El avance de la tecnología suele coincidir con la expansión del negocio. La entrada de más dinero implica más trabajadores y más trabajadores significa que se necesitan más PC, servidores y redes. Las empresas más grandes a menudo traen anteriormente tareas subcontratadas interno, como recursos humanos (HR), finanzas (FinTech) y contabilidad (Acquia, NetSuite, etc.), en un esfuerzo por reducir costos sin sacrificar la calidad o la eficiencia. Tarde o temprano, si su empresa se está expandiendo, deberá establecer un protocolo de administración de activos de TI para administrar sus activos de hardware y software durante todo su ciclo de vida.
Esto le permitirá hacer cosas como reducir el tiempo de inactividad, mejorar su pronóstico financiero y disminuir su exposición al riesgo. Además, muchas organizaciones no podrían funcionar sin sus activos de TI. Los sistemas de gestión de activos de TI (ITAM) son útiles para controlar el hardware y el software en una organización. Echaremos un vistazo a algunos ejemplos de gestión de activos de TI.
¿Qué es la gestión de activos de TI?
La gestión de activos de TI (ITAM) es la práctica de realizar un seguimiento, implementar, mantener, actualizar y, finalmente, deshacerse de todos los activos de TI de una organización. Básicamente, se trata de controlar y hacer uso de todos los recursos que su empresa tiene para ofrecer.
Una pregunta común es: "¿Qué es exactamente un activo de TI?" El hardware, el software y/o los datos de una empresa son ejemplos de gestión de activos de TI. Las computadoras y las licencias de software utilizadas en el desarrollo, la venta y el mantenimiento del software de Atlassian y los servidores en los que está alojado se encuentran entre las posesiones más preciadas del departamento.
La vida útil de los activos de TI es finita. La vida útil de los activos de TI se puede gestionar de forma proactiva para extraer el máximo valor para la empresa. La planificación, la adquisición, la implementación, el mantenimiento y el retiro son fases típicas de este ciclo de vida; sin embargo, cada empresa puede definirlas de manera diferente. Comprender el costo total de propiedad y optimizar el uso de los activos son partes cruciales de la gestión de activos de TI que requieren el uso de procedimientos en todas las etapas del ciclo de vida.
En el pasado, los departamentos de TI tenían autoridad total sobre todos los recursos bajo su competencia. En las empresas modernas, la gestión de activos abarca mucho más que el equipo aprobado por TI. Surgen nuevos obstáculos en la gestión de activos de TI como resultado del software basado en suscripción y la expectativa de los empleados de personalizar las herramientas y los sistemas con los que trabajan a través de mercados y tiendas de aplicaciones. Los departamentos de TI, para apoyar a los equipos modernos de manera efectiva, deben ser adaptables en la forma en que administran sus activos.
¿Cuáles son los tipos de gestión de activos de TI?
La gestión de activos físicos, digitales, móviles, en la nube y de software son todos los tipos de gestión de activos de TI. La gestión integral de activos de TI considera todos los elementos que componen los sistemas de TI de una organización. Es útil tener una comprensión profunda de lo que se incluye en cada clasificación de activos de TI antes de decidir una estrategia de gestión adecuada. Aquí hay una revisión de los principales tipos de gestión de activos en TI.
#1. Gestión de activos físicos
La gestión de los activos físicos de tecnología de la información (TI) implica el seguimiento y mantenimiento de todo el hardware, software y existencias físicas relacionadas con TI. Las decisiones sobre el hardware necesario para ejecutar la infraestructura de tecnología de la información de una organización caen dentro del ámbito de la gestión de activos de TI. Sin embargo, evaluar los requisitos técnicos de un proyecto u organización y luego seleccionar el inventario para satisfacer esas necesidades es el núcleo de cualquier plan de gestión de activos físicos de TI. Encontrar nuevos lugares para guardar los dispositivos, comprobar si son compatibles con el software de la empresa y pedir más hardware son tareas comunes asociadas con la gestión de activos físicos.
