Los documentos notariados son documentos cuya autenticidad ha sido confirmada por un notario público. Para garantizar que el proceso sea legítimo y que los documentos sean confiables para las autoridades que los solicitaron, la certificación notarial incluye el testimonio y registro de la firma de documentos.
Tenga en cuenta que:
- Los documentos que han sido notariados han tenido su autenticidad confirmada por un notario público.
- Un notario público es un representante calificado cuyas funciones incluyen presenciar firmas, registrar el proceso de certificación notarial y verificar identidades; no protegen contra el fraude ni brindan asesoramiento legal.
- Debe completar una serie de pasos para que los documentos sean notariados, incluida la espera de que un notario sea testigo antes de firmar cualquier cosa.
- Además, puede obtener documentos notariados en instituciones financieras, bufetes de abogados y servicios postales, entre muchos otros lugares comerciales, o a través de proveedores de servicios particulares.
- Finalmente, la certificación notarial en línea podría ser posible para algunos documentos menos formales.
¿Cómo funciona la notarización?
La obtención de un documento notarial simplemente certifica la validez de una firma. No se espera ni se requiere que los notarios lean el contenido, lo analicen por usted u ofrezcan asesoría legal. Su notario tampoco le avisará de ningún problema por el que pueda estar firmando. Todo lo que hacen es confirmar cuándo y quién firmó un documento.
Además, después de ser notariado, un documento puede o no adquirir inmediatamente carácter oficial. Un documento debidamente completado y notariado puede ser suficiente para llevar a cabo un acuerdo si todo lo que se requiere es una firma válida. Consulte a un abogado local para obtener asesoramiento sobre las leyes de su área y su situación específica.
Ejemplos de documentos notariados
Los documentos notariados han sido autenticados después de ser firmados ante un notario público. El notario público es un funcionario que es testigo de las firmas, confirma la autenticidad de las firmas, registra el evento en un registro formal y luego sella (o “sella”) el documento.
Tenga en cuenta que los documentos generalmente requieren certificación notarial si manejan asuntos financieros o legales importantes que requieren una gran confianza de todas las partes nombradas en el documento. Otros tipos de documentos que pueden necesitar un notario son aquellos que tienen el potencial de fraude.
Por ejemplo, cuando firme una suma significativa de dinero al nombrar a un beneficiario en una póliza de seguro de vida, no estará allí para dar fe de la transacción. Poderes notariales, testamentos y fideicomisos, directivas anticipadas y otros formularios relacionados con la atención médica, permisos de armas de fuego y transferencias de títulos de vehículos o bienes raíces son solo algunos ejemplos de los numerosos tipos de documentos que con frecuencia requieren certificación notarial.
¿Qué es un notario?
Un notario es un representante legalmente reconocido que actúa como testigo imparcial de la firma de un documento legal. Las escrituras de bienes raíces, las declaraciones juradas, los testamentos, los fideicomisos, los poderes notariales, las facturas de venta y otros documentos transaccionales oficiales se encuentran entre las firmas que normalmente requieren los servicios de un notario. Un notario se utiliza principalmente para prevenir el fraude.
Tenga en cuenta que:
- Un notario sirve como testigo ocular objetivo de la autenticación o firma de un documento legal.
- Las declaraciones juradas, los testamentos, los fideicomisos, los poderes notariales y las escrituras de bienes raíces son algunos de los documentos en los que se necesitan notarios.
- Los notarios deben tener al menos 18 años de edad y ser ciudadanos del estado en el que ejercen su cargo. Después de eso, los procedimientos para convertirse en notario varían de un estado a otro.
- Una buena fuente de educación y conocimiento sobre notarios es la Asociación Nacional de Notarios (NNA).
Responsabilidades del notario
La responsabilidad de un notario es confirmar la validez de cada firma en un documento. Esto ocurre después de varias comprobaciones exhaustivas:
#1. Verificación de identidad:
Toda persona que firma un documento debe mostrar una identificación, y el notario registra información sobre los documentos de identificación que presenta cada persona.
