La reubicación de oficinas es un anuncio difícil de decir en voz alta para algunas personas debido a las razones de la mudanza. Podría ser el resultado de un modelo de negocio exitoso. A veces es el resultado de la buena fortuna, pero otras veces es el resultado de una mala gestión. Algunas empresas han visto un gran crecimiento a través de sus servicios en los últimos años, lo que les hizo considerar la reubicación de oficinas. ¡Esa es una de las muchas buenas razones para elegir una nueva ubicación para su negocio! Los fondos de la empresa también pueden provocar un movimiento. Es posible que el alquiler de sus instalaciones haya aumentado o que ya no sea rentable en su ubicación. Como puede ver, una corporación puede reubicarse por varias razones. Cualquiera que sea la razón, la reubicación de la oficina es importante. Por lo tanto, existe la necesidad de una lista de verificación de reubicación de oficinas.
¿Qué es la reubicación de oficinas?
La reubicación de oficinas se refiere al traslado de las actividades del negocio que actualmente se llevan a cabo en el edificio excluido al nuevo edificio de oficinas como parte del proceso de reubicación de oficinas.
¿Cómo se planifica la reubicación de una oficina?
Sin la planificación, preparación y organización adecuadas, la reubicación de una oficina puede ser una prueba caótica, frustrante y que consume mucho tiempo. En el caso de que esta sea la primera reubicación de su lugar de trabajo, es posible que no sepa cómo comenzar o qué buscar en un buen plan. Estos son algunos planes para una reubicación de oficinas exitosa.
#1. Designar una persona de contacto
Asigne la responsabilidad principal de la reubicación a usted mismo oa otra persona dentro de su organización. Podría pensar en esta persona como el coordinador de reubicación de la oficina. Él o ella debe ser un maestro de la logística, un portavoz eficaz de su organización y un pensador rápido en situaciones de crisis.
Como regla general, es mejor mantener equipos de planificación para proyectos pequeños. El equipo de la lista de verificación de reubicación de oficinas estará dirigido por el coordinador de mudanzas internas, y su trabajo formará la base del nuevo diseño de su oficina.
#2. Elija fechas cruciales
Averigüe cuándo vence su contrato de arrendamiento existente, cuándo desea mudarse, cuándo desea firmar un nuevo contrato de arrendamiento, cuándo desea comenzar y terminar la construcción de su nuevo lugar de trabajo y cuándo desea mudarse por completo.
#3. Crear un plan integral
El gerente de reubicación debe tener una estrategia integral que pueda comunicarse fácilmente a la alta gerencia y al resto de la fuerza laboral. Los cronogramas, las responsabilidades asignadas y otros desarrollos del proyecto deben mostrarse claramente en este plan.
Si es posible, sería ideal utilizar una aplicación de gestión de proyectos que actualmente se usa regularmente dentro de su organización, ya que esto haría que la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo fuera mucho más fluida. Comience con una plantilla completa que especifique qué pasos son cruciales, como este o este.
Además, la cantidad y el tipo de personal en la oficina, así como el tamaño general de la empresa, determinarán el alcance de los requisitos logísticos asociados con los servicios de reubicación. Mientras que las grandes organizaciones pueden construir desde cero, las empresas más pequeñas pueden simplemente alquilar una estructura existente y mudarse.
#4. Determine qué tipo de instalaciones en el lugar de trabajo necesita
El espacio de trabajo ideal puede variar mucho según la naturaleza de la empresa en la que trabaja. Si desea que su nueva oficina sea el entorno más propicio para el trabajo y el crecimiento, es crucial que identifique sus elementos imprescindibles como parte del plan de reubicación.
#5. Establezca qué proveedor de reubicación utilizará
Primero, averigua si harás todo el embalaje y la mudanza, o si contratarás servicios completos de mudanzas. Un coordinador de mudanzas profesional puede encargarse de la logística de la mudanza real si contrata una empresa de mudanzas de servicio completo. Su empresa de mudanzas se encargará de toda la logística, por lo que no es necesario incluirla en el plan de su proyecto. No obstante, debe tener en cuenta el tiempo para encontrar y contratar a los mejores profesionales de mudanzas de oficinas de servicio completo para su agenda.