Algunos ejemplos de gestión de activos físicos de TI:
- Unidades de disco duro
- Routers
- Escáneres
- Monitores
- Copiadoras
- Cables
- Módems
#2. Gerencia de activos de software
El término "gestión de activos de software" se utiliza para describir el proceso mediante el cual una empresa decide qué software utilizará y cómo se administrará en toda la empresa. Garantizar que todo el software en uso por la organización tenga la licencia adecuada y que todos los usuarios tengan los permisos necesarios es una parte crucial de la gestión de activos de software de TI. El software solo se instala en la cantidad permitida de dispositivos una vez que el departamento de TI revisa el acuerdo de licencia del producto en cuestión. La instalación periódica de controladores, la comprobación de actualizaciones y la migración de datos de programas obsoletos a sistemas operativos modernos son todos componentes de la gestión de activos de software.
Algunos ejemplos comunes de activos de software son:
- Programas de software de terceros
- Productos de software para clientes
- Aplicaciones internas de software comercial
#3. Gestión de activos móviles
Una parte integral de la gestión de activos de TI es el seguimiento de cómo los miembros del equipo utilizan los dispositivos móviles. Implica controlar cómo los empleados de la empresa utilizan sus propios teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles para acceder a la red interna de la empresa. Para mantener segura la información confidencial de la empresa, una estrategia de gestión de activos móviles debe incluir pautas sobre cómo los empleados deben utilizar sus dispositivos móviles. Esto puede implicar la regulación de las aplicaciones que los trabajadores pueden instalar en sus teléfonos inteligentes, la seguridad de sus contraseñas y la medida en que sus empleadores pueden acceder a los datos de dichos dispositivos.
Algunos aspectos de la gestión de activos móviles son los siguientes:
- Mantener un registro de qué tipo de dispositivo móvil tiene cada empleado en un momento dado
- Poner aplicaciones de gestión de oficina en los teléfonos de los empleados
- Poner restricciones en el acceso móvil a los datos corporativos
- Protección de las aplicaciones de la empresa mediante contraseñas
#4. Gestión de activos digitales
El término "gestión de activos digitales" se utiliza para describir el proceso de organización de archivos digitales. Los activos digitales son la información que guarda en una base de datos, mientras que las estrategias de gestión de activos digitales son los métodos que utiliza para organizar esa información. Además, las bases de datos son esenciales para las operaciones de los departamentos de TI, ya que se utilizan para todo, desde el procesamiento de algoritmos hasta el almacenamiento de datos organizacionales, el análisis de datos con fines de pronóstico, el mantenimiento de sitios web y la ejecución de programas. Con una gestión eficaz de los activos digitales, puede organizar sus datos de manera que sean accesibles y útiles para los especialistas de TI.
Los ejemplos de formas predominantes de activos de TI digitales incluyen:
- Las hojas de cálculo
- Videos
- Detalles financieros
- Fotos
- Archivos de texto
- Información al cliente
#5. Gestión de activos en la nube
La gestión de los activos en la nube es fundamental para las empresas que almacenan datos en la nube en lugar de en sus propios servidores. Su personal de TI siempre tendrá acceso a los datos y servicios alojados en la nube si se toma el tiempo de administrar los diversos componentes del alojamiento en la nube. Si está a cargo de administrar los servicios en la nube, deberá analizar las funciones críticas que la nube realiza para su negocio y asegurarse de que todas estén seguras y funcionando bien. Dado que la nube puede albergar varias aplicaciones de almacenamiento, redes y software, es posible integrar la gestión de activos en la nube con la gestión de activos digitales y la gestión de activos de software.
Estos son algunos de los activos basados en la nube que puede administrar:
- Cumplimiento y seguridad en la nube
- almacenamiento web
- Historial de metadatos
- Servidores en línea
Software de gestión de activos de TI
El software para la gestión de activos de TI (ITAM) ayuda a los usuarios a realizar un seguimiento de sus recursos de TI. El software de gestión de activos de TI está diseñado para hacer una cosa y hacerlo bien: realizar un seguimiento de todos los activos digitales, físicos y virtuales de una organización. Los elementos de gestión de riesgos contractuales, financieros y de inventario son comunes en el software de gestión de activos de TI. El seguimiento de activos, el mantenimiento del hardware, los parches de software y el gobierno de políticas son solo algunos de los muchos usos de estos instrumentos en los negocios. El software de gestión de activos de TI garantiza que todas las conexiones estén autorizadas, correctamente formateadas y actualizadas para reducir la probabilidad de infracciones de seguridad. El software de administración de activos de TI con capacidades de monitoreo en tiempo real puede detectar nuevas conexiones y notificar a los administradores sobre hardware posiblemente no autorizado. Además de las funciones que se encuentran en los sistemas de gestión de activos de software, muchas plataformas de gestión de activos de TI también realizan inventarios físicos y de red.