#2. Firmantes dispuestos:
Un notario tiene que estar atento a los indicios de coacción. Incluso si no está de acuerdo con el contenido de un documento, ¿está firmando voluntariamente o alguien lo está presionando para que lo haga?
#3. Capaz de tomar decisiones acertadas:
Un notario debe confirmar que los firmantes tienen la capacidad legal para firmar y que están en un estado en el que pueden entender claramente lo que están firmando. El notario no puede certificar el documento si el firmante está intoxicado, bajo la influencia de drogas o alcohol, o es incapaz de entender lo que está sucediendo.
Por lo tanto, tenga en cuenta que si el firmante plantea algún problema potencial, el notario se negará a validar la firma.
Finalmente, es posible obtener un documento que involucre actividad delictiva ante notario. También puede obtener uno que es inútil porque no es exigible según las leyes de su estado. Debe estar al tanto de lo que está firmando porque los notarios no pueden brindarle asesoramiento legal.
¿Por qué un documento necesita ser notariado?
La notarización es un componente crucial de la firma de contratos y muchos otros documentos oficiales, y ayuda a prevenir el fraude. Cuando un documento necesita ser notariado, un notario público debe estar presente para ser testigo de su firma real y confirmar su identidad. El notario también confirma que está firmando voluntariamente y que está familiarizado con el contenido de la transacción o del documento.
Además, el contrato u otro documento será "certificado notarialmente" por ellos agregando su firma y sello oficial.
¿Qué documentos necesitan ser notariados?
Solo tipos específicos de papeleo requieren el sello de un notario; no todo el papeleo que debe ser firmado debe ser notariado. Aunque las leyes difieren de un estado a otro, generalmente cubren transacciones de bienes raíces, documentos legales específicos, una amplia gama de documentos financieros y algunos formularios relacionados con la atención médica. Los documentos que deben ser notariados generalmente lo aclaran e incluyen espacio para el sello y la firma del notario.
Los siguientes son algunos de los tipos más típicos de documentos que requieren certificación notarial:
- Articulos de incorporación.
- Contratos inmobiliarios y escrituras de propiedad.
- Declaraciones juradas legales.
- Documentos de préstamo.
- Poderes notariales.
- Solicitudes de pasaporte.
¿Dónde puedo legalizar un documento?
Muchos notarios anuncian sus servicios y brindan información de contacto en listados o sitios web. Los notarios son empleados por numerosas empresas de embalaje, servicios postales, centros postales y copisterías. Entre los lugares donde se puede legalizar un documento se encuentran:
- Oficinas de correo
- Bancos y uniones de crédito
- Empresas inmobiliarias
- Oficinas fiscales y contables
- bibliotecas y colegios
- Tiendas de envío
Sin embargo, también puede buscar en línea notarios locales en línea. Durante la pandemia de COVID-19, algunos estados comenzaron a buscar opciones de notario electrónico y remoto. Tras el brote y la pandemia de COVID-19, en muchos estados se aprobó la legislación que permite la notarización remota en línea (RON, por sus siglas en inglés).
Por lo tanto, utilizando RON, siempre que se cumplan los requisitos de su estado, puede acceder a los servicios de un notario en línea desde cualquier lugar. La oficina del Secretario de Estado suele ser responsable del cumplimiento normativo; para saber si RON es accesible, comuníquese con su Secretario de Estado.
Cómo obtener un documento notariado en línea
#1. Certificar por notario:
En el sitio web o la aplicación Notarize, puede registrarse, cargar su documento y confirmar su identidad. Una vez que su firma electrónica haya sido presenciada, firmada y se haya agregado un sello notarial a su documento, puede conectarse con un notario en vivo. Su documento notariado estará disponible para usted digitalmente, o puede enviarlo a otro lugar.
