Como empresa u organización, para que pueda establecer una gestión sólida de las cuentas por cobrar. Debe conocer las herramientas, políticas, cuentas y lo que suele ser la parte más crítica de la gestión de cuentas por cobrar con motivos.
Gestión de cuentas por cobrar
Gestión de cuentas cuenta por cobrar es fundamental para cualquier empresa, ya que las actividades diarias dependen en gran medida de ella. Además, es donde debe tomar dinero para pagar a su personal, financiar los gastos diarios de su empresa y construir la empresa, por lo que los pagos deben recibirse a tiempo.
Las organizaciones están obligadas a usar dinero en su reserva que estaba destinado a otros fines ya que no tienen los fondos esperados.
Además, las empresas que se declaran en quiebra suelen tener problemas que provienen de un sistema de cobro ineficiente. Como no pudieron cobrar lo que sus clientes habían dejado de pagar.
Así, según las encuestas, uno de cada cuatro las pequeñas empresas tiene dificultad para administrar sus cuentas por cobrar. Debido a varios clientes que les pagan menos, pagan más allá de los términos provistos o simplemente no pueden pagar debido a los reveses financieros causados por la recesión económica.
Estos problemas se pueden superar siguiendo unos sencillos pasos para mejorar la gestión de sus cuentas por cobrar
#1. Examine su historial financiero y crediticio
Realice una verificación de antecedentes en el historial financiero y crediticio de cualquier empresa antes de comprometerse a hacer negocios con ellos. Si es necesario, busque comentarios de otras organizaciones con las que hayan hecho negocios anteriormente.
Algunas empresas ya tienen una gran lista de créditos vencidos. que es una mejor señal de que están teniendo dificultades financieras. Por lo tanto, es recomendable no celebrar acuerdos a largo plazo con ellos hasta que hayan resuelto por completo sus problemas financieros.
Considere ofrecer condiciones que sean razonables para ellos. sin dejar de ser beneficioso para su organización al tratar con empresas que tienen un historial de pagos atrasados.
#2. Establecer condiciones de pago específicas
Establezca términos de pago claros entre su cliente y su organización.
Dale a tu cliente una estimación de los gastos en los que incurrirá. Y también negociar un arreglo cómodo para ellos que no poner en peligro el beneficio de su empresa.
#3. Utiliza Facturación Electrónica
El correo postal ya no es la única opción para entregar facturas en la puerta de los clientes. Además, las empresas ahora pueden enviar facturas por correo electrónico utilizando aplicaciones que están disponibles en Internet gracias a los avances tecnológicos.
Tampoco tiene que esperar la facturación del ciclo mensual. porque puede enviar facturas tan pronto como finalicen las tareas. Además, el envío de facturas a tiempo puede ayudar a los clientes a prepararse para la fecha de vencimiento.
Lo excelente es que muchas de estas aplicaciones de facturación cuentan con indicaciones integradas que muestran cuándo los clientes han visto el correo electrónico. Por lo tanto, les resulta más difícil justificar los pagos atrasados. Veremos herramientas en la gestión de cuentas por cobrar.
Herramientas en la gestión de cuentas por cobrar
Cuando su sistema de cobranza se está quedando corto, hay algunas herramientas de administración de cuentas por cobrar que siempre son útiles para usar. Los hemos enumerado todos a continuación.
Se ha actualizado la política de crédito y cobranza
¿Cuenta con una política de crédito y cobranza que detalla las reglas y procedimientos que deben seguir las ventas y los cobradores? Esta puede ser una herramienta útil para garantizar que los vendedores y los coleccionistas. Adherirse a las mejores prácticas y procedimientos orientados a mejorar las ventas y al mismo tiempo proteger a su empresa de las deudas incobrables.
Investigaciones anteriores han indicado que solo alrededor del 20% de los departamentos de crédito tienen políticas definidas (Credit Research Foundation). Y más del 50 por ciento de los que tienen uno no lo actualizan con la suficiente regularidad para que sea efectivo (Credit Today).
software para automatizacion
Simplemente tener una política de crédito y cobranza no es suficiente. Además, no garantiza que su equipo lo implementará, especialmente cuando se trata de cobrar facturas. Mientras tanto, no estamos insinuando que los cobradores de empresas se salten procesos intencionalmente. Pero pueden olvidar uno o no tener tiempo para completar todos y cada uno de los pasos con todas y cada una de las facturas.