Características del software de gestión de activos de TI
Las características que se encuentran en la mayoría de los sistemas de software de gestión de activos de TI que ayudan a las empresas a mantener el control de su infraestructura de TI y controlar su hardware y software tanto localmente como en la nube incluyen las siguientes.
- Gestión de licencias: las licencias de TI se guardan en el software de gestión de activos de TI. Luego, esta información se compara con los registros de inventario para advertir a la empresa si tiene una licencia insuficiente, lo que la pone en riesgo de romper su acuerdo de licencia, o si tiene una licencia excesiva, lo que hace que gaste dinero en software que nunca usará. Además, esta característica también puede monitorear cuándo vencen los acuerdos de licencia y notificar a la empresa con anticipación.
- Administración de versiones y actualizaciones de software: el objetivo del software de administración de activos es mantener las computadoras de una organización seguras, actualizadas y funcionando de manera óptima mediante el seguimiento de la implementación de nuevos parches y versiones de software.
- Monitoreo robótico: la mayoría de las soluciones de administración de activos de TI pueden identificar instantáneamente cada pieza de hardware y software en la red informática de una empresa.
- Base de datos para administrar configuraciones, o CMDB: La CMDB, o base de datos de administración de configuración, es un depósito de datos relacionados con los activos de TI de una organización y las conexiones entre esos activos.
- Gestión de activos fijos: una base de datos de activos fijos es una característica central de la mayoría de los paquetes de software de gestión de activos de TI (ITAM). El hardware generalmente se considera un activo fijo.
Factores a considerar al elegir un software ITAM o una solución de gestión de activos
- Costo: después de reducir las opciones de software a aquellas que pueden cumplir con las metas y objetivos de la empresa, es hora de comenzar a comparar costos. Podría ser útil saber qué características incluye cada paquete y qué características le faltan. Antes de tomar una decisión de compra, es posible que desee aprovechar un período de prueba gratuito.
- Propósito: es importante que una empresa sepa exactamente lo que quiere obtener de su inversión en software de gestión de activos de TI. La gerencia debe convocar a todos los departamentos de TI relevantes, si es posible, para solicitar aportes.
- Soporte técnico: Seleccionar un proveedor de software que brinde soporte técnico las XNUMX horas es crucial para las empresas. Además, esta asistencia se puede obtener a través de una variedad de canales, incluida una plataforma de autoservicio, una comunidad de usuarios, chat en la aplicación o web con un bot, soporte telefónico y chat en redes sociales con un agente de atención al cliente.
¿Cuáles son las etapas de la gestión de activos de TI?
La preparación, adquisición, gestión y mantenimiento adecuados de los activos de tecnología de la información de una organización son esenciales para su funcionamiento diario, independientemente de si están alojados en la nube por proveedores de software o sistemas locales.
Ahora examinemos las etapas del ciclo de vida de gestión de un activo de TI con más detalle.
#1. Planificación
Una organización debe contar con una estrategia antes de invertir en cualquier tecnología de la información, software o hardware. A menudo, el primer paso es simplemente darse cuenta de un problema o una fuente de incomodidad.
Encontrar un problema o conjunto de problemas para resolver es el primer paso en el proceso de planificación. Tal vez un proveedor de TI con el que ha tratado durante un tiempo ya no brinda un servicio adecuado. Tal vez esté buscando un nuevo proveedor de software o socio para implementar un nuevo sistema de administración de relaciones con los clientes (CRM).
En la etapa de planificación, necesita saber:
- ¿Qué problemas necesitan solución?
- ¿Por qué alguien querría esta solución? (Por ejemplo, clientes internos, partes interesadas, etc.)
- ¿Existe una configuración actual o sería una nueva inversión?
- ¿Cuándo exactamente se requerirá esta corrección?
