Los sistemas de control de gestión son fundamentales para toda organización y su crecimiento. Es posible que se pregunte por qué su negocio parece estar deficiente en sus proyectos en curso. Si bien esto podría deberse a la falta de datos históricos y un error de estimación, también puede deberse a que no utiliza los sistemas de control de gestión para sus proyectos. La gestión adecuada de varias tareas en una organización probablemente resultará en el éxito de cualquier proyecto. Ahora, ¿qué entendemos por sistemas de control de gestión, sistemas de control de proyectos y sistemas de control de inventario?
Los sistemas de control de gestión son esenciales para las empresas grandes y pequeñas, por lo que en este artículo proporcionaremos más información sobre los sistemas de control de gestión, los sistemas de control de proyectos y los sistemas de control de inventario y todas sus características, tipos y ejemplos.
Sistemas de control de gestión
Un sistema de control de gestión (MCS) es un medio para tener una visión más clara de cómo visualizar y administrar los recursos de un proyecto.
Esto significa una forma de controlar y planificar un negocio para que pueda generar más rentabilidad. Un sistema de control de gestión ayudará a predecir y gestionar las actividades de un proyecto hasta que obtengan los resultados necesarios.
Un sistema de control de gestión funciona como un instrumento que ayuda a los gerentes a supervisar cómo otros mantienen los recursos y el capital. Además, las organizaciones pueden utilizar sistemas de control de gestión para proyectos más pequeños o más importantes en varios departamentos.
Hay varias razones por las que las empresas utilizan sistemas de control de gestión para sus proyectos, y una de ellas es la capacidad de recibir información precisa del sistema de control. Los informes señalarán principalmente las áreas que faltan en el proyecto. Esto le permitirá solucionar cualquier problema que pueda amenazar el proyecto.
¿Qué se entiende por sistemas de control de gestión?
Un sistema de control de gestión puede ayudar a los gerentes a comparar y medir las funciones de una estrategia y los objetivos de un proyecto. Incluso cuando el resultado inicial de un proyecto es negativo, los sistemas de control de gestión pueden señalar los obstáculos y proporcionar más información sobre cómo hacer frente a tal situación.
Los sistemas de control de gestión se pueden utilizar para proyectos lucrativos o no lucrativos.
¿Cuáles son los tipos de sistemas de control de gestión?
Los sistemas de control de gestión son de varios tipos. Estos son los tipos de sistemas de control de gestión:
#1. Controles de comportamiento
Los controles de comportamiento en el sistema de control de gestión supervisan el modelo que mantiene bajo control al equipo del departamento. Por lo general, se trata de las acciones que lograrán las metas y objetivos de cada miembro del departamento. Cuando los miembros del equipo establecen una meta con la actitud correcta hacia el proyecto, garantiza un resultado exitoso.
#2. Controles de planificación
La planificación es esencial en todas las formas de negocio, ya sea a gran o pequeña escala. En este sistema de control de gestión, los empleados de cada departamento deben planificar cada proyecto y tarea. La planificación ayudará a lograr las metas y objetivos de la organización.
#3. Controles de gestión de extremo cerrado
En los sistemas de control de gestión, los controles de extremo cerrado significan la continuidad de detalles bien estructurados a través de proyectos. Con cada tarea comparada y evaluada, el gerente puede decidir cómo solucionar cualquier obstáculo que surja.
#4. Controles financieros
El control financiero es esencial para cualquier organización, proyecto y tarea. Los responsables del departamento/proyecto serán los responsables de este tipo de control. Sin embargo, los gerentes no son los únicos responsables de los controles financieros; otros jefes de departamento e incluso el CEO/CFO son responsables.
#5. Controles regulatorios y normativos
Los controles regulatorios y normativos son cruciales para las organizaciones. Incorpora las políticas y los procedimientos reales que debe seguir una organización. Los controles regulatorios son los controles financieros y de calidad de la organización.
#6. Controles burocráticos:
Toda organización necesita controles burocráticos. Estos son los principios, reglas y objetivos que mejoran una organización. En este entorno, una persona de la empresa tiene un mayor control de autoridad para establecer principios, procedimientos y políticas.
#7. Controles de calidad:
El control de calidad es crucial para el proyecto, ya sea que la empresa sea grande o pequeña. Garantiza que los servicios de una organización están por encima de los estándares. La mayoría de las empresas utilizan controles de calidad para ayudar a mejorar todos los aspectos de sus productos y servicios.
¿Cuáles son los cuatro elementos de un sistema de control de gestión?
Los sistemas de control de gestión tienen varios elementos, pero aquí hay una lista de los 4 elementos importantes de los sistemas de control de gestión:
#1. Planificación
La planificación es uno de los elementos de los sistemas de control de gestión. Se trata de identificar y enumerar los objetivos que pueden ayudar a lograr los resultados deseados en un proyecto. La planificación implica definir la misión, los objetivos, la visión y las metas de una organización.
#2. Alcance y estándares
El alcance y establecimiento de estándares debe estar bien definido en una organización empresarial. El alcance debe establecerse en el tiempo, el proyecto y el presupuesto.
Establecer estándares es muy importante para el crecimiento de cualquier organización.
Cuando los estándares comerciales están en el orden correcto, el desempeño, el éxito y los estándares del negocio se administrarán adecuadamente.
El alcance y los estándares ayudan a evaluar las metas, la visión, los objetivos y las misiones de la organización.
#3. Gestión de riesgos:
Los sistemas de control de gestión implican la gestión de riesgos. Una organización debe monitorear y evaluar cuidadosamente la eficiencia de todos los departamentos. Hacer esto ayudará a identificar dónde falta cada departamento. Y también ayudarlos a crear una solución estratégica duradera. Identificar los riesgos involucrados en un proyecto es un boleto de ida para lograr las metas establecidas.
#4. Monitoreo y evaluación del desempeño:
Monitorear y evaluar el desempeño del trabajo es esencial para toda organización. Por lo tanto, monitorear las actividades de cada departamento en una organización le permitirá a usted, como gerente, tomar medidas cruciales y brindar soluciones que ayudarán con el crecimiento del departamento.
¿Qué es un ejemplo de control de gestión?
Como se dijo anteriormente, un sistema de control de gestión funciona como un instrumento utilizado para supervisar cómo se administran los recursos y el capital en una organización. Pero, ¿cuál es un ejemplo de control de gestión?
Un ejemplo de control de gestión es:
#1. Automatización:
La automatización es un ejemplo de control de gestión y se puede utilizar para monitorear las actividades de una empresa.
#2. Cambio de control:
El control de cambios es esencial para toda organización empresarial. Implica evaluar, revisar e implementar cambios en un negocio. Comprender cuándo una empresa necesita un cambio es una de las herramientas más potentes en el control de gestión.
#3. Gestión de datos
La gestión de datos es necesaria para cualquier organización y es un ejemplo de control de gestión. Saber cuándo proteger los datos y la seguridad de la empresa es vital.
#4. Control financiero
Este es otro ejemplo de control de gestión. Con el control financiero, una organización empresarial tendrá una visión más clara de cómo administrar sus finanzas.
Otros ejemplos de control de gestión
- Métricas e informes
- Supervisión de presupuestos de costes
- Gestión del Rendimiento
- Garantía de Calidad
- Control de riesgo
- Gestión de horarios
- Control de seguridad
- Planeación estratégica
¿Cuáles son las características de un sistema de control de gestión?
Aquí hay algunas características del sistema de control de gestión:
#1. Proceso continuo:
Una de las características de un sistema de control de gestión es un proceso continuo. El control de gestión es un proceso repetitivo y continuo que fluye con cada nuevo emprendimiento. Para lograr mejores resultados, debe existir un proceso dinámico.
#2. Función directiva:
La función gerencial es otra característica de los sistemas de control de gestión. Como gerente o jefe de un departamento, debe conocer sus funciones para lograr los resultados deseados. Una función gerencial incluye la planificación, la gestión de riesgos, el control de calidad y la gestión de recursos.
#3. Mecanismo:
De manera similar a la función gerencial, un mecanismo es una característica del control de gestión que evalúa el desempeño de proyectos y empleados.
Con el control de gestión bajo control, será más fácil para el gerente saber qué y quién está retrasado en un proyecto.
#4. Acción orientada:
Esta función de control de gestión se ocupa de todo tipo de tareas organizativas y empleados. Directa o indirectamente, los gerentes están destinados a controlar las actitudes de los empleados hacia su trabajo. Cuando un empleado parece indiferente a la tarea, es responsabilidad del gerente mantener a ese trabajador en control.
#5. Mirando hacia adelante:
Un gerente siempre debe estar consciente del futuro de la organización, departamento o proyecto.
Si bien siempre es crucial revisar los errores del pasado y comprender por qué el primer proyecto no tuvo éxito, también es crucial utilizar las experiencias pasadas para lograr mejores resultados en el futuro.
¿Por qué las empresas tienen MCS?
Quizás se pregunte por qué las empresas cuentan con sistemas de control de gestión para todas sus actividades.
Sin embargo, aquí hay algunas razones por las que las empresas tienen MCS:
#1. Para mantener la gestión de proyectos a tiempo:
Un sistema de control de gestión mantiene la gestión de proyectos a tiempo. La mayoría de las empresas utilizan el control de gestión para realizar un seguimiento de las tareas y los empleados.
#2. Para detectar errores:
El control de gestión ayuda a detectar errores y problemas en un proyecto. También ayudan a detectar los errores subrayados que pueden obstaculizar el éxito de un proyecto.
#3. Para el uso eficiente de los recursos:
Las organizaciones utilizan el control de gestión como una herramienta para ayudar con el uso eficiente de los recursos. El control de recursos es una característica esencial del control de gestión.
#4. Para un sistema de control eficiente:
Las empresas cuentan con un sistema de control de gestión para el control general eficiente de todas las áreas de la organización.
Sistemas de control de gestión de proyectos
Los sistemas de control de gestión de proyectos (PMCS) son procedimientos de gestión de datos, análisis de datos y recopilación de datos que se pueden utilizar para estimar el tiempo y el costo reales de un proyecto en una organización.
Es un medio de seguimiento de cronogramas y costos de proyectos a través de detalles en formatos.
Esto beneficia a las organizaciones con proyectos pequeños o múltiples porque puede predecir fácilmente el resultado más probable de cada proyecto.
Los sistemas de control de gestión de proyectos funcionan en los cronogramas principales del proyecto, supervisando los costos del proyecto, la previsión, la gestión del rendimiento, la creación de objetivos de gestión de riesgos, la elaboración de presupuestos, la planificación de proyectos y la identificación y alineación de proyectos con las metas, la misión, la visión y el objetivo de la empresa.
Sistemas de control de gestión de inventario
Los sistemas de control de gestión de inventario (IMCS) son herramientas que ayudan a realizar un seguimiento de los bienes y la cantidad de bienes disponibles. Por lo tanto, el control de gestión de inventario no se limita a existencias y números; se ocupa de todos los aspectos del inventario de una organización, incluido el envío, la recepción, la compra, la escasez de existencias, el exceso de existencias, la reordenación, la rotación y más.
Generalmente, el control de gestión de inventarios tiene varios tipos, los cuales son:
#1. Sistemas de inventario periódico:
Los sistemas de inventario periódico ayudan a las organizaciones con la numeración de inventarios anuales y trimestrales. Un sistema de inventario periódico no cuenta los inventarios diariamente. Realizan un seguimiento y cuentan el inventario con conteos precisos y también administran los saldos en los cambios de la cuenta de compras en las cuentas de inventario. Comienza su conteo desde el último inventario y los rota al comienzo de los nuevos.
#2. Sistemas de inventario perpetuo
Un sistema de inventario periódico es un recuento de inventario mensual. Realiza un seguimiento de los conteos manuales al comienzo de cada mes.
Este es uno de los sistemas de inventario más utilizados en la mayoría de las organizaciones.
#3. Sistemas de inventario de código de barras
Los sistemas de inventario de código de barras son más como el conteo de inventario diario. Realiza un seguimiento del inventario inmediatamente cuando un empleado lo escanea y también realiza un seguimiento de las órdenes de compra, los detalles del producto, los informes, la ubicación, el historial del producto y las ventas del producto.
Conclusión
Los sistemas de control de gestión son ideales para todo tipo de negocios. Pueden ayudar con las actividades, tareas o proyectos del día. También ayuda a los gerentes con formas de administrar la conducta de la organización y el departamento. Esperamos que esta descripción general sea útil para su búsqueda de sistemas de control de gestión, sistemas de control de proyectos y sistemas de control de inventario.
Sistemas de control de gestión FAQs
¿Pueden las pequeñas empresas utilizar un sistema de control de gestión?
Sí, las pequeñas empresas pueden utilizar un sistema de control de gestión con sus actividades y proyectos del día a día.
¿Puede la gestión de control de proyectos gestionar eficazmente un proyecto?
Sí. Con las funcionalidades vinculadas a la gestión de control de proyectos. Puede predecir el resultado de sus proyectos.
¿Cuál es el mejor tipo de sistema de control de inventario?
El mejor sistema de control de inventario es el que ayuda con los informes diarios. El escaneo de códigos de barras es adecuado para todos los tipos de negocios.
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Referencias
