Obtener acceso al conocimiento puede llevar mucho tiempo y ser un problema al que se enfrentan muchas empresas. Tienen información para comunicarse con su personal, clientes y el público en general, pero no necesariamente de manera eficiente para hacerlo. Afortunadamente, existe un software basado en el conocimiento que resuelve específicamente ese problema. El software de base de conocimiento y el software de mesa de ayuda son sistemas de gestión de conocimiento que ayudan en el acceso a la información sobre algo. En este artículo, analizaremos el significado del software de base de conocimiento, sus beneficios y ejemplos. Puede obtener más información sobre el software de base de conocimientos gratuito y de código abierto que puede utilizar para su beneficio.
¿Qué es el software de base de conocimientos?
Un software de base de conocimiento es una base de datos donde puede almacenar y acceder a la información. Un software de base de conocimiento es un tipo de software de gestión del conocimiento. Imagínelo como una biblioteca en línea de autoservicio con toda la información que pueda necesitar para realizar su trabajo, incluido el conocimiento sobre los bienes, servicios y operaciones comerciales de su empresa.
Una base de conocimientos, a la que normalmente se accede en línea, facilita que una empresa recopile, organice y recupere información para uso interno (o para sus clientes o el público en general).
El software basado en el conocimiento permite a las empresas liberar a los miembros del personal de tareas repetitivas de preguntas y respuestas y les permite concentrarse en el trabajo complicado y creativo que mejor hacen.
Una base de conocimientos se vuelve más útil a medida que su equipo se expande. También permite a los miembros del personal intercambiar información vital, capacitación crucial, pautas de incorporación y más.
¿Por qué es importante un software de base de conocimientos?
Es posible que no esté seguro de la importancia de dedicar fondos para crear una base de conocimientos en línea. Entonces, en esta sección, vamos a explicar la importancia de este software.
#1. Mejora la productividad de los empleados
Según un informe, los empleados dedican 1.8 horas al día a buscar información. Esto influye en la productividad. Un software de base de conocimiento facilita que el personal encuentre información rápidamente.
Además, a medida que proliferan los entornos híbridos, los empleados deben conectarse a la base de conocimientos centralizada para sobresalir en sus responsabilidades.
#2. Alivia la carga de la atención al cliente
Al automatizar la mayoría de las consultas de atención al cliente de rutina, puede dar a su personal de soporte más tiempo para trabajar en problemas que son más complicados. Puede lograr más con menos recursos y menos agentes de soporte si cuenta con una base de conocimientos.
el autoservicio aumenta el placer del cliente.
La mayoría de los clientes prefieren resolver sus problemas por su cuenta sin contactar a su personal de soporte. Cuando un consumidor necesita llamar a soporte con consultas sobre su servicio o producto, un encuentro que podría haber tomado diez segundos ahora toma diez minutos.
Si les brinda la opción de autoservicio, estarán más felices y más dedicados a usted.
#3. Proporciona soporte al cliente 24/7
Su base de conocimientos está siempre disponible, a diferencia de su personal de atención al cliente. Una base de conocimiento de autoservicio puede ofrecer atención al cliente a todas horas del día, independientemente de la zona horaria en la que se encuentren sus clientes, reduciendo la cantidad de tiempo que deben esperar para que un miembro de su personal esté disponible. Una base de conocimientos amplía el alcance global de su empresa.
#4. Aumenta la felicidad de los empleados
La moral general de sus empleados aumentará cuando se automaticen las preguntas repetidas porque tendrán más tiempo para el trabajo importante.
Recuerde que la creación de una base de conocimientos no pretende reemplazar la comunicación cara a cara; más bien, está destinado a apoyar a su equipo mientras brinda a los clientes un fácil acceso a la información que necesitan.
Sugerencias para practicar en la mejora de una base de conocimientos
Ahora que sabe cómo crear su sitio web de base de conocimiento, tenemos algunas mejores prácticas y consejos para ayudarlo en su viaje.
