Solo hay una oportunidad de establecer una buena primera impresión durante la incorporación. Un procedimiento de incorporación simple con un poco de papeleo y un manual del empleado fue suficiente para que muchas empresas sobrevivieran antes de la pandemia. Muchas empresas han perdido clientes y clientes potenciales debido a su deficiente proceso de incorporación. Por lo tanto, no queremos que cometa el mismo error y que haya investigado las mejores prácticas de incorporación. Siga leyendo para saber más sobre las mejores prácticas de incorporación de empleados.
Prácticas recomendadas de incorporación
Una de las fases finales del proceso de contratación es la incorporación. Los procedimientos de incorporación de cada empleador pueden variar en cuanto a formalidad y estructura, pero uno exitoso será ventajoso para ambas partes.
Como resultado, los nuevos empleados podrán comenzar a contribuir a su organización rápidamente y podrán adaptarse rápidamente a las habilidades y actitudes necesarias para su nuevo puesto.
Nuestras mejores recomendaciones para hacerlo correctamente se muestran a continuación:
#1. Comunicación regular
Desde que aceptan la oferta hasta que comienzan a trabajar para usted, es fundamental mantener el interés de su nuevo empleado. Es posible que se sientan más cómodos y se entusiasmen con su negocio y departamento.
Los principales solicitantes naturalmente querrán comenzar de inmediato, así que piense en cualquier cosa que podrían estar haciendo antes de comenzar a trabajar para usted que les sería útil en sus primeros días en el puesto.
#2. Piense en inscribirse en línea
El uso de un enfoque en línea tiene varias ventajas. Los formularios pueden completarse con anticipación e ingresarse en su sistema, lo que ahorra tiempo el primer día y permite que el nuevo empleado y su gerente se concentren en tareas más críticas. Su procedimiento de incorporación puede ser diferente si emplea a un trabajador remoto a tiempo completo.
#3. Tenga en cuenta la fecha de llegada y el plan.
Un nuevo empleado no quiere nada más que presentarse en su primer día y descubrir que no lo esperaban en absoluto o que su gerencia no había planeado adecuadamente su llegada.
Esto presenta una imagen pobre, descuidada y desorganizada del negocio. Asegúrese de que todos los pases, estaciones de trabajo, software de computadora, cuentas y autorizaciones estén preparados y que se le informe cuándo se espera que lleguen.
#4. Hacer una introducción
El primer día se debe dar una introducción a la empresa y una inducción básica específica del rol. Considere las habilidades adicionales requeridas, como los procedimientos de salud y seguridad, ya que la ley lo exige para garantizar que su personal tenga conocimientos en estas áreas.
#5. Elige un mentor o un amigo.
Si aún no es parte de su procedimiento de incorporación, piense en designar a un amigo o mentor. El nuevo empleado se sentirá cómodo haciendo preguntas "cotidianas" al compañero más experimentado, que quizás no quiera hacerle a su jefe.
Mejores prácticas de incorporación de empleados
#1. Antes del primer día de trabajo de su nuevo empleado, comience la incorporación
Muchas empresas cometen el error de retrasar la orientación y la incorporación hasta el primer día de trabajo del nuevo empleado. Pero con frecuencia, pasarán días, semanas o incluso meses desde que recibe una oferta de trabajo hasta que su nuevo empleado comience su nuevo trabajo.
#2. Establezca fantásticos procedimientos de contratación y bienvenida.
Se puede causar una excelente primera impresión brindando una excelente experiencia de contratación. Sin embargo, ese proceso de contratación implica mucho más que enviar por correo a los nuevos miembros de su equipo una taza de café o una lista de regulaciones comerciales.
Considere crear una nueva lista de verificación de contratación que incluya algunas de las siguientes prácticas de nueva contratación para ayudar a su nuevo empleado a tener un comienzo rápido y prepararlo no solo para su primer día en su nuevo puesto, sino también para su primer mes:
- Envía una llamada y un correo electrónico para saludar al nuevo empleado.
- Envíe un kit de bienvenida a los nuevos empleados.
- Configurar el equipo de trabajo y los recursos para el nuevo empleado.
- Cree un horario y un programa para una orientación.
- Dar oportunidades para saludar a los compañeros de trabajo.
#3. Incluir a los líderes senior en el establecimiento de la cultura organizacional.
Su departamento de recursos humanos no es el único a cargo de la incorporación. El desarrollo de un nuevo programa de incorporación de empleados con frecuencia involucrará a especialistas en recursos humanos, pero la ejecución de las actividades de incorporación es responsabilidad de toda la organización, incluidos los miembros del equipo, los supervisores y los líderes sénior.
Involucrar a un líder sénior, como un fundador, le brinda a esa persona la oportunidad de discutir los principios corporativos y los comportamientos aceptables, al mismo tiempo que ayuda a los nuevos empleados a comprender la cultura y la historia de la empresa.
#4. Hacer uso del software de incorporación
Desde completar el papeleo de contratación hasta llevar a cabo programas de capacitación y orientación para nuevos empleados, un proceso de incorporación eficiente implica una gran variedad de trabajos y actividades.
