El análisis de puestos permite a las empresas comprender por completo la naturaleza de un puesto. Ayuda en la formulación de descripciones de trabajo mejoradas y programas efectivos de capacitación y desarrollo, contribuye a un ambiente de trabajo más seguro y una planificación de la fuerza laboral más efectiva, y es fundamental en la gestión del desempeño.
El análisis de puestos toca varias responsabilidades críticas de recursos humanos, por lo tanto, debe realizarse correctamente para adquirir datos precisos y confiables. En este ensayo, repasaremos todo lo que necesita saber sobre el análisis de puestos. ¡Comencemos!
¿Qué es el análisis de puestos?
Un análisis de puestos es un proceso metódico de identificación y definición de las responsabilidades, necesidades y naturaleza específicas de un puesto. Implica dividir el trabajo en partes más pequeñas, recopilar datos en cada unidad y luego analizar los datos para determinar las habilidades y destrezas requeridas para la tarea.
Un principio clave en el análisis de puestos es que se analiza el puesto en lugar de la persona que lo ejecuta. Aunque algunos enfoques de análisis de puestos adquieren datos de los trabajadores, el resultado final es una descripción del trabajo, no de las personas.
Para resaltar toda la información importante y los detalles de un trabajo, un análisis de trabajo debe centrarse en los siguientes factores.
- Deberes y tareas: El tipo, la frecuencia y la complejidad con que se realizan los deberes y tareas especificados.
- Ambiente: Las temperaturas, los olores y las personas hostiles son ejemplos de entornos de trabajo.
- Herramientas y equipo: Herramientas y equipos utilizados para completar con éxito el trabajo.
- Relaciones: Relaciones interpersonales e interpersonales.
- Requisitos: El conocimiento, las habilidades y las capacidades necesarias para completar el trabajo con éxito.
Tipos de datos de análisis de puestos
Hay tres tipos de datos de análisis de puestos:
- Actividades de trabajo: Información sobre las actividades específicas que componen un trabajo.
- Atributos del trabajador: Información sobre las cualidades que requieren los empleados para ejecutar su trabajo.
- Contexto de trabajo: Información sobre los entornos internos y externos del trabajo.
¿Por qué es importante un análisis de puestos?
#1. Planificación de Recursos Humanos
Una parte cualitativa de las necesidades de personal es el análisis de puestos, que analiza los requisitos del puesto en términos de habilidades, atributos y otras características humanas. Esto facilita la división del trabajo en distintas ocupaciones.
#2. Selección, Reclutamiento y Colocación
Para contratar a una buena persona para el trabajo, es fundamental comprender los criterios del trabajo, así como las características de la persona que lo hará. Esta información proviene de la descripción del trabajo o descripción del trabajo y ayuda a la gerencia a adaptar los requisitos del trabajo lo más cerca posible de las actitudes, talentos e intereses de los empleados, etc.
#3. Desarrollo y formación:
El análisis del trabajo establece estándares aceptables de desempeño laboral. Ayuda en la gestión de programas de aprendizaje y desarrollo.
#4. Evaluación del trabajo
El análisis de puestos sirve como base para la evaluación de puestos. El objetivo de una evaluación laboral es establecer el valor relativo del trabajo, lo que a su vez ayuda a decidir la compensación laboral.
#5. Evaluación del desempeño
Los datos del análisis de puestos establecen un estándar definido de desempeño para cada puesto. El desempeño de los empleados se puede medir objetivamente contra el estándar de desempeño laboral.
#6. diseñar un trabajo
Los ingenieros industriales pueden utilizar la información del análisis del trabajo para desarrollar trabajos mediante la realización de un examen exhaustivo de los elementos del trabajo.
#7. Salud y seguridad
La gerencia puede tomar medidas correctivas para garantizar la seguridad de los trabajadores y reducir el riesgo de varios peligros para eliminar las condiciones peligrosas.
#8. Promociones
La mayor parte del análisis de puestos se basa en políticas eficaces. Se pueden desarrollar políticas efectivas para promociones y transferencias.
#9. Asesoria Laboral
La descripción del trabajo, que se basa en el análisis del trabajo, ayuda a los aspirantes a determinar el trabajo para el que tienen la capacidad y las habilidades necesarias.
#10. Relaciones Laborales
El análisis de puestos es la base para resolver los conflictos que puedan surgir como consecuencia de la calidad del desempeño exigido a los trabajadores.
