Los informes de gestión mensuales que están bien organizados y también son coherentes ayudan a mantener la estrategia de su organización en el buen camino. Y, si bien puede llevar tiempo y paciencia superar los desafíos comunes de los informes de gestión y perfeccionar el proceso, vale la pena el esfuerzo.
¿Qué son los Informes de Gestión?
Estos informes brindan el tipo de datos necesarios para que los gerentes de la empresa administren el negocio con éxito. Ellos presentan comunicacion de la direccion de resultados de negocio, riesgos y también desafíos a la dirección ejecutiva, gerentes u órganos de gobierno.
Los informes de gestión son fundamentales para un plan organizacional y, en general, todo líder eficaz lo entiende. Les ayudan a obtener el control y la dirección de sus negocios, así como a hacer juicios más informados.
Datos sobre importantes indicadores clave de rendimiento se recopilan de muchas divisiones dentro de la organización y se presentan en un formato conciso y fácil de entender.
Los informes de gestión también revelan información operativa y financiera, lo que permite a los gerentes evaluar el valor de su empresa a lo largo del tiempo. Brindan la información crucial para que los tomadores de decisiones avancen por el camino correcto y aumenten la eficiencia operativa al indicar cómo se está desempeñando la organización.
Como resultado, el propósito de esta forma de reporte es:
- Asegúrese de que cierta clave indicadores de desempeño (KPI) y métricas de desempeño son monitoreadas y medidas.
- Comprender el estado y la salud de una empresa y hacer recomendaciones para las etapas futuras;
- Establecer puntos de referencia;
- Dirigir los movimientos futuros del gerente de la empresa;
- Mejore la comunicación entre ejecutivos, colegas y partes interesadas.
- Asistir en el desarrollo de planes de acción;
- Supervisar el rendimiento de forma regular;
- Fomentar la expansión continua del negocio.
Historia y tendencias de los informes de gestión
En el pasado, los sistemas heredados se usaban para preparar informes para la administración y, en muchas situaciones, todavía se usan. Estos sistemas son mucho más valiosos que los informes financieros, pero no están exentos de limitaciones. Los sistemas heredados son con frecuencia extremadamente técnicos en su operación e interfaz, lo que dificulta que la mayoría de los trabajadores que no son de TI los operen correctamente. Esto genera un “tiempo de retraso” entre que un miembro de la gerencia solicita un informe y lo recibe.
Estos problemas solo han empeorado en los tiempos modernos, ya que la amplitud y la profundidad de los datos disponibles han crecido a un ritmo asombroso. “Muchos [CFO] están limitados por tecnologías heredadas que no permiten que los equipos de informes obtengan información prospectiva a partir de conjuntos de datos extensos y que cambian rápidamente”, dijo Peter Wollmert, líder global de EY, en un comentario para un artículo de Financial Director.
Además, según el artículo, una encuesta realizada por EY contabilidad financiera y los servicios de asesoría (FAAS) descubrieron que el 23 % de los directores financieros de todo el mundo creen que “el volumen y el ritmo cada vez mayores de los datos están afectando su capacidad para brindar información relevante a los directorios”. Los cuadros de mando de las empresas modernas claramente tienen mucho que ofrecer en términos de este tipo de informes. Echemos un vistazo a las mejores prácticas para prepararlos y entregarlos.
¿Por qué es necesario crear un informe de gestión?
Los informes son más que útiles para cualquier función y en cualquier negocio; son fundamentales para el bienestar de la empresa.
La presentación de informes es especialmente crucial en la gestión, ya que hay más en juego y las decisiones son más complejas e interdisciplinarias. Los informes son importantes para la gerencia por una variedad de razones, entre ellas las siguientes: miden métricas estratégicas para evaluar y monitorear el desempeño, establecen puntos de referencia para dicho desempeño, permiten que el negocio aprenda de su actividad al dejar un registro y mejoran comunicación. Aquí hay una lista de algunas de las ventajas de los informes de gestión:
#1. Medición de métricas estratégicas para analizar y monitorear el desempeño
A estas alturas, nos hemos dado cuenta de que si las organizaciones quieren expandirse, necesitarán implementar un sistema para medir su desempeño no solo frente a la competencia sino también frente a ellos mismos.
Opciones como un sistema de cuadro de mando integral son una excelente opción para realizar un seguimiento y mejorar el desempeño dentro de una empresa, ya que le permiten monitorear los objetivos y las perspectivas para que pueda ver qué tan bien está ejecutando su estrategia general.
#2. Ayudarle a entender su posición
Un informe de estilo de gestión puede ayudarlo a comprender su posición al proporcionarle los datos necesarios para obtener una idea de la salud y la evolución de su organización. Además, puede usarlo para enfocar o realinear su enfoque comparándolo con sus competidores.
#3. Establecer puntos de referencia de rendimiento claros
Debido a su historial, tiene un punto de referencia constante de su desempeño tanto operativo como financiero.