Muchas empresas de software HRIS ofrecen soluciones integradas y automatizadas de incorporación que reducen la necesidad de formularios en papel, eliminan la entrada de datos redundantes y agilizan el procedimiento.
#5. Con su empleado, establezca un fideicomiso en vida.
Ya sea entre los miembros del equipo o un gerente y un miembro de su equipo, un acuerdo de confianza sirve como piedra angular para una relación laboral productiva. Debe desarrollarse, documentarse, evaluarse y actualizarse en forma conjunta como un documento vivo.
Prácticas recomendadas para la incorporación de nuevos empleados
Debido a que prepara a las personas para sus roles, la incorporación es crucial para las nuevas contrataciones. Asegurarse de que su transferencia se realice de la mejor manera posible es su responsabilidad como líder. Los procedimientos de incorporación saludables son la clave.
Puede mantener a su equipo contento y productivo desde el principio si se adhiere a las mejores prácticas de incorporación de estos cinco empleados.
#1. Conozca el funcionamiento de su nuevo empleado.
Debido a que cada persona es única, es esencial comprender el método más excelente para integrar al recluta en la fuerza laboral. Averigüe qué esperan obtener del trabajo, cómo prefieren que los traten y cómo abordan el trabajo en general.
Al realizar las mejoras necesarias que ayuden mejor a su transferencia, puede facilitar la incorporación después de comprender estos factores.
#2. Descríbales los miembros esenciales del equipo y los departamentos.
Presentar el talento recién contratado a los trabajadores experimentados es uno de los componentes más cruciales de la incorporación. Piense en las personas con las que el empleado colaborará con frecuencia. Asegúrese de que conozcan a las personas esenciales, incluidos los líderes de equipo.
#3. La intensidad de su entrenamiento debe estar adecuadamente equilibrada.
Es fundamental pensar en la cantidad de capacitación que brinda a los nuevos empleados antes de incorporarlos. Cada uno tiene sus inconvenientes, y puede ser fácil sobreentrenar o subentrenar.
Sobrecargan de conocimientos al personal cuando hay exceso de formación. El cerebro humano no puede retener tanta información, al contrario de lo que crees que les ayudaría a recuperarse más rápidamente.
Por otro lado, la formación inadecuada también es ineficaz. Al decirle al personal que maneje todo de forma independiente con poca ayuda, efectivamente les está diciendo esto.
#4. Asegúrate de usar la crítica constructiva.
No debe anticipar la perfección de un nuevo empleado porque nadie es perfecto. Para fomentar el aprendizaje a través del fracaso, es útil establecer una cultura. Esto es parte de darles comentarios que los prepararán para el largo plazo.
#5. Mantén tu diálogo.
A lo largo del proceso de incorporación, debe hacer un seguimiento de sus nuevos empleados en varias ocasiones. A menos que pregunte directamente, no puede saber cómo se está adaptando un nuevo empleado.
Pregunte sobre su progreso, áreas de necesidad de asistencia y cualquier pregunta que aún puedan tener. Asegúrese de escuchar sus opiniones de manera justa, ya que esto los inspirará a ofrecer sugerencias que, en última instancia, pueden mejorar su empresa.
Mejores prácticas de incorporación de clientes
#1. Cree a sus clientes un mapa de ruta claro.
Cree un camino claro para que sus clientes viajen como primer paso. Durante el proceso de incorporación, nada podría ser más deprimente que el hecho de que su cliente no tenga claro cuál será el siguiente paso. Para sus clientes, cree una experiencia bien pensada.
#2. Reconocer las necesidades del cliente.
Si sus clientes han experimentado una ruptura emocional durante la incorporación, podría deberse a que no está prestando mucha atención a lo que tienen que decir. Las empresas deben ser conscientes de los requisitos y problemas de sus clientes. Preste atención a los componentes de incorporación que no entienden y cuáles no les resultan claros. Luego, concéntrese en mejorar esa característica de la experiencia o en hacer que la explicación que la acompaña sea más sencilla.
#3. Establecer metas y plazos.
Preestablecer las expectativas de un cliente es una buena idea antes de que comience a usar un producto o servicio. Al hacerlo, puede construir una imagen más clara de lo que les dará y tener una idea decente de lo que quieren hacer con su oferta.
#4. Poseer una mentalidad de resolución de problemas.
Durante el proceso de incorporación, no todo saldrá según lo planeado. Incluso si se adhiere a la plantilla de incorporación de clientes, aún puede haber algunos elementos que pase por alto debido a las variaciones contextuales con su cliente.
Tal vez la dirección de su cliente esté más allá del alcance de su proveedor de 3PL, o el servicio que está tratando de usar no es el que necesita. Un enfoque de resolución de problemas es útil en situaciones como estas.