- ¿Qué tipo de retorno de la inversión (ROI) podemos anticipar si la solución propuesta aborda efectivamente los problemas que causaron esta compra?
- ¿Cuánto dinero tenemos que invertir para encontrar una respuesta de TI a este problema?
#2. Adquisición
El proceso de adquisición puede comenzar una vez que se hayan respondido estas preguntas.
Es posible registrarse para obtener una prueba gratuita del software, determinar si los equipos que utilizan este software están satisfechos con él y luego implementarlo para compras de TI más bajas (como un producto SaaS por menos de $ 200 / mes).
Sin embargo, este procedimiento puede demorar muchos meses si se está considerando una compra sustancial de TI. Antes de realizar una compra, es necesario establecer un presupuesto, encontrar proveedores, solicitar cotizaciones, comenzar implementaciones de prueba y evaluar los diversos proveedores y sus soluciones.
#3. Instalación
Debe coordinar con el proveedor para integrar el activo adquirido en sus operaciones. Es posible que se requiera alguna capacitación del personal para que todos los que necesitarán utilizar el nuevo software o hardware se pongan al día.
# 4. Operación
Una vez que un activo se implementa por completo, puede comenzar a cumplir su propósito previsto, generando los cambios deseados en las operaciones y la rentabilidad. El software de gestión de activos de TI debería simplificar el seguimiento de los beneficios a largo plazo del nuevo activo.
Debe vigilar de cerca el rendimiento de un activo cuando está en implementación. Notifique al proveedor de cualquier problema, particularmente aquellos que requieren mantenimiento.
#5. Mantenimiento
El mantenimiento de hardware generalmente se maneja de manera diferente al mantenimiento de software. El mantenimiento es un costo continuo para cualquier pieza de hardware, desde máquinas hasta servidores. Sin embargo, el software también requiere mantenimiento y actualizaciones proporcionados por el proveedor. Pero las revisiones de software no requieren cambios de llave ni componentes nuevos.
Dado que no hay necesidad de mantenimiento en el sitio o piezas de repuesto a lo largo del ciclo de vida de un activo de TI, no sorprende que muchas empresas estén colaborando con proveedores para pasar tanto como sea posible a proveedores basados en la nube.
Las reparaciones y actualizaciones son aspectos inherentes al ciclo de vida de la gestión de activos de TI porque son necesarias para cualquier sistema mecánico o basado en hardware. Es importante verificar qué está y qué no está cubierto por la garantía de un proveedor en una determinada pieza de equipo durante la fase de adquisición. También debe consultar sobre el período de tiempo asignado para la implementación del mantenimiento de rutina o las actualizaciones que forman parte del precio o de un paquete de servicio anual. Además, lee HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE ACTIVOS.
Esto es especialmente importante cuando la vida útil de un activo de TI se acerca a su fin, ya que lo ayudará a evitar sorpresas desagradables en el futuro.
#6. Desecho
Cuando un activo de TI llega al final de su vida útil, se retira del servicio y se elimina de una de tres maneras: reutilizado, revendido o reciclado. La mayoría no se desecha como la basura normal debido a la estricta legislación de reciclaje en muchas naciones y jurisdicciones, especialmente con respecto a los desechos electrónicos.
Sin embargo, cuando los recursos de TI están alojados en la nube y proporcionados por desarrolladores externos, la situación es diferente. Sin embargo, incluso tales activos pueden eventualmente depreciarse a cero. O encuentra un nuevo proveedor de servicios o el actual mejora su oferta para que las actualizaciones sean más atractivas. A veces, una organización decide que ya no necesita una suscripción a un determinado producto de software porque ya no lo necesita.
La mayoría de los activos de TI, tarde o temprano, llegan al final de su vida útil.
¿Cuáles son los 5 tipos de activos clave?
Por lo general, hay cinco tipos principales de activos para examinar cuando se inicia por primera vez en el mundo de las inversiones:
#1. Acciones
Una parte de la propiedad de una empresa que cotiza en bolsa. Las acciones, que son acciones, son un término popular. Los inversores pueden comprar empresas y convertirse en copropietarios mediante la compra de acciones. El mercado de valores tradicional es donde los inversores compran y venden acciones. Además, un accionista puede invertir en acciones de una sola empresa o en acciones de varias empresas.