Servicios de reubicación de oficinas
Puede ser estresante organizar una reubicación de oficina. El desmontaje y el montaje implican una serie interminable de tareas, cada una de las cuales debe realizarse sin falta o la empresa perderá dinero. El uso de los servicios y empresas de reubicación de oficinas de Chipman garantiza una transición sin problemas con la menor interrupción para su negocio.
Beneficios de los servicios de reubicación de oficinas
Las reubicaciones de oficinas son notorias por causar tiempo de inactividad inesperado, estrés e incluso la extraña enfermedad de los trabajadores el día de la mudanza. Sin embargo, la contratación de servicios de reubicación de oficinas puede aliviar el estrés, acortar la transición y garantizar el éxito en la nueva ubicación. Estos son algunos de los beneficios de los servicios de reubicación de oficinas.
#1. Relájate y Olvídate del Transporte
¿Le preocupa que el camión de mudanzas alquilado no sea lo suficientemente grande para acomodar los escritorios, las computadoras y los muebles de la sala de descanso de su oficina? Contratar algunos servicios y compañías profesionales de reubicación de oficinas, como Perry Moving & Storage, es la forma más relajada de transportar sus cosas de A a B. Son expertos en reubicar artículos grandes, voluminosos o inconvenientes y están felices de hacerlo. para ti.
#2. Ahorrar dinero
Los servicios y las empresas de reubicación de oficinas profesionales a veces se malinterpretan como prohibitivamente caros, pero esto rara vez es el caso. Cuando se tienen en cuenta los costos del tiempo de inactividad adicional, la disminución de la productividad y los bienes dañados, queda claro que contratar profesionales es la opción más rentable. Los profesionales están capacitados para transportar artículos de un lugar a otro sin causar ningún daño o daño a los artículos que se mueven o a cualquiera de sus empleados que puedan estar ayudando. Como beneficio adicional, no tendrá que gastar dinero en efectivo en gastos relacionados con la mudanza, como alquilar un camión, equipo de mudanza profesional, empacar cajas, etc.
#3. Reducir las pérdidas de productividad al mínimo
Puede confiar las pertenencias de su oficina a las manos rápidas y cuidadosas de los servicios y empresas profesionales de reubicación de oficinas. Eso implica que puede reducir la cantidad de tiempo que su negocio está cerrado antes de perder dinero. En el mundo comercial, el tiempo es dinero, por lo que es importante priorizar las operaciones de restauración lo antes posible.
#4. Experiencia
Cuando contrata servicios o empresas de reubicación de oficinas, obtiene acceso a un equipo de expertos calificados con un amplio conocimiento de los procesos de mudanza y configuración. Cuando trabaje con expertos, ellos se encargarán de los detalles, como detectar los cables que quedaron atrás o descubrir cómo reorganizar los muebles para acomodar los enchufes eléctricos mal ubicados.
¿Qué debe incluirse en un paquete de reubicación?
Para reubicarse con éxito por trabajo, es importante tener conversaciones extensas sobre sus deseos y preocupaciones con su empresa. Puede aprovechar al máximo las negociaciones de su paquete de reubicación con su nueva empresa si se toma el tiempo para examinar cuidadosamente el contenido de su paquete y determinar las áreas en las que necesita asistencia adicional. Estas son cosas que deben incluirse.
- Ajustes de pago o bonificaciones.
- Asistencia en costos de bienes raíces.
- Reembolso por traslado.
- Fecha de inicio flexible.
- Visitas gratuitas.
Lista de verificación de reubicación de oficinas
Mover una oficina es un pequeño inconveniente para el propietario de un negocio o un emprendedor nuevo que generaría más ingresos; ya se ha tomado la decisión de expandirse para atender a más clientes o reducir los costos generales. Es hora de seguir adelante y obtener una lista de verificación para la reubicación de la oficina ahora que ha firmado un nuevo contrato de arrendamiento.
Las listas de verificación de reubicación de oficinas son mucho más difíciles y confusas que las mudanzas de casas, e incluso un error menor podría hacer que su empresa pierda dinero. Además, reubicar una oficina es una tarea difícil para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. No solo se está trasladando a todo el personal de la oficina, sino también a toda la maquinaria, la electrónica, los accesorios, las computadoras y el mobiliario. Como resultado, desea asegurarse de que todo salga lo mejor posible porque todas estas cosas, incluido el personal, son las que pagan las facturas. Al organizar sus tareas en una línea de tiempo con la ayuda de una lista de verificación de reubicación de oficina, siempre sabrá qué hacer a continuación y si está o no encaminado para reubicarse a tiempo.
#1. Revise su contrato de arrendamiento
¿Tiene una terminación anticipada del contrato de arrendamiento? ¿Necesita reparar algún desperfecto antes de la mudanza? ¿Hay alguna disposición en el contrato de arrendamiento que deba tener en cuenta? Para asegurarse de que no se está perdiendo nada, hágase estas preguntas y revise cuidadosamente el contrato de arrendamiento.
#2. Consultar con empresas de mudanzas
Puede ahorrar dinero y garantizar una mudanza sin problemas comparando las cotizaciones de mudanza de las principales compañías. Cuanto antes empiece a buscar, mejor. Debería obtener muchas ofertas porque estas empresas de mudanzas suelen tener largos retrasos que pueden durar meses. Considere también el equipo que está moviendo. La maquinaria grande puede requerir un transportista especializado ya que no todas las empresas de mudanzas están equipadas para manejarla.
#3. Crear un plan de gastos y un presupuesto
Un presupuesto es esencial, no hay duda al respecto. Calcule cuánto dinero necesitará para mudarse y qué servicios necesitará de inmediato, pero puede prescindir si es necesario. Muchas empresas, por ejemplo, piden a las empresas de mudanzas que empaquen algunos suministros de oficina para los trabajadores. Esto es agradable de tener en lugar de imprescindible. Es posible ahorrar dinero haciendo que los trabajadores empaquen sus propias cosas.
Asegúrese de que haya suficiente dinero en el presupuesto para pagar los gastos de reubicación del personal. Incluso si su empresa es muy pequeña, esto consumirá un porcentaje considerable de sus fondos. Esta es la lista de verificación de reubicación de oficina más importante.
#4. Designar un grupo de trabajo
Designar un equipo de planificación para coordinar muchos de los elementos de esta lista de verificación de reubicación de oficinas es crucial. Reubicar una oficina es una empresa importante, por lo tanto, es importante trabajar con profesionales confiables.
Es por eso que muchos quieren trabajar con una empresa de mudanzas profesional como ARC. Aquí nos encargamos de todos los detalles para que tú no tengas que hacerlo. Será más fácil para usted y el negocio no perderá ingresos debido a una interrupción de la producción.
¿Cómo te comunicas con una mudanza de oficina?
- Exprésate honestamente. Para tener conversaciones productivas, primero debes ser sincero en tus intenciones.
- Impulsar la comunicación de arriba hacia abajo.
- Empiece temprano.
- Lo ayudaremos en cada faceta de la reubicación de su oficina.
Empresas de reubicación de oficinas
Reubicar su oficina por su cuenta puede ser una prueba estresante. La contratación de empresas comerciales de reubicación o un servicio de reubicación que se especialice en traslados de oficinas puede disminuir en gran medida el impacto en la productividad y la moral durante la transición. Además, si está considerando mudarse o trasladarse de oficina, querrá ponerse en contacto con una de las empresas que le recomendamos a continuación. Tenga en cuenta que antes de aceptar cualquier trabajo, cualquier servicio de mudanzas confiable con gusto le proporcionará un presupuesto gratuito y sin compromiso.
#1. Mudanzas Tsi-Tsi
TSi-TSi Removals es una empresa de mudanzas comerciales con sede en Oxfordshire que atiende a una amplia variedad de empresas locales. Son expertos en la reubicación de lugares de trabajo con un tiempo de inactividad mínimo. Un equipo de mudanzas empacará, cargará, descargará y desempacará todas sus pertenencias como parte de su servicio completo de mudanzas. Sus alternativas para una transferencia de oficina sin estrés garantizarán que la reubicación de su oficina se realice sin problemas.
#2. Expertos en Mudanzas y Guardamuebles
Ubicada en Londres, Removals & Storage Experts es una empresa de almacenamiento que ofrece traslados de oficinas de servicio completo para aliviar las cargas de sus clientes. Tienen una amplia experiencia en almacenamiento y mudanzas comerciales y brindan un servicio completo que incluye embalaje, transporte, almacenamiento y entrega. Contratarlos significa que usted y su equipo no tendrán que mover un dedo (o hacer un viaje a las instalaciones de almacenamiento) hasta que solicite específicamente lo contrario.