- Descubre de los demás. No tenga miedo de investigar las bases de conocimientos de otras empresas y utilice lo que encuentre en su propio sitio web.
- Obtener retroalimentación del consumidor. Solo puedes aprender y mejorar de esta manera.
- Mire a través de su contenido. Establezca tiempos recurrentes para revisar el material de su base de conocimiento, agregar contenido nuevo y eliminar piezas obsoletas.
- Al crear su base de conocimientos, tenga cuidado. Al decidir cómo acceder a su base de conocimientos, tenga en cuenta la experiencia del usuario y asegúrese de que esté disponible.
- Seleccione la aplicación de la base de conocimientos adecuada.
- Involucre a su personal de servicio al cliente.
- Simplifique el contacto con el soporte. Su base de conocimientos no es una barrera que impida que los clientes hablen con una persona viva.
Software gratuito de base de conocimientos
Un software de base de conocimientos gratuito es una base de datos de autoservicio en línea a la que puede acceder cualquier persona que busque detalles sobre su negocio o sus productos. Con la ayuda de este software, puede organizar, intercambiar y administrar datos e información cruciales en una ubicación conveniente. Fundamentalmente, las herramientas de la base de conocimientos le permiten ayudar a sus clientes incluso cuando ninguno de sus agentes está en línea, ahorrándole recursos clave como tiempo y dinero.
Características clave del software gratuito de la base de conocimientos
Las siguientes son las principales características a buscar en un software libre de gestión del conocimiento:
- Un motor de búsqueda que es rápido y fácil de usar.
- Una colección de contenido.
- Un tablero sencillo que presenta toda la información en un solo lugar.
- Escalabilidad
- Informes precisos.
- Uso gratuito, o al menos, pruebas gratuitas
- Integraciones de terceros.
- Transferencia fluida de conocimientos.
- Permiso de configuración.
Pasos para crear un software de base de conocimientos gratuito
Puede crear y mantener un software de base de conocimientos gratuito siguiendo estos pasos.
- Créalo
- Configurarlo
- Personalizarlo
- Llénalo de contenido
Los 5 mejores software de base de conocimientos gratuitos de 2023
- Documento360.
- Bitrix24.
- Gurú.
- Confluencia.
- Escritorio Zoho.
Software de base de conocimiento personal
Una base de conocimiento personal (PKB) es una herramienta digital que se utiliza para transmitir, registrar y luego recuperar la información de una persona. Se diferencia de una base de datos estándar en que contiene información personal y subjetiva del propietario que otros pueden no encontrar interesante o con la que no estén de acuerdo.
Es importante destacar que una PKB consiste principalmente en conocimiento en lugar de información; en otras palabras, no es una colección de documentos u otras fuentes con las que una persona se ha encontrado, sino el conocimiento condensado del propietario que ha extraído de esas fuentes o de otras fuentes.
¿Cuáles son los beneficios de un software de base de conocimiento personal?
Obtiene los siguientes beneficios del software PKB competente:
- Generación y formulación de conocimientos: una buena herramienta de gestión del conocimiento personal ayuda a retener ideas y conceptos, su exploración y el desarrollo de información y conocimientos nuevos. Con la ayuda del sólido software PKB, puede ampliar su conocimiento descubriendo y creando nuevos vínculos entre piezas de conocimiento previamente acumuladas.
- La captura de conocimiento le permite apoderarse del conocimiento antes de que desaparezca efímeramente. ¿Con qué frecuencia observa algo que cree que es esencial pero no lo almacena de inmediato y luego lo olvida por completo? Además, incluso después de marcar un sitio web crucial, puede desaparecer repentinamente. Puede ser bastante útil tenerlo almacenado localmente.
- La organización del conocimiento es bastante útil para ayudarlo a acceder a la información pertinente cuando la necesita.