¿Cómo se hace para realizar un análisis de puestos?
#1. Obtener información sobre un trabajo.
El personal actual debe ser observado y entrevistado. Anime al personal a cumplir con sus obligaciones y sea lo más explícito posible al describirlas. Lea el manual de instrucciones o la literatura que explica su situación actual. Examine la descripción de su trabajo existente contra lo que dicen y hacen sus empleados. Lleve un registro de los resultados por departamento o por posición individual. Cree una cuenta separada para cada tarea y experiencia requerida para el trabajo.
#2. Determine la importancia de cada tarea y habilidad.
Una vez que haya determinado qué talentos se requieren para completar cada tarea, puede clasificar la dificultad de cada tarea y habilidad. Determinar las habilidades más importantes de cada región. Tome nota de qué talentos son de nivel de entrada y cuáles exigen más experiencia. Es posible que tenga pensamientos diferentes sobre este trabajo porque pensó que era un componente importante del trabajo.
#3. Investigar los estándares de la industria.
En su análisis de trabajo, busque datos de estado para asegurarse de que está conectado con sus empleados actuales. Utilice información de publicaciones gubernamentales y grupos corporativos para validar sus hallazgos. Busque asistencia experta en el tema que pueda aclarar los deberes que debe completar para ejecutar su trabajo. Compare su red y sus datos con los de otras empresas.
#4. Deben revisarse las descripciones de los puestos y las normas.
Haga una lista para cada trabajo y habilidad después de haber identificado y descubierto las calificaciones más importantes requeridas para ejecutar el trabajo. Use esto para modificar una descripción de trabajo existente o para crear una nueva basada en su análisis. Cree un conjunto de criterios para cada puesto que incorpore los comentarios de su personal, así como sus propias observaciones de trabajo. Incluya expectativas que puede o no haber cumplido, pero que se basan en pautas profesionales obtenidas de su investigación.
#5. Hacer modificaciones basadas en datos.
Examinar toda la organización. Determine si la tarea correcta se asigna a la tarea correcta según el análisis. Si descubre que un trabajo en un departamento se adapta mejor a otro equipo, transfiera las tareas a otro trabajo. También puede descubrir que algunos departamentos manejan un mayor volumen de trabajo que otros. Puede utilizar datos de análisis de puestos para identificar estrategias para transferir responsabilidades de puestos en función de las capacidades de cada puesto.
¿Cuál es la diferencia entre un análisis de trabajo y una descripción de trabajo?
El análisis de puestos se puede definir como el proceso de adquirir información sobre un puesto específico. Estos datos comprenden conocimientos, habilidades y capacidades para el trabajo productivo. Es beneficioso en la preparación de descripciones de puestos y descripciones de puestos.
Una descripción del trabajo es un documento que especifica las funciones, responsabilidades, deberes, poderes y funcionarios asociados con el trabajo.
En palabras sencillas, el análisis del trabajo se refiere a una evaluación y evaluación en profundidad de un determinado trabajo. Como resultado, una descripción de trabajo es una declaración que describe un determinado trabajo.
¿Cuáles son las partes de un análisis de puestos?
#1. Puesto de trabajo
El puesto de trabajo y el empleado que ocupa ese rol en la organización se denominan puesto de trabajo. El sistema de remuneración de la organización se basa en el estado del trabajo. Las ocupaciones bien remuneradas y los trabajadores obtienen mejores rendimientos que los empleos mal remunerados.
#2. Descripción del trabajo
Cada circunstancia es distinta de las demás ya que implica un conjunto único de tareas y obligaciones, por ejemplo. Experiencia, competencia y conocimiento. Estas actividades, obligaciones, funciones y responsabilidades se describen en profundidad en la descripción del puesto.
#3. Valor del trabajo
El valor del trabajo es el cálculo del valor del trabajo en una organización. En otras palabras, el valor del trabajo es una estimación de cuánto contribuye el trabajo al objetivo final de la organización.
¿Qué métodos están disponibles para realizar un análisis de puestos?
#1. Entrevistas
Un método para crear una descripción de trabajo adecuada es pedirle a un empleado detalles sobre su trabajo. Los empleadores preguntarán acerca de las responsabilidades específicas, así como un desglose de las funciones realizadas por los empleados en un puesto determinado.