#3. Mudanzas mecánicas
Clockwork Removals tiene 25 años de experiencia en reubicaciones corporativas y entiende la logística. Asignan un gerente de proyecto a cada cliente para reducir los costos, acortar las cadenas de suministro y minimizar el tiempo de inactividad comercial.
Clockwork ayuda a las empresas del Reino Unido con el trabajo a domicilio. entregar, instalar y reemplazar equipos cuando sea seguro. Clockwork está ayudando a las empresas con la configuración del espacio de trabajo a medida que más empleados regresan al trabajo.
¿Cuánto dinero dan las empresas por reubicación?
Los pagos, por ejemplo, pueden oscilar entre $2,000 y $100,000 por año, aunque esto varía mucho según el plan y la persona.
¿Cuánto cuesta un paquete de reubicación típico?
Las organizaciones pueden incurrir en costos significativos cuando deben reubicar a un empleado. Según American Relocation Connections (ARC), una empresa de reubicación corporativa, el costo típico de un paquete de reubicación oscila entre $19,309 24,216 y $72,627 97,116 para inquilinos y entre $XNUMX XNUMX y $XNUMX XNUMX para propietarios.
Anuncio de reubicación de oficinas
Uno de los pasos más importantes en una mudanza de oficina exitosa es decirle a la gente que te mudas. Ya sea que sea una empresa nueva o una de las 500 de Fortune, sus empleados y clientes apreciarán su atención a los detalles.
Es fácil pasar por alto la importancia de hacer un anuncio formal y una lista de verificación cuando se concentra en la miríada de detalles involucrados en la reubicación real de la oficina. Sin embargo, ya sea que su empresa tenga cien o mil empleados, la reubicación de una oficina no es algo que pueda manejarse con un simple anuncio de enfriador de agua. La reubicación de una oficina requiere una amplia planificación y preparación por parte de todos los empleados, incluida la logística como el viaje, la ubicación, el estacionamiento, las instalaciones e incluso la reubicación.
Si posee un negocio que interactúa directamente con el público, como una tienda minorista o un restaurante, es fundamental avisar a sus clientes con la debida anticipación antes de la reubicación. Incluso si no lo está, es importante que sepan cómo ponerse en contacto con usted y dónde se encuentra para que el negocio pueda continuar como de costumbre con la menor interrupción posible.
Razones por las que es importante hacer un anuncio de reubicación de oficinas
Al informar a todos sobre el próximo cambio, puede mantener a todos en la misma página y asegurarse de que el anuncio de reubicación de la oficina se emita sin problemas.
#1. Comunicar el cambio a los empleados
Los empleados necesitan tiempo para absorber las noticias y adaptarse a los cambios, que es el corazón de la mayoría de las empresas. La forma de anunciarlo depende del tamaño de la organización, pero una comunicación clara es crucial desde el principio. Cualquier anuncio de la oficina debe hacerse mucho antes de la medida para anular la especulación. Debe ser claro y conciso sobre hacia dónde se dirige la empresa, por qué y dónde expresar opiniones.
#2. Correr la voz a clientes y compañeros de trabajo
Si los clientes visitan su lugar de trabajo, necesitarán saber dónde estará. Incluso si no los ve, infórmeles sobre los cambios. La calidad del trabajo puede verse afectada si el personal tiene problemas con una mudanza de oficina, lo que podría afectar a los clientes. Los clientes necesitan la seguridad de que hacer negocios con usted no dañará sus intereses.
Enviar un correo electrónico a la base de datos con la fecha de la mudanza, los nuevos detalles de contacto y a quién contactar para obtener más información puede ser suficiente. Para aliviar las ansiedades de los clientes, puede ser importante conversar con ellos individualmente. Esta es la parte más crucial del anuncio de reubicación de oficinas.
#3. Canales que puede utilizar para su anuncio de oficina
Esta es la era digital, por lo que hay muchas opciones para la transmisión. Por supuesto, el sitio web de su empresa, la intranet y un correo electrónico directo serán los puntos iniciales de contacto para la mayoría, pero no descarte el poder de un anuncio de reubicación de oficina en un periódico bien ubicado, un comunicado de prensa o una carta escrita a mano para su personal y clientela.
No todos verán el anuncio de reubicación de su oficina en los medios tradicionales, por lo que puede ser útil usar las redes sociales para correr la voz. Las plataformas de redes sociales como LinkedIn, Instagram y Facebook son excelentes no solo para hacer un anuncio público, sino también para interactuar con el personal y el público al brindar actualizaciones periódicas sobre el proceso a medida que se desarrolla.