- La gestión y recuperación del conocimiento es probablemente el componente más importante de una base de conocimiento personal: esta es la capacidad de almacenar permanentemente el conocimiento en una ubicación de fácil acceso que está preparada para recuperarse en cualquier momento en el futuro. Dado que el conocimiento es difícil de adquirir, es crucial retenerlo en un método duradero. Considéralo tu cerebro de respaldo.
- Independencia del conocimiento: si bien actualmente puede tener acceso a un cuerpo considerable de información organizacional, este conocimiento ya no estará disponible una vez que deje una corporación. Incluso después de dejar esa empresa, puede usar un programa de base de conocimiento personal para mantener la información pertinente para usted y sus áreas de especialización.
¿Cómo funciona el software de base de conocimiento personal?
Los "elementos de conocimiento" son a lo que dicho sistema se refiere como sus piezas fundamentales de construcción. Cada sistema de conocimiento personal utiliza estos elementos como una unidad central que el usuario desarrolla, manipula y reorganiza para representar su modelo mental.
Estos elementos varían en la granularidad y sustancia de los muchos sistemas de conocimiento personal. Los elementos de conocimiento pueden ser solo palabras o conceptos, pero también pueden ser enlaces a otros sitios web o notas de texto libre.
Por último, pero no menos importante, estos elementos de conocimiento pueden ser de texto libre o pueden tener tipos particulares y otras características.
Software de base de conocimientos de código abierto
El software de base de conocimientos de código abierto es una base de datos de información que se puede editar libremente y está disponible públicamente. Esto implica que cualquier persona puede consultar, ampliar y modificar la información del sector o empresa, asegurando que siempre esté actualizada y favoreciendo el libre intercambio de ideas. Las bases de conocimiento de código abierto son herramientas inmensamente útiles que respaldan el crecimiento corporativo, la innovación y la cooperación.
Ejemplos de software de base de conocimientos de código abierto
- phpMyFAQ
- eXo
- miBase
- DOC lógico
- logseq
- OpenKM
- Guía de Zendesk
- AbrirDocMan
- Pila de libros
- PHPKB
- Documizar
- DocuWiki
El beneficio de usar un software de base de conocimientos de código abierto
Aquí hay algunos beneficios del software de base de conocimiento de código abierto que simplemente no puede pasar por alto.
#1. A menudo es gratis
El beneficio más aparente del software de código abierto, especialmente en comparación con las opciones SaaS más costosas, es sin duda este. No hay duda de que el software gratuito que ayuda a administrar el conocimiento de su empresa es una ganancia significativa, ya sea que su presupuesto para desarrollar una base de conocimiento sea mínimo debido a elecciones relacionadas con el negocio o simplemente sea una empresa nueva que desea mantener bajos los gastos pero organización de la información hacia arriba.
#2. Estás a cargo mientras lo construyes
El software de código abierto le brinda la oportunidad de crear una plataforma totalmente configurable que hace todo lo que desea y nada que no desee, en contraste con otros tipos de software de base de conocimientos que ofrecen la simplicidad y la conveniencia de tener todo básicamente plug and play.
En otras palabras, tiene la autoridad y el control que conlleva el diseño de una aplicación de base de conocimiento personalizada. Esto significa que nadie puede aprender a sobrevivir.
#3. Integración con su sistema actual.
El código abierto es, por su propia naturaleza, bastante versátil, lo que lo convierte en la opción natural para aquellos que buscan agregar nuevo software a su sistema existente.
Es extremadamente inusual que la base de conocimiento que está creando con el código fuente abierto no funcione con su configuración actual, aunque desafortunadamente, esta ventaja solo se ofrece a las personas que están creando sus sistemas completos desde cero.
Hay formas de usar las API para garantizar que todo funcione en conjunto, incluso si está integrando un software de base de conocimientos de código abierto en un SaaS ya existente.