#4. Aprendizaje y replicación
Los puntos de referencia son una guía que le dice qué funciona y qué no cuando se trata de aprender y replicar, o no. Le enseña las mejores y peores prácticas para establecer o evitar.
#5. Mejora de la comunicación
Mejoran la comunicación con socios, inversores, consumidores y también compañeros de trabajo. Los informes de tipo gerencial aumentan la visibilidad de varias acciones en todos los departamentos y promueven la colaboración interna.
#6. Mejorar la colaboración
Los informes de alto nivel mejoran la colaboración interdepartamental como resultado directo de una mejor comunicación interna. Los departamentos pueden aprovechar los descubrimientos de datos de informes de gestión para colaborar en proyectos o iniciativas específicos, lo que genera logros en una serie de áreas críticas, cuando las personas trabajan juntas hacia un objetivo común.
#7. Aumentar el compromiso y la motivación
Un informe a nivel de gerente bien elaborado pone a disposición de todos los datos vitales de la empresa, lo que mejora el desempeño individual. Las personas se vuelven más comprometidas, inspiradas y motivadas cuando funcionan al máximo y son reconocidas por sus esfuerzos. Esto, a su vez, impulsará la productividad en toda la organización.
#8. Fomentando el crecimiento continuo del negocio
Los buenos informes de gestión mejoran la eficiencia y también mejoran la toma de decisiones, lo que promueve la coherencia y el crecimiento continuo del negocio. Si se expande continuamente con el tiempo, asegurará el éxito a largo plazo, el beneficio más potente de los informes de gestión.
¿Qué información deben contener los informes de gestión?
Aquí hay algunas cosas en las que pensar al desarrollar un informe de gestión sólido:
- Propósitos y objetivos estratégicos
Comience a escribir el informe con el objetivo final en mente. Entonces, considere por qué lo necesita, los impulsores principales de su empresa, su definición de éxito y otras preguntas de análisis de datos.
Una vez que obtenga las respuestas, comprenderá cómo establecer indicadores de desempeño para monitorear varios elementos del desempeño.
- Los KPI adecuados
Los KPI que deben incluirse en sus informes se basan en su audiencia. Por lo tanto, considere las preguntas basadas en datos que a los lectores del informe les gustaría que se respondieran.
- Valoración de los clientes
Considere esto mientras prepara su informe, ya que le ayudará a ver lo que está haciendo correctamente o incorrectamente.
Informar sobre los resultados de las encuestas de opinión de los consumidores ayuda a desarrollar una estrategia más precisa basada en datos.
- Contar la historia
Una de las mejores estrategias de gestión es la narración de historias, que presenta contenido sin procesar como una historia en su informe. También facilita la comprensión de las personas de datos concretos y números mediante el contexto, la sustancia y el significado.
- Informe que es visualmente atractivo
Ofrezca los espacios más cruciales de su informe a los KPI críticos y también posiciones secundarias o terciarias a otros indicadores. Esto facilitará que las personas procesen su informe sin sentirse abrumados.
- Hágalo claro, escaneable y perforable
Incluya mucho espacio en blanco, colores contrastantes, un rango de datos presentado junto a los datos, métricas comunes que todos entiendan, etc.
- Formato de informe visualmente equilibrado
Muestre los KPI más esenciales de manera sucinta para que los tomadores de decisiones puedan absorber la información sin confundirse.
- Información en tiempo real
Los conocimientos en tiempo real deben estar alineados con sus objetivos.
- Continuar mejorando
Evalúe sus informes periódicamente y realice las modificaciones necesarias para asegurarse de que no haya datos innecesarios o superfluos.
Informes Mensuales de Gestión
Por lo general, los informes de gestión mensuales organizados y coherentes pueden garantizar que la estrategia de su empresa se mantenga encaminada. Aquí hay una lista de cosas que los informes de gestión mensuales deben incluir:
- Una portada de marca – para que su informe se vea más profesional, incluido el logotipo o sello de su organización.
- Misión, visión y valores — estas declaraciones explican y refuerzan el enfoque de su empresa.
- Tabla de contenido: Incluya una tabla de contenido al principio para que sea más fácil para todos encontrar lo que buscan.
- Cuadros de mando organizativos– presentar una descripción detallada del cuadro de mando de su departamento u organización, ordenado en el orden en que se leerá.
- Páginas detalladas — Cada una de sus metas u objetivos estratégicos debe tener al menos una página detallada en su informe de gestión mensual.
- Gráficas — utilícelos para presentar datos sobre KPI y discutir sus métricas. Verifique que sean fáciles de entender, tengan objetivos claros y sean consistentes a lo largo del informe.
- Resúmenes del proyecto — En lugar de revisar todos los proyectos, su informe mensual simplemente debe incluir los proyectos que impulsan su estrategia.
- Una versión en línea — para sus informes de gestión mensuales, emplee una solución de software basada en la nube.