¿Pagan más las empresas por la reubicación?
Los empleadores generalmente brindan asistencia monetaria a los trabajadores que deben mudarse debido a las oportunidades laborales. Dependiendo de las circunstancias, un empleador puede ofrecer pagar una parte de los gastos de reubicación de un trabajador o otorgar una asignación monetaria al trabajador para cubrir los gastos de mudanza.
¿Quiénes son las partes interesadas en la reubicación de oficinas?
El proyecto tiene la influencia más positiva o negativa en los principales interesados. Los afectados indirectamente por el proyecto se consideran interesados secundarios. Los empleados, clientes, proveedores y la empresa de mudanzas se verán afectados por un proyecto de mudanza de la oficina. Directamente afectados serán los miembros del personal de la oficina actual.
¿Tengo que cerrar mi negocio el día de la mudanza?
Según el tipo de negocio que administre, la cantidad de personal que tenga y sus preferencias personales, puede decidir detener las operaciones el día de su mudanza. Algunas empresas deciden enviar a algunos miembros del personal a una ubicación remota para contestar los teléfonos y revisar los correos electrónicos, mientras que otras deciden dedicar un día entero a la mudanza antes de volver a la normalidad. Asegúrese de que sus clientes estén informados con anticipación si decide cerrar por un día o más y haga todo lo que esté a su alcance para satisfacer sus necesidades antes del cambio.
¿Por qué las empresas reubican oficinas?
Las empresas enumeran con frecuencia estos cinco factores como la justificación de los cambios de ubicación. La necesidad de expandirse a nuevos mercados, la necesidad de actualizar las instalaciones o el equipo, el deseo de reducir los gastos o aumentar el flujo de efectivo y las consideraciones de calidad de vida son algunas de ellas.
¿Debo hacer que mis empleados ayuden con la mudanza?
Aunque puede parecer una forma fantástica de ahorrar dinero para que sus empleados trabajen mientras se muda, hacerlo podría poner en peligro su negocio. Cuando sus empleados tienen el control de la transferencia, usted no está cubierto por ningún objeto roto y puede ser responsable de las lesiones que sufran. Darle a su oficina la protección que necesita mientras le garantizamos una reubicación segura y efectiva le brinda la tranquilidad que necesita.
¿Quién debe empacar la oficina?
Para garantizar la seguridad de sus muebles, productos electrónicos y cosas delicadas durante el tránsito, su empresa de mudanzas puede encargarse de todo el embalaje por usted. Puede solicitar que los miembros del personal limpien sus escritorios y archivadores, o su empresa de mudanzas puede hacerlo por usted.
¿Cómo aumenta la eficiencia la reubicación?
Mejoró el ambiente de trabajo. Al brindarle a su equipo acceso a espacios de trabajo mucho mejores y más grandes con herramientas y equipos más modernos, la reubicación de su operación comercial puede ayudar a aumentar la eficiencia y los niveles de producción.
Conclusión
El proceso de reubicar la sede de su oficina no será simple, pero no tiene por qué estar cargado de estrés ni tomar demasiado tiempo. La reubicación brinda la oportunidad de revitalizar su empresa, inspirar a su fuerza laboral y reducir costos. Esta es una gran oportunidad para reflexionar sobre los principios y la cultura de su organización, así como para evaluar la eficacia del trabajo en equipo y la comunicación.
Preguntas frecuentes sobre la reubicación de oficinas
¿Quiénes son los stakeholders en un traslado de oficina?
En un traslado de oficina, los empleados son los stakeholders más evidentes.
¿Por qué se mudaría una empresa?
Hay cinco factores clave que impulsan a una empresa a reubicarse. Las preocupaciones sobre el trabajo y la fuerza laboral, la expansión a nuevos mercados, la actualización de la infraestructura obsoleta, la reducción de gastos y el aumento de las ganancias y la mejora de la calidad de vida de los trabajadores son factores a tener en cuenta.
¿Por qué se debe reubicar un negocio con mucha cautela?
Las operaciones y los resultados de una empresa son vulnerables a una serie de amenazas potenciales cuando se reubica. La empresa podría sufrir pérdidas debido a cosas como gastos inesperados, pérdida de personal clave, pérdida de relaciones con clientes, proveedores y empleados, etc.
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