#4. La capacidad de autohospedarse
El software de código abierto es definitivamente la mejor opción para usted si prefiere saber y comprender dónde se aloja su propio sistema de base de conocimiento (y si realmente solo confía en sus propios servidores).
A diferencia de las alternativas de SaaS, que son alojadas por el proveedor de software, la mayoría de los arreglos de código abierto le permiten alojar su software en su propio servidor.
Software de la base de conocimientos de la mesa de ayuda
El software de conocimiento de la mesa de ayuda es una herramienta que las empresas utilizan para administrar los tickets desde la creación hasta la finalización y también para abordar las preguntas y problemas de los clientes. Además, ofrece a los agentes una amplia selección de recursos y equipos que fomentan la colaboración.
Varios elementos fundamentales del software de mesa de ayuda incluyen:
- Puntos de contacto
- Chat de equipo para el sistema de gestión de tickets
- Informes Soporte omnicanal (teléfono, redes sociales, correo electrónico)
- Bases de conocimientos o preguntas frecuentes
- Filtros y búsqueda
Se pueden distinguir las soluciones empresariales y los sistemas de emisión de boletos para empresas más pequeñas. Muchas de estas soluciones de mesa de ayuda cuentan con bases de conocimiento, pero por lo general son bastante simples y solo sirven como complemento de la oferta principal.
Con frecuencia termina con poco más que unas pocas preguntas frecuentes para sus clientes si elige el complemento de la base de conocimientos que viene con su mesa de ayuda. El software de base de conocimiento real es mucho más completo y avanzado.
Beneficios del software de mesa de ayuda
El software de Helpdesk puede beneficiarlo a usted y a su empresa de varias maneras, entre ellas:
- El software de mesa de ayuda le permite realizar un seguimiento de las conversaciones con los clientes, las revisiones de documentos y mantener todos sus tickets en un solo sistema.
- El software de la mesa de ayuda también puede ayudarlo a abordar los tickets de atención al cliente más rápidamente.
- Permite la colaboración al permitir que varios miembros del equipo utilicen el mismo sistema.
- Las etiquetas basadas en prioridad o las opciones de escalamiento están disponibles para los tickets. Con frecuencia, los tickets de software de la mesa de ayuda que aborda también se pueden traducir en material de base de conocimiento. Como resultado, puede ayudar a numerosos clientes con una pequeña fuerza de trabajo.
Ejemplos de software de la base de conocimientos de la mesa de ayuda
- Punto de ayuda
- Zendesk
- Freshdesk
- Jugo de ayuda
- Mesa de ayuda de ProProfs
- Escritorio LiveAgent
¿Cuál es la mejor base de conocimientos?
- Help Scout: el mejor software combinado de mesa de ayuda y base de conocimientos.
- Gurú: El mejor software de base de conocimiento interno.
- Document360: el mejor software de base de conocimientos gratuito.
- Obsidian: el mejor software de base de conocimiento personal.
- HelpJuice: el mejor software de base de conocimientos de autoservicio independiente.
- Zendesk: el mejor software de base de conocimientos para empresas empresariales.
- BookStack: el mejor software de base de conocimientos de código abierto.
- inSided: el mejor software de base de conocimientos para construir una comunidad.
- Confluence: la mejor solución de base de conocimientos para empresas que utilizan Jira.
¿Qué es un ejemplo de una base de datos basada en el conocimiento?
Las bases de conocimiento también son similares a lugares o instalaciones como una biblioteca pública, una base de datos de información sobre un tema determinado o sitios web como whatis.com.
¿Cuál es la importancia del software de base de conocimientos?
Un software de base de conocimiento ayuda a reducir costos para su empresa. Su empresa puede experimentar beneficios significativos a partir de una base de conocimientos bien implementada, como un aumento en la productividad de los agentes, respuestas de llamadas más rápidas, menos tiempo dedicado a la capacitación, etc. Todos estos indicadores requieren tiempo y recursos. Por eso es importante utilizar un sistema de base de conocimiento.