Además, la automatización de la gestión de cuentas por cobrar le permite incorporar sus reglas y procedimientos al sistema. Lo que elimina la necesidad de que los recolectores recuerden los pasos y les ahorra una cantidad significativa de tiempo. Cuando utiliza la automatización de administración de cuentas por cobrar, el sistema realiza los pasos en el proceso que ha establecido automáticamente o le indica al cobrador que lo haga.
Agregar más empleados
Muchas empresas que creen que el rendimiento de la gestión de sus cuentas por cobrar es malo creen que se debe a la falta de personal. Por lo general, el primer impulso es contratar a otra persona para ayudar con la carga abrumadora. Al automatizar el proceso, a menudo puede eliminar la necesidad de personal adicional y los costos asociados. En otras circunstancias, un empleado a tiempo parcial u otro empleado a tiempo completo puede ser absolutamente necesario.
Entrega y Pago de Facturas Electrónicas
Si todavía usa papel para administrar el proceso de facturación y cobro, es hora de retirarlo en 2016. Mientras tanto, el envío de facturas por correo postal y la espera de que los clientes reciban, procesen y devuelvan los cheques pueden agregar varios días a la facturación. -proceso de efectivo. Además, expone a su cliente al riesgo de fraude. Puede enviar facturas y recibir pagos de consumidores en línea con los sistemas de presentación y pago de facturas electrónicas (EIPP). Además, esta tecnología hace que el cobro de los pagos de los clientes sea considerablemente más rápido, más fácil y menos costoso que las operaciones tradicionales en papel.
Opciones de autoservicio para los clientes
Más del 70% de los clientes, especialmente en pequeñas y medianas empresas. Prefiere soluciones de autoservicio, como un portal en línea para recibir ayuda por teléfono o correo electrónico. Realmente no puedes culparlos. Todo el mundo está ocupado y nadie quiere perder el tiempo durante las horas de trabajo jugando a la etiqueta del teléfono o esperando respuestas por correo electrónico. Sin embargo, puede otorgarles este poder al proporcionarles un portal en línea donde puedan acceder las 24 horas del día, los siete días de la semana para recuperar facturas, pagar facturas, hacer consultas, ver estados de cuenta, chatear con personas de apoyo y más. Puede mejorar en gran medida los pagos a tiempo y la satisfacción del cliente brindándoles el control y la comodidad que desean. Realmente es una situación de ganar-ganar.
Armado con estas cuatro herramientas, o incluso con solo una de ellas, se sorprenderá de la rapidez con la que puede minimizar la cantidad de cuentas por cobrar pendientes en sus libros, lo que se traduce en un flujo de efectivo saludable y clientes más satisfechos.
Políticas para la gestión de cuentas por cobrar
Haber conocido las herramientas en la gestión de cuentas por cobrar. A continuación se presentan las políticas para su gestión.
Políticas para la gestión de cuentas por cobrar: Enviar facturas de inmediato
Para empezar, asegúrese de que su empresa envíe facturas y estados de cuenta a tiempo. para que sus clientes sepan que se debe un pago. Un correo electrónico automatizado es crucial en esta situación. Además, la implementación de un software que envíe correos electrónicos automáticos a sus clientes mucho antes y en la fecha de vencimiento contribuirá en gran medida a garantizar el pago oportuno. (También le ahorrará horas preciosas a su equipo). Mientras tanto, D&B Finance Analytics Receivables Intelligence Collections Management automatiza este procedimiento con plantillas de correo electrónico que incluyen estados de cuenta y facturas vinculados.
Políticas para la gestión de cuentas por cobrar: Simplifique los pagos
Si envía un correo electrónico automático informando a su cliente que su pago vence mañana. Luego, asegúrese de que tengan un mecanismo para pagarle inmediatamente en línea. Además, esperar a que lleguen los cheques por correo contribuye a una disminución del flujo de efectivo. Mientras que muchas empresas B2B todavía envían cheques en papel, la tendencia es hacia los pagos digitales.
Esté atento a las cuentas morosas.