#2. OneNotario:
Con una plataforma en línea como OneNotary, puede tener notarizaciones en línea rápidas. En el sitio web de la empresa, hay un programador en línea donde puede reservar un horario para un servicio de notario en línea de 15 minutos. Inmediatamente recibirá una invitación por correo electrónico con información adicional después de registrarse. Si bien algunas otras empresas brindan un servicio rápido, la mayoría no le permite programar citas ni garantizar un período de tiempo específico.
#3. Tecnologías Nexsys:
Con el mejor servicio de notario en línea para transacciones de bienes raíces, se destaca Nexsys Technologies. La tecnología utilizada por el negocio se enfoca en notarizaciones para cierres y originaciones de hipotecas de varias páginas.
#4. NotarioCam
NotaryCam es un servicio notarial en línea único que puede trabajar con múltiples firmantes para una certificación notarial, incluso si se encuentran en diferentes ubicaciones.
¿Qué hace que un documento notariado sea inválido?
Un documento notariado también será rechazado si el sello del notario ha caducado. En otros casos, una impresión del sello notarial que es demasiado clara u oscura, manchada o incompleta puede hacer que el acto notarial sea rechazado o anulado.
¿Cuánto cuesta obtener un documento notariado en Canadá?
En Canadá, la primera certificación notarial (que incluye el sello y la firma del notario) cuesta $37, y las certificaciones posteriores cuestan $22 cada una.
¿Cómo notarizo un documento en California?
En California, los firmantes de un documento deben presentarse físicamente ante un notario designado por el estado para completar la firma. Antes de que comience la sesión de notarización, el documento debe completarse y verificarse en busca de errores o cambios.
La tarifa de notarización requerida debe ser pagada por los firmantes en el momento de la notarización. Ambos firmantes deben mostrar una forma legítima de identificación al notario para establecer sus identidades. Estas identificaciones pueden consistir en:
- Licencia de conducir
- Passport
- tarjeta de identificación militar
- Tarjeta de identificación emitida por el gobierno
- Tarjeta de residencia permanente
A partir de entonces, el documento ahora será revisado por todas las partes firmantes antes de poner sus firmas en él. La firma confirma que el firmante ha leído el documento en su totalidad y que lo ha firmado voluntariamente.
Luego, el notario aplica su firma y sella el documento después de que haya sido firmado por cada firmante, y también registra la transacción en su diario notarial. El documento se certifica ante notario e inmediatamente se vuelve legalmente vinculante una vez que se usa este sello.
¿Qué tan poderoso es un documento notariado?
Un documento notarial, según las circunstancias del caso, tiene cierta semejanza legal. Por una vez, tener uno debidamente notariado significa que se cambia de un documento puramente privado a uno público que puede ser rápidamente solicitado por un tribunal de justicia si es necesario. Además, las partes que firmaron el acuerdo deben cumplir con sus términos, lo que aumenta la credibilidad del artículo.
Además, el hecho de que los documentos notariales puedan ser admitidos en los tribunales es otro punto crucial a tener en cuenta. Como resultado de su certificación notarial, pueden ser considerados como prueba tangible. Estos documentos se utilizan normalmente para evitar transacciones fraudulentas debido a su naturaleza, especialmente cuando se trata de contratos comerciales y legales. Tenga en cuenta que si se los encuentra culpables de falsificar documentos notariados, los abogados corren el riesgo de perder sus licencias y, peor aún, de ser encarcelados.
¿Puedo escribir un documento y hacerlo notarizar?
Un documento escrito a mano puede ser notariado. Para asegurarse de que aceptarán un documento escrito a mano, primero debe confirmar con la organización o autoridad a la que envía el documento.
¿Qué es la traducción notariada?
Una traducción certificada es, en pocas palabras, una traducción firmada por el traductor y notariada para confirmar su legitimidad. No es una medida de control de calidad porque no da fe ni afirma el calibre del trabajo.
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Referencias:
