Cuando necesite cierta información sobre una empresa, sus productos o servicios, es probable que consulte su sitio web o cualquiera de sus plataformas de redes sociales. Las empresas utilizan sistemas de gestión del conocimiento para difundir información a sus clientes o empleados. Sería agotador si una empresa tuviera que atender todas las consultas de sus clientes. Es por eso que las empresas integran un sistema de gestión del conocimiento para gestionar su base de conocimientos. Existen varios tipos de sistemas de gestión del conocimiento, y su propósito es la difusión del conocimiento, lo que beneficia a todas las partes involucradas en un sistema.
¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento?
Cuando hablamos de sistema de gestión del conocimiento (KMS), nos referimos a cualquier herramienta que las empresas utilizan para organizar la información y documentar esta información relevante de tal manera que los empleados y clientes puedan acceder a ella y comprenderla fácilmente.
La información en cuestión puede ser cualquier cosa, desde preguntas frecuentes (FAQ) hasta manuales, artículos, ética, etc. Toda empresa debe esforzarse por tener un sistema de gestión del conocimiento, no solo para actualizar a sus empleados, sino también para educar a los clientes o cualquier persona que necesite información relacionada con su producto, servicio, valores, etc. Sus clientes, así como sus empleados, enfrentan varios desafíos a diario. En todo momento, necesitarán que les aclares algo o les ayudes con una situación difícil.
Si alguna vez ha visitado un sitio web y ha visto una columna con las preguntas más frecuentes, al hacer clic en ella obtendrá una lista de varias preguntas que posiblemente tendrá sobre el funcionamiento de los productos comerciales, los servicios o cualquier cosa que desee saber. . Ese es uno de los ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento. La empresa entiende que sus clientes o sus trabajadores tienen toneladas de preguntas y, en lugar de agotarse tratando de responder consultas, integraron un sistema que brinda respuestas y otra información relevante y se asegura de que cualquiera que lo necesite pueda acceder fácilmente a ella.
En general, también podemos decir que un sistema de gestión del conocimiento es una herramienta que ayuda a las empresas a reunir la información de su organización y, luego, organizarla y presentarla de manera conveniente y fácil para los usuarios o cualquier persona que busque la información.
¿Cuáles son los tipos de sistema de gestión del conocimiento?
Cuando se trata del sistema de gestión del conocimiento (KMS), hay tres tipos distintos. Es posible que seamos testigos del surgimiento de otros en el futuro debido a la investigación. Los siguientes son los tipos principales de KMS disponibles Sistemas de gestión del conocimiento en toda la empresa, sistema de trabajo del conocimiento y técnicas o enfoques inteligentes.
#1. Sistemas de gestión del conocimiento en toda la empresa
Con los sistemas de gestión del conocimiento en toda la empresa, las empresas ahora pueden centrarse en optimizar los procesos comerciales en lugar de perder el tiempo buscando datos. Esto se debe a que todo en lo que posiblemente pierda el tiempo ha sido recopilado, almacenado y difundido. De esa manera, los usuarios pueden acceder y utilizar libremente el conocimiento.
El sistema de gestión del conocimiento en toda la empresa se clasifica en tres tipos. Estos son sistemas de conocimiento estructurados, sistemas de conocimiento semiestructurados y sistemas de redes de conocimiento.
Sistemas de conocimiento estructurados
Simplemente puede ver el sistema de conocimiento estructurado como el tipo que mantiene oficialmente el conocimiento que está documentado en una organización utilizando ciertas herramientas o bases de datos. Cuando se trata de lo que es el conocimiento oficial, puede ser cualquier cosa, desde procedimientos hasta técnicas, mejores prácticas, informes de investigación y libros blancos, estudios de casos, información de empleados, información de la junta directiva y de los inversores, etc.
Sistemas de conocimiento semiestructurados
Los sistemas de conocimiento semiestructurados se ocupan del conocimiento de una empresa que no forma parte de sus documentos oficiales. Utiliza otro medio para organizar, rastrear y almacenar este conocimiento.
Sistemas de redes de conocimiento
Cuando se trata de sistemas de redes de conocimiento, estos tipos son responsables de transformar el conocimiento no estructurado e indocumentado en conocimiento explícito. Luego se almacenan en una base de datos.
#2. Sistemas de Trabajo del Conocimiento
Las empresas establecen sistemas de trabajo del conocimiento para permitir que secciones especializadas del personal, como ingenieros, diseñadores de productos, investigadores, arquitectos, científicos, analistas financieros, etc., produzcan nuevos conocimientos para la organización.
#3. Técnicas inteligentes
Las empresas utilizan técnicas y tecnología de inteligencia artificial para capturar el conocimiento individual y grupal y expandir la base de conocimiento organizacional.
Otros incluyen;
- Investigación y perspicacia
- Un foro comunitario en línea
- Sistemas de gestión del aprendizaje.
- Bases de conocimientos de atención al cliente
Ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento
Los siguientes son algunos ejemplos de sistemas de gestión del conocimiento disponibles para las empresas;
# 1. Canva
El sistema de gestión del conocimiento de Canva simplifica el acceso a los materiales para comenzar y solucionar problemas. Reconocen que las interacciones del consumidor con su producto y sitio web son fundamentales para su éxito general.
# 2. Evernote
Evernote es una opción popular para los sistemas de gestión del conocimiento debido a su simplicidad en la visualización de información. La barra de navegación te mira fijamente para que no tengas que ir a buscarla. Es bastante visible y accesible. Ya sea que sea un cliente o un empleado, se le dirigirá de manera destacada a dónde comenzar su búsqueda de información.
# 3. Flojo
El estilo holgado es ingenioso. Quiero decir, estos muchachos literalmente combinan mensajes de marca con iconografía personalizada para representar problemas de una manera nueva e interesante. Cuando un usuario interactúa con Slack, cada sección se expande para mostrar una lista útil de subtemas y artículos relacionados mientras permanece para anclar la navegación principal.
# 4. Instacart
Incluso para las personas que no son expertas en tecnología, el enfoque de Instacart para la gestión del conocimiento es sencillo de ejecutar. Tienen una barra de búsqueda prominente y se enfocan en imágenes simples que responden a consultas frecuentes de los clientes, como cómo funciona Instacart, cuánto cuesta y cómo hacer un pedido. Instacart satisface las necesidades de los clientes al colocar esta información en forma de preguntas frecuentes, satisfaciendo a los clientes sin perder el tiempo de nadie. También tienen una interfaz de usuario amigable y, además de esto, también aseguran que se atienda cualquier cosa que los usuarios estén buscando.
Mejor Sistema de Gestión del Conocimiento
Diariamente, las empresas comienzan a ver la necesidad de integrar un sistema de gestión del conocimiento en sus operaciones para ayudar a ejecutar sus tareas comerciales diarias sin problemas. Bueno, estarás de acuerdo conmigo en que no hay nada de éxtasis en eso hasta que te enfrentas a elegir qué software KMS adoptar. Con tantas opciones para elegir, es posible que no sepa qué base de conocimiento es mejor para su empresa. Hay toneladas de estos disponibles, pero echa un vistazo a lo siguiente;
#1. trabajos frescos
Si desea una herramienta de gestión del conocimiento que sea bastante fácil de usar, puede buscar Freshworks. Es particularmente intuitivo y ayuda en el desarrollo y mantenimiento de las relaciones con los clientes a lo largo de su viaje. En total, en su mayoría tendrá clientes satisfechos y una fuerza laboral feliz.
Características clave de Freshworks
Las siguientes son las características clave de Freshworks
- Solicite asistencia si necesita soluciones
- Asistencia de bots
- Alinear equipos de varios departamentos.
#2. Wiki Zoho
Si está buscando una herramienta de sistema de gestión del conocimiento que cree una buena relación y también ayude a compartir información, su mejor opción puede ser Zoho Wiki.
Características clave de Zoho Wiki
Las siguientes son las características clave de la herramienta Zoho Wiki KMS;
- Control de acceso con seguridad
- Puedes personalizar tu interfaz
- Edite la información en el software de la base de conocimientos.
#3. ayudajugo
Todo negocio tiene una necesidad específica que debe resaltar antes de integrar un sistema de gestión del conocimiento. Si todo lo que desea es mejorar su atención al cliente y trabajar de manera más eficiente con los miembros de su equipo, su mejor opción puede ser Helpjuice.
Características clave de Helpjuice
Las siguientes son las características clave de la herramienta KMS de Helpjuice;
- Tiene varios temas, por lo que puedes elegir personalizarlo.
- Tiene una opción de búsqueda muy rápida para localizar información.
- Revela el análisis de la información que consume durante el uso
#4. Guía de Zendesk
Zendesk Guide le permite brindar soporte de autoservicio completo a los usuarios finales y, al mismo tiempo, capacita a sus agentes para ayudar mejor a los clientes. Una de las cosas asombrosas de Zendesks es que le permite iniciar un centro de ayuda.
Características del sistema de gestión del conocimiento de Zendesk
Las siguientes son las características clave de la herramienta del sistema de gestión del conocimiento de Zendesk
- La interfaz de usuario es bastante simple de usar.
- Proporciona soluciones de ticketing a través de sistemas de gestión del conocimiento.
- Realice una amplia gama de cambios o actualizaciones en sus datos
Elegir el sistema de gestión del conocimiento perfecto para su empresa
No es suficiente decidir integrar un KMS en su empresa, debe tratar de identificar qué sistema de gestión del conocimiento es ideal para su organización. Consulte los siguientes consejos sobre cómo elegir el KMS ideal para su negocio.
#1. Búsqueda efectiva
Una de las cosas clave que una empresa debe tener en cuenta al elegir su KMS es una búsqueda sólida. Asegúrese de que cualquiera que decida integrar en su sistema debe ser uno cuya búsqueda sea inteligente y cambie los resultados según la relevancia del usuario. Es frustrante cuando buscas algo y tienes que ser redirigido o tienes que pasar por toneladas de otros archivos para llegar a lo que quieres.
Así que asegúrese de que, al seleccionar, busque un KMS que indexe toda la información en todos los tipos y formatos de archivos, haciendo que todos los recursos de su empresa se puedan buscar.
#2. integraciones
Elija un sistema de gestión del conocimiento que pueda integrar todas las plataformas que utilizan sus trabajadores en un solo lugar.
#3. Flexibilidad
Asegúrese de elegir un KMS que sea flexible y escalable. Más como uno que puede adaptarse a un entorno en crecimiento porque su negocio definitivamente se expandirá. ¿Es su sistema de gestión del conocimiento capaz de almacenar más información a medida que su empresa la acumula? ¿Se adaptará a una creciente base de clientes o mano de obra? Un sistema de gestión del conocimiento escalable puede ahorrarle el tiempo y el esfuerzo de trasladar toda la base de conocimientos de su empresa entre tecnologías más adelante.
#4. Medidas de seguridad
Si bien debe ser de fácil acceso, también debe poder instalar medidas de seguridad, de modo que no todos puedan acceder a la información que pertenece a un número limitado de personas. Por lo tanto, existe la necesidad de permisos y control de acceso para administrar el flujo de información.
#5. Análisis, perspectivas e informes
Los informes y análisis le permiten evaluar la eficacia de sus prácticas de gestión del conocimiento. Ellos pueden ayudarlo a determinar cuántos miembros y cómo usan la base de conocimiento empresarial. Esto es fundamental para ampliar la base de conocimientos y mantenerla útil.
¿Cuáles son los 2 tipos principales de sistemas de gestión del conocimiento?
Los sistemas de trabajo del conocimiento, los sistemas de gestión del conocimiento en toda la empresa y los enfoques inteligentes son las tres categorías principales de los sistemas de gestión del conocimiento.
¿Cuáles son los 4 procesos clave de la gestión del conocimiento?
Según los hallazgos, el proceso de GC se divide en cuatro etapas: recopilación, almacenamiento, distribución y uso del conocimiento.
¿Cuáles son los cinco componentes de la gestión del conocimiento?
La evaluación debe abordar los cinco elementos fundamentales de la gestión del conocimiento: personas, procesos, tecnología, estructura y cultura.
¿Cuáles son los objetivos de la gestión del conocimiento?
El objetivo del proceso de gestión del conocimiento es intercambiar puntos de vista, ideas, experiencias e información para asegurarse de que estén disponibles en el momento y lugar apropiados para tomar decisiones informadas. También tiene como objetivo aumentar la eficiencia al minimizar la necesidad de redescubrir el conocimiento.
¿Cómo se introduce la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento se refiere a la administración metódica de los activos de conocimiento de una empresa con el propósito de agregar valor y satisfacer necesidades tácticas y estratégicas. Consiste en los programas, procedimientos, planes y técnicas que apoyan y mejoran la recopilación, el análisis, la evaluación y el intercambio de conocimientos, así como su generación.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión del conocimiento?
Ventajas de la gestión del conocimiento:
- mayor flexibilidad organizativa.
- decisiones más rápidas y eficaces.
- solución más rápida a los problemas.
- más resultados de innovación.
- ayudado en el desarrollo y progreso de los empleados.
- intercambio de conocimientos expertos
- diálogo mejorado.
- procedimientos comerciales mejorados.
¿Cuáles son las 5 principales barreras para la gestión del conocimiento?
Conozca los 5 obstáculos principales para el intercambio de información en los siguientes párrafos, junto con las soluciones:
- Limitaciones de tiempo.
- Falta de disposición al cambio.
- Ausencia de implicación.
- Herramientas demasiado complejas.
- preocupaciones con respecto al propio empleo.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión del conocimiento?
- Brindar un mejor servicio a clientes y empleados.
- Estimular el crecimiento y la innovación.
- Reduce costos.
- Evite la redundancia.
- Mejora la toma de decisiones.
- Ayuda a realizar un seguimiento de las ideas.
- Facilita la búsqueda de información.
¿Cuáles son las características de la gestión del conocimiento?
- La facilidad de uso
- Almacenamiento en la nube.
- Actualizaciones instantáneas
- La funcionalidad de búsqueda
- Sistema de retroalimentación
- Colaboración
- Accesibilidad y facilidad de uso.
- Integración con herramientas de terceros
- Análisis e informes incorporados
- Personalización
- Aplicación movil
Conclusión
Toda empresa necesita tener un sistema de gestión del conocimiento, ya sea una empresa de pequeña, mediana o gran escala. Hace que su información sea fácilmente accesible tanto para los empleados como para los clientes.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de gestión del conocimiento
¿Cuáles son algunas de las herramientas utilizadas para construir un KMS efectivo?
- Intranet
- Extranet
- Sistema de gestión de documentos
- Sistema de gestión de contenido
- Sistema de soporte de decisiones
- Wiki
- Almacén de datos y así sucesivamente
¿Qué es el ciclo de gestión del conocimiento?
El ciclo de gestión del conocimiento (KMC) describe los pasos tomados para recopilar, analizar y dispersar información dentro de una organización para crear conocimiento útil.
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Referencia