Un inversor ve un aumento en su capital cuando sube el precio de las acciones de una empresa. Tienen derecho a cualquier beneficio que sea legítimamente suyo tras la finalización de la transacción. Depende del inversionista individual decidir si conservar o no sus tenencias de capital actuales. Pueden ver un crecimiento en el valor de su inversión con el tiempo.
Los dividendos son pagos realizados por una corporación a los accionistas de sus ganancias en un horario regular, generalmente una vez por mes o trimestre. Además, los dividendos se pueden pagar en forma de efectivo o acciones.
#2. Valores de renta fija
Los bonos son un tipo de valor de renta fija en el que los inversores prestan dinero a una corporación o agencia gubernamental a cambio de una tasa de interés fija. Un inversor en un instrumento de renta fija se beneficia de la posibilidad de futuros pagos de intereses. Además, cuando un bono vence a un valor más alto, el inversionista recibe una recompensa mayor.
Las inversiones en valores de renta fija conllevan un bajo nivel de riesgo. En general, proporcionan rendimientos constantes con una volatilidad considerablemente menor que las acciones. Los bonos emitidos por el gobierno, los certificados de depósito y los bonos de ahorro son todos tipos de instrumentos de renta fija. Sin embargo, si una agencia gubernamental necesita dinero para algo como una nueva instalación de tratamiento de agua o infraestructura municipal, puede emitir bonos al público.
#3. Equivalentes de efectivo
Los activos en efectivo, a menudo conocidos como moneda o medio de cambio, consisten en activos financieros líquidos como moneda, depósitos a corto plazo y efectivo. En otras palabras, los inversores pueden convertir rápidamente sus activos en efectivo en efectivo o utilizarlos como efectivo, lo que hace que la liquidez sea una característica importante de los activos en efectivo. Los inversores que a menudo reevalúan sus carteras y reasignan activos a nuevas inversiones o transacciones financieras pueden encontrar esto muy útil.
Un activo en efectivo podría ser un bono del gobierno a corto plazo. Este bono tiene un vencimiento sustancialmente más corto que los ahorros convencionales o los bonos del gobierno, lo que significa que puede ser más fácil para un inversor convertirlo en efectivo.
Otro activo líquido es una letra del Tesoro, que es una forma de deuda a corto plazo que tiene una fecha de vencimiento dentro de un año. Un fondo del mercado monetario es otra opción para aquellos que buscan un equivalente en efectivo. Un fondo del mercado monetario funciona de manera similar a una cuenta de ahorros en el sentido de que el dinero se puede retirar rápidamente pero con el beneficio adicional de un interés a menudo mayor.
#4. Productos comercializables
A largo plazo, las inversiones en productos comercializables tienden a dar sus frutos. Los productos con una fuerte demanda en el mercado pueden ser comprados por los clientes a los proveedores. El oro y la plata son solo dos ejemplos de metales preciosos en los que los inversores pueden invertir su dinero en el mercado de valores.
El cobre, el maíz, el petróleo crudo, la electricidad, el gas natural y el trigo también son otros ejemplos de productos básicos transables. Además, el valor de tales tenencias puede mantenerse alto mediante la compra y el almacenamiento de productos básicos que están en demanda. Pueden obtener ganancias si pueden vender sus productos por más de lo que pagaron por ellos.
# 5. Bienes raíces
Comprar e invertir en propiedades físicas son ejemplos de activos inmobiliarios. Estructuras, terrenos y propiedades inmobiliarias comerciales encajan en esta categoría. Restaurar una casa antigua y venderla nuevamente en el mercado abierto es un ejemplo del tipo de inversión que podría generar ganancias sustanciales.
Además, los inversores inmobiliarios también pueden alquilar sus adquisiciones a inquilinos por plazos más cortos. Aquellos que no quieren ser dueños de ninguna propiedad aún pueden beneficiarse del mercado de bienes raíces poniendo su dinero en fideicomisos de inversión en bienes raíces, fondos cotizados en bolsa o fondos mutuos.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de activos de TI?
