Escribir un informe mensual es una herramienta valiosa para presentar sus logros y tareas actuales a su empresa. A medida que revisa sus niveles de rendimiento y productividad más recientes, el proceso de producción de informes también puede brindar responsabilidad a su equipo. Veamos un formato de informe mensual detallado que nos ayudará a redactar o crear un buen informe mensual.
¿Qué es un Informe Mensual?
Un informe mensual resume todas las acciones que ocurrieron y están en curso en un proyecto durante un mes en particular. Los gerentes de proyecto utilizan los informes mensuales para notificar a los clientes sobre el avance del alcance, las amenazas al cronograma, el presupuesto o los recursos, y otros problemas. El informe mensual también ofrece una descripción general de las tareas del proyecto que aún deben realizarse.
Los informes mensuales deben ser breves pero completos y cubrir las actividades y acciones importantes realizadas, así como las metas para el próximo mes.
Componentes básicos de un informe mensual
#1. Etiqueta y Título
Para asegurarse de que cualquier persona que lea su informe comprenda de qué se trata, póngale un título y etiquételo de forma clara y precisa, incluida información clave como el tipo de informe, el período de tiempo cubierto por el informe, la fecha de envío del informe, el nombre del departamento o equipo y tu propio nombre Veamos el formato del título de una publicación mensual en el siguiente ejemplo.
Ejemplo:
SMARTASSET.COM
INFORME MENSUAL DEL EQUIPO DE CUMPLIMIENTO ENERO 2020
Compilado por Jane Reed
Fecha de envío: 3 de febrero de 2020
#2. Formato
Antes de escribir su primer informe mensual, consulte con su supervisor para ver si hay una plantilla específica que deba seguir. Entonces, si su organización o departamento no tiene una plantilla, pregúntele a su jefe si tiene alguna preferencia para el diseño de su informe.
#3. Logros y estados actuales
Use listas con viñetas para presentar todo lo que se ha logrado a lo largo del mes y el estado de cualquier iniciativa continua, de manera concisa.
Ejemplo:
- Completó una revisión línea por línea de los estándares de regulación de licencias de tasación de cada estado.
- Las solicitudes de aprobación para Introducción a la tasación de bienes raíces se han enviado a Illinois, Nueva York y Montana; el tiempo de respuesta proyectado para Illinois es de tres semanas y de cuatro a seis semanas para Nueva York y Montana.
- Alabama y Georgia han aprobado el curso.
- En California, asistí a una convención industrial.
- El proceso de certificación para el desarrollo de la educación continua se ha completado.
Describa sus objetivos para el próximo mes.
Su informe mensual debe incluir información sobre la planificación del próximo mes. Si bien este artículo no tiene que ser extenso, debe enfatizar que usted y su equipo han establecido metas concretas para el futuro cercano.
Ejemplo:
Marzo 2020 Objetivos y Planes
- Comience a revisar las leyes de licencias de corredores de bienes raíces en cada uno de los 50 estados.
- Envíe solicitudes para la aprobación del curso de evaluación intermedia a Carolina del Sur, Arkansas, Texas e Indiana.
- Stephen y Christine asistirán a la reunión trimestral de la Junta de Tasación de Florida en Orlando.
- Comenzar el proceso de diseño de cursos para tres nuevos cursos de CE en bienes raíces.
dar un resumen
Cuando sea necesario, escriba un resumen de cómo están las cosas para su equipo o su trabajo individual.
Ejemplo:
El equipo de cumplimiento tuvo un mes productivo en enero de 2020. Terminamos nuestra revisión de las reglamentaciones estatales de licencias de tasación, presentamos solicitudes de aprobación de tres cursos a los organismos reguladores estatales, recibimos la aprobación de cursos de dos estados, asistimos a un evento de redes en California y completamos un nueve proceso de certificación de un mes para que podamos avanzar en el desarrollo de programas de educación continua. Julie Connor merece un reconocimiento especial por su arduo esfuerzo al comunicarse con 50 juntas reguladoras por teléfono y correo electrónico para confirmar que nuestros datos eran correctos.