#2. Observaciones
Un empleador también puede optar por observar a los empleados mientras realizan sus trabajos, anotando las actividades que completan, así como las habilidades requeridas para esas tareas. Las observaciones funcionan bien para procesos que involucran tareas físicas y resultados de productos.
# 3. Encuestas
Las encuestas se utilizan para determinar con qué frecuencia se realiza una tarea o con qué frecuencia se utiliza un conjunto de habilidades. Estas encuestas pueden ser formas altamente organizadas en las que los empleados usan una escala para responder preguntas relacionadas con el trabajo. Las encuestas también se pueden usar de manera más casual para hacer preguntas abiertas al personal.
#4. Registros de trabajo
Los empleadores pueden solicitar un informe escrito del trabajo diario durante un período de tiempo específico. Esto permite que un empleado proporcione una descripción detallada de sus actividades laborales habituales, así como los tiempos necesarios para cada tarea.
¿Cuándo se debe realizar un análisis de puesto?
Como primera fase del proceso de contratación, se debe realizar un análisis de puestos. Escribir un análisis aclara sus necesidades y expectativas. También recopila la información requerida para construir una descripción del puesto.
¿Cuáles son los inconvenientes del análisis de puestos?
#1. Toma tiempo
La desventaja más significativa del proceso de revisión del trabajo es su duración. Esta es una desventaja significativa, particularmente cuando el empleo cambia regularmente. Esto acentúa el sesgo personal: si el supervisor o analista trabaja para la misma empresa, el proceso puede incluir sus preferencias y disgustos personales. Este es un impedimento significativo para la recopilación de datos confiables y precisos.
#2. Esfuerzo humano excesivo
El proceso requiere una cantidad significativa de trabajo humano. Debido a que cada trabajo requiere información única y no hay un patrón fijo, se deben recopilar datos personalizados para cada trabajo. Para recopilar y registrar datos relacionados con el pedido, el proceso debe llevarse a cabo de forma independiente.
#3. Habilidades Inadecuadas
Es un desperdicio de recursos corporativos si el analista desconoce el objetivo del proceso de análisis de puestos y carece de las habilidades necesarias para llevarlo a cabo. Para recopilar datos confiables, debe estar capacitado.
#4. Habilidades mentales inadecuadas
Finalmente, los talentos mentales como la inteligencia, los rasgos emocionales, el conocimiento, la competencia, la mente y la resistencia son cosas intangibles que no se pueden ver ni evaluar directamente. Las personas se comportan de manera diferente en diversas situaciones. Como resultado, no se pueden establecer puntos de referencia generales para los talentos mentales.
¿Quién realiza un análisis de puestos?
El departamento de Recursos Humanos del empleador o un Analista/Consultor de trabajo certificado puede realizar el análisis de trabajo.
Ejemplos de análisis de puestos
Veamos dos ejemplos de cómo podría aparecer en la práctica un análisis completo del puesto.
#1. Ejemplo de análisis de trabajo de ventas
| Profesión | Representante de ventas |
| Clasificación | Empleado a tiempo completo |
| Departamento | Ventas |
| Destino | Mill Creek (Washington) |
| Grado de pago | Nivel I |
| Requisitos de trabajo | |
| Resumen de cargo | Asegura que los clientes actuales tengan los productos y servicios que necesitan. Identifica y busca nuevos mercados y clientes potenciales y presenta clientes potenciales. Sigue un proceso de ventas que involucra contactar prospectos, seguimiento, presentación de productos y servicios y cierre de ventas. Crea informes y proyecciones de ventas semanales, mensuales y trimestrales. Cumple con las metas de ventas anuales. |
| Deberes laborales | – Generar prospectos– Crear listas de clientes– Contactar prospectos y negociar con ellos– Dar seguimiento a prospectos y clientes existentes– Cerrar ventas– Mantener registros de clientes– Crear y presentar informes de ventas |
| Habilidades | – Dominio de programas de oficina de escritorio– Dominio de CRM– Buen servicio al cliente y habilidades interpersonales– Buenas habilidades de comunicación |
| Estructura de informes | – Reporta directamente al gerente de ventas nacional– Nadie reporta a este puesto– Debe asistir a la reunión anual de ventas |
| Requisitos de los empleados | |