#5. Automatice las acciones rutinarias
Uno de los métodos más fáciles para acelerar un proceso de incorporación es desarrollar un marco de incorporación de clientes repetible. Cada vez que se realiza una incorporación sobre la marcha, se pierde tiempo tanto para la empresa como para el cliente. Automatice lo que se puede automatizar, entonces.
Mejores prácticas de incorporación virtual
#1. Inicio temprano del proceso de incorporación
Las empresas remotas con frecuencia posponen el inicio del proceso de incorporación hasta el primer día del empleado. En nuestra opinión, el mejor curso de acción comienza mucho antes de que el nuevo miembro del equipo se presente al servicio.
Tan pronto como finalice el procedimiento de contratación de personal nuevo, envíe un paquete de bienvenida.
#2. Haga y distribuya un cronograma o agenda de incorporación.
Además de entregar botín, le recomendamos que incluya una agenda en su paquete de bienvenida que detalle el cronograma para la incorporación de su nuevo empleado y las primeras dos semanas.
Esto calma su ansiedad inicial al darles un adelanto de lo que se avecina (sin abrumarlos).
#3. Asigne tareas simples para fomentar la confianza y la facilidad.
Prepare algunas actividades simples para que sus nuevos empleados las realicen al principio para ayudarlos a ganar confianza antes de que se requiera un trabajo sustancial. Proporcióneles formularios de recursos humanos para completar, pídales que vean un video rápido, configuren sus perfiles de software Slack y PM, y más.
#4. Planificar entrenamiento virtual
Considere agregar un par de sesiones de capacitación virtual al horario de su nuevo empleado. Puede proporcionarles enlaces a tutoriales de Internet, películas de capacitación interna o presentaciones de Google Slides para presentaciones durante la capacitación. Pueden ponerse al día con su horario con la ayuda de estos.
#5. Planifique reuniones en línea con individuos y grupos para presentar al equipo
Todos pueden conocer a sus compañeros de trabajo virtualmente en un entorno menos desalentador. El cronograma debe incluir algunas videollamadas, comenzando con grupos más pequeños de trabajadores con los que interactuarán a menudo.
¿Cuáles son las 5C de la incorporación?
Las 5C del onboarding son:
- Cumplimiento
- Aclaración
- Cultura
- Conexión, y
- Vuelve a checar
¿Cuáles son las 3 fases de la incorporación de empleados?
Cuando los equipos de recursos humanos usan el término "incorporación", esencialmente implican todo lo que sucede para que un nuevo empleado comience en su función después de firmar una carta de oferta. Estas diversas actividades a menudo se dividen en tres fases superpuestas:
- Administración
- Orientación, y
- Habilitación.
¿Cómo es una buena incorporación de clientes?
Mantienes el compromiso del cliente con un buen proceso de incorporación. Su uso exitoso de su producto será el resultado de su asistencia para ayudarlos a comprender y experimentar el valor que ofrece. Aún más importante, les proporcionará una motivación para volver y usarlo repetidamente. Aumentar las conversiones de prueba.
¿Cómo hago una lista de verificación de incorporación?
Para hacer una lista de verificación de incorporación, siga estos pasos:
- Analizar los requisitos del puesto.
- Deben dividir la lista de verificación en secciones.
- Haga una lista de requisitos previos para la contratación.
- Haz una lista de los deberes para el primer día.
- Asígneles tareas para completar durante la primera semana.
- Después del primer mes, consulte con ellos.
¿Cómo puede mejorar la incorporación de clientes?
Debería ser fácil y flexible incorporar nuevos empleados. Las percepciones favorables de los clientes sobre su marca y su probabilidad de convertirse en clientes se fortalecen cuando son testigos de la velocidad, la comodidad, la seguridad y la conveniencia que exhibe durante la incorporación.
Preguntas frecuentes sobre prácticas recomendadas de incorporación
¿Qué características definen un sistema de onboarding exitoso?
Un proceso de incorporación exitoso logra un equilibrio entre impartir conocimientos, crear entusiasmo y fomentar las relaciones. Las empresas pueden proporcionar a los nuevos empleados el conocimiento, los contactos y los recursos que necesitan para sentirse cómodos y con la confianza suficiente para realizar un trabajo excelente organizando cuidadosamente el proceso de incorporación.
¿Quién debe manejar el proceso de incorporación?
El gerente de reclutamiento es la persona ideal para brindarle al nuevo empleado la capacitación necesaria para tener éxito en su puesto, que es uno de los componentes más cruciales de la incorporación.
Conclusión
Puedes ver que el proceso de onboarding es fundamental después del proceso de contratación. Siga los pasos de este artículo para que sus empleados y clientes se sientan como en casa y se lleven una buena impresión de usted como RRHH.
- Empleado del mes; Mejores prácticas, plantillas e ideas
- Sistemas de Gestión de Contratos; Mejor software de 2023
- Los mejores sistemas de recursos humanos para pequeñas empresas en 2023 (ACTUALIZADO)
- INCORPORACIÓN DE EMPLEADOS: Lo que debe saber sobre todo el proceso de incorporación
- Mejores prácticas de incorporación de nuevos empleados en 2023
Referencias