Otras cosas a considerar
Aquí hay algunas otras cosas en las que pensar cuando desee escribir un informe mensual:
Su supervisor puede solicitar un resumen financiero rápido de sus gastos del mes. Incluir una tabla dentro de su documento puede ser el enfoque más efectivo para transmitir sus números.
Si bien el propósito de un informe mensual es brindar un resumen rápido de sus acciones durante el mes, también es importante agradecer a los colegas que fueron miembros de su equipo o que lo ayudaron. Asegúrese de incluir sus nombres en el informe y, por supuesto, que sus nombres estén escritos correctamente.
Cuando desee crear un nuevo informe mensual, revise los anteriores. Ciertos proyectos y actividades, como la presentación de solicitudes a las autoridades estatales, pueden llevar mucho tiempo. Haz una contabilidad minuciosa de todo lo que has hecho y logrado.
Cómo escribir o crear un buen informe mensual
Informes de proyecto es una herramienta eficaz tanto para la gestión dentro como fuera del proyecto. El informe de progreso mensual suele ser un libro de registro al que se puede hacer referencia en caso de una disputa legal. Todos los miembros del proyecto tienen el deber profesional de informar con precisión sobre el proyecto lo mejor que puedan utilizando los datos disponibles en ese momento.
El informe mensual también es un mecanismo para influir en un cambio significativo en un proyecto. Sin embargo, si nadie lee el informe o si es demasiado complicado, pierde su propósito y eficacia. Aquí hay cinco consejos para tener en cuenta mientras escribe o crea su informe mensual para asegurarse de que aporten un valor significativo al proyecto.
#1. Diseño gráfico
Cuando escriba su informe mensual, reemplace el texto con una tabla o figura siempre que sea posible. Cuando se trata de desarrollar informes sencillos y fáciles de entender, el dicho "una imagen vale más que mil palabras" no podría ser más cierto. Grandes volúmenes de datos se pueden explicar fácilmente mediante gráficos y otras medidas. Seguimos la regla de que cuanto más arriba en la cadena alimenticia vaya su informe, más importante es resumir los datos a un "nivel de quinto grado". Esto no quiere decir que los gerentes senior sean estudiantes de quinto grado, pero su tiempo es limitado y un informe confuso basado en texto puede dejarlos en la oscuridad sobre los problemas reales del proyecto.
#2. Sustituya oraciones largas y complicadas por declaraciones breves y significativas
Muchos miembros del equipo del proyecto cometen el error de escribir oraciones largas cuando podrían decir mucho más con mucho menos. No se supone que los informes de proyectos sean agradables. Deben estar repletos de hechos, números y observaciones. Entonces, un excelente informe debe mostrar dónde está el proyecto, hacia dónde se dirige, las preocupaciones importantes y cómo abordan esos problemas.
#3. Los números de página deben incluirse en la tabla de contenido
Es posible que un lector solo requiera un hecho, una cifra o una declaración de su informe mensual. Haz que sea sencillo para ellos encontrar la información que necesitan. Asegúrese de que cada sección esté bien nombrada y tenga un número de página en la tabla de contenido. Nada frustra más a los lectores que leer un informe y ver que la tabla de contenido carece de números de página. Si no desea incluir números de página, llámelo "Resumen del informe" en lugar de "Tabla de contenido".
#4. Verifique el cuerpo del texto para ver los archivos adjuntos
Se incluyen archivos adjuntos al informe para proporcionar a los lectores más información según sea necesario. Cree un comentario o una observación en el informe mensual y envíe al lector a los archivos adjuntos apropiados si desea examinar los datos o la información de respaldo.