| Educación | – Licenciatura en negocios, finanzas, marketing, economía o un campo relacionado– Al menos cinco años de experiencia en ventas |
| Habilidades | – Se adapta a las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes– Se adapta a los cambios del mercado– Puede hacer con confianza cientos de llamadas en frío a la semana– Capaz de trabajar cómodamente en un entorno acelerado |
| Entorno | – Ambiente de oficina de alto volumen – Sentado en un escritorio la mayor parte del día – Viajar para reunirse con clientes |
| Certificaciones y licencias | – Licencia de conducir del estado de Washington – Vendedor profesional certificado de la Asociación Nacional de Profesionales de Ventas – Profesional de ventas interno certificado de la Asociación Estadounidense de Profesionales de Ventas Internas |
| Factores de éxito | |
| Incremento de ventas | – Aumentar las ventas basadas en referencias en un 10% por año– Aumentar la penetración del canal de mercado en un 12% en el primer año |
| Crecer departamento de ventas | – Capacitar al menos a un nuevo asociado de ventas junior |
#2. Ejemplo de análisis de trabajo de nivel de entrada
| Profesión | Editor asistente |
| Clasificación | Empleado a tiempo completo |
| Departamento | producción de libros |
| Destino | Malibu, California |
| Grado de pago | Nivel III |
| Requisitos de trabajo | |
| Resumen de cargo | Ayuda al editor en jefe y al editor a desarrollar y entregar manuscritos. Revisa y corrige manuscritos. Conceptualiza y lanza historias. Apoya al editor en jefe y coordina con otros departamentos, como producción y ventas. Escribe comunicados de prensa y comercializa nuevos libros. Encuentra nuevos autores. |
| Deberes laborales | – Realizar tareas editoriales para apoyar al editor en jefe– Buscar y contactar a nuevos autores– Revisar y realizar cambios en los documentos– Asistir a firmas, lecturas y lanzamientos de libros |
| Habilidades | – Dominio del software de autoedición – Buena gestión del tiempo – Capacidad para realizar múltiples tareas – Buenas habilidades interpersonales – Buenas habilidades de comunicación |
| Estructura de informes | – Reporta al Editor en Jefe y al editor– Nadie reporta al Editor Asistente |
| Requisitos de los empleados | |
| Educación | – Licenciatura en inglés, literatura, periodismo o un campo relacionado |
| Habilidades | – Habilidad para leer rápido e identificar errores y fluidez – Fuertes habilidades de escritura y lectura – Habilidad para trabajar en múltiples proyectos simultáneamente – Prosperar en los plazos |
| Entorno | – Entorno de oficina acelerado – Sentado en un escritorio la mayor parte del tiempo – Viajar para reservar eventos el 50 % del tiempo |
| Certificaciones y licencias | – Licencia de conducir del estado de California – Miembro de la Sociedad Estadounidense de Editores de Copias |
| Factores de éxito | |
| Mejorar la eficiencia | – Reducir el tiempo para completar proyectos en un 15 %– Identificar programas innovadores para mejorar la edición |
| Desarrollo de negocio | – Encontrar al menos diez nuevos buenos autores cada año – Capacitar a los pasantes |
El resultado de su análisis de trabajo no tiene que ser idéntico al ejemplo de análisis de trabajo anterior. Realice cambios para que sea más relevante para su organización y puesto.
Conclusión
El análisis de puestos es una técnica inteligente y probada con un papel distinto en la gestión de recursos humanos. De hecho, un análisis de trabajo bien ejecutado tendrá un impacto en los resultados comerciales. A través de una capacitación enfocada y una gestión efectiva del desempeño, los profesionales de recursos humanos pueden usar estos datos para tomar mejores decisiones de contratación y asegurar un mayor desempeño en el trabajo.
Sin embargo, para tener éxito, debe adoptar un enfoque sistemático para cubrir todos los componentes clave del trabajo, como se explica en las etapas del proceso discutidas.
El análisis de puestos es también una técnica que requiere mucho tiempo. Llevar a cabo un análisis completo del puesto requerirá completar cuestionarios o entrevistar a decenas de personas, lo que será un ejercicio costoso. Debe considerar constantemente si vale la pena un análisis completo del trabajo. También debe considerar la naturaleza continuamente cambiante del trabajo, aunque esto puede ser una causa para realizar el análisis del trabajo en primer lugar.
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Referencias