A pesar de sus mejores esfuerzos, algunas cuentas se pagarán tarde o no se pagarán en absoluto. Por lo tanto, esté atento a los clientes que no pagan a tiempo. Es posible que hayan disputado una factura; primero, debe resolver cualquier problema interno, como errores de facturación, discrepancias de precios y deducciones. Esta es otra razón más por la que usar A/R software de gestión es más eficiente y rentable que el proceso manual. Los clientes que pagan con retraso, por otro lado, pueden requerir un trato más práctico, como llamadas telefónicas, cartas escritas y participación con su representante de ventas. Además, es preferible tratar de cobrar el pago usted mismo antes de entregarlo a una agencia de cobranza de terceros o cancelarlo como una deuda incobrable.
Motivos de la gestión de cuentas por cobrar
Toda empresa desea comprar barato y vender caro con una buena precio de mercado. Sin embargo, corren el riesgo de perderlo todo si las cuentas por cobrar no se gestionan adecuadamente en la última etapa del proceso de venta (pago). Además, la mala gestión de las cuentas por cobrar es responsable de más de la mitad de todas las quiebras, lo que demuestra su importancia. Mientras tanto, los motivos adecuados para administrar las cuentas por cobrar implican mucho más que simplemente recordarles a los consumidores que paguen. También es necesario determinar los motivos de la falta de pago. ¿Es posible que un producto o servicio no haya sido entregado? ¿O la factura estaba viciada por un error administrativo? Buenos motivos para la gestión de cuentas por cobrar es un proceso multifacético que incluye:
- determinar el puntaje crediticio del cliente con anticipación es un buen motivo para administrar las cuentas por cobrar.
- Escanear y monitorear a los clientes en busca de riesgos crediticios de manera regular
- Mantenerse al día con los clientes
- Detección de pagos atrasados de manera oportuna
- Detectar problemas a tiempo
- Reducir el saldo total impago (DSO)
- Prevención de cualquier deuda incobrable en cuentas por cobrar pendientes
¿Por qué es importante administrar las cuentas por cobrar?
La deuda incobrable se reduce con una gestión eficiente de las cuentas por cobrar, lo que a su vez aumenta las ganancias. Un mejor flujo de caja y más liquidez para las inversiones y adquisiciones de su empresa son dos ventajas.
¿Qué significa administrar cuentas por cobrar?
Los pagos adeudados a su empresa por bienes o servicios ya proporcionados se conocen como cuentas por cobrar (AR). El proceso de garantizar que estos pagos se realicen a tiempo, de manera consistente y confiable se conoce como gestión AR adecuada.
¿Qué Función Realiza el Gerente de Cuentas por Cobrar?
Gerente de Cuentas por Cobrar es una posición de nivel medio. Es el puesto a cargo de administrar la división de cuentas por cobrar y el personal de la organización, así como de cobrar todos los pagos en nombre de la empresa. Además, implica asegurarse de que se sigan las políticas corporativas y se cumplan los plazos de pago.
¿Qué otro título tendría un gerente de cuentas por cobrar?
Los administradores de cuentas por pagar/por cobrar son otro nombre para los administradores de cuentas por cobrar. Los gerentes de cuentas por cobrar también están a cargo de la estabilidad financiera general de su empresa.
Conclusión
La gestión de cuentas por cobrar le ayuda a ahorrar mucho estrés con las herramientas adecuadas.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de cuentas por cobrar
¿Cómo se gestionan las cuentas por cobrar?
Un proceso de gestión de cuentas por cobrar implica lo siguiente: La calificación crediticia, es decir, la capacidad de pago de los clientes, se revisará antes de aceptar cualquier término y condición. Seguimiento continuo de cualquier riesgo de impago o retraso en la recepción de los pagos.
¿Cuáles son las herramientas en la gestión de cuentas por cobrar?
- POLÍTICA DE CRÉDITO Y COBRO ACTUALIZADA. ¿Cuenta con una política de crédito y cobranza que describa las reglas y los procesos que deben seguir las ventas y los cobradores? …
- SOFTWARE DE AUTOMATIZACIÓN. …
- ¿MAS EMPLEADOS? …
- ENTREGA Y PAGO DE FACTURA ELECTRÓNICA. …
- OPCIONES DE AUTOSERVICIO DEL CLIENTE.
¿Por qué es importante administrar las cuentas por cobrar?
Una buena gestión de las cuentas por cobrar contribuirá directamente a las ganancias de su empresa debido a su capacidad para reducir las deudas incobrables. Los beneficios incluyen un mejor flujo de efectivo y una mayor disponibilidad de liquidez para las inversiones y adquisiciones de su negocio.
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