Todas las facetas de las operaciones de una empresa pueden beneficiarse de una mejor gestión de activos de TI. Entre las ventajas más significativas se encuentran las siguientes:
#1. Productividad mejorada
Sin la gestión de activos de TI, los equipos pueden perder tiempo convirtiendo archivos, descargando múltiples aplicaciones de lectura, transportando datos entre departamentos y consolidando datos. Al garantizar que todos los miembros del equipo tengan acceso al mismo software y hardware, la gestión de activos de TI aumenta la eficiencia y la productividad. Los departamentos podrán prestar mayor atención a tareas críticas como seguridad, soporte, reparación y mantenimiento de dispositivos.
#2. Condiciones más seguras y más compatibles
La gestión de los activos de TI de una organización reduce las amenazas a la seguridad y garantiza el cumplimiento de las normas internas y externas. En lugar de descargar e instalar sus propias aplicaciones, se alienta a los empleados a utilizar aquellas que son controladas y mantenidas por la empresa. Los departamentos de TI pueden monitorear esto para asegurarse de que sus usuarios finales instalen sistemas críticos y actualizaciones de seguridad. Además, es posible que las empresas deban proporcionar detalles sobre sus procesos o datos a terceros para demostrar que cumplen con las regulaciones. Los sistemas deben capturar los datos correctos para evitar multas u otras sanciones, y la gestión de activos de TI puede asegurarse de que eso suceda.
#3. Mayor eficiencia en el uso del sistema
En algunos casos, una empresa puede tener un número excesivo de usuarios o no tener suficientes usuarios para una determinada pieza de tecnología. Si la cuenta de un usuario no se elimina después de que deja una empresa, por ejemplo, la empresa puede incurrir en cargos adicionales. Al identificar posibles gastos innecesarios y licencias obsoletas, la gestión de activos de TI puede ayudar a las empresas a reducir costos. La gestión de activos de TI (ITAM) tiene el potencial de detectar y eliminar software y sistemas redundantes.
#4. Acceso limitado a una única fuente de datos
Las empresas deben realizar un seguimiento y administrar todos sus equipos de TI. En lugar de emplear la gestión de activos de TI, muchos grupos e individuos confían en hojas de cálculo para registrar información como la cantidad de dispositivos, números de serie, cuentas de usuario, parches del sistema operativo y otros detalles técnicos. La gestión y el mantenimiento del inventario de una organización son complicados cuando los datos se almacenan en varias ubicaciones. La gestión de activos de TI simplifica el proceso de realizar un seguimiento de todas las piezas de tecnología de su empresa al centralizar todos sus datos en un solo lugar. Se asegura de que todo funcione como debería.
#5. Servicios de Apoyo a la Tecnología
Los servicios tecnológicos, como la notificación de incidentes y el control de problemas, pueden beneficiarse de la gestión de activos de TI debido al acceso simplificado a la información que proporciona. Tienen un acceso más fácil a datos más completos, lo que les permite manejar las dificultades en menos tiempo. Los equipos de soporte pueden utilizar la gestión de activos de TI para monitorear mejor los servicios, los datos y el software al controlar los problemas recurrentes y las tendencias de los usuarios.
Conclusión
En conclusión, la capacidad de ubicar y reemplazar rápidamente el hardware y el software faltantes puede ser el resultado directo de una mejor gestión de activos de TI, lo que también aumenta la visibilidad y el control de los activos de TI. Al proporcionar detalles actualizados sobre los activos afectados por un incidente, problema o cambio, ITAM puede brindar su apoyo a otros procesos de ITIL. La gestión de activos de TI también mejora la capacidad de respuesta de una empresa al facilitar actualizaciones, migraciones y alteraciones en toda la empresa más rápidas y precisas.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de activos de TI
¿Cuáles son los tres componentes del activo de TI?
Una base de datos de gestión de activos de TI consta de estos tres componentes:
- Finanzas
- Contractual
- Físico
¿Cuál es el papel de un administrador de activos de TI?
Estas son algunas de las funciones de un administrador de activos de TI:
- Coordina la adquisición de recursos informáticos con los proveedores de TI.
- Gestiona el proceso de actualización y retiro de sistemas.
- Gestiona el suministro de hardware y software utilizado en la educación en línea
- Administra la licencia de software de Enterprise Software y las renovaciones de mantenimiento.
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