¿Cuáles son 6 ejemplos de software de base de datos?
El software de base de datos se utiliza para crear, modificar y mantener archivos y registros de bases de datos, lo que simplifica la creación, el ingreso, la edición, la actualización y la elaboración de informes sobre archivos y registros.
- MySQL
- SQL Server
- MongoDB
- Base de datos Oracle
- PostgreSQL
- Informix
- Sybase.
¿Cuáles son 3 ejemplos de programas de bases de datos?
Ejemplos de programas de bases de datos incluyen
- MySQL
- Microsoft Access
- Microsoft SQL Server
¿Cómo se crea un sistema de base de conocimiento?
- Realice una investigación para determinar el tipo de base de conocimientos que necesita. Comprender la utilidad de una base de conocimientos es una cosa.
- Determinar el tipo de base de conocimientos.
- Desarrollar una estructura de base de conocimiento.
- Establecer pymes para crear contenidos.
- Escribir recursos de conocimiento.
- Subir recursos a la plataforma compartida
- Actualice el contenido con frecuencia
¿Cómo inicio una base de conocimientos?
Antes de comenzar un conocimiento, primero decide para qué se utilizará su base de conocimientos. Luego puedes esbozar sus componentes fundamentales. Después de lo cual, debe organizar los materiales y el contenido que utilizará para su base de conocimientos. Siga siendo coherente desarrollando artículos nuevos para su base de conocimientos, optimizándolos para que sean visibles en los motores de búsqueda y publíquelos. Finalmente, obtenga información y realice mejoras.
¿Cuánto cuesta construir una base de conocimientos?
El costo de una base de conocimiento generalmente varía. El costo mínimo de una base de conocimiento puede oscilar entre $5 por usuario por mes y más de $400 por usuario por mes si calcula el costo por usuario.
En conclusión,
Ahora que sabe que existe una manera más fácil y rentable de almacenar y acceder a la información, puede crear un lugar donde sus agentes puedan compartir sus conocimientos y donde sus clientes puedan resolver sus problemas. Es esencial identificar claramente sus necesidades antes de buscar un software de base de conocimiento para satisfacerlas. Un software de base de conocimiento ayudará especialmente en el servicio al cliente.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles son 2 aplicaciones de los sistemas basados en el conocimiento?
Un sistema de base de conocimiento puede beneficiarlo de muchas maneras. Crear una plataforma para acceder a toda la información que necesita puede ser emocionante. Con un sistema de base de conocimiento,
- Puede poner toda la información en un lugar conveniente para el público.
- Aclarar las respuestas.
- Haga que su negocio parezca elegante, moderno y confiable.
¿Cómo creo un software de base de conocimientos?
- Seleccione los componentes fundamentales de su base de conocimientos.
- Seleccione la información de la base de conocimiento.
- Acepte la forma en que están organizados los artículos de su base de conocimientos.
- Escribe los artículos para tu base de conocimientos.
- Incluye imágenes en tu publicación.
- Haga pública su base de conocimiento.
- Analiza y mejora tu escritura.
¿Cómo me hago un panel de conocimiento de Google?
- Cree una cuenta de Google si aún no tiene una.
- Buscar en Google.
- Encuentre el panel de conocimiento de la entidad que representa buscándolo.
- Haga clic en Reclamar este panel de conocimiento en la parte inferior.
- Examina los detalles.
- Inicie sesión en uno de los sitios web oficiales o cuentas de redes sociales de la organización.
- Luego seleccionas la información que necesitas.
¿Cuál es la diferencia entre una base de datos y una base de conocimiento?
Una base de conocimientos es una colección de artículos que proporciona a los usuarios información útil en forma de artículos. Sin embargo, una base de datos es una herramienta que contiene datos sin procesar. A diferencia de las bases de datos, las bases de conocimiento hacen que sea relativamente sencillo adquirir y comprender información sobre cuestiones y temas particulares.
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Referencia
