
¿Cuáles son las cuatro C de la incorporación efectiva?
La Dra. Talya Bauer de la Fundación SHRM afirma que la atención proactiva a las Cuatro C es esencial para un proceso de incorporación exitoso. Esto representa cumplimiento, clarificación, cultura y conexión.
¿Cuál es otra palabra para incorporación?
La incorporación de usuarios se conoce con frecuencia como "adopción de usuarios". Las personas con frecuencia se refieren a la orientación o inducción de los empleados como "incorporación de empleados", pero en realidad es un proceso largo que incluye ambos conceptos.
¿Quién se beneficia de la incorporación?
Un procedimiento de incorporación exitoso mejora la construcción de relaciones con los empleados y ayuda al nuevo trabajador a instalarse en la empresa. Para que los empleados sepan qué se espera de ellos, cuál es su posición y cómo crecer, también incluye el establecimiento de objetivos, controles frecuentes de gerentes y desarrollo de empleados.
Conclusión
Sin duda, la única solución para brindar experiencias de incorporación simples, automatizadas y beneficiosas es el software de incorporación de empleados. Pero, durante sus primeras semanas en el trabajo, los empleados recién contratados a veces se ven inundados con montañas de conocimiento. Hay mucho que procesar. Al permitir que su nuevo personal obtenga las respuestas que necesitan a su propio ritmo, una base de conocimientos proporciona el antídoto contra la sobrecarga de información.
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Referencias