#5. Elabore un poderoso resumen ejecutivo
No es lo mismo un informe mensual que una tesis universitaria. La verdad es que la mayoría de los lectores solo leerán el resumen ejecutivo y algunas otras secciones. Por lo tanto, use el resumen ejecutivo para presentar su argumento e inspirar la acción de todo el proyecto. Si hay problemas, no tenga miedo de mencionarlos. Si no maneja las inquietudes de inmediato, volverán para atormentar al equipo del proyecto.
Tipos de Informe Mensual
Los informes mensuales se clasifican en tres tipos:
#1. Informe de estado mensual
Con frecuencia se entrega un informe de estado mensual al supervisor como una actualización de los planes y actividades del empleado. Es casi seguro que se enviará al gerente del supervisor como una adición a su propio informe. También actúa como un registro del historial laboral de un empleado y es un recurso útil durante las evaluaciones anuales de desempeño.
#2. Informe mensual del proyecto
Esta forma de informe no requiere tantos detalles como un informe de proyecto semanal, pero proporciona una vista de alto nivel de los desarrollos del proyecto. Las partes interesadas suelen estar interesadas en realizar un seguimiento del presupuesto, los gastos, la calidad de los resultados del proyecto y los riesgos, problemas y cuestiones que influyen en el proyecto.
#3. Reporte de progreso mensual
Los contratistas, por otro lado, crean un informe de progreso mensual para darle al cliente una idea de dónde se encuentra el proyecto en este momento. Debido a sus ubicaciones, es posible que el cliente y el contratista no se vean con regularidad. Es posible que el cliente no tenga suficiente tiempo para realizar un seguimiento del progreso del proyecto. Un informe mensual del estado del proyecto actúa como un canal fundamental de comunicación entre el contratista y el cliente, en este caso, por lo que el informe debe ser lo más completo posible.
¿Cómo debo presentar un informe?
Un resumen o introducción es siempre la primera parte de su informe que comienza a escribir. Esto solo debería ocupar una o dos páginas para brindarle al lector una descripción general rápida de sus hallazgos o resultados.
¿Cómo puedo crear un informe breve?
Un informe breve incluye detalles importantes sobre un tema determinado que tienen como objetivo educar al lector. Un informe puede entregarse oralmente o por escrito como un memorando o una carta. A menudo incluye una descripción general del informe, algunos antecedentes, un objetivo claro y una conclusión.
¿Para qué sirven los informes?
Los resultados de la investigación se presentan y analizan en informes. La justificación de la investigación, una descripción de la metodología de investigación, los hallazgos, los resultados, una discusión lógica y conclusiones/recomendaciones se dan al lector.
¿Es necesaria una introducción para un informe?
Y la introducción es crucial para cualquier informe. El lector debe estar convencido de que el informe contiene información que vale la pena leer en esta sección, que con frecuencia es la más leída.
Resumen
Es fundamental recordar que el informe debe estar libre de problemas gramaticales o tipográficos y que la forma en que se presentó representa la personalidad y profesionalismo de su redactor.
Preguntas frecuentes sobre el informe mensual
¿Qué hace un buen informe mensual?
Un buen informe incluye toda la información que su equipo directivo necesita para tomar decisiones. Incluya una descripción general de alto nivel del cuadro de mando de su organización o departamento para facilitarles la tarea. El contenido de este cuadro de mando debe estructurarse en el orden en que se leerá.
¿Qué es el informe de gestión mensual?
Los informes mensuales de gestión son documentos que revisan y evalúan mensualmente el desempeño financiero y operativo de su empresa. Estos informes le permiten a su equipo de administración realizar un seguimiento del desempeño pasado y presente de su empresa y tomar decisiones comerciales informadas.
¿Qué es el informe de progreso mensual?
El término “Informe de Progreso Mensual” o “Informe de Progreso” se refiere a un informe de progreso de las Obras que cumple con los estándares indicados por el Propietario/Gerente del Proyecto.
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