- Un pie de página personalizado con marca de tiempo — puede poner el nombre del informe, las declaraciones de confidencialidad y la información de derechos de autor en el pie de página.
- La sección para agregar elementos de acción — es donde registra las decisiones clave de las reuniones.
Informes financieros frente a informes de gestión
Justo antes de comparar estos dos informes cruciales que requiere cada negocio, comprendamos qué es cada uno de ellos. En general, los informes financieros se componen de todos los informes financieros que recibe una empresa sobre sus actividades financieras. Esto incluye el estado de pérdidas y ganancias, el flujo de caja, la cuenta por cobrar, el balance y la cuenta por pagar. Según el tamaño de la empresa, los informes financieros se pueden presentar semanal, mensual, trimestral o incluso anual. También revela la salud financiera del negocio. Mientras que los informes financieros son el tipo de datos necesarios para que los gerentes de la empresa administren el negocio con éxito. Presentan la comunicación de la gerencia de los resultados comerciales, los riesgos y también los desafíos a la dirección ejecutiva, los gerentes o los órganos de gobierno.
Informes financieros frente a informes de gestión: diferencia clave
Las siguientes son las diferencias clave entre los informes financieros y de gestión.
| CONDICIONES | INFORMES FINANCIEROS | INFORMES DE GESTIÓN |
| ¿Quién lo usa? | Los informes financieros son útiles para las partes interesadas externas, como inversores, bancos, etc. | Los informes de gestión son útiles para las partes interesadas internas de una empresa. Esto incluye al gerente, los jefes de departamento, el director ejecutivo de negocios, etc. |
| Regulación | Al preparar un informe financiero comercial, existen ciertas reglas que deben seguirse debidamente. Estos incluyen el IRS, los bancos y otras regulaciones financieras. | No existen reglas específicas que rijan un informe de gestión empresarial. Sin embargo, son herramientas útiles en la toma de decisiones. |
| Focus | Esto revela el desempeño general de sus finanzas. | Le permite segmentar cada aspecto de su negocio |
| Record | Revela la salud financiera de la empresa a lo largo de los años. | Básicamente, se utiliza para predecir el resultado del futuro de una empresa. |
Resumen
A lo largo de nuestro viaje, hemos reflexionado sobre la pregunta: "¿Qué son los informes de gestión?" Describió la definición de informes de gestión, analizó ejemplos de informes de gestión, discutió las mejores prácticas y también se sumergió en los beneficios de mejora del negocio de los tableros digitales dinámicos.
Además, es evidente que al adoptar y aprovechar con éxito la abundancia de datos digitales disponibles para su negocio, puede tomar el tipo de decisiones de gestión que impulsarán a su organización hacia adelante con fuerza, acelerando su éxito.
“Cuando se utiliza como sustituto de la perspicacia y el conocimiento, un punto de vista puede convertirse en un lujo peligroso”. –
Marshall McLuhan, un reconocido profesor de comunicación canadiense
En un resumen, debe seguir los ejemplos de informes de gestión seleccionando a mano una pequeña cantidad de KPI relevantes para presentar y también usar sus datos para transmitir una historia clara. También es fundamental colaborar para construir un ecosistema saludable de innovación basada en datos que permita a todos en la organización beneficiarse del potencial inigualable de los informes de estilo gerencial. El conocimiento es ciertamente poder, y si construye su negocio, obtendrá enormes beneficios tanto ahora como en el futuro.
Preguntas frecuentes sobre informes de gestión
¿Cómo se redacta un informe de gestión?
Pasos completos sobre cómo preparar un informe de gestión
- Planifica antes de empezar. …
- Invierte en herramientas automatizadas. …
- Utilizar un lenguaje claro y objetivo. …
- Cuenta una historia para atraer a los lectores. …
- Definir las métricas y KPIs a utilizar. …
- Establecer un punto de comparación.
¿Cuáles son los objetivos de los informes de gestión?
El objeto principal de los informes de gestión es obtener la información requerida sobre los resultados operativos de la organización con regularidad a fin de utilizarlos para una mayor planificación y control.
¿Qué se incluye en los informes de gestión?
Generalmente, los informes de gestión contienen informes financieros y operativos en un pequeño segmento del negocio. Los informes de gestión también pueden contener informes complejos y complicados, como el documento de pérdidas y ganancias, la antigüedad de las cuentas por cobrar o el presupuesto operativo. Los informes de gestión son una forma de inteligencia comercial.
¿Qué es un informe de gestión en contabilidad?
Básicamente, las cuentas de gestión forman un informe financiero utilizado por los dueños de negocios y la gerencia para la toma de decisiones estratégicas y del día a día. Se producen, por lo general, mensual o trimestralmente y brindan información sobre la salud financiera actual de una empresa mediante el seguimiento de varios indicadores clave de rendimiento.28 de octubre de